Diseño de Un Manual de Funciones para La Empresa Divicomed

DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA DIVICOMED S.R.
CAPÍTULO I
RESUMEN
1.
Cecilia Torrez Martinez 1

DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA DIVICOMED S.R.L
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
2.

2.1. Introducción
Este trabajo está enfocado en resolver una de las problemáticas en la empresa

DIVICOMED S.R.L. el cual está basado en organizar la estructura que posee
mediante la ayuda del Diseño del Manual de Funciones para los empleados de
la organización.
El propósito central del Manual es el de suplir lo que se ha reconocido como la

mayor de las falencias de la empresa; este instrumento permitirá al personal
tener un conocimiento claro y preciso de sus tareas, obligaciones y
responsabilidades, permitiéndole así a los diferentes departamentos que
constituyen la empresa, el desarrollo de una adecuada selección de personal
que corresponda a los perfiles requeridos para desempeñar cada puesto de
trabajo en particular, sirviendo así como un punto de partida para iniciar el
proceso de cambio y organización.
La función específica de este manual es el de instruir a los miembros que la

componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando
minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o
superposición de funciones con el objetivo de mejorar la eficiencia y
productividad de cada una de sus áreas, la realización y aplicación de un
manual de funciones es la versión detallada de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen la estructura de la organización.
2.2. Antecedentes
DIVICOMED S.R.L. es una empresa establecida el año 2010, por empresarios

que creen firmemente en las grandes oportunidades comerciales que existen en
Bolivia y que gozan con el respaldo de marcas líderes en el sector médico.

Comenzó como una empresa de servicio técnico para el área médica y luego se
convirtió en una importadora y comercializadora de equipamiento médico para
todo el territorio boliviano, en octubre del 2012.
La empresa realiza la distribución de equipos de uso médico, con

representación exclusiva de empresas número uno y un soporte técnico de
primer nivel para los clientes, además de la distribución de insumos médicos a
todo el territorio boliviano.
Cuenta también con mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, es un

servicio técnico altamente calificado siguiendo la premisa de mejora continua y
brindan las mejores soluciones a los clientes con el fín de garantizar el buen
uso y funcionamiento del equipo médico.
2.3. Planteamiento del problema
La empresa DIVICOMED S.R.L. no cuenta con un manual de funciones el cual

sirva de base y guía para que el personal se sienta seguro de las tareas y
responsabilidades en su respectivo puesto de trabajo.
El personal de la empresa presta sus servicios con las funciones asignadas a

su cargo, pero no se tiene el control absoluto de las situaciones puesto que
cuando surge algo nuevo se presenta desmotivación antes las actividades a
desempeñar que se experimenta en el contexto laboral.
2.4. Objetivos
2.4.1. Objetivo general
Diseñar un Manual de Funciones, dirigido a la empresa DIVICOMED S.R.L.

2.4.2. Objetivos específicos
 Identificar los diferentes cargos de la estructura organizacional.

 Analizar las tareas asignadas de acuerdo a los diferentes departamentos.
 Diseñar un manual de funciones básicas para los empleados de la
empresa.
 Determinar la estructura del manual.
2.5. Justificación de la investigación
2.5.1. Justificación económica y social.
La elección de este trabajo se debe principalmente para el mejor desempeño

del personal en sus actividades, mejorando la atención de los clientes en cuanto
la venta y el servicio de mantenimiento de equipos médicos y mejorar la
economía de la empresa y brindar mejor servicio a la sociedad con equipos
médicos garantizados en el buen uso y mantenimiento.
2.5.2. Justificación metodológica
Este manual de funciones aporta a un proceso metodológico desarrollado por la

empresa DIVICOMED S.R.L. el cual busca mejorar el desempeño de las
actividades que cada empleado debe realizar, sirviendo como herramienta
indispensable dentro del área de recursos humanos de la empresa; Y a su vez
se beneficia en calidad y eficacia de los logros esperados por cada
departamento, permitiendo que exista una mejor información a los resultados
esperados donde se evidencia en los logros de los objetivos de la organización,
y a su vez en la misión y visión de la misma.

2.5.3. Justificación personal
El trabajo de investigación permitirá poner en práctica los conocimientos

adquiridos de la carrera de ingeniería industrial y contribuyendo a la empresa
DIVICOMED S.R.L. con manuales de funciones.
2.6. Delimitación
2.6.1. Delimitación geográfica.
El presente trabajo de investigación se realizará en la empresa DIVICOMED

S.R.L. ubicado en el 3er anillo externo avenida Beni calle río motacú # 3080.
2.6.2. Delimitación temporal
El plazo para el presente trabajo de diseño e implementación de manual de

funciones se pretende realizar dentro un lapso de tiempo de 4 meses.
2.7. Metodología de la investigación
2.7.1. Tipo de investigación.
El tipo de investigación que se utilizara es exploratoria y descriptiva:
 Exploratoria
Con la investigación exploratoria se estudiará el contexto de la empresa sobre

organización del personal, con el fin de encontrar toda información necesaria
para el diseño y realización del manual de funciones, aumentando la posibilidad
de realizar un trabajo completo y veraz.

 Descriptiva
El diseño de investigación descriptiva es un método científico que implicará en

observar y describir las actividades que realiza y el comportamiento de los
trabajadores de la empresa sin influir sobre él de ninguna manera.
2.7.2. Fuentes de información.
 Fuentes primarias.
La información primaria se obtendrá de la empresa DIVICOMED S.R.L. se

obtendrá toda la información necesaria posible trabajando conjuntamente con el
apoyo de recurso humanos y gerencia
 Fuentes secundarias.
Toda la información que se obtendrá de fuentes terceros internet libros digitales

sobre el diseño e implementación de manual de funciones.

CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
3.

3.1. Estructura de la organización1
La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que

cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor
rendimiento posible. La finalidad de una estructura organizacional es establecer
un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad
para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la
planificación.
3.1.1. Definiciones de Estructura organizacional:
 Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las

formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior
coordinación de las mismas.
 Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las
funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones
que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada
unidad.
3.1.2. Organizar
1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la

empresa.
2. Agrupamos estas actividades.
3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para
supervisar y tomar decisiones.
4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.
3.1.3. Elementos de la organización (requerimientos)
1
(Gestiopolis, 2004) https://www.gestiopolis.com/la-estructura-organizacional

 Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que

sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser
cualitativos.
 Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y
actividad de cada persona.
 Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno
debe hacer para alcanzar las metas.
 Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada
actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le
debe ser facilitada.
3.1.4. Principios de una organización
 Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución

de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.
 Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención
de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.
 La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se
establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un
objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y
estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.
 La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de
forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización
informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden
controlarla con habilidad.

3.1.5. Estructura organizativa formal
3.1.5.1. Características
 Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más

simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.
 Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el
mando de un supervisor.
 Formalización: grado de estandarización de las actividades y la
existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.
3.1.5.2. Factores que determinan cómo es una estructura organizativa

formal:
1. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura

organizativa más compleja + especialización
2. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como
la propia estructura organizativa.
3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el
sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más
simple la estructura es más simple.
3.1.6. Actividades necesarias para crear una organización
 Integrar los objetivos y los planes.

 Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía.
 Se establecen las premisas de la jerarquía.
 Definimos las necesidades de información y su flujo.
 Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.

3.2. Manual de funciones 2
Un manual de funciones es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad operativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades operativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades operativas, facilita las labores
de auditoria, la evaluación, control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando adecuadamente.
Otra definición es:
Un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en
la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores.
El Manual de Funciones permite:
2
(consultores, 2018) https://www.aiteco.com/manual-de-funciones/

 Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante

una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y
sistemas.
 Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la
organización.
 Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de
servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de
objetivos.
 Efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a
sus contenidos y exigencias. De manera que la política retributiva, allá
donde la legislación y normativa lo permitan, considere la aportación
diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los
puestos de trabajo. También de sus características diferenciales.
 Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen
desempeño del puesto de trabajo.
 Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del
rendimiento de las personas que desempeñan los puestos de trabajo
mediante sistemas más válidos y fiables.
 Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en
actividades, funciones, tareas, responsabilidades…
 Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de
procesos de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más
preciso del contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias
de cada uno de ellos.
 Facilitar la función de prevención de riesgos laborales.

