POLITICA DE PERSONAL

LICENCIAS, PERMISOS, AUSENTISMO

POLITICA
La Compañía espera que la asistencia de sus empleados a sus labores de trabajo se cumpla
de acuerdo a la programación establecida. Sin embargo, también reconoce que hay
situaciones de la vida del empleado que requiere de la presencia del trabajador para
atenderlas de manera inmediata, para lo cual necesita de un tiempo que coincide con su
programación laboral. Esta Política es una guía para que los empleados puedan acceder a
permisos y licencias con el propósito de facilitarle el que pueda atender esas situaciones
especiales.
Le corresponde a cada Gerencia la responsabilidad de velar porque el uso de esta Política
sea mesurada y racional.

ALCANCE
Esta Política aplica para los empleados Corporativos.
Para los empleados Convencionados aplica lo establecido en la Convención Colectiva de
Trabajo vigente.

DEFINICIONES, ALCANCES Y APLICACIÓN

1. Permisos y licencias. Remuneradas y no remuneradas
Se define como permiso o licencia toda autorización que da la Empresa a sus empleados
para no asistir al trabajo en la programación que tenga establecida. Para efectos de esta
Política se establece como Permiso toda autorización para ausentarse hasta por tres (3) días
y Licencia a las mayores de tres (3) días.
Las ausencias autorizadas pueden ser remuneradas o no remuneradas, dependiendo de las
normas Legales, Convencionales y directrices de la Empresa.
En la tabla 1 siguiente se muestra el nivel de delegación para conceder permisos y licencias

Tabla 1. Nivel de Autorización para Administrar Licencias y Permisos

Empleados Corporativos

Nivel de Tiempo máximo Remunerado No- Remunerado

Autorización
Jefe Inmediato Hasta un (1) día Un (1) día Un (1) día
Dos niveles de Hasta tres (3) días Dos (2) día Hasta tres (3) días
Jefatura
Gerente Distrito o Cuatro (4) días hasta No Aplica Solo son No
Corporativo una (1) semana. remuneradas
Presidencia o Mayor de una (1) No Aplica Solo son No
Vicepresidencia semana remuneradas

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2. Ausencias Justificadas
Aquellas amparadas por un permiso o licencia debidamente aprobada por la Empresa. Lo
normal es que el permiso sea otorgado por el Jefe Inmediato

2.1 Permisos convencionales

Aquellos establecidos en la Convención vigente y solo aplican a los empleados
convencionados.
APLICACIÓN
Los empleados que requieran de estos permisos, deben hacerlo a través del Jefe inmediato.
Los Jefes inmediatos estudian el caso y dan el permiso directamente o lo remiten a
Relaciones Laborales de Recursos Humanos según el caso. En todo caso, el Jefe inmediato
debe reportar el permiso a Recursos Humanos para la contabilización respectiva tanto del
permiso como del tiempo de asistencia del empleado.

2.2 Licencias de maternidad y paternidad

Embarazo: Toda mujer trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia
remunerada de doce (12) semanas según lo establecido por el Código Sustantivo de Trabajo
y el reglamento del ISS / EPS. La trabajadora puede ceder una (1) semana a su esposo o
compañero permanente siempre y cuando esta semana corresponda a la inmediatamente
siguiente a la fecha del parto.
Ninguna trabajadora puede ser despedida de su trabajo por motivo del embarazo
Aborto: Toda empleada que sufra un aborto tendrá derecho a disfrutar una licencia hasta de
cuatro (4) semanas, según lo establecido en el reglamento del ISS/EPS y el Código
Sustantivo del Trabajo
Adopción: El padre adoptante de un menor de siete (7) años que no tenga esposa o
compañera permanente, tendrá derecho a una licencia remunerada por doce (12) semanas a
partir de la fecha efectiva de adopción.
APLICACIÓN
Para conceder la licencia de los casos de maternidad y aborto, se requiere presentar los
certificados de la ISS/EPS en donde se especifique las fechas probables de parto, la fecha
de inicio y final de la licencia. En el caso de aborto debe certificar el mismo y el tiempo
recomendado de recuperación.
Para los casos de adopción, se requiere la certificación de la entidad y la fecha oficial de
entrega.
Los documentos de certificación deben presentarse ante Administración de Personal de
Recursos Humanos
Cuando una trabajadora en embarazo o durante los tres (3) meses siguientes al parto es
despedida de su trabajo sin existir permiso de la Oficina del trabajo, se presume que la
causa es por estar embarazada. En estos casos la trabajadora tienen derecho a una
indemnización equivalente a los salarios de sesenta (60) días, fuera de las indemnizaciones
a que hubiere lugar de acuerdo al contrato y la ley y además tiene derecho a las doce (12)
semanas de descanso remunerado, si no los hubiere y tomado

2.3 Licencia por Servicio Militar y Cargos oficiales de forzosa aceptación

Las licencias para prestar el Servicio Militar se concede a los trabajadores que son
requeridos por el Ejercito Nacional. No es remunerada y se concede por el tiempo del

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servicio mas treinta (30) días adicionales. Cuando el empleado regrese del servicio militar,
la empresa le garantiza el puesto si éste se presenta dentro del termino de los treinta días
después de finalizado el servicio militar.
Las licencias para ocupar cargos de forzosa aceptación (jurados de votación, de
conciencia), se conceden remuneradas con el salario básico y no dan lugar a otro tipo de
pago adicional. Se dan por tiempo necesario para cumplir el cargo.
APLICACIÓN
Para solicitar este tipo de licencia, el empleado debe adjuntar, ante Administración de
Personal de Recursos Humanos el documento oficial que lo soporte.

