5.1 William P.

Norman
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien
presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de los
métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.
En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría administrativa es
descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de
la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Leonard define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y constructivo de
la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé
a sus recursos humanos y materiales” (William, 1991: 46).
En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditoría
administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa completa
con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento. Además, propone que el programa a
seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por la dirección. De acuerdo
con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación de las deficiencias o
áreas de mejora para corregirlas y seguimiento) desagregadas en cuatro etapas.
El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos
que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa. Esto
puedes apreciarlo en el siguiente esquema:

Etapa 1. En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse

sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de
los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el
auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a
realizar. Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un
compromiso son:
a) Planes y objetivos. es importante que el auditor los revise junto con la dirección para
saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están
alcanzando.
b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran distribuidas o
repartidas las tareas en la organización.
c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar
la manera como deben hacerse las cosas.
d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la
organización.
e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la empresa.
f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece para asegurar que
se están alcanzando los resultados, normalmente están relacionados con la producción o
ventas.
g) Mechas de operación. Mediante la auditoría deben evaluarse las operaciones de la
empresa para identificar sus necesidades.
h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones de la empresa. En la
auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con cuánto personal se cuenta, así
como sus labores, con el fin de determinar si es suficiente y si están bien distribuidas sus
funciones.
i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para determinar las
condiciones en que se encuentran y los años de vida útil.

Etapa 2.- Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus
procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y
aportación a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los
elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no
están funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para
después poder desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 3.- Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y
recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener
mucho cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la
dirigirá. Se presenta el informe en tres fases:
a) Discusión oral de aspectos importantes.
b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.
c) Presentación del informe final.
Etapa 4.- Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente,
que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William,
1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no tendrá
ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con suficiente
autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones. El
seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades: Revisión de las
instalaciones Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y
procedimientos. Conclusión de cualquier asunto pendiente. Verificación del informe con la
alta gerencia
5.2 Joaquín Rodríguez Valencia.

Según Rodríguez Valencia, el objetivo principal de la auditoría administrativa es:

“Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita,
señalando el grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas
que la integran”.
Es importante mencionar que Rodríguez Valencia relaciona su modelo de auditoría
administrativa con la aplicación de una escala de evaluación, con la que pretende dar una
calificación numérica al resultado de la auditoría, y por ende “un mayor carácter universal”.
Su modelo comprende las siguientes seis etapas:
1. Estudio preliminar. Consiste en revisiones someras, cuya finalidad es obtener un
panorama global sobre el campo de trabajo, que servirá como base para la siguiente
fase.
2. Planeación de la auditoría administrativa. Su principal elemento es la elaboración
del programa de la auditoría, en el que se señalarán los diferentes pasos a seguir.
3. Investigación y examen. Se obtiene la información por todos los medios pertinentes,
información que servirá de apoyo para el análisis y las recomendaciones
correspondientes.
4. Análisis y evaluación de la información obtenida. La calidad de esta etapa definirá
la calidad de la auditoría; sin embargo, sus conclusiones no son las definitivas, pues
estos resultados deberán relacionarse con otras inferencias.
5. Informe de la auditoría administrativa. Para su elaboración deberá tenerse en
consideración quién lo va a leer y qué uso se le va a dar.
6. Implementación de las recomendaciones. Esta fase es tan importante como
cualquiera de las anteriores, pues en ella se ponen en práctica las medidas
correctivas.

La aplicación de esta escala de evaluación implica una serie de pasos entre los cuales
consideramos que el más importante es: “determinación de los factores o categorías que se
van a evaluar”, que son los factores a partir de los cuales propone hacer la evaluación total
de la empresa.
Dichos factores son:
  Objetivos y planes.

 Políticas y prácticas.

 Estructura orgánica.

 Sistemas y procedimientos.

 Métodos de control.

 Medios de operación.

 Potencial humano y elementos físicos empleados.