3.3. Análisis de los puestos de trabajo
3.3.1. Generalidades y conceptos3
Dentro de la Ingeniería Industrial el Estudio del Trabajo se define como el

conjunto de técnicas que se utilizan para examinar el trabajo humano en todos
sus contextos. Estas técnicas llevan sistemáticamente a investigar todos los
factores que influyen en la eficiencia y la economía de la situación estudiada,
con el fin de efectuar mejoras.
La característica fundamental del Estudio de Trabajo, es su carácter

sistemático y pluridisciplinar, tanto para investigar problemas como para
buscarles solución. Sin embargo, el Estudio del Trabajo se puede dividir en
varias áreas, aunque todas ellas deben de ser tenidas en cuenta si se desea
realizar un análisis riguroso y congruente de cualquier actividad.
3.3.2. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo4
El puesto de trabajo establece en gran medida el rol que las personas juegan
en las organizaciones, esto predeterminado un comportamiento en el individuo
por el simple hecho de ocupar un dicho puesto, por ello es necesario contar
con la información específica.
A través del análisis y descripción, conseguimos ubicar el puesto en la

organización, describir su misión, funciones principales y tareas necesarias
para el desarrollo óptimo de las antes mencionadas; según necesidades, esta
estructura mínima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y
medios de protección propios del puesto de trabajo, relaciones internas y
3
II Conferencia de Ingeniería de Organización Vigo, 5-6 Septiembre 2002
4
http://www.navactiva.com/web/es/arrhh/doc/guias/2005/12/35130.php

externas, perfil profesiográfico idóneo de la persona que debería ocupar el

puesto, etc.
3.3.2.1. Análisis de Puestos de Trabajo56
El análisis de puestos de trabajo (APT) se define como el proceso de

identificación a través de la observación, la entrevista y el estudio, de las
tareas, actividades, los factores técnicos y ambientales del puesto; así como
las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren
del trabajador para la ejecución satisfactoria de la ocupación.
3.3.2.2. Descripción de Puestos de Trabajo
“Es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según el

protocolo dado del APT. Esta exposición podrá ser redactada en prosa en forma
narrativa o presentada en formatos codificados, según reglas previamente
establecidas o de forma mixta, y no tiene que incluir necesariamente la
especificación.”7
5
IBERFORP, Análisis Ocupacional y Funcional del Trabajo, Bravo Murillo, Madrid España, 2000, p.
6
. Tomado de AGUDELO, Santiago, Certificación Ocupacional. Manual didáctico, CINTEFORP, Montevideo, 1993.
7
FERNÁNDEZ, Manuel, Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo, Días de Santos, España, 1995, p.

3.3.2.3. Aplicaciones del Análisis y Descripción de los puestos de trabajo 8
Las principales aplicaciones que se pueden derivar del análisis y descripción

de puestos de trabajo (ADP), tanto dentro de la Gestión de Recursos
Humanos, como en Ergonomía son:
Fig. 1 Utilidades del Análisis de Puestos

Fuente: El Autor
Valoración de
puestos
Evaluación de
Planes de rendimiento
carrera
Orientación
Formación
vocacional
ANÀLISIS
Selección DE Salud laboral
PUESTOS
Diseño
Organizacional Recluta-miento
Diseño de
puesto de
Planif. de RRHH
trabajo
Manual de
funciones
1. Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo

proporciona la información necesaria para elaborar el perfil profesional
en el que se especifican los requerimientos y exigencias que debe
8
PEREDA, Santiago y BERROCAL, Francisca, Técnicas de Análisis y Descripción de Puestos en la
Gestión por Competencias, http://sorad.ual.es

cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y

actividades propias del puesto.
2. Orientación Vocacional: La información sobre los puestos de trabajo

es un requisito imprescindible para orientar adecuadamente a un alumno
o trabajador acerca de cuáles pueden ser aquellas opciones
profesionales que más se relacionen con sus aptitudes intereses y
potencialidades.
3. Planes de Carrera: Para poder definir los caminos profesionales que

más probablemente seguirán los empleados a lo largo de su carrera
dentro de la organización se deben diseñar los planes de formación en
base a las competencias exigidas por los puestos de trabajo y las
futuras necesidades de la organización.
4. Valoración de puestos: Para poder valorar un puesto de trabajo es

necesaria la información derivada del ADP, así se podrá establecer el
valor relativo de cada uno de los puestos de trabajo, para poder
clasificarlos en orden de valor o importancia.
5. Evaluación del rendimiento: Esta debe partir de los objetivos,

funciones y tareas fijados a los puestos de trabajo; y para ello, es
preciso definir su contenido, por lo que el paso previo antes de diseñar
un Programa de Evaluación y Rendimiento para el trabajador es conocer
el contenido de los puestos de trabajo mediante la información derivada
del ADP.
6. Formación: Los programas de formación se diseñarán e impartirán con

el objetivo de activar y/o desarrollar las competencias que los formandos
necesitarán en su trabajo. Estos programas solo serán eficaces cuando

el análisis de necesidades, la planificación y la impartición de los

mismos se hacen dentro del marco definido por las exigencias de los
puestos de trabajo.
7. Salud laboral: El ADP proporciona información sobre los riesgos y

peligros que se puedan derivar para el trabajador mediante el
desempeño de actividades que implican fatiga, estrés, posturas o
esfuerzos inadecuados, ritmos de trabajo, condiciones ambientales, etc.,
y contribuirá, sin duda, al perfeccionamiento de un completo mapa de
riesgos laborales y la elaboración de Planes de Prevención y Seguridad.
8. Reclutamiento: El ADP proporciona información sobre las

características que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto de
trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar fuentes de
reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más
probable que encontremos suficiente número de personas que se
ajustan a los requisitos exigidos.
9. Planificación de Recursos Humanos: Los responsables de diseñar y

elaborar los planes para que los empleados de la organización consigan
las competencias precisas en el momento oportuno, deberán conocer
tanto el contenido de los puestos de trabajo actualmente existentes en la
empresa, como el de los que existirán en el futuro. De esta forma,
podrán diseñar y planificar, a partir de los perfiles de dichos puestos.
10. Manual de Funciones: Así como el manual de funciones ayuda

poderosamente al ADP; también un buen ADP posibilita poner al día el
manual de funciones.

11. Diseño de Puestos de trabajo: El análisis de puestos permitirá

disponer de informaciones referidas a los mismos y que, en ocasiones,
indicarán la necesidad de modificar las funciones y tareas incluidos en
algunos de ellos, las condiciones ambientales, las herramientas
utilizadas, etc., siempre con el objetivo de optimizar el rendimiento, la
seguridad, la satisfacción y la comodidad de los ocupantes del mismo.
12. Diseño Organizacional: El análisis de Puestos nos permitirá disponer

de informaciones sobre las obligaciones, responsabilidades, líneas de
autoridad, contenido de los puestos, que, en muchas ocasiones, obligará
a llevar a cabo un proceso de rediseño organizacional.
3.3.2.4. Información del Análisis de Puestos9
Los distintos procedimientos que existen para analizar y describir puestos de

trabajo nos pueden dar una información diversa, por ello hemos de tener en
cuenta el destino de la información deseada.
Teniendo presente lo anterior, el analista tratará de extraer del análisis de

puestos uno o más de los siguientes tipos de información que se utilizan más
habitualmente, ya que cubren una amplia variedad de objetivos:
a) Actividades del Puesto: Primero se obtiene información sobre las

actividades reales del trabajo desempeñado tales como cortar, soldar,
pintar, etc. La lista de actividades indica además el modo como se lleva a
cabo la actividad, el porqué, el cuándo y el quién ha de realizarla.
9
FERNÁNDEZ, Manuel, Op. Cit. p. 119-121

