PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD PR-032-ING

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1. OBJETIVO

Establecer los criterios a seguir en los casos requeridos para solicitar

permisos y ausentarse del sitio de trabajo mediante la solicitud
debidamente justificada.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal de INGESSA S.A.S, inicia

con la solicitud de permiso y finaliza con la elaboración del informe mensual
de ausentismo.

3. NORMATIVIDAD

Código sustantivo de trabajo Artículo 57 OBLIGACIONES ESPECIALES

DEL PATRONO

Código sustantivo de trabajo Artículo 236 DESCANSO REMUNERADO EN

LA EPOCA DEL PARTO

Ley 1280 de 2009 LICENCIA POR LUTO

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todos los trabajadores diligenciar el registro para

permisos de trabajo, en caso de cita y/o exámenes médicos, dar aviso con
anticipación, informar inmediatamente en caso de ausentismo y presentar
los debidos soportes en caso de permiso personal, cita médica, incapacidad,
grave calamidad, licencia de maternidad, licencia de paternidad y licencia
por luto.

Es responsabilidad del jefe inmediato informar previamente y cuando la

situación lo amerite a gestión Humana sobre los permisos que sean
aprobados.

5. DEFINICIONES

Permiso Remunerado: Cesación temporal, no periódica de la prestación

de servicios por parte del funcionario por causa determinada, autorizada por
la Entidad. El funcionario previo aviso y con causa justificada puede
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Aleyda Salazar Valderrama Dr. Erminton Ballen Dra. Gladys Colmenares S.
Coordinador SIGE Asesor Externo Laboralista Gerente
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ausentarse del trabajo con derecho a remuneración. El permiso tendrá una

duración igual o inferior a tres (3) días.

Permiso No remunerado: Cesación temporal, no periódica de la

prestación de servicios por parte del funcionario por causa determinada,
autorizada por la Entidad. El funcionario previo aviso y con causa justificada
puede ausentarse del trabajo con derecho sin derecho a remuneración. El
permiso será del tiempo que las partes dispongan, según la necesidad.

Incapacidad temporal: Se entiende por incapacidad temporal, aquella que

según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al
Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su
capacidad laboral por un tiempo determinado.

Incapacidad de origen común: Licencia otorgada a causa de una

enfermedad o accidente de origen común que no guarda relación con el
desarrollo del trabajo.

Permiso Personal: Toda solicitud concedida al trabajador sea remunerada

o no para realizar actividades personales dentro del horario laboral.

EPS: Entidad Promotora de Salud y es la encargada de promover la

afiliación al sistema de seguridad social.

ARL: La Administradora de Riesgos Laborales (ARL) es la institución dentro

del esquema dominicano de seguridad social que se encarga de garantizar
las prestaciones de salud y económica a quienes sufran un accidente en el
trabajo y o enfermedad laboral.

IPS: Se conoce como instituto prestador de salud, en su sigla IPS, todas las
instituciones en Colombia que prestan los servicios médicos de
consulta, hospitalarios y clínicos y de cuidados intensivos. Una IPS es
contratada por las entidades promotoras de salud - EPS para que cumpla
con los planes y servicios que estas ofrecen (promueven) a sus usuarios,
pero son las EPS que cancelan todos los gastos médicos que sus pacientes
generen a las IPS.

AFP: Las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) son sociedades

anónimas que tienen por objetivo administrar un fondo de pensiones y
otorgar a sus afiliados las prestaciones que establece la ley. Se financian a
través del cobro de comisiones a sus afiliados y podrán aumentar los
ahorros de estos mediante inversiones.

Licencia: Declaración expresa que hace una persona, especialmente con

autoridad legal, para permitir que se haga cierta cosa.
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6. DESCRIPCIÓN

6.1. PERMISOS LABORALES

6.1.1. Permisos no remunerados

 Asistencia a seminarios, cursos, conferencias o congreso (que no

sean programadas por la empresa INGESSA S.A.S)
 Estudios.
 Diligencias personales.
 Actividades deportivas.
 Citas médicas.

Estos permisos se deben informar a través del REG-43-ING SOLICITUD

DE PERMISO y presentarlo a su jefe inmediato o líder de Gestión Humana
con tres (3) días hábiles de anticipación.

Nota: Estos permisos pueden compensarse con el tiempo igual de trabajo

efectivo en horas distintas de su jornada ordinaria, a opción de la empresa.

6.1.2. Trámite para solicitar permisos, visitas a clientes

Cuando un trabajador solicite un permiso o se desplace para realizar una

visita a cualquiera de nuestros clientes o diligencias, debe diligenciar el
REG-43-ING SOLICITUD DE PERMISO que se tiene previsto para tal fin,
el cual deberá ser entregado a Gestión Humana, una vez cuente con el visto
bueno del jefe inmediato.