5.3 José Antonio Fernández Arena.

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa, combinando un análisis de

los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.
Esquema de estudio
El esquema de estudio comprende:
1 Los objetivos de la empresa.
a) De servicio.
b) Social.
c) Económico.
2. La dirección (en sus niveles existentes)
3. Los recursos (en su consideración de organización e integración).
a) Humanos.
b) Materiales.
c) Técnicos.
4. proceso administrativo.
a) Planeación.
b) Implementación.
c) Control.
1. Existencia de objetivos
a) De Servido: Que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los
consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios.
b) Social: Protección de los intereses económicos personales y so-dales de los empleados y
obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos
grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.
c) Económico: Protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y
sus accionistas, logrando la satisfacción de este g rupo mediante la obtención de utilidades.
2. La dirección
Parte muy importante y que es la esencia de la administración. Función ejercida por los
niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de
la empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las
políticas.
3. Los recursos
La organización esboza la estructura que persigue la utilización equilibrada de los recursos:
a) Humanos (empleados, obreros).
b) Materiales (dinero, instalaciones).
c) Técnicos (sistemas y procedimientos).
Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el
esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su
adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro
del concepto general administrativo.

5.4 Victor Rubio Ragazzoni

Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio einvestigación y 
evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad dela persona que
tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se
proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la
función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa
autorización del responsable de la función. La función de la auditoria administrativa
consiste en el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad
administrativa, para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así
como comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y
el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control
1ª. Etapa
Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades
encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para
el desarrollo de cada una de sus etapas.
La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores
que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro
de los objetivos esperados.
En la planeación el auditor debe considerar:
·        Características particulares de la empresa
·        Finalidad de los trabajos.
·        Secuencia de su desarrollo (seguir un ordenamiento).
·        Estimación de tiempos para el desarrollo de cada trabajo.
·        Determinación del personal que intervenga (selección del personal apto)
·        Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las características del
objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará)
·        Determinación de medios materiales.
·        Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará
 
Para la elaboración de los programas específicos de auditoria, antes de iniciar la auditoria
es necesario, recopilar y recabar información, de los manuales de organización y operación,
catalogo de formas, proyectos, fundamento legal, planos, y programas, informes, etc., con
el objeto de contar con elementos que sirven de base para la elaboración de programas
específicos de revisión.
Concluida la investigación preliminar se procederá a un análisis de la documentación e
información recabada, a fin de detectar el área o áreas que puedan representar alguna
problemática y necesidad de revisión más detallada. Una vez conocido el problema en
origen y magnitud a estudiar y los objetivos a cumplir, deberá un programa específico.
 
Los auditores deben tener capacidad en:

 Diseños de sistemas y procedimientos

  Análisis de puestos

 Organización y métodos

 Manejo y control de proyectos

 Técnicas de investigación

 
Antes de iniciar la auditoria, se diseñarán los instrumentos necesarios que facilitan el
desarrollo del estudio. Ejemplo: Cuestionarios, guías de entrevista, listas checables etc.
 
2ª. Etapa
Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para
obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.
Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y
aspectos constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que
será en beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al
responsable o director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea
revisada con mayor profundidad o detalle o porqué.
En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y
análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.
 
Técnicas de investigación:
A) Encuestas:
a)      Cuestionarios (respuesta cerrada, abierta o selectiva; general de auditoria; funcional;
análisis de condiciones de trabajo, de procedimientos y de formas).
b)      Entrevistas (estilos y técnicos)
B) Interpretación de documentos:
a)      Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y
procedimientos).
b)      Observación.
 