b) Comportamiento Humano: En este punto se incluye información referente

a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía,
habilidades sociales, necesidades de coordinación y otros.
c) Máquinas, Herramientas y Materiales: Se incluye la información sobre los

productos elaborados, los materiales procesados, servicios proporcionados.
d) Criterios de Desempeño: Se reúne información con respecto a los criterios

de desempeño por medio de los cuales se valoran a los empleados de este
puesto como estándares de producción, análisis de errores.
e) Contexto del Puesto: Comprende la información referente a condiciones

físicas, horario de trabajo, contexto social y organizacional; por ejemplo, la
gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente.
f) Requerimientos Personales: Información relativa a los requerimientos

humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades que
conciernen al puesto de trabajo (educación, capacitación, experiencia
laboral) así como los atributos personales (aptitudes, características físicas,
personalidad, intereses) que se requieren.
3.3.2.5. Métodos de Recogida de Información10
Existen varios métodos distintos para recoger información relativa a un puesto

de trabajo de los cuáles se detallan los más utilizados:
a) Observación: Consiste en observar y registrar las actividades y conductas

que realiza el ocupante del puesto en el mismo lugar y momento en que se
desarrollan. Estas observaciones las puede hacer directamente el analista o
10
PEREDA, Santiago y BERROCAL, Francisca, Op. Cit. 63 - 67

a través de algún medio de registro, como por ejemplo una cámara de

video. Este método da objetividad y credibilidad y debe abarcar varios
titulares del puesto para analizar el comportamiento normal de todos.
b) Entrevista Individual: Las informaciones se recogen a través de una

entrevista individual al ocupante del puesto o a un supervisor y suele ser
semiestructurada, es decir, parte de un esquema previamente establecido
en función de las características de la organización y de los objetivos del
análisis.
c) Entrevista de Grupo: Es un método similar a la entrevista individual, pero

en este caso se reúnen a dos a más empleados que realizan el mismo
trabajo, los cuáles son simultáneamente entrevistados sobre los distintos
aspectos del puesto que desarrollan.
d) Reunión de Expertos: Es igual que la entrevista de grupo, a excepción de

que los componentes de la reunión son expertos en el trabajo a analizar
(superiores de los empleados encargados de realizar el trabajo, ingenieros
de diseño, formadores, etc.).
e) Cuestionario: Los encargados de llenar los cuestionarios son los

ocupantes del puesto, sus superiores inmediatos o expertos conocedores
de los mismos. El cuestionario es preparado previamente por el equipo
encargado del análisis y existen distintos tipos de cuestionarios, entre los
que podemos mencionar:
- Estructurado: Los estructurados se basan en ítems cerrados que el

empleado, superior o experto deben contestar. Estos cuestionarios son
muy restrictivos ya que el empleado únicamente puede responder en
función de las opciones que se le presentan

- Abierto: Son cuestionarios en los que se pide al sujeto informante que

conteste con sus propias palabras a las preguntas que se plantean,
pudiendo conocer el criterio del informante, caso que no se da en el
cuestionario estructurado.
- Mixto: En este tipo de cuestionario se incluyen ítems abiertos y

cerrados.
f) Diarios Laborales: Procedimiento mediante el cual el empleado registra

todas las actividades que ha realizado en un periodo de tiempo determinado.
Este método permite conocer aspectos críticos del puesto de trabajo que son
cruciales para un buen desempeño, por lo que es útil cuando el objetivo es la
Evaluación del Rendimiento.
g) Análisis del contenido de la documentación del puesto: Procedimiento

de estudio riguroso y sistemático de la documentación disponible relativa al
puesto o las tareas objeto de estudio, como son manual de organización y
operaciones, normas, procedimientos, descripciones de uso de máquinas y
herramientas, etc.
h) Métodos Mixtos: La combinación de distintos métodos de recopilación de

información permite disminuir los inconvenientes y maximizar las ventajas
de cada uno por separado.
La combinación más empleada es la de entrevista individual – cuestionario

y la observación – entrevista; cualquiera sea el método utilizado, las
descripciones del puesto de trabajo deben ser lo suficientemente detalladas
como para que quien las leyera pudiera entender:

Qué es lo que hay que hacer (campo de acción, comportamiento,

cometidos y resultados
Qué productos deberán obtenerse (fines del puesto de trabajo)
Qué criterios de trabajo se aplican (es decir, calidad y cantidad)
Bajo qué condiciones se realizará el trabajo
Las características de las tareas del puesto de trabajo.
3.3.2.6. Diseño y planificación de un proyecto de análisis y descripción de

puestos de trabajo11
Previamente a la implantación de un programa de análisis y descripción de

puestos de trabajo es necesario planificar y diseñar con detalle la ejecución de
todo el proyecto mediante los siguientes puntos:
3.3.2.6.1. Identificación y definición de los objetivos
Debido a las múltiples aplicaciones que puede tener el análisis del trabajo, es
necesario definir los objetivos concretos que se pretende alcanzar, ya que en
función de estos se determinará el tipo de información a obtener, los puestos a
analizar, la muestra, los métodos, la forma, los medios de recolección de
información, así como el presupuesto.
3.3.2.6.2. Determinación de los puestos a analizar
El análisis y descripción de puestos se puede abordar para todos los puestos

de una organización, un área concreta o incluso para un único puesto, en
función de los objetivos concretos que se persigan.
11
PEREDA, Santiago y BERROCAL, Francisca, Op. Cit. 56 - 68

3.3.2.6.3. Determinar el tipo de información necesaria
El tipo, distribución y exhaustividad de las informaciones a recoger mediante el

análisis, estará mediatizado por los objetivos del programa, por lo que estas
podrán variar de una situación a otra.
3.3.2.6.4. Elegir el método de levantamiento de información
Debido a los varios métodos existentes de recolección de información que se

pueden optar para un mismo objetivo, es necesario tomar en cuenta, las
ventajas e inconvenientes que presenta cada uno de ellos, es decir, las
informaciones que permiten recolectar, el tiempo de aplicación, los costos, etc.
3.4. Funciones 12
Las funciones realizadas revelan las responsabilidades asignadas a los puestos

de trabajo.
Desde un punto de vista organizativo, existen tres tipos de funciones diferentes:
• Funciones genéricas: Son aquéllas que están presentes en todos los

puestos de un determinado nivel de la organización y que
comprometen a todos por igual sin discriminación de puesto concreto
que ocupen dentro de la Empresa.
• Funciones específicas: Son aquéllas que se consideran propias de un
puesto de trabajo y cuya responsabilidad recae directa y
exclusivamente sobre el ocupante de dicho puesto.
12
Redacción del manual de definición de funciones, FERNANDO DIAZ P.-MBA Edición 2006

• Funciones auxiliares: Son aquéllas que contribuyen a que otros

puestos de la organización puedan llevar a cabo las funciones
específicas que tienen asignadas.
Para identificar las funciones de un puesto de trabajo es necesario analizar las

subfunciones que se desarrollan y las actividades que se realizan,
agrupándolas posteriormente por naturaleza homogénea y relacionándolas con
al resultado que se espera de cada una de ellas.
Es necesario, en primer lugar, seleccionar el o los verbos de actuación que

definen la función realizada. Por ejemplo: planificar, dirigir, asegurar, analizar,
asesorar, organizar, controlar, estudiar, coordinar, definir, establecer, etc.
En segundo lugar, la propia función sobre la que opera el verbo. Por ejemplo: la
captación de los recursos financieros, la política de personal, la fiabilidad y
eficacia de los procedimientos contables, las negociaciones con los clientes,
nuevos mercados y áreas de negocio, las inversiones y desinversiones de la
Empresa, la explotación de ordenador, los estudios y proyectos técnicos, el
mantenimiento de las instalaciones, etc.
En tercer lugar, el resultado final que se espera conseguir. Por ejemplo: para
minimizar los costos de producción, para lograr la cifra de ventas prevista en la
zona, para alcanzar el volumen de producción planificado, para alcanzar mayor
productividad, para minimizar los riesgos, para asegurar que la calidad
responda a las especificaciones establecidas, para asegurar la continuidad del
ciclo productivo, para asegurar el nivel de caja necesario que permita hacer
frente a los compromisos de la empresa, etc.