6.2. INCAPACIDADES.

6.2.1 INCAPACIDAD DE ORIGEN COMÚN

El trabajador afectado por incapacidad médica, tiene la obligación de avisar

a su jefe inmediato la novedad y debe de traer la incapacidad original una
vez esta sea emitida por su médico tratante dentro de los tres días hábiles
siguientes a su expedición.

Las prestaciones económicas derivadas de las incapacidades medicas de

Origen Común serán a cargo del empleador los dos primeros días, a partir
del tercer día y hasta el día 180 serán responsabilidad de la EPS (artículo
206 Ley 100 de 1993).

Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) deberán emitir concepto de

rehabilitación y origen antes de cumplirse el día 120 de incapacidad
temporal y remitirlo a la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) antes
de cumplirse el día 150 de incapacidad (Art 142 decreto 019 de 2012).
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Si el concepto de rehabilitación no es expedido oportunamente, la EPS será

la encargada de pagar las prestaciones económicas derivadas de la
incapacidad que se causen a partir del día 181, dicha obligación existirá
hasta la fecha en que el concepto médico sea emitido.

6.2.2 INCAPACIDADES DE ORIGEN LABORAL

En caso de presentarse una incapacidad por enfermedad laboral o accidente

de trabajo ó la EPS y ARL calificaran como enfermedad profesional y/o
accidente de trabajo

El trabajador debe traer al área de Gestión humana la incapacidad original.

Las prestaciones económicas derivadas de las incapacidades médicas

derivadas de accidente de trabajo o enfermedad laboral, serán a cargo de la
Administradora de Riesgos Laborales.

6.2.3 INCAPACIDADES SUPERIORES A 180 DIAS Las prestaciones

económicas derivadas de las incapacidades médicas de Origen Común
posteriores al día 180 serán responsabilidad de la Administradora de Fondo
de Pensiones (AFP).

6.2.3.1.Incapacidad con concepto de rehabilitación: Para los casos de

accidente o enfermedad común en los cuales exista concepto favorable de
rehabilitación de la Entidad Promotora de Salud, la Administradora de
Fondos de Pensiones postergará el trámite de calificación de Invalidez hasta
por un término máximo de trescientos sesenta (360) días calendario
adicionales a los primeros ciento ochenta (180) días de incapacidad
temporal reconocida por la Entidad Promotora de Salud, la Administradora
de Fondos de Pensiones otorgará un subsidio equivalente a la incapacidad
que venía disfrutando el funcionario.

Si el concepto de rehabilitación no es favorable, LA AFP deberá remitir el

caso a la Junta de Calificación de Invalidez, para que esta verifique si se
agotó el proceso de rehabilitación respectivo, y en ese caso califique la
pérdida de la capacidad laboral del afiliado. Si es superior al 50% y el
trabajador cumple los demás requisitos de ley, la AFP deberá reconocer la
pensión de invalidez respectiva. Si es menor del 50% el trabajador deberá
ser reintegrado a su cargo o reubicado en uno que sea acorde con su
situación de incapacidad.

6.2.3.2. Incapacidad sin emisión de concepto de rehabilitación: Las

Entidades Promotoras de Salud deberán emitir concepto de rehabilitación
antes de cumplirse el día ciento veinte (120) de incapacidad temporal y
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enviarlo antes de cumplirse el día ciento cincuenta (150), a cada una de las
Administradoras de Fondos de Pensiones donde se encuentre afiliado el
funcionario a quien se le expida el concepto respectivo, según corresponda.
Cuando la Entidad Promotora de Salud no expida el concepto favorable de
rehabilitación, si a ello hubiere lugar, deberá pagar un subsidio equivalente
a la respectiva incapacidad temporal después de los ciento ochenta (180)
días iníciales con cargo a sus propios recursos, hasta cuando se emita el
correspondiente concepto.

6.3. LICENCIAS

6.3.1 LICENCIA DE MATERNIDAD

Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de

dieciocho (18) semanas en la época de parto remunerada con el salario que
devengue al momento de iniciar su licencia (Art 236 C.S.T modificado por el
art 1 ley 1822 de 2017.

La licencia de maternidad par madres de niños prematuros, tendrá en

cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las
cuáles serán sumadas a las dieciocho (18) semanas. Cuando se trate de
madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en dos (2) semanas más.

La licencia de maternidad preparto será de una (1) semana con anterioridad

a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón
médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto,
podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) posparto.

La licencia remunerada de maternidad es incompatible con la licencia de

calamidad doméstica y en caso de haberse solicitado esta última por el
nacimiento de un hijo, estos días serán descontados de la misma.