3ª. Etapa, Evaluación de Resultados y recomendaciones.
Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente
orden:
·        Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron
proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.
·        Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones.
·        Evaluación de resultados.
·        Determinación de la solución. O sea la conclusión a que ha llegado el auditor,
después de evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. Una buena solución
será obtenida observando los siguientes puntos:
Ø      Utilidad que reporta al cliente.
Ø      Sujeción de los objetivos y políticas establecidas.
Ø      Requerimientos del cliente.
Ø      Recursos disponibles.
Ø      Costo de ejecución
Ø      Riesgos probables
Ø      Posibilidad de Control.
Ø      Tiempo de realización.
Ø      Desarrollo de la empresa.
Ø      Condiciones legales.
Ø      Derechos
 
La evaluación deberá comprender las funciones de la administración:
A)    Planeación (objetivos y políticas; planes y programas)
B)     Organización (estructura orgánica; funciones; niveles de autoridad y responsabilidad;
manual de organización).
C)    Integración (elemento humano; recursos materiales, técnicos y financieros).
D)    Dirección (supervisión; comunicación, coordinación y delegación).
E)     Control (medidas de control que aseguren los resultados; registros y controles
operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manual de operación).
 
4ª. Etapa: Presentación
5.5 Jack Fleitman

La Auditoría administrativa e integral es una evaluación con un enfoque profundo para

tener diagnósticos integrales objetivos y verídicos para facilitar la implantación de  modelos
de calidad en las empresas.
Diagnóstico integral

La mejor forma de iniciar la implantación de un modelo de calidad en cualquier organismo

público o privado, es realizar una Auditoría o evaluación integral para tener un diagnóstico
que permita conocer su situación actual, sus fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas y con base en el resultado, establecer estrategias y mecanismos para facilitar la
implantación del modelo de calidad.
Durante la implantación del modelo es necesario evaluar los sistemas y procesos, a las
personas involucradas y los resultados cualitativos y cuantitativos que se están observando,
para conocer lo que provoca las desviaciones y lo que causa las limitaciones durante la
implantación del modelo de calidad y las mejoras proyectadas.
Hay que recalcar la importancia de tener un diagnóstico integral del organismo para
la implantación de un modelo de calidad.
La evaluación periódica del modelo de calidad permite tener permanentemente procesos
de mejora continua.
Para tener éxito en la implantación de un modelo de calidad se requiere que los
directivos comprendan la necesidad de fomentar los siguientes conceptos en la
empresa:

 Establecer una cultura de calidad en la empresa.

 Establecer la atención centrada en el cliente creando el máximo valor.

 Inculcar en toda la premisa de hacerlo bien, a la primera vez y siempre.

 Crear constancia y ser perseverante con el propósito de mejorar los productos y

servicios.

 Realizar propuestas de innovación para mejorar la efectividad de la cadena de

valor.
  Establecer que los procesos, los métodos y sistemas deben estar sujetos a ciclos de
mejora continua.

 Establecer un programa para el diseño e implantación de los procesos y sistemas

que integran el modelo de calidad.

 Contribuir con la sociedad promoviendo los valores de calidad y generando un

compromiso con el bienestar de la sociedad y con la conservación del medio
ambiente.
Lo que se debe buscar es crear una cultura de calidad para que la mejora se vuelva
automáticamente continua.
Comité de Administración de la Calidad
Se debe de definir los directivos que formaran parte de comité de administración de la
calidad que coordine, establezca y comunique lo siguiente:

 Los objetivos y la política de calidad.

 La organización del modelo.

 La responsabilidad y jerarquía de cada puesto y persona.

 El nombramiento de los líderes de los procesos, hombres clave y supervisores y

técnicos

 El programa de trabajo general de todos los involucrados.

 La implantación y seguimiento del modelo de calidad.

 Las correcciones y adecuaciones que se requieran.

 La gestión de los recursos necesarios.

Se debe decidir quiénes son los responsables dentro del comité en todo el proceso desde el
diseño hasta la implantación del Modelo de calidad.
Dependiendo de la magnitud y complejidad de la empresa se deberá adaptar la estructura
del comité de administración de la calidad.
Se sugiere en el siguiente cuadro que los puestos de la estructura funcional sean los
responsables de ocupar las posiciones de la estructura del comité de administración de la
calidad.
Los directivos de alto nivel de la empresa deben ser los líderes de los procesos clave, los
directivos de nivel medio los líderes de los procesos de apoyo y los hombres clave son los
jefes de departamento y personal de confianza. Los supervisores técnicos son los expertos
en modelos de calidad.