3.4.1. Documento base
Las descripciones de funciones, para que sean prácticas y utilizables, deberán

ser exactas, completas y sintetizadas. Por ello antes de redactar la definición
de funciones conviene utilizar un documento base asegurándose de:
• Describir su trabajo, fin y alcance del mismo, tanto de su autoridad

como de su responsabilidad con su supervisor o jefe.
• Pensar en la relación que guarda el desarrollo de sus funciones con
otras funciones dentro de la organización de la Empresa.
• Comprender con claridad los objetivos de su Unidad y su relación con
los objetivos de la Dirección o Unidad superior y con la Empresa.
• Comparar la descripción de su puesto de trabajo con la de los demás
puestos de trabajo de su Unidad, esto ayudará a una mejor
coordinación de funciones.
A continuación, incluimos los epígrafes para la definición de un puesto de

trabajo. Todos los puntos consignados deben ser complementados:
1. Título del puesto:

– ¿El título describe con propiedad la función principal que desarrolla
el puesto?
– Otros títulos que sugiere.
2. Responsable ante:
– Indicar de qué puesto depende nuestra Unidad, en la que estamos
englobados, con la especificación clara del título del puesto.
3. Unidades directamente subordinadas:
– Indicar las unidades de rango inmediatamente inferior que
colaboran en el desarrollo de las funciones importantes del puesto
y que dependen de Vd.

– Enunciar con claridad y con su título las unidades mencionadas en

el punto anterior.
4. Funciones:
– Indicar EXCLUSIVAMENTE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS
asignadas a su puesto de trabajo, de acuerdo con el esquema
"verbo-funciónresultado".
Normalmente, el número de funciones que, a nivel directivo tiene
un puesto de trabajo, suele estar alrededor de las 6. No obstante, si
Vd. considera que en su puesto existe alguna más, inclúyala.
5. Autoridad, responsabilidad:
– Describir la naturaleza de la responsabilidad de su trabajo, así
como de los límites en que se mueve, tanto sean presupuestos,
objetivos, costes, etc.
6. Actividades:
– Describir con más detalle las actividades que son precisas para
lograr la consecución de las funciones descritas en el punto 4.
– Describir la formulación de estudios periódicos, análisis de informes
y producción de informaciones que son precisos para el normal
desenvolvimiento de su función.
7. Relaciones:
– Describir las relaciones de tipo interno "con quién", "a qué" nivel,
frecuencia y sistema.
– Describir las relaciones de tipo externo "con quién", "a qué" nivel,
frecuencia y sistema.
3.4.2. Indicaciones útiles
Habiendo construido el documento base anterior, las siguientes ideas le

ayudarán a describir mejor su puesto de trabajo.

• La definición de funciones debe ser una "foto" instantánea del trabajo

de su puesto en donde las obligaciones estén perfectamente definidas
sin tener que apoyarse en otras descripciones.
• Asegurarse al definir su puesto, de indicar el alcance y naturaleza del
mismo, así como el "para qué", "como" y a veces "cuando".
• Seleccione la palabra más adecuada que defina su trabajo, el grado
de complejidad y el alcance de su responsabilidad. Más adelante
daremos ejemplos de verbos adecuados.
• Los puestos de niveles superiores son definidos con aspectos más
generales de la función y de la Empresa mientras que en los puestos
de niveles inferiores, las funciones y tareas que desarrollan deben ser
más detallados.
• Indique si la responsabilidad de las misiones desarrolladas es del
titular del puesto o a través de titulares de otros puestos. Un
especialista desarrolla normalmente sus obligaciones él mismo o
proporciona una orientación técnica cuando da trabajo a otras
personas, un Gerente o un jefe normalmente delega el trabajo en
otros, pero son responsables del mismo.
• Los enunciados deben ser precisos y breves para cumplir mejor el
objetivo que se persigue: "Estilo telegráfico".
• Por último, examine la definición de funciones que ha hecho y si
contesta a la siguiente pregunta "¿podría un nuevo empleado, sin
conocimiento del puesto, comprender mi puesto de trabajo leyendo la
descripción de funciones que he hecho?"
3.4.3. Observaciones sobre la aplicación de verbos
Con el fin de ir unificando la semántica aplicada al describir las funciones de los

puestos, a continuación, se presenta una relación de verbos con una breve

definición de su significado, al cual le rogamos que se ajuste siempre que le sea

posible.
Así mismo le sugerimos que no utilice los verbos que aparecen en la segunda
relación, pues dada su gran imprecisión, pueden presentarse dudas al
interpretar su alcance; no obstante, si se ve precisado a hacerlo, añada todos
los predicados que se precisen para que no puedan existir tales dudas. Ambas
relaciones, por supuesto, no son exhaustivas, agradeciéndose cualquier
sugerencia que sirva para enriquecerías.
3.4.3.1. Contenido de los verbos más usuales en la descripción de puestos

de trabado
a) Controlar: Hacer seguimiento preciso de desarrollo de una actividad

ejecutada por otros, cuantificándola o emitiendo juicios sobre ella y
proponiendo las medidas correctoras.
b) Coordinar: Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos
disponibles de manera que sean compatibles, en tiempo y/o espacio, para la
obtención de unos objetivos o resultados inmediatos pretendidos.
c) Dirigir: Ordenar la actuación de las personas, así como definir y regular la
utilización de los medios para asegurar la obtención de un fin
responsabilizándose de los resultados.
d) Organizar: Definir las funciones, competencias, secuencias de actuación y
responsabilidades de los distintos miembros de un equipo para la obtención
de un resultado optimizando su utilización.
e) Planificar: Establecer la secuencia de desarrollo de conjuntos de acciones
con resultados parciales concretos en un entorno de tiempo (normalmente
medio y largo plazo).
f) Proponer: Exponer a la/s persona/s que tienen competencia para ello un
determinado plan o proyecto buscando su conformidad para llevarla a efecto.

3.4.3.2. Verbos que se recomienda no utilizar
(En caso de ser utilizados se debe precisar el alcance de la acción).
EJEMPLOS DE PRECISIONES QUE ES NECESARIO

VERBOS
INCLUIR
Aconsejar Indicar la materia o temas sobre los que se aconseja, así como
la vinculación e incidencia que dichos consejos tienen en los
resultados en...
Asistir Si se utiliza en el sentido de apoyar, asesorar, etc. debe
indicarse la materia sobre la que se asiste, así como la
repercusión en los resultados y si la asistencia se hace
individualmente o con un equipo de personas.
Colaborar Indicar con qué se contribuye y el fin o resultados que se
alcanzan.
Cooperar Indicar en qué se coopera, con qué medios y la incidencia de
la acción en los resultados de la empresa.
Estimar Señalar las circunstancias o puntos de referencia de referencia
que se utilizan en la estimación, así como el peso de la misma
y la incidencia en los resultados.
Facilitar Indicar las acciones que se realizan, fines que se persiguen y
repercusión en los resultados.
Gestionar Reflejar de forma que no haya dudas, la acepción de la
palabra que se da en cada caso (p. ejemp.: gestionar recursos,
hacer gestiones para conseguir algo, etc.). Indicar asimismo el
fin de la gestión y la incidencia en los resultados.
Intervenir Indicar la acepción de la palabra que se da en cada caso
señalando asimismo el tipo de intervención y la incidencia en
los resultados.
Participar Indicar tipo de participación, así como la incidencia de la
misma en los resultados.
3.5. Responsabilidades 13
13
Responsabilidades en el puesto de trabajo FERNANDO DIAZ P.-MBA Edición 2006

1. Conocer el puesto y tareas asignadas: Cada empleado es responsable de

conocer sus funciones y tareas asignadas, pero también el jefe o responsable
debe asegurarse de que el trabajador haya llegado a dominar las habilidades
necesarias para realizar la tarea por completo.
Si el empleado no está seguro de cómo manejar el trabajo asignado debe

comunicar a sus superiores para obtener sugerencias y orientaciones en el
cumplimiento de la labor, esto ayudara en la construcción de buenas relaciones
no solo con sus superiores sino también con sus colegas.
2. Tener un plan de trabajo: Tener un plan de trabajo o calendario permite a

los empleados gestionar mejor su tiempo y cumplir con los plazos asignados
para sus tareas.
3. Utilizar los recursos disponibles y asumir responsabilidades: Los

empleados deben tener sentido de responsabilidad hacia los recursos de la
Organización. Como parte de la Organización cada empleado es igualmente
responsable de los recursos existentes en ella tanto en uso como cuidado.
4. Participación: La escucha activa y la participación permite a los empleados

trabajar en equipo, al mismo tiempo los superiores deben aprovechar esto para
comunicar los objetivos de la empresa y como conseguirlos trabajando ambas
partes. Si esto se desarrolla de manera satisfactoria los empleados deben
tomar la iniciativa cuando se presenta una nueva tarea en lugar de tratar de
evitarla.
5. Puntualidad y evitar faltas: La principal responsabilidad de todo empleado

es la puntualidad y asistencia ya que las faltas y tardanzas originan muchos
problemas a las empresas sobre todo por el trabajo que no se realiza o que se
cumple en forma tardía.