2.4 Licencias por Eventos Deportivos

Los deportistas, directivos, personal técnico, auxiliares, científicos, jueces, árbitros
seleccionados para representar al país en eventos y/o competencias deportivas
internacionales, tendrán derecho a licencia remunerada para asistir a los mismos.
APLICACIÓN
Para conceder estas licencias, el empleado interesado debe presentar la solicitud expedida
por Coldeportes en donde se especifique las razones de porque el empleado debe asistir a la
competencia o evento, las fechas de inicio y finalización. La licencia se concederá por el
tiempo solicitado por Coldeportes.
Si por motivos del resultado de la competencia, la actuación del empleado finaliza antes de
la fecha establecida en la solicitud, la licencia se reduce y el empleado está obligado a
regresar a su trabajo (Decreto 2845 / 84)

2.5 Licencias o permisos por razones personales

Aquellas que surgen de la necesidad del empleado y que requieren atención del propio
empleado. Pueden ser de índole familiar, negocios, educación u otra situación que el
empleado plantee (ej. matrimonio del empleado).
En estos tipos de permisos se incluye el acompañamiento al conyuge en casos de
nacimiento de hijo hasta por dos días consecutivos al día del nacimiento.
Los casos de atención de enfermedades, muerte u otros casos de calamidad domestica de
conyuge, hijos, padres se deben manejar de acuerdo al caso y a la tabla 1.
APLICACIÓN
Se concede por año calendario solo una licencia y entre dos (2) licencias deben transcurrir
mínimo de seis (6) meses. El empleado debe regresar al día siguiente de la finalización de
la licencia.
Cuando un empleado desee que se le apruebe una licencia o permiso de esta naturaleza,
debe iniciar la solicitud ante su Jefe inmediato, exponiendo las razones de la misma.
Dependiendo del tiempo requerido, la tabla 1 es la guía para continuar con el proceso de
aprobación. Las Licencias de más de tres (3) días requieren del Vo.Bo. de Recursos
Humanos.
Para empleados convencionales, aplica lo establecido en la Convección Colectiva de
Trabajo

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2.6 Ausencias / Incapacidades por Enfermedad Común y/o Accidente no Laborales
Las ausencias por enfermedad común o accidentes no laborales tienen justificación solo
cuando las certifica el ISS / EPS a la cual esta inscrito el empleado. Estas incapacidades
solo pueden ser suspendidas por los médicos de estas entidades.
APLICACIÓN
El empleado esta obligado a informar a su Jefe inmediato en los casos en que no pueda
asistir a su trabajo y tan pronto sea incapacitado. Cuando finalice su incapacidad, debe traer
el certificado de la incapacidad a su Jefe inmediato quien la diligenciará ante
Administración de Personal de Recursos Humanos.
2.7 Ausencias / Incapacidades por Enfermedad Profesional y/o Accidente de Trabajo
Son aquellas certificadas por los médicos del ISS/EPS como resultantes de una Enfermedad
Profesional o de un Accidente de Trabajo. Estas incapacidades solo pueden ser modificadas
por médicos de estas Entidades. En estos casos debe existir el respectivo reporte ATEP
APLICACIÓN
En estos casos, por ser el resultado de un ATEP, se debe seguir los procedimientos
establecidos por Salud Ocupacional y Seguridad Industrial para manejar estos casos.
Siempre debe existir el correspondiente reporte del Accidente de Trabajo y/o de la
Enfermedad Profesional debidamente confirmado.

3 Pago de Incapacidades
Empleados Corporativos:
En los casos de Incapacidad por Enfermedad Común y/o Accidente no Laboral, la Empresa
asume el pago de los tres (3) primeros días. A partir del cuarto día los asume el ISS/EPS a
la cual esté afiliado el empleado.

En los casos de Incapacidad por Enfermedad Profesional y/o Accidente de Trabajo, la ARP
asume la Incapacidad a partir del primer día

Todo empleado tiene la responsabilidad y obligación de presentar a su Jefe Inmediato la

certificación del ISS/EPS que expidió la incapacidad. Sin este documento, se considera que
existe Ausencia Injustificada.

Empleados Convencionales
Aplica lo establecido en la Convención de Trabajo Vigente.

4 Ausencias Injustificadas
Todo trabajador que se ausente por tres (3) o más días laborales continuos o discontinuos,
sin autorización previa y sin ponerse en contacto con su Jefe inmediato para explicar la
causa de su ausencia, puede cancelársele el Contrato por Justa Causa, según el Reglamento
Interno de Trabajo.
Si la ausencia injustificada es menor de tres (3) días, se aplicarán al trabajador las sanciones
disciplinarias que se contemplen en el Reglamento Interno de Trabajo.
APLICACIÓN
Es responsabilidad del Jefe Inmediato del empleado que se ausenta sin causa justificada
reportar este hecho a su jefe inmediato y a Recursos Humanos