Para el trámite ante la EPS, la trabajadora en Licencia de Maternidad debe

entregar al área de Talento Humano, dentro de los 30 días siguientes al
nacimiento del hijo, los siguientes documentos:

 Certificado original de la Licencia de Maternidad con la especificación

de la fecha de inicio.
 Fotocopia del certificado de nacido vivo y registro civil de nacimiento
del hijo.

6.3.2. LICENCIA DE PATERNIDAD

El esposo o compañero permanente tiene derecho a ocho (8) días hábiles de

licencia remunerada de paternidad. El inicio de la licencia se contará a partir
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del día de nacimiento del hijo, en caso que este día no sea hábil, iniciará
desde el primer día hábil.

No obstante, si por circunstancias excepcionales el padre no puede iniciar el

disfrute de la licencia de paternidad, la misma iniciará de manera inmediata
a que se supere dicha circunstancia.

El trabajador debe de entregar al área de talento humano los siguientes

documentos:

 Registro civil de nacimiento.

6.3.3. LICENCIA POR LUTO

Se concede al trabajador en caso de fallecimiento de su conyugue,

compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado
segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil una licencia
renumerada por luto de cinco (5) días hábiles cualquiera sea su modalidad
de contratación o de vínculo laboral deberá presentar ante la Coordinación
de Recursos Humanos , dentro de los treinta (30) días calendario siguientes
a la ocurrencia del fallecimiento, los documentos que justifiquen su licencia,
dichos documentos deben ser:

1. Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente,

(para todos los casos).

2. En caso de parentesco por consanguinidad, se debe anexar copia del

Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado
y el difunto.

3. En caso de relación cónyuge, se debe anexar copia del Certificado de

Matrimonio Civil o Religioso.

4. En caso de compañera o compañero permanente, se debe anexar una

declaración que haga el trabajador ante la autoridad, la cual se entenderá
hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia
que tenían, según la normatividad vigente.

5. En caso de parentesco por afinidad, se debe anexar copia del Registro

Civil en el que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera
permanente con el difunto junto con copia del Certificado de Matrimonio
Civil o Religioso, o declaración que haga el trabajador ante la autoridad, si
se trata de compañeros permanentes.
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6. En caso de parentesco civil, además, copia del Registro Civil donde

conste el parentesco con el adoptado.

6.4 CALAMIDAD DOMESTICA

En caso de grave calamidad doméstica comprobada en la cual no haya

incidido la voluntad del trabajador, deberá dar aviso al empleador con
anterioridad al suceso o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de
ocurrir este, según lo permitan las circunstancias. El empleador concederá
el permiso remunerado por el término de entre uno y cinco días calendario
según la gravedad, entendiendo este como un plazo razonable para
atenderla.

La grave calamidad domestica ha de ser entendida como todo suceso

familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del
trabajador, en la cual pueden verse amenazados derechos fundamentales
de importancia significativa en la vida personal o familiar del mismo, como
por ejemplo una grave afectación de la salud o la integridad física de un
familiar cercano –hijo(a), padre, madre, hermano(a), cónyuge o
compañero-, el secuestro o la desaparición del mismo, una afectación seria
de la vivienda del trabajador o de su familia por caso fortuito o fuerza
mayor, como incendio, inundación o terremoto, para citar algunos ejemplos.

Todas estas situaciones, u otras similares, pueden comprometer la vigencia

de derechos fundamentales de los afectados, o irrogarles un grave dolor
moral, prestando su servicio personal, existiendo un imperativo de rango
constitucional para suspender el contrato de trabajo (Corte Constitucional
en Sentencia C-930/09).

Es de advertir que esta situación implica la imposibilidad de que la

calamidad sea resuelta por un tercero. Así mismo, el empleador valorará la
gravedad de la misma, la presencia o ausencia de familiares, la
disponibilidad de recursos materiales, el grado de afectación del trabajo y
de la empresa, la posibilidad fáctica de reemplazo, entre otras.

7. DILIGENCIA LABORAL.

El trabajador deberá informar a su jefe inmediato y a Gestión Humana la

actividad laboral que se va a realizar por fuera de la oficina con tres días de
anticipación, tales como; consignas- revisión de procesos-trabajo en
campo- diligencia en entidades judiciales y administrativas- -radicación de
documentos y demás.
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8. REPORTE ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES ARL-

VIAJES.

El trabajador que para el cumplimiento de sus funciones laborales deba

trasladarse a otra Ciudad o lugar diferente a su domicilio laboral, deberá
además de diligenciar el formato de diligencia laboral, informar vía correo
electrónico a su jefe inmediato, Dirección administrativa y Gestión humana
con el fin de realizar los respectivos reportes a la administradora de riesgos
laborales (ARL) los siguientes datos:

 Fecha de viaje
 Fecha de regreso
 Ciudad de destino

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

REG-43-ING SOLICITUD DE PERMISO

REG-48-ING BASE DE DATOS DE AUSENTISMO LABORAL