6. Limpieza: La limpieza no solo se refiere al aseo personal, también al aseo

del área de trabajo, un local limpio permite incrementar la motivación para
trabajar.
7. Ahorro de materiales: Los empleados deben desarrollar el hábito del

ahorro y evitar gastar materia prima o insumos otorgados por la empresa, esto
permitirá ahorrar dinero que puede ser aprovechado en otros sectores de la
empresa.
8. Pensamiento Crítico y Sugerencias: El trabajador siempre debe estar

dispuesto a mostrar sus sugerencias y críticas respecto a alguna actividad de
la empresa, tanto los empleados como superiores deben trabajar en conjunto
para incrementar la eficiencia del trabajo y desarrollo organizacional.

CAPÍTULO IV
DIAGNOSTICO
4.

4.1. Análisis y descripción de puestos de la DIVICOMED SRL
4.1.1. Objetivos
 Tener una guía referente para los procesos de evaluación, orientación

vocacional y seguimiento, así como también para la creación de nuevas
ofertas de formación y reestructuración de las ya existentes en la empresa
 Elaborar instrumentos que permitan la recopilación y registro de la

información en las distintas fases del proceso de apoyos a la inserción laboral
(selección, incorporación y seguimiento).
 Determinar la infraestructura y equipamiento necesarios para llevar a cabo los

procesos en sus respectivos puestos de trabajo, en condiciones de seguridad
e higiene.
4.1.2. Determinación de los puestos analizar
Los puestos de trabajo que se analizaran en la empresa DEVICOMED son los

siguientes:
 Gerente General
 Asesor Legal
 Secretaria General
 Jefe de Instalación y Mantenimiento
 Auxiliar de Instalación y Mantenimiento
 Jefe de administración de ventas Licitador
 Mensajero

4.1.3. Método de recolección de la información
Para realizar el análisis de puesto de trabajo se empleará dos métodos para

recoger la información relativa a cada puesto de trabajo los cuales se detallan a
continuación:
Observación: Consiste en observar y registrar las actividades y conductas que

realiza el ocupante del puesto en el mismo lugar y momento en que se desarrollan.
Algunas de estas observaciones se realizarán a través de una cámara de video con
fin de analizar el comportamiento normal del trabajador.
Entrevista Individual: Las informaciones se recogerán a través de una entrevista

individual al ocupante del puesto o a un supervisor y será semiestructurada, es
decir, partirá de un esquema previamente establecido en función de las
características de la empresa DIVICOMED y de los objetivos del análisis.
4.1.4. Diseño de la ficha de análisis ocupacional
El análisis de puesto que se realizará mediante una ficha de análisis

ocupacional, la ficha de recogida de información contendrá los siguientes
parámetros:
 Datos de la Empresa
 Datos del Puesto
 Formación y Experiencia
 Análisis de Tareas
 Recursos Materiales
 Condiciones Ambientales
 Factores de Riesgo
 Responsabilidad
 Relaciones de Trabajo

 Exigencias del Puesto
FICHA DE ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO

A.-IDENTIFICACIÓN Y LOCALIZACIÓN
Datos de la Empresa
Nombre:
Dirección:
Teléfonos: Fax: E-mail:
Rubro de la Empresa:
Persona de Contacto: Cargo:
Observaciones:
B.-IDENTIFICACIÓN Y LOCALIZACIÓN
Datos del puesto
Denominación del Puesto:
Departamento/Sección:
Horario de Trabajo
N° de Horas: Horario: Turno:
Formación y Experiencia Exigida

Titulación:
Conocimiento Técnicos Específicos:
Análisis de Tareas
Descripción General de la Función o Funciones Principales del Puesto:
Descripción Detallada de la Tareas

¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? Frecuencia
C.-CONDICIONES DE TRABAJO

Recursos Materiales
Maquinaria y/o Equipo Herramientas Materiales EPI
Condiciones Ambientales Observaciones

Iluminación
Frío
Calor
Ruido
Humedad
Temperatura
Ambiente
Factores de Riesgo Observaciones
Maquinaria
Alturas
Esfuerzos
Movilidad
Posición
Tensión/Ansiedad/Estrés
Manipulación
Responsabilidad Observaciones
Maquinaria y/o Equipo
Herramientas
Materiales
Procesos
Calidad
Seguridad
Personas
Otros
Relaciones de Trabajo Observaciones
Trabajo Individual
Trabajo Grupal
Trabajo con Otros

Los factores o variables de Exigencias del Puesto, se recogerán mediante un

protocolo para una “Profesiografía de primer grado”, los cuales se agrupan en
varias familias comunes, tanto para el perfil del puesto de trabajo como para el
perfil de la persona; estos factores son: Factores cognitivos, Factores
sensoriales, Factores académicos, Autonomía personal, Habilidades sociales y
comunicativas, Aptitudes físicas, Hábitos y actitudes sociolaborales; todos estos
factores a su vez se diferencian gradualmente en niveles del 1 al 5, tomando en
cuenta el nivel de exigencia que demanda el puesto de trabajo y el nivel en el
cuál estos factores están presentes en la persona.
Parámetros de Valoración
1 Factor no exigido por el puesto
2 Grado Bajo (inferior al normal)
3 Grado normal
4 Grado superior
5 Grado muy elevado
PERFIL DE EXIGENCIAS DEL PUESTO

D.-EXIGENCIAS DEL PUESTO GRADO
FACTORES COGNITIVOS 1 2 3 4 5
1 Compresión
2 Atención
3 Observación
4 Orientación Espacial
5 Memoria Visual
6 Memoria Auditiva
7 Memoria para Ideas
FACTORES SENSORIALES
8 Agudeza Visual
9 Agudeza Auditiva
10 Sentido del Olfato
11 Discriminación y Transporte de cargas
APTITUDES FÍSICAS
12 Resistencia
13 Fuerza
14 Coordinación Manipulativa
15 Manutención y Transporte de cargas
FACTORES ACADEMICOS

16 Lectura
17 Escritura
18 Conocimientos Matemáticos
HABILIDADES SOCIALES Y
COMUNICATIVAS
19 Expresión Verbal
20 Escucha activa
21 Empatía
22 Asertividad
AUTONOMÍA PERSONAL
23 Toma de decisiones
24 Desplazamientos
25 Adaptabilidad
26 Iniciativa
HABITOS Y ACTITUDES SOCIOLABORALES
27 Responsabilidad
28 Apariencia Personal
29 Trabajo en Equipo
30 Ritmo de Trabajo
31 Organización
32 Experiencia
Fuente: Instrumentos de evaluación y registro FEAPS.
A continuación se detallan cada uno de los factores agrupados en la

Profesiografía:
4.1.4.1. Factores cognitivos
Compresión
Hace referencia al grado en que, para el correcto desempeño del trabajo, es
preciso comprender instrucciones en relación con la tarea.
Atención
Grado de concentración necesario para desempeñar correctamente una tarea.
Orientación Espacial

Grado de exigencia del puesto en lo referente a la ubicación, desplazamiento y

movimientos respecto a los objetos y al espacio en el que se desarrolla la tarea
teniendo en cuenta también el acceso al lugar de trabajo.
Discriminación Visual
Capacidad para diferenciar estímulos visuales, como color, tamaño, forma o
precisión necesarios para obtener información relevante para el desempeño de
la tarea.
Memoria Visual
Hace referencia al grado para recordar los estímulos visuales como color,
tamaño, forma o precisión necesarios para el correcto desempeño de la tarea.
Memoria Auditiva
Hace referencia al grado para recordar, estímulos auditivos o instrucciones
orales para el correcto desempeño de la tarea.
4.1.4.2. Factores sensoriales
Agudeza Visual.-Grado de visión preciso para desempeñar adecuadamente la

tarea.
Agudeza Auditiva.-Grado o capacidad de audición para distinguir con precisión

las diferencias o semejanzas en el tono, intensidad o calidad de los sonidos o
para reconocer un sonido particular para desempeñar adecuadamente la tarea.
Sentido del Olfato.-Capacidad para distinguir semejanzas o diferencias en la

intensidad o calidad de los olores o para reconocer un olor en particular, para
desempeñar adecuadamente la tarea.

Discriminación Táctil.-Capacidad para apreciar con precisión mediante el

tacto, la sensibilidad en los dedos u otras partes del cuerpo la suavidad,
aspereza, contorno u otras cualidades de las superficies de los objetos; para
desempeñar adecuadamente la tarea.
4.1.4.3. Aptitudes físicas
Resistencia.-Capacidad para mantener un esfuerzo físico o mental durante un

tiempo prolongado de trabajo, como consecuencia de tareas monótonas, rutinas
laborales, atención al público, alta productividad, etc.
Fuerza.-Capacidad para realizar un trabajo que requiera gran fuerza muscular,

mediante la aplicación de tareas como levantar, empujar, transportar, retorcer
etc.; para el correcto desempeño del trabajo.
Coordinación Manipulativa.-Capacidad exigida en el puesto de trabajo para

realizar actividades que requieran movimientos manuales coordinados con
rapidez y precisión.
Manutención y Transporte de Cargas.-Capacidad que exige el trabajo para

sostener y transportar objetos con cierto peso durante toda la jornada laboral.
4.1.4.4. Factores académicos
Lectura.-Hace referencia al grado de comprensión y velocidad en la lectura de

textos precisos para desempeñar adecuadamente el puesto.
Escritura.-Grado de dominio de la escritura para el adecuado desempeño del

puesto.

Conocimientos Matemáticos.-Grado de dominio o uso de los conceptos de

cantidad, número, medida y operaciones aritméticas básicas o avanzadas para
el desarrollo de la tarea.
4.1.4.5. Autonomía personal
Toma de Decisiones.-Capacidad de analizar los hechos y tomar decisiones sin

retrasos necesarios para el correcto desempeño del puesto de trabajo.
Desplazamientos.-Capacidad exigida en el puesto de trabajo, para caminar,

moverse y/o desplazarse en interior y/o exterior de manera autónoma.
Adaptabilidad.-Capacidad exigida en el puesto de trabajo para ajustarse con

rapidez a situaciones nuevas y a cambios.
Iniciativa.-Capacidad para reconocer las implicaciones de una situación de

trabajo, y actuar sobre las necesidades de la situación, cuando no se tienen
instrucciones específicas.
4.1.4.6. Habilidades sociales y comunicativas
Expresión Verbal.-Requerimientos exigidos por el puesto de trabajo para

expresar mensajes orales de una manera clara y efectiva.
Escucha Activa.-Capacidad exigida en el puesto de trabajo para escuchar

activamente, para la correcta interacción con otras personas.
Empatía.-Capacidad exigida en el puesto de trabajo para empatizar con otras

personas.

Asertividad.-Grado de habilidad exigido por el puesto de trabajo para expresar

los propios deseos, sentimientos e intereses, aceptando y respetando los de los
interlocutores.
4.1.4.7. Hábitos y actitudes sociolaborales
Responsabilidad.-Grado de responsabilidad exigido por el puesto de trabajo

para la ejecución de la actividad laboral. Los aspectos de este factor son: la
puntualidad, la correcta ejecución de las tareas, la corrección de errores, el
cuidado del material y las herramientas, la precaución con todas aquellas
acciones que puedan implicar un riesgo, etc.
Apariencia Personal.-Hace referencia al grado de higiene y apariencia

personal que el puesto de trabajo exige.
Trabajo en Equipo.-Requerimientos exigidos en relación con la capacidad para

iniciar y mantener relaciones o interactuar con otras personas, a efectos de
participar en un grupo relacionado con la formación y/o empleo.
Ritmo de Trabajo.-Grado exigido por el puesto de trabajo para mantener un

ritmo de trabajo con una velocidad y constancia determinadas, en la ejecución
de las tareas.
Organización.-Capacidad exigida por el puesto de trabajo para mantener un

orden y organizar tareas en el proceso de trabajo.

4.1.5. Análisis de los puestos de trabajo
A.-IDENTIFICACIÓN Y LOCALIZACIÓN
Datos de la Empresa
Nombre: DIVICOMED S.R.L
Dirección: Barrio Hamacas calle Río Maratacú #3080
Teléfono: 3214046 Fax: E-mail: gerencia@divicomed.com
Rubro de la Empresa: Importadora y comercializadora de equipos e insumos médicos
Persona de Contacto: Ing. Fadel Gutiérrez Martínez Cargo: Gerente general
Observaciones: N/E
4.1.5.1. Gerente general
B.-ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

Datos del puesto
Denominación del Puesto: Gerente General
Departamento/Sección: Gerencia
Horario de Trabajo
Horario: 8:30-12:30/14:00- Turno: Horas
N° de Horas: 8
18:00 extras eventuales
Titulación: Titulado en ingeniería Industrial o en Administración de empresas o ramas
afines
-Conocimiento en administración de empresas y servicios.
-Manejo fluido del idioma inglés.
-Conocimientos de contabilidad de costos.
-Experiencia en gestión de Contratos.
-Manejo de Office a nivel avanzado.
-Experiencia en manejo de proveedores y personal.
Análisis de Tareas
Descripción General de la Función o Funciones Principales del Puesto: Dirigir la
empresa
Descripción Detallada de la Tareas

Organizar la estructura de la empresa Delega funciones y

actual y a futuro; como también de las responsabilidades de cada Ocasionalmente
funciones y los cargos. puesto de trabajo
Planificar los objetivos generales y

Reuniones con Junta
específicos de la empresa a corto y largo Periódicamente
directiva y socio gestor
plazo.
Revisa del cumplimiento de la misión, las

Mediante indicadores Periódicamente
metas y los objetivos
Controlar las actividades planificadas

Mediante control y
comparándolas con lo realizado y detecta Diariamente
seguimiento de reportes.
las desviaciones o diferencias.
Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la

Secretaria las reuniones, aumentar el
número y calidad de clientes, resolver Mediante reuniones Periódicamente
sobre las reparaciones o desperfectos en
la empresa.
Decidir respecto de contratar, seleccionar, Entrevista, evalúa y

capacitar y ubicar el personal adecuado aprueba las Ocasionalmente
para cada cargo. capacitaciones
Analizar los problemas de la empresa en Mediante estados y

el aspecto financiero, administrativo, resultados de empresa e Periódicamente
personal, contable entre otros. indicadores económicos
Mediante reuniones con el

Dirigir la empresa, tomar decisiones,
asesor legal y respectivos Diariamente
supervisar y ser un líder dentro de ésta.
jefes de área.
Reuniones con gerentes

Realizar negociaciones y convenios de empresas asociadas y Periódicamente
no asociadas

C.- CONDICIONES DE TRABAJO

Recursos Materiales
Maquinaria y/o Equipo Herramientas Materiales EPI
Paquete de Microsoft
Materiales de
Equipos de computación Office
escritorio
Equipos de impresión Indicares de control y NA
Proyector
Teléfono seguimiento de la
Pizarra acrílica
empresa
Iluminación Adecuado
Frío Ambiente climatizado
Calor Ambiente climatizado
Ruido No existe
Humedad Adecuado
Temperatura Adecuado
Ambiente Adecuado
Maquinaria No existe
Alturas No existe
Esfuerzos No existe
Movilidad No existe
Posición x Mala postura del asiento
Tensión/Ansiedad/Estrés No existe
Manipulación No existe
Maquinaria y/o Equipo x
Herramientas x
Materiales x
Procesos x
Calidad x
Seguridad x
Personas x
Otros x
Trabajo Individual x
Trabajo Grupal x
Trabajo con Otros

EXIGENCIAS DEL PUESTO GRADO

1 Compresión x
2 Atención x
3 Observación x
4 Orientación Espacial x
5 Memoria Visual x
6 Memoria Auditiva x
7 Memoria para Ideas x
8 Agudeza Visual x
9 Agudeza Auditiva x
10 Sentido del Olfato x
11 Discriminación y Transporte de cargas x
APTITUDES FÍSICAS
12 Resistencia x
13 Fuerza x
14 Coordinación Manipulativa x
15 Manutención y Transporte de cargas x
FACTORES ACADEMICOS
16 Lectura x
17 Escritura x
18 Conocimientos Matematicos x
HABILIDADES SOCIALES Y COMUNICATIVAS
19 Expreción Verbal x
20 Escucha activa x
21 Empatía x
22 Asertividad x
AUTONOMÍA PERSONAL
23 Toma de decisiones x
24 Desplazamientos x
25 Adaptabilidad x
26 Iniciativa x
27 Responsabilidad x
28 Apariencia Personal x

29 Trabajo en Equipo x
30 Ritmo de Trabajo x
31 Organización x
32 Experiencia x
4.1.5.2. Secretaria
Datos del puesto
Denominación del Puesto: Secretaria General
Departamento/Sección: Gerencia
Horario de Trabajo
Turno: Horas extras
N° de Horas: 8 Horario: 8:30-12:30/14:00-18:00
eventuales
Titulación: Título en secretariado.

-Conocimiento en computación.
-Manejo de todos los paquetes de office.
-Inglés Intermedio.
Análisis de Tareas
Descripción General de la Función o Funciones Principales del Puesto: Ejecutar las
actividades diarias que se realizan en la oficina.
Descripción detalladas de las tareas
Atiende cordialmente a las personas
Atención al público. que visitan la empresa brindándole frecuentemente
toda la información que requieran
Está atenta al teléfono para brindar
Contestar llamadas. frecuentemente
información de la empresa
Organización de Ordena los documentos que se le
Ocasionalmente
documentos pidan
Agenda tareas que cronograma las reuniones del gerente
frecuentemente
necesitan planificación. y del asesor legal
Recibe los documentos que llegan a la
Recepción de documentos. frecuentemente
empresa
Desempeñar otras Realiza apoyo para las otras áreas de Ocasionalmente
obligaciones relacionadas la empres

al puesto de trabajo.

Recursos Materiales
Maquinaria y/o Equipo Herrmientas Materiales EPI
Equipo de computación Paquetes de Materiales
Equipo de impresión Microsoft de NA
Teléfono Office escritorio
Ruido No existe
Humedad Adecuado
Ambiente Adecuado
Alturas No existe
Esfuerzos No existe
Movilidad No existe
Posición Mala postura del asiento
Herramientas
Materiales
Procesos x
Calidad x
Seguridad
Personas x
Otros
Trabajo Grupal

Trabajo con Otros x
EXIGENTES DEL PUESTO GRADO

1 Compresión x
2 Atención x
3 Observación x
Orientación
4
Espacial x
5 Memoria Visual x
Memoria
6
Auditiva x
Memoria para
7
Ideas x
8 Agudeza Visual x
Agudeza
9
Auditiva x
Sentido del
10
Olfato x
Discriminación y
11 Transporte de
cargas x
APTITUDES FÍSICAS
12 Resistencia x
13 Fuerza x
Coordinación
14
Manipulativa x
Manutención y
15 Transporte de
cargas x
FACTORES ACADEMICOS
16 Lectura x
17 Escritura x
Conocimientos
18
Matematicos x
Expresión
19
Verbal x
20 Escucha activa x
21 Empatía x
22 Asertividad x
AUTONOMÍA PERSONAL

Toma de
23
decisiones x
Desplazamiento
24
s x
25 Adaptabilidad x
26 Iniciativa x
Responsabilida
27
d x
Buena
28
presencia x
Relaciones
29
Laborales x
Ritmo de
30
Trabajo x
31 Organización x
32 Experiencia x

4.1.5.3. Licitado
Datos del puesto
Denominación del Puesto: Licitador.
Departamiento/Sección: Ventas
Horario de Trabajo
Turno: Horas
N° de Horas: 8 Horario: 8:30-12:30/14:00-18:00 extras
eventuales
Titulación: Egresado de las carreras de Ingeniería Comercial, Financiera, Administración de
Empresas, estudiante de comunicación social, estudiante de marketing o ramas afines.
- Conocimientos en marketing y publicidad.
- Manejo fluido del Idioma Inglés.
-Manejo de Microsoft Office.
- Conocimientos en comunicación social.
Análisis de Tareas
Descripción General de la Función o Funciones Principales del Puesto: Apoyar en las
estrategias creativas, para la promoción de los servicios brindados .
Descripción detalladas de la tareas:
envía información del servicio a todo
Apoyar en la promoción de los
el rubro como también doctores Diariamente
servicios que se brindan.
particulares
Recepcionar las llamadas de los
Esta siempre pendiente del teléfono Diariamente
clientes.
Actualizar la base de datos de los
Mantiene un registro vigente Ocasionalmente
clientes.
Preparar las cotizaciones a la
Realiza las cotizaciones con la base
parte interesada previa
de datos de los precios y con Diariamente
verificación con el jefe de
autorización del jefe de ventas
administración de ventas.
Apoyar en el seguimiento desde Realiza el seguimiento de la venta
la cotización del equipo hasta la del equipo, indicando en que proceso Frecuentemente
entrega final de este. se encuentra
Verificar los detalles de la entrega
Realiza la verificación del estado de
de los insumos que estén en Ocasionalmente
entrega de los insumos
perfecto estado.


Recursos Materiales
Herramienta Materiale
Maquinaria y/o Equipo EPI
s s
-Equipo de computación Paquetes de Materiale

-Equipo de impresión Microsoft s de NA
-Teléfono Office escritorio

Ruido No existe
Humedad Adecuado
Ambiente Adecuado
Alturas No existe
Esfuerzos No existe
Movilidad No existe
Posición Mala postura del asiento
Herramientas
Materiales
Procesos x
Calidad
Seguridad
Personas x
Otros
Trabajo Grupal
Trabajo con Otros


1 Compresión x
2 Atención x
3 Observación x
Orientación
4 x
Espacial
5 Memoria Visual x
Memoria
6 x
Auditiva
Memoria para
7 x
Ideas
8 Agudeza Visual x
Agudeza
9 x
Auditiva
Sentido del
10 x
Olfato
Discriminación y
11 Transporte de x
cargas
APTITUDES FÍSICAS
12 Resistencia x
13 Fuerza x
Coordinación
14 x
Manipulativa
Manutención y
15 Transporte de x
cargas
FACTORES ACADEMICOS
16 Lectura x
17 Escritura x
Conocimientos
18 x
Matemáticos
Expresión
19 x
Verbal
20 Escucha activa x
21 Empatía x
22 Asertividad x
AUTONOMÍA PERSONAL
23 Toma de x

decisiones
Desplazamiento
24 x
s
25 Adaptabilidad x
26 Iniciativa x
Responsabilida
27 x
d
Buena
28 x
presencia
Relaciones
29 x
Laborales
Ritmo de
30 x
Trabajo
31 Organización x
32 Experiencia x

4.1.5.4. Mensajero
Datos del puesto
Denominación del Puesto: Mensajero.
Departamiento/Sección: Ventas
Horario de Trabajo
Turno: Horas
N° de Horas: 8 Horario: 8:30-12:30/14:00-18:00 extras eventuales
Titulación: Estudiante de contaduría pública o ramas afines.
-Conocimineto Técnicos Específicos:

- Licencia de conducir categoría moto.
-Manejo básico del Idioma Inglés.
-Conocimientos en comunicación social.
Análisis de Tareas
Descripción General de la Función o Funciones Principales del Puesto: Apoyar en las

entregas de facturas y recibos a las partes deudoras, entrega de especificaciones técnicas
en físico y entrega de recordatorios de pago.
Descripción detalladas de las tareas
Entregar las facturas y lleva personalmente las facturas y recibos
Frecuentemente
recibos a la parte deudoras. a la parte deudora
Entregar las especificaciones
técnicas previas necesarias lleva personalmente los documentos
Ocasionalmente
para la instalación en físico previos a la instalación
por formalidad.
Se dirige personalmente a las personas o
Realizar cobros de deudores
empresas deudoras a realizar cobro Ocasionalmente
que pagan en efectivo.
previo llamado de estos
Realizar algunos depósitos se dirige a bancos a realizar transacciones
Ocasionalmente
de la empresa. sencillas de la empresa
Se dirige personalmente a recoger
Recoger cheques a favor y
cheques a los deudores y de igual Ocasionalmente
entregar cheques.
manera a entregar cheques

Recursos Materiales
Herramienta
Maquinaria y/o Equipo Materiales EPI
s
Materiales
de
Agenda de
escritorio
Laptop cobros y
Recibos NA
Teléfono pagos
Talonarios
pendientes
de
facturas

Ruido Moderado
Humedad Adecuado
Ambiente Adecuado
Maquinaria
Alturas
Esfuerzos
Movilidad x Poco Frecuente
Posición
Tensión/Ansiedad/Estrés
Manipulación
Herramientas
Materiales
Procesos
Calidad
Seguridad
Personas
Otros x
Trabajo Grupal
Trabajo con Otros x


1 Compresión x
2 Atención x
3 Observación x
Orientación
4 x
Espacial
5 Memoria Visual x
Memoria
6 x
Auditiva
Memoria para
7 x
Ideas
8 Agudeza Visual x
Agudeza
9 x
Auditiva
Sentido del
10 x
Olfato
Discriminación y
11 Transporte de x
cargas
APTITUDES FÍSICAS
12 Resistencia x
13 Fuerza x
Coordinación
14 x
Manipulativa
Manutención y
15 Transporte de x
cargas
FACTORES ACADEMICOS
16 Lectura x
17 Escritura x
Conocimientos
18 x
Matemáticos
Expresión
19 x
Verbal
20 Escucha activa x
21 Empatía x
22 Asertividad x
AUTONOMÍA PERSONAL
Toma de
23 x
decisiones
24 Desplazamiento x

s
25 Adaptabilidad x
26 Iniciativa x
Responsabilida
27 x
d
Buena
28 x
Presencia
Relaciones
29 x
Laborales
Ritmo de
30 x
Trabajo
31 Organización x
32 Experiencia x
1. CONTENIDO:
CAPÍTULO 1
1. RESÚMEN
CAPÍTULO 2
2. GENERALIDADES
2.1 ANTECEDENTES
2.2 RESPONSABLIDADES DE LA DIRECCIÓN
2.2.1 MISIÓN
2.2.2 VISIÓN
2.3 UBICACIÓN
2.4 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
CAPÍTULO 3
3. ASPECTOS GENERALES
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.2 OBJETIVOS
3.2.1 OBJETIVO GENERAL
3.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.3 DELIMITACIONES
3.4 JUSTIFICACÓN

3.5 METODOLOGÍA
CAPÍTULO 4
4. MARCO TEORÍCO
4.1 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
4.2 DEFINICIONES
4.2.1 MANUAL DE FUNCIONES
4.2.2 ANÁLISIS DE PUESTO
4.2.3 FUNCIÓN
4.2.4 RESPONSABILIDAD
4.3 MATRIZ FODA DE LA ORGANIZACIÓN
4.4 ANÁLISIS DE PUESTOS
4.4.1 IMPORTANCIA
4.4.2 OBTENCIÓN DE DATOS
4.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO
4.5.1 DIVISIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO
4.5.2 RESPONSABLES DE LAS ÁREAS DE TRABAJO
4.5.3 ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO
4.6 ESPECIFICACIONES DE PUESTOS
CAPÍTULO 4
5. DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PUESTOS
CAPÍTULO
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
6.2 RECOMENDACIONES
ANEXOS

Cronograma de actividades.
2018 2019
XACTIVIDADES NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
INTRODUCCIÓN X X X
ELABORACIÓN DEL
X X X
MARCO TEÓRICO
DIAGNÓSTICO DE LA
X X X
SITUACIÓN ACTUAL
PRESENTACIÓN DE
X X X X X X X
LOS RESULTADOS
DISEÑO Y
ELABORACIÓN DEL
X X X X X X
MANUAL DE
FUNCIONES
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONE X X
S

Diseño de Un Manual de Funciones para La Empresa Divicomed

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DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA DIVICOMED S.R.

Cecilia Torrez Martinez 1

Cecilia Torrez Martinez 2

Este trabajo está enfocado en resolver una de las problemáticas en la empresa

El propósito central del Manual es el de suplir lo que se ha reconocido como la

La función específica de este manual es el de instruir a los miembros que la

DIVICOMED S.R.L. es una empresa establecida el año 2010, por empresarios

Cecilia Torrez Martinez 3

La empresa realiza la distribución de equipos de uso médico, con

Cuenta también con mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, es un

2.3. Planteamiento del problema

La empresa DIVICOMED S.R.L. no cuenta con un manual de funciones el cual

El personal de la empresa presta sus servicios con las funciones asignadas a

2.4.1. Objetivo general

Diseñar un Manual de Funciones, dirigido a la empresa DIVICOMED S.R.L.

Cecilia Torrez Martinez 4

2.4.2. Objetivos específicos

 Identificar los diferentes cargos de la estructura organizacional.

2.5. Justificación de la investigación

2.5.1. Justificación económica y social.

La elección de este trabajo se debe principalmente para el mejor desempeño

2.5.2. Justificación metodológica

Este manual de funciones aporta a un proceso metodológico desarrollado por la

Cecilia Torrez Martinez 5

2.5.3. Justificación personal

El trabajo de investigación permitirá poner en práctica los conocimientos

2.6.1. Delimitación geográfica.

El presente trabajo de investigación se realizará en la empresa DIVICOMED

2.6.2. Delimitación temporal

El plazo para el presente trabajo de diseño e implementación de manual de

2.7. Metodología de la investigación

2.7.1. Tipo de investigación.

El tipo de investigación que se utilizara es exploratoria y descriptiva:

Con la investigación exploratoria se estudiará el contexto de la empresa sobre

Cecilia Torrez Martinez 6

El diseño de investigación descriptiva es un método científico que implicará en

2.7.2. Fuentes de información.

La información primaria se obtendrá de la empresa DIVICOMED S.R.L. se

Toda la información que se obtendrá de fuentes terceros internet libros digitales

Cecilia Torrez Martinez 7

Cecilia Torrez Martinez 8

3.1. Estructura de la organización1

La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que

3.1.1. Definiciones de Estructura organizacional:

 Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las

1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la

Cecilia Torrez Martinez 9

 Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que

3.1.4. Principios de una organización

 Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución

Cecilia Torrez Martinez 10

3.1.5. Estructura organizativa formal

 Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más

3.1.5.2. Factores que determinan cómo es una estructura organizativa

1. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura

3.1.6. Actividades necesarias para crear una organización

 Integrar los objetivos y los planes.

Cecilia Torrez Martinez 11

3.2. Manual de funciones 2

Un manual de funciones es el documento que contiene la descripción de

El manual incluye además los puestos o unidades operativas que intervienen

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

Otra definición es: