ÍNDICE DE CONTENIDOS

CONTENIDO ...................................................................................................... 2

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 2

2. METODOLOGÍA PARA REALIZAR UN PLAN DE GESTIÓN DE LAS

ADQUISICIONES ............................................................................................... 6

2.1. SELECCIÓN DE LAS ADQUISICIONES .......................................... 7

2.2. JUSTIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES ................................... 8

3. DIFERENCIA ENTRE PROCESO DE ADQUISICIÓN Y DE COMPRA .. 15

3.1. LA IMPORTANCIA DEL CONTRATO ............................................ 15

4. ESTRATEGIAS PARA PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES ................ 20

4.1. ¿CÓMO SE DISEÑA UNA ESTRATEGIA? .................................... 20

4.2. DEFINIR LAS ESTRATEGIAS EN LA PLANIFICACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES ...................................................................................... 22

5. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

25

5.1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS

25

5.2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES:

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS ............................................................... 30

5.3. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES: SALIDAS 32

RESUMEN ....................................................................................................... 37

GLOSARIO....................................................................................................... 39

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 41

AUTOEVALUACIÓN ........................................................................................ 42

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 1

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE) “adquisición” es una
palabra que procede del término latino adquisitio, que hace referencia a la
acción de conseguir una determinada cosa. El verbo “adquirir” hace mención al
hecho de ganar u obtener algo a través del propio trabajo o esfuerzo. También
puede ser sinónimo de “comprar” y de “conseguir” o “lograr”. En el ámbito del
derecho “adquirir” es tomar una cosa como propiedad de uno mismo, siempre
que no pertenezca a nadie o que se haya cedido a título lucrativo u oneroso o
por prescripción.

Una vez establecido el ciclo de vida del proyecto, definido el alcance y

seleccionado el equipo de trabajo, se inicia la fase de planificación: una de las
tareas más difíciles, pero esenciales para conseguir el éxito del proyecto. Una
de las funciones principales del Project Manager es analizar cuáles son las
necesidades del proyecto (recursos materiales, recursos humanos…) para
cumplir con los objetivos.

Analizar y detectar las necesidades de este será una de las claves para diseñar
el plan de gestión de las adquisiciones, ya que en el caso de que la
organización no pueda cubrir las necesidades requeridas será el momento en
el que se planifique qué producto o servicios serán necesarios para llevarlo a
cabo, a quién puedo contratar, cómo lo puedo gestionar y qué me va a costar.

Cuando hablamos de gestión de las adquisiciones nos referimos al proceso del

proyecto relacionado con la compra o adquisiciones de productos, servicios o
resultados que no se puede obtener del equipo del trabajo o de forma interna
en nuestra empresa, pero que será necesarios para desarrollar las actividades
o acciones del proyecto y, por tanto, se deberán buscar u obtener de forma
externa. Para poder comunicar las necesidades se debe preparar una serie de

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 2

documentos, briefing, en los que se mencionen de forma exhaustiva qué se
necesita y cómo se debe llevar a cabo. En ocasiones en estos documentos se
incluye un protocolo de empresa o proyecto para que las adquisiciones
externas puedan adaptar y considerar las necesidades requeridas.

En la gestión de las adquisiciones nuestra premisa debe ser contribuir al

correcto desarrollo del proyecto y, para ello, el Project Manager debe ser
conocedor de los activos de procesos de la organización (APOs) y de los
factores ambientales de la empresa (FAEs), que nos ayudarán a definir el cómo
planificar, efectuar y controlar las adquisiciones de un proyecto.

- APOs nos ayuda a conocer cómo nuestra empresa establece los

procedimientos en un proyecto, es decir, el protocolo de actuación.

- FAEs es el documento o documentos en los que se describe todo lo que

rodea al proyecto: cómo se ha organizado, cuáles son sus
infraestructuras, el equipo de trabajo y sus características, los recursos
materiales de los que se dispone…

Teniendo claro los conceptos mencionados se podrán desarrollar los briefings y

documentos necesarios para transmitir las necesidades reales del proyecto
para conseguir los objetivos establecidos. Los stakeholders o interesados, los
abogados de las compañías y los directores del departamento de compras,
serán una de las figuras más importantes en la gestión de las adquisiciones, ya
que intervendrán en la cultura de la compañía y en su normativa en términos de
compras o adquisiciones. Por tanto, serán los primeros interesados e
involucrados en que el proceso se realice de forma precisa y según las
condiciones de la compañía y las necesidades del proyecto.

Por tanto, el plan de gestión de las adquisiciones del proyecto es uno de los
componentes fundamentales del plan para la dirección del mismo, ya que en él
se desarrollarán las necesidades del proyecto y se describirá la forma en la que
se van a adquirir las adquisiciones. Es decir, los productos o servicios que
requiere el proyecto y que la organización no puede realizar. En él se incluirán

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 3

todos los pasos a seguir del proceso de adquisición, inicialmente mediante una
descripción exhaustiva y detallada del tipo de adquisición y la necesidad de la
línea base del proyecto que cubre, siempre justificada con documentación
precisa que determine la elección o procedimiento para la toma de decisiones
relativa a una adquisición. Asimismo, la forma en la que se gestionarán los
diferentes contratos y el control de cambios que puedan incurrir a lo largo del
proyecto.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 4

PREGUNTAS DE REFUERZO

1. La línea base es el resultado de la planificación inicial y, por tanto, es el

documento en el que se definirán las actividades y acciones que se
deben realizar para desarrollar el proyecto.

Verdadero

Falso

2. Conocer cómo nuestra empresa establece los procedimientos en un

proyecto, es decir, el protocolo de actuación es el documento llamado
FAEs.

Verdadero

Falso. Conocer cómo nuestra empresa establece los procedimientos en

un proyecto, es decir, el protocolo de actuación es el documento llamado
APOs.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 5

 2. METODOLOGÍA PARA REALIZAR UN PLAN DE GESTIÓN
DE LAS ADQUISICIONES
Debido a que cada proyecto es único la capacidad de adaptación de la
organización debe ser flexible a las características de este. Por tanto, el Project
Manager será el responsable de gestionar las adquisiciones necesarias para el
avance del proyecto y también deberá conocer y tener en cuenta los
requerimientos internos de la empresa para poder diseñar un plan de gestión
de las adquisiciones eficaz.

En la línea base del cronograma se exponen los trabajos traducidos en

actividades categorizadas dentro del plan inicial del proyecto. El Project
Manager debe conocer estas actividades y valorar qué necesita para llevarlas a
cabo. Por tanto, en el proceso de las adquisiciones debemos considerar cuáles
son los recursos necesarios para llevarlas a cabo y así saber cuáles serían los
proveedores adecuados y qué nos puedan abastecer para cubrir los
requerimientos del proyecto para que este funcione.

Una vez localizadas las necesidades se debe generar una serie de

documentación en la que se especifiquen y detallen para que se puedan añadir
al plan de gestión de las adquisiciones. Algunos de los documentos que se
deben generar son:

- Análisis las necesidades establecidas en la línea base del proyecto.

- Un briefing en el que se detallen las necesidades detectadas y su

descripción, con el fin de asegurar que este cumple con las expectativas
del cliente y de los interesados.

- Informe con la identificación, descripción y característica de los

proveedores.

- Briefing con las especificaciones del producto o servicio y resolver las

dudas que puedan surgir.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 6

 - Líneas de negociación sobre las especificaciones, acuerdo sobre los
plazos de entrega y las calidades del servicio o producto.

Además, en estos documentos deberemos tener en cuenta consideraciones

sobre la adaptación del proyecto al entorno en el que este se desarrolla, por
ello se deben considerar los siguientes puntos:

- Si existen proveedores que sean capaces de realizar u ofrecer los

servicios o productos demandados.

- Si hay múltiples adquisiciones se debe considerar cuál es la principal y

en qué momento del proyecto se requiere cada una de ellas. Por tanto,
la complejidad del cronograma en la planificación será mayor.

- Sí las adquisiciones se realizan con proveedores que están cerca de la

ubicación en que deben entregarse o si, por el contrario, están lejos
geográficamente o incluso en franjas horarias diferentes.

- Sí las adquisiciones requeridas se ajustan a las normativas y legislación

vigente y cumplen con las leyes y políticas de regulación de los
productos o servicios a contratar.

Estas consideraciones junto con la voluntad de adaptación, tanto por parte de

la organización cómo por parte de los proveedores externos, facilitarán el
cumplimiento de las líneas de alcance del proyecto y ayudarán a planificar las
adquisiciones de forma eficaz.

2.1. SELECCIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Tras este primer análisis de la situación, habiendo documentado las

necesidades reales del proyecto, se realizarán una serie de pasos que
ayudarán a definir y completar el plan de gestión de las adquisiciones y a
seleccionarlas. Los documentos necesarios para ello deberán especificar los
requisitos que los proveedores deben cumplir para poder llegar a un acuerdo
de colaboración.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 7

 - Documentos para licitar las adquisiciones, en éstos se describirá el perfil
y las características que debe cumplir el proveedor y el detalle de la
propuesta según el briefing aportado y el costo del servicio total.

- Definir la estrategia de las adquisiciones, es decir, cómo se debe actuar

para conseguir los objetivos del plan de gestión de las adquisiciones,
mediante la realización de un contrato en el que se estipulen de forma
detallada los productos o servicios necesarios para efectuar las acciones
requeridas.

- Enunciados del trabajo que debe realizar las adquisiciones, es decir, que
refleje el tipo de contrato que se va a establecer y qué se va a requerir
(un producto o servicio).

Una vez aprobados dichos documentos, se deberá tener en cuenta la lista de

proveedores que puedan cumplir las necesidades y requerimientos del
proyecto, y así, se procederá a la elección del proveedor que se ajuste más a la
demanda.

En la planificación de la gestión de las adquisiciones, es muy importante que

los proveedores externos tengan la experiencia necesaria para cubrir las
necesidades del proyecto y puedan adaptarse a las circunstancias el proyecto
así cómo al cronograma y plazos de entrega.

2.2. JUSTIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Para justificar la elección de las adquisiciones, igualmente, se deberá generar

una serie de documentos que podrán aportarse como anexos al plan de gestión
de las adquisiciones y formarán parte del contenido de los enunciados ahí
mencionados. El objetivo es, por tanto, justificar la elección de un proveedor u
otro y que esta sea medible a partir de una serie de parámetros cuantificables
que ayudarán a tomar la decisión correcta.

Veamos un ejemplo de documento trabajado y que apoyará la toma de

decisiones de un proveedor:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 8

Una empresa hotelera contrata a nuestra empresa para realizar un cambio del
mobiliario de uno de sus hoteles de 5 estrellas. Siendo nuestra empresa de
servicios deberá gestionar las adquisiciones para poder subcontratar a una
empresa especializada en mobiliario. Como en todo proyecto deberemos pedir
un mínimo de tres propuestas para poder justificar la elección de un proveedor:

- En primer lugar, identificaremos qué empresas del sector podrían ser

proveedores.

- Una vez realizado el briefing con nuestras necesidades se contactará

para que nos pasen una propuesta.

- Finalmente, podemos diseñar una tabla comparativa en la que se

incluirán todos los parámetros requeridos para así poder
cuantificarlos. Veamos un ejemplo:

PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C

CONDICIONES REFERIDAS A LA CALIDAD

Calidad de los Media Media Alta

productos

Materiales Madera laminada Acero Madera maciza

utilizados

Características Fácil montaje Diseño modular Alta durabilidad

técnicas

Periodo de 3 años 2 años 3 años

garantía

Servicio posventa Sí Sí Sí

Servicio de No tiene Sí Sí
atención al cliente

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 9

 CONDICIONES ECONÓMICAS

Precio unitario 610 999 1250

Descuento
comercial 10% 10% 15%
(descuentos por
volumen de
compra)

Forma de pago único contado fraccionado

Plazo de pago 30 días 0 días 60 días

Precios de 0 0 0
envases y
embalajes

Pago del Cliente Proveedor Proveedor

transporte

Pago del seguro Proveedor Proveedor Proveedor

Recargos por
aplazamiento de 5% 5% 20%
pago

OTRAS CONDICIONES

Periodo de 30 días 30 días 30 días

validez de la
oferta

Causas de Falta de pago en Falta de pago en Falta de pago en

rescisión del plazo plazo plazo
contrato

Circunstancias Los precios no

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 10

que pueden dar Falta de stock serán revisados
Variación de
lugar a revisiones bajo ninguna
precios de la
en los precios circunstancia
materia prima

Plazo de entrega 5 semanas 6 semanas 4 semanas

Embalajes No disponibles No disponibles Disponibles

especiales

Devolución de los No se admiten Se admiten con No se admiten

excedentes un descuento del
40%

La capacidad de adaptación de la organización será un valor a tener en cuenta

a la hora de gestionar las adquisiciones necesarias para el avance del proyecto
que sean precisas adquirir desde fuera de este. Este proceso se realiza una
sola vez, ya que el Project Manager deberá presentar los documentos precisos
en los que justifique la elección de uno o varios proveedores externos en la
planificación del proyecto, después de que las líneas base de este se hayan
ratificado. Una vez aprobados los documentos presentados y justificando el
plan de las adquisiciones, si fuera preciso, se podrán hacer cambios o ajustes,
pero nunca cambiar el plan de las adquisidoras, a no ser que haya una causa
mayor.

2.2.1. DECLARACIÓN DE TRABAJO. ROLES Y RESPONSABILIDADES

La definición de roles, tareas y responsabilidades es clave de éxito del
proyecto. En la sexta edición del la Guía PMBOK (2018) se utiliza el término
“SOW” para referirse a la declaración del trabajo. Es decir, la descripción de las
tareas y responsabilidades que van a tener cada uno de los involucrados en el
trabajo, bien sea de la misma organización o bien proveedores externos. La
declaración de trabajo debe ser clara y precisa, ya que si es demasiado vaga,
amplia o muy genérica podría dar pie a múltiples interpretaciones que pueden

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 11

ser contraproducentes para el desarrollo del proyecto. Por tanto, es importante
realizar una declaración del trabajo para evitar cualquier conflicto.

El Project Manager tiene la responsabilidad de realizar la declaración del

trabajo (SOW) de forma exhaustiva, ya que esta será la piedra angular del
acuerdo para gestionar las adquisiciones.

El objetivo de la declaración de trabajo es que se cumpla con el alcance del

proyecto y que las adquisiciones se puedan gestionar de forma eficaz. Por ello,
en ella se deben incluir las exceptivas, los resultados, lo que es aceptable, el
precio, el cronograma, la forma de pago, etc. Un ejemplo de las pautas que se
deben seguir para realizar este documento es:

- Una descripción introductoria del proyecto.

- Nombrar los principales entregables y la fecha, modo y lugar de

entrega.

- Las tareas que apoyan la generación de los entregables.

- Criterios y condiciones de aceptación de los entregables.

- Un calendario de entrega exhaustivo y detallado.

- Los recursos necesarios, tanto por la parte de la organización, como

del proveedor o proveedores.

El SOW será un documento “vivo”, es decir, podrá ser revisado y ajustado en el

avance del proceso. La organización y el miembro del equipo responsable de la
gestión de la adquisición deben ser conocedores de los términos del contrato o
acuerdo al que se ha llegado con el proveedor y serán los encargados de
cumplir el plan establecido para controlar el cumplimiento del mismo.

La sexta edición de la Guía PMBOK (2018) utiliza también el concepto

“términos de referencia (TOR)” para referirse al cumplimiento de las tareas por
parte de los proveedores. Alguno de los elementos relativos a las adquisiciones
que se refieren al TOR son:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12

 - Tareas que el proveedor debe llevar a cabo y los requisitos de
coordinación.

- Estándares aplicables al proyecto y qué debe cumplir el proveedor.

- Información y datos sobre la licitación y el contrato que debe

presentar el proveedor para que su participación sea aceptada.

- Una lista con los productos/servicios que debe aportar el proveedor,

según se haya requerido por la organización.

- Un calendario con las fechas de ejecución, entrega y aprobación de

los requerimientos a cumplir.

Con esta información el miembro del equipo responsable de la gestión de la

adquisición podrá controlar y dar seguimiento al plan de esta y valorar la
correcta ejecución de los requerimientos y los productos/servicios contratados
con el proveedor externo.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 13

PREGUNTAS DE REFUERZO

1. La capacidad de adaptación de la organización debe ser (seleccione la

respuesta correcta):

a) Flexible a las características de cada proyecto.

b) Independiente a las características de cada proyecto.

c) Ambas respuestas son falsas.

2. El SOW (seleccione la respuesta correcta):

a) Es un documento “vivo”.

b) Puede ser revisado y ajustado en el avance del proceso.

c) Ambas respuestas son correctas.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 14

 3. DIFERENCIA ENTRE PROCESO DE ADQUISICIÓN Y DE
COMPRA
En el proceso de planificación de las adquisiciones es importante comprender
la diferencia entre el proceso de adquisición y compra, ya que, aunque están
vinculados, su fórmula temporal difiere.

El proceso de compra está asociado a las necesidades que tiene la

organización para poder cumplir con los requerimientos de un proyecto. Estas
pueden ser relativas a un producto o servicio, cuya adquisición es esencial para
que el proyecto pueda llevarse a cabo y, para ello, la organización y el Project
Manager deben realizar una minuciosa selección de proveedores. En el
proceso de compra se establecen las condiciones de pago, el control y el
seguimiento del contrato y la negociación. Ya que todas las prácticas y
actividades que lleven a cabo los encargados del proceso de compra podrán
afectar a los costos del proyecto. Una buena o mala gestión de las compras y
del abastecimiento puede cambiar radicalmente los costes. En definitiva, la
compra se puede resumir como la parte más transaccional del proceso.

Por otro lado, el de la adquisición se ocupa de la selección estratégica de los

productos o servicios necesarios, de conocer cuáles son las actividades o
acciones del proyecto que necesitan cubrir algún tipo de carencia y que
requieran de participación externa a la organización. Se trata de saber cómo
formular y transmitir la necesidad.

3.1. LA IMPORTANCIA DEL CONTRATO

Un proyecto en el que es necesario contar con personas, servicios o productos

externos a nuestra empresa puede suponer un riesgo, ya que la colaboración
entre todas las partes debe ser consensuada y bien definida para que todos los
firmantes estén de acuerdo, se comprometan y cumplan con los requisitos
establecidos.

El contrato de adquisiciones es un acuerdo por escrito en el que dos o más

partes se comprometen a cumplir las condiciones señaladas. Por tanto, en este

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 15

documento debe definirse la relación que se mantendrá entre las partes
firmantes y su gestión se deberá realizar de forma adecuada para evitar riesgos
o problemas.

El principal objetivo es asegurar que en su redacción se describan los

productos o servicios que son necesarios para la ejecución del proyecto. Otro
punto clave es estipular la forma y el plazo de entrega, ya que será esencial
para cumplir con el cronograma para satisfacer las necesidades del proyecto.
Este es fundamental para su éxito y, por supuesto, para el precio del servicio o
del producto, que se deberá adaptar a la línea base del anterior.

La gestión del contrato de las adquisiciones es una de las tareas

fundamentales del proyecto, ya que la definición de lo requerido se convertirá
en piedra angular y garantizará el avance del mismo. Por tanto, la elaboración
del contrato y lo que en él se estipule será esencial.

Todo ello se debe redactar de forma cuidadosa, incluyendo los términos y

condiciones del acuerdo. El detalle en la redacción permitirá al gerente del
proyecto dar seguimiento al ciclo de vida del contrato, así como controlar y
detectar posibles riesgos en su ejecución.

A la hora de redactar los contratos el Project Manager necesitará de la ayuda o

soporte de expertos:

- Dirección del equipo para adaptar el contrato a las necesidades del

proyecto.

- Departamento de compras para describir el producto o servicio

requerido.

- Abogado para asesoramiento jurídico y/o para aplicar la normativa

interna de la empresa en términos de contratación.

Para cumplir con el objetivo principal del contrato, es decir, asegurar su

redacción y la descripción del servicio o producto que se quiere obtener,
además del precio, la calidad y la fecha de entrega también debe incluir una

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 16

definición exhaustiva del requerimiento de compra con el fin de aclarar, precisar
y transmitir la necesidad del servicio o producto.

Según la Guía PMBOK, sexta edición (2018), los contratos que se utilizan para
el compromiso de las adquisiciones y que se deben tener en cuenta para la
planificación de estas en términos de condiciones de pago y que pueden
afectar a la línea del alcance del proyecto son de tres tipos:

- Contratos por precios, o contrato por tiempo y materiales, en los que se

establece un precio total fijo para el producto o servicio que se quiera
contratar. En esta tipología existen:

o Precio fijo cerrado (FFP). Cuando se fija el precio al inicio y no

puede variarse. Esta tipología es la más común.

o Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF). El precio fijo

establecido al inicio debe tener cierta flexibilidad, ya que permite
desviaciones en el desempeño con una retribución económica
según los objetivos a alcanzar (métricas de desempeño,
cronograma…). En esta tipología se suele fijar un precio tope de
incentivos adquiridos por el proveedor.

o Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA). Esta

tipología se aplica en aquello contratos en los que el desempeño
se alarga en el tiempo y puede durar varios años, o cuando el
pago se debe realizar en una divisa diferente.

- Contratos de costo reembolsables. En este contrato se reflejan todos los

pagos legítimos y reales a los que ha tenido que hacer frente el
proveedor para poder realizar su trabajo. Además, en él se deben incluir
los honorarios del vendedor. Esta tipología de contrato se aplica cuando
se espera que el alcance del proyecto cambie de forma significativa en
su ejecución, según las variaciones que ocurran. Los costos
reembolsables incluirán el costo más honorarios fijos, el costo más

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 17

 honorarios con incentivos o costos más honorarios por cumplimento de
objetivos.

- Contratos por tiempo y materiales, incluyen tanto las condiciones del

precio fijo como los contra-reembolsables. Se utilizan cuando puede
haber un aumento del personal o para la adquisición de expertos o algún
tipo de apoyo externo que sea necesario.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 18

PREGUNTAS DE REFUERZO

1. A la hora de redactar los contratos, el Project Manager necesitará la

ayuda de (seleccione las dos respuestas correctas):

a) Departamento financiero.

b) Departamento de compras.

c) Dirección del equipo.

2. Entre los tipos de contratos que se utilizan para el compromiso de las

adquisiciones se encuentran (seleccione las dos respuestas correctas):

a) Contratos de costo reembolsables.

b) Contratos de personal.

c) Contratos por tiempos y materiales.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 19

 4. ESTRATEGIAS PARA PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES
Las estrategias de adquisición servirán de guía para la gestión del proyecto y
responderán a cómo se deberá realizar la gestión técnica y del negocio para la
planificación, ejecución y control de las acciones y actividades requeridas para
el mismo. Se trata, por tanto, de definir un plan para dirigir el proyecto. Una
estrategia se compone de una lista de acciones o actividades planificadas que
ayudará a tomar decisiones y a alcanzar los objetivos del proyecto siguiendo
una serie de pautas.

4.1. ¿CÓMO SE DISEÑA UNA ESTRATEGIA?

Antes de diseñar una estrategia la información que debemos tener, conocer y

analizar es:

- La información del proyecto recogida en el plan para la dirección del

proyecto.

- Los objetivos que se quieren conseguir.

- El cliente, el contratante y el público objetivo, cliente final.

- Las líneas de actuación del proyecto.

- La lista de proveedores y su identificación y características.

- Las APOs y FAEs de la organización, ya que ayudarán a tomar

decisiones y a hacerlo de acuerdo con las normas de la organización.

La estrategia para planificar las adquisiciones será uno de los factores

esenciales, ya que marcará la hoja de ruta a seguir y definirá la forma de actuar
de estas y de los miembros del equipo de la organización que se encarguen de
relacionarse o coordinarse con los proveedores externos.

El siguiente esquema nos ayudará a conocer los puntos sobre los que trabajar
las estrategias en el plan de las adquisiciones:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 20

 Objetivos de
la
organización

Estrategia
Equipo de para planificar Objetivos
trabajo las del proyecto
adquisiciones

Necesidades
del proyecto

En este cuadro se deberá considerar tanto el trabajo que se realizará por parte
de las adquisiciones como por parte de los miembros del equipo de la
organización, cubriendo así el ciclo de vida del producto o servicio. Una vez
tengamos claros cuáles son los factores de inicio. Es decir, el análisis del punto
de partida del proyecto, la línea base y el plan de dirección del primero se
puede empezar a diseñar una estrategia, teniendo en cuenta:
- Los objetivos del proyecto. Estos deben ser medibles, relevantes,
alcanzables y con un tiempo de cumplimento.
- Cómo funciona el mercado, quiénes son los proveedores más reputados
en el sector, quiénes se amoldan mejor a las condiciones APOs y FAEs
de la organización…
- Análisis de la investigación sobre recursos. Es decir, si el proyecto ya se
ha realizado o si las adquisiciones de las que se ha obtenido información
ya han trabajado en proyectos similares y quiénes eran, buscar
licitaciones sobre proyectos parecidos….

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 21

 4.2. DEFINIR LAS ESTRATEGIAS EN LA PLANIFICACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES

La estrategia está dirigida a planificar y dirigir el conjunto de las acciones y

actividades que debe realizar el grupo de trabajo (el equipo de trabajo de la
organización y los grupos de trabajo propuestos por las adquisiciones) de
forma coordinada, con el fin de conseguir los objetivos del proyecto.

Para definir la estrategia de la planificación de las adquisiciones se deben

considerar los objetivos, los métodos de adquisición, tipos y términos de los
acuerdos con proveedores, consideraciones del público objetivo y los riesgos
que puedan ocurrir, así como definir el apoyo de cada uno de los involucrados
que ayudarán en la ejecución el proyecto. Algunas de las preguntas que
debemos responder para definir la estrategia en la planificación de las
adquisiciones son:

- ¿Cuál es el perfil del proveedor que necesita el proyecto?

- ¿Qué tipo de contratos podemos utilizar, ventajas y riesgos?

- La estrategia con la que se elaboró el plan de negocio inicial.

Una vez tengamos las respuestas a las preguntas anteriores ya seremos

capaces de entrar en la planificación, puesto que nos van a conducir hacía las
siguientes cuestiones:

- ¿Cuál es nuestro objetivo más inmediato?

- ¿Cómo debemos organizarnos para conseguir el objetivo?

- ¿Quién serán los responsables, quién hace qué y cuándo?

Estas serán la clave para definir la estrategia y permitir maximizar la

probabilidad de éxito. Es importante definir cómo se deben llevar a cabo las
actividades que se deben realizar, ya que el fin es lograr los objetivos del
proyecto de coste, tiempo, desempeño y satisfacción de los interesados,
reduciendo los costos y gestionando los riesgos.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 22

Collin Powell1 : Creo que las técnicas y principios que funcionan no tienen
tiempo. Todo se relaciona con colaborar con las personas, construir confianza y
confidencia y asegurarse que usted cuida a sus colaboradores. Usted necesita
darles a ellos lo que ellos requieren para hacer bien su trabajo, solucionar
problemas, encarar la realidad, crear oportunidades y dar seguimiento a los
riesgos. Esto es sencillamente universal y aplica en cualquier tiempo o época”.

1
Nace en Nueva York, Estados Unidos, el 5 de abril de 1937. Es militar, diplomático y político
estadounidense de origen jamaicano. Fue general en el ejército de los Estados Unidos,
alcanzando el rango de general de cuatro estrellas. Alcanzó a ejercer como presidente del
estado mayor conjunto durante la Guerra del Golfo (operación “Tormenta del desierto”).

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 23

PREGUNTAS DE REFUERZO

1. La secuenciación o división en fases de la adquisición es una de las

informaciones que se puede incluir para definir la estrategia de las
adquisiciones.

Verdadero

Falso

2. El proceso de compra y el proceso de adquisiciones son sinónimos.

Verdadero

Falso. El proceso de compra y el proceso de adquisiciones son

conceptos diferentes, pero complementarios.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 24

 5. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO

La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye el análisis de las

necesidades de este y la documentación que acredite todo aquello que la
organización necesita para cumplir con la línea de alcance del proyecto.
Debemos tener en cuenta que la organización puede ser la compradora o la
vendedora, en ambos casos el proceso de gestión de las adquisiciones será
vinculante y se aplicará la misma metodología para planificar, efectuar y
controlar la línea de alcance del proyecto. Por tanto, la gestión de las
adquisiciones se refiere todos a los procesos de compra o adquisición de
servicios, resultados o productos que se requiera para el avance de este y a la
administración de los contratos emitidos y a su ejecución, según las
obligaciones contractuales negociadas y firmadas por las partes involucradas
en el proceso de venta/compra.

5.1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS

Una vez tengamos claro cuál es la metodología a seguir para poder planificar la
gestión de las adquisiciones de forma eficaz deberemos tener en cuenta los
siguientes documentos que, según la Guía PMBOOK, 6ª edición (2018), incluye
para, además del anterior fin, justificar la elección de las adquisiciones según
las necesidades del proyecto:

- Acta de constitución del proyecto, documento en el que se incluyen los

objetivos, la descripción, resumen de los hitos y los recursos financieros
que se han aprobado para iniciar el proyecto y que serán claves para
poder desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones.

- Documentos de negocio, es uno de los más importantes a tener en

cuenta en este proceso, entradas, ya que se refiere al estudio
económico del proyecto. Además, autoriza las actividades y acciones de
la dirección de este y, por tanto, valida las contrataciones según los

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 25

 requisitos necesarios que se pueden realizar, en función de las
necesidades del proyecto en términos económicos. En este documento
se debe incluir:

o El caso del negocio, en el que se justifica que las estrategias de

las adquisiciones sean acordes a este, es decir, a la viabilidad
económica del proyecto para comprobar que es beneficioso para
la organización y cumple con las expectativas.

o Un plan de gestión de los beneficios. Documento en el que se

alinean las expectativas del proyecto para poder ajustar las
fechas de las adquisiciones y el lenguaje contractual que se debe
utilizar para cumplir con las APOs y las FAEs.

- Plan para la dirección del proyecto. Uno de los documentos iniciales

determinantes para la gestión de las adquisiciones, ya que en él se
definen, preparan y coordinan las necesidades del proyecto para que
pueda funcionar. En él se incluye:

o Plan de gestión del alcance, en el que se define y valida el

alcance del proyecto y se controla el trabajo de los proveedores
contratados, apoyándose en el cronograma de ejecución y en el
cumplimiento de los requisitos del contrato firmado. Este debe
incluir:

 Ciclo de vida, en el que se describen y especifican las

fases del proyecto desde su inicio hasta su fin.

 Enfoque de desarrollo, en el que se describirán la agilidad

y la capacidad de adaptación del proyecto, teniendo en
cuenta las consideraciones analizadas para que este
funcione.

o Plan de gestión de la calidad. En el que se describen los

estándares y el código del sector al que pertenece el proyecto y
sobre los que se debe trabajar para cumplirlos. Estos se utilizan

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 26

 en los documentos de licitación y se especificarán en los
contratos. En este documento se pueden incluir los parámetros de
calidad que deben cumplir los proveedores para justificar su
selección.

o Plan de gestión de los recursos. En una primera fase se

analizarán las necesidades de recursos (materiales y humanos)
necesarios para que el proyecto funcione y que la empresa no
puede abastecer. En el plan de gestión de recursos se deben
definir las tareas y responsabilidades para cumplir con los
entregables. Por ello se debe incluir un SOW que apoyará al EDT,
con el fin de llegar a los objetivos marcados.

o Línea base del alcance. En este documento se incluirá el

enunciado del SOW y se tendrá en cuenta el EDT, ya que serán
claves para controlar el alcance del proyecto en cada una de las
fases del mismo.

- Documentos del proyecto que debemos tener en cuenta como entradas

para el proceso de planificación de las adquisiciones. Según la Guía
PMBOOK, 6ª edición (2018), son:

o Lista de hitos, en la que se describen los principales hitos o líneas

generales de trabajo y fecha de entregables que deben cumplir
los contratados. En el siguiente ejemplo se especifican los
principales hitos de un proyecto para la construcción de un
parque eólico:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 27

 Enero Febrero – Diciembre Septiembre
2020 noviembre 2020 – 2021
2020 marzo 2021

Inicio de la
Estudio de Inicio de Puesta en
tramitación
ingeniería obras civiles marcha
ambiental
• Aprobación
ambiental - 10
MW - (mayo)
• Aprobación
ambiental
ampliación a 18
MW
(noviembre)

o Asignaciones del equipo del proyecto. Contienen información

sobre las características del equipo y sus habilidades, en cuanto
al trabajo asignado para las actividades o tareas a desarrollar en
el proyecto. Ahora bien, si el equipo no es capaz o no cumple
todos los requisitos adecuados para las tareas y actividades
inmersas en el desarrollo del proyecto se deberán adquirir
recursos adicionales.

o Documentos de requisitos que, según describe la Guía PMBOK,

sexta edición (2018), deben contener la siguiente información:

 Requisitos técnicos que el proveedor debe satisfacer.

 Requisitos con implicaciones contractuales y legales que

pueden incluir aspectos que tengan que ver con la salud,
seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros,
derechos de propiedad intelectual, licencias, permisos…,
dependiendo del tipo de servicio/producto a adquirir.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 28

 o Matriz de trazabilidad de requisitos. Es una herramienta que se
utiliza para conocer que requerimientos quedan cubiertos y
ayudará a hacer un seguimiento de los requisitos para asegurar
que se están cumpliendo de forma eficaz.

o Requisitos de recursos. En los que se explicarán de forma

detallada las necesidades de recursos materiales o personales
que sean necesarios adquirir para que el proyecto pueda
funcionar.

o Registro de riesgos. En él se despliegan una lista de riesgos que

puede ocurrir en una adquisición y debe adjuntar un análisis de
riesgos correspondiente con la planificación de la respuesta a los
mismos.

o Registro de interesados. En él se describen las características de

los involucrados en el proyecto y los intereses de cada uno con
este. Por ejemplo, si se ha contratado personal externo este se
deberá registrar especificando y detallando a las personas que se
implicarán en el proyecto, las tareas que deben realizar y un perfil
exhaustivo de cada una de ellas para conocer qué aportarán al
proyecto.

- Factores ambientales de la empresa. En los que se especifican los

condicionantes externos que pueden influir en el desarrollo de un
proyecto. Para planificar la gestión de las adquisiciones los factores
ambientales que debemos incluir en este documento son:

o Condiciones del mercado.

o Producto, servicios y resultados disponibles en el mercado.

o Vendedores, incluidos su desempeño pasado o reputación.

o Términos y condiciones para los productos o servicios de un

sector determinado.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 29

 o Requisitos regulatorios específicos para mano de obra o
vendedores locales.

o Asesoramiento jurídico a tener en cuenta en las adquisiciones.

o Sistema de gestión de contratos en los que se incluyan los

procedimientos para el control de los cambios que puedan
acontecer en un contrato.

o Sistema de selección de múltiples proveedores en el que se

parametrice y califique su experiencia previa.

o Sistema de contabilidad financiero y tipología de pago de

contratos.

- Activos de los procesos de la organización. Las APOs de la empresa

son algunos de los activos a tener en cuenta para el proceso de
planificar la gestión de las adquisiciones. Algunos de los puntos que
debemos considerar y que desarrolla la Guía PMBOK, sexta edición,
son:

o Lista de vendedores preaprobados que ha sido evaluada y

aprobada y que puede racionalizar los pasos y, por tanto, los
tiempos de selección de un proveedor.

o Políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición.

o La tipología de contratos.

5.2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES:

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

En el proceso de planificar la gestión de las adquisiciones podemos tener en

cuenta las herramientas o técnicas que, según la Guía PMBOK, sexta edición,
ayudarán a recapitular información documental necesaria para completar las
justificaciones de las adquisiciones, e incluso a acelerar la toma de decisiones.
Algunas de las técnicas o herramientas propuestas son:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 30

 - Juicio de expertos. Es decir, contar con grupos de expertos o individuos
especialistas en el sector en el que se desarrolle el proyecto, con el fin
de que nos puedan ayudar o aportar más información sobre las
adquisiciones o compras necesarias. Por otro lado, también pueden
aportarnos o asesorarnos sobre datos más técnicos en temas
contractuales, como por ejemplo el tipo de contrato que se sugiere firmar
con cada proveedor o las regulaciones y los objetos de cumplimiento
que se requieren para cumplir con las normativas.

- Recopilación de datos. La técnica más utilizada es la investigación de

mercado, ya que se encarga de estudiar y analizar la industria y hacer
una radiografía general de cómo está el mercado, quiénes son los
proveedores que más trabajan y en qué condiciones lo hacen. Además,
permite valorar el movimiento del primero. De esta manera, se podrá
buscar la información precisa sobre las necesidades del proyecto,
pudiendo planificar la contratación con el proveedor que mejor se ajusta
a nuestras demandas.

- Análisis de datos, es una técnica que se utiliza para valorar la situación y

realizar un análisis sobre la viabilidad de las adquisiciones. Se pueden
analizar diferentes tipos de datos para la planificación de las
adquisiciones, por ejemplo se pueden analizar las habilidades y
capacidades de los equipos de que dispone la organización para
detectar la necesidad de compra o realización y se puede extraer una
evaluación de los riesgos involucrados en la decisión de comprar. En
definitiva, la técnica de análisis de datos nos lleva a valorar qué se
puede comprar o hacer con los recursos con los que contamos. Por
tanto, para su análisis deberá hacer uso de otros parámetros financieros
como el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (IRR), el
flujo de caja descontado, el valor actual neto (NPV) o el análisis
coste/beneficio (BCA) para así poder calcular y valorar la compra de
forma externa.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 31

 - Análisis de selección de proveedores. Una buena técnica es establecer
unos parámetros cualitativos que permitan evaluar a los proveedores
externos para así agilizar o facilitar su selección. Algunos de estos
parámetros de selección pueden ser por el coste, por la calidad de
servicio o del proyecto, según el presupuesto sea fijo o variable, los
tiempos que propone para los entregables, la disposición de negociar…

- Reuniones. Puede ocurrir que, tras el análisis, la información obtenida

no nos ayude a clarificar la estrategia que se debe seguir para planificar
las adquisiciones. Por ello, la técnica de las reuniones es muy útil, ya
que permite agrupar a un equipo especializado, incluso a los propios
miembros del equipo asignado al proyecto, para valorar cuál debería ser
el enfoque a adoptar para determinar una estrategia que permita
gestionar y monitorear de forma eficaz las adquisiciones.

5.3. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES: SALIDAS

Finalmente, en el proceso de planificación se justifican, por medio de

documentación, tanto las necesidades como las adquisiciones requeridas para
que el proyecto funcione. En este punto vamos a estudiar las salidas, es decir,
la documentación que necesitamos para continuar con el proceso de efectuar
el proyecto. Según la Guía PMBOK, sexta edición (2018), en esta fase del
proceso debemos tener en cuenta los siguientes documentos:

- Plan de gestión de las adquisiciones. En el que se describen las

acciones que debemos llevar a cabo durante el proceso de adquisición.
En este se documentará si la adquisición es por licitación pública,
internacional, nacional o local. En el caso de que el proyecto esté
financiado de forma externa, aunque no sea en su totalidad, se deberán
contemplar las fuentes de financiación y los términos de pagos, con el fin
de poder cuadrar toda esta información entre las adquisiciones y el

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 32

 cronograma del proyecto. El plan de gestión de las adquisiciones puede
incluir directivas para:

o La metodología que se utilizará para el funcionamiento del

proyecto y la coordinación de todos los aspectos esenciales para
que funcione, como el desarrollo del cronograma y los procesos
de control.

o Un calendario con las actividades de adquisición. En el caso de

que sean múltiples adquisiciones se deben marcar aquellas que
son claves para que el proyecto pueda seguir su evolución.

o Las métricas de adquisiciones que se utilizarán para la gestión de

los contratos.

o Los roles y responsabilidades de los interesados, en relación con

las adquisiciones, incluyendo un protocolo de actuación
atendiendo a las APOs y FAEs de la organización.

o Referencia a las restricciones y/o supuestos que puedan afectar a

las adquisiciones planificadas.

o Marco legal y jurisdicción en la que se desarrolla el proyecto y la

moneda en la que se efectuarán los pagos.

o Documentar si es necesario realizar estimaciones independientes

y si estas deberían incluirse como criterio de evaluación.

o Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos, incluida la

identificación de requisitos para obtener garantías de
cumplimiento o contratos de seguros, a fin de mitigar algunas
formas de riesgo del proyecto.

- Las estrategias de las adquisiciones. Una vez la adquisición se va a

realizar se debe plantear la estrategia que se seguirá. Por norma
general, las estrategias marcan las pautas a seguir con las
adquisiciones, es decir, cómo lo haremos. Por ello, se determina la

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 33

 forma de entrega, los tipos de acuerdos a que se van a llegar, cómo se
avanzará en el proyecto…

- Documentos de las licitaciones. En cualquier proyecto siempre se

recomienda, por lo menos, tener un mínimo de tres propuestas de
diferentes proveedores para poder comparar y tomar las decisiones
correctas y que sean vinculantes con las APOs. Según el PMBOK, sexta
edición, estos documentos deben incluir una descripción de la forma en
que se debe responder o licitar a la propuesta, documentos sobre los
SOWs relativos a las adquisiciones y la disposición contractual requerida
en la licitación. Por tanto, el proveedor debe estructurar los requisitos
demandados y preparar una respuesta precisa y completa. Esta fórmula
facilitará la evaluación en la fase de selección de las adquisiciones.

- Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones. En este documento

se debe describir con detalle el SOW que se plantea adquirir, ya que
será una forma en la que se pueda valorar si las condiciones expuestas
en los documentos de las licitaciones y briefings pueden ser
proporcionadas. La información que puede contener el SOW relativa a
las adquisiciones alude, por ejemplo, a las especificaciones del servicio
o producto, la cantidad, los niveles de calidad, datos de desempeño,
lugar en el que se va a desarrollar el trabajo, tiempo de desempeño…

- Criterios de selección de proveedores. Se deben especificar los

parámetros de selección del proveedor. Algunos de ellos pueden ser el
coste, la calidad, fechas de entrega, experiencia, calificaciones,
capacidad de adaptación… Según la tipología del proyecto, los criterios
podrán adaptarse en función de las consideraciones que se deban tener
en cuenta. Por ejemplo, si el proyecto es internacional, uno de los
criterios de selección podrá ser que el equipo de trabajo asignado hable
español.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 34

 - Decisiones de hacer o comprar. Se trata de presentar un análisis de
hacer o comprar. Es decir, una justificación sobre por qué una decisión
va a conllevar un trabajo realizado de forma eficaz y eficiente, gracias a
las adquisiciones seleccionadas.

- Solicitudes de cambio. En ocasiones, las adquisiciones pueden requerir

cambios durante el proceso de planificación y, por tanto, generar
necesidades de solicitud de cambio adicionales que estén promovidas
por los cambios que se generan en el plan para la dirección de proyecto.

- Actualizaciones de los documentos. Estas actualizaciones, que deberán

tenerse en cuenta en la fase de planificación de las adquisiciones, serán
ocasionadas en cambios o modificaciones en documentos como:
registro de las lecciones aprendidas, lista de hitos, la matriz de
trazabilidad de requisitos…

- Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización. Son

actualizaciones relativas a los resultados de la planificación de la gestión
de las adquisiciones que pueden incurrir en la actualización de
resultados, o a los requisitos sobre la información a transferir a los
vendedores.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 35

PREGUNTAS DE REFUERZO

1. La matriz de trazabilidad de requisitos (seleccione la respuesta correcta):

a) Es una herramienta que se utiliza para conocer los requerimientos

que quedan cubiertos.

b) Ayuda a hacer un seguimiento de los requisitos.

c) Ambas respuestas son correctas.

2. Los contratos por tiempo y materiales incluyen (seleccione la respuesta

correcta):

a) Las condiciones del precio variable.

b) Las condiciones del precio fijo.

c) Ambas respuestas son falsas.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 36

RESUMEN
Según la Guía PMBOK, sexta edición (2018), los documentos en la entrada del
proyecto que el Project Manager debe tener en cuenta para planificar las
adquisiciones son: el acta de constitución del proyecto en el que se incluirán los
objetivos, las necesidades y los recursos financieros; el documento de negocio
para valorar la rentabilidad del mismo; el plan financiero del proyecto, que
incluye todo lo que se refiere en términos económicos y el plan para la
dirección del proyecto en el que se determina la gestión de las adquisiciones y
se preparan y coordinan la necesidades.

El Project Manager es el responsable de conocer todos los documentos del

proyecto, ya que será la manera en la que se podrá determinar si es preciso
adquirir productos o servicios de forma externa a la organización. Una vez
detectadas las necesidades se deberán justificar las decisiones tomadas. Por
tanto, será un ejercicio documental muy exhaustivo, ya que se deberán detallar
los procedimientos que se han llevado a cabo para la selección y elección de
proveedores. Además, deberán utilizarse para conocer cuál será la mejor
fórmula para coordinar y planificar las actuaciones que cubran las necesidades
del proyecto.

En definitiva, se puede decir que el proceso de planificar las adquisiciones

consiste en documentar las decisiones de compra del proyecto, especificar la
forma y la toma de decisiones para seleccionar a los posibles colaboradores
externos a la organización. Este proceso al que nos referimos incluye la
consideración de posibles riesgos que puedan surgir, debido al incumplimiento
de contrato o malentendidos contractuales.

Una vez tomadas las decisiones relevantes para poner en marcha el proyecto y
detectados los proveedores que más se adaptan a sus necesidades el Project
Manager deberá diseñar una estrategia. Es decir, definir cómo se deberá
actuar con los proveedores y cuáles serán la colaboración y relación con ellos.
Por ello, en esta parte la elección de la tipología de contrato que se va a firmar
será importante para conocer cómo deben actuar las partes involucradas. Por

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 37

otro lado, en la estrategia se marcará la hoja de ruta o la guía de actuación que
deben cumplir las adquisiciones. Esta nos ayudará a planificar las acciones y
actividades a realizar por parte de todos los involucrados.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 38

GLOSARIO

GUÍA PMBOK: Es un instrumento desarrollado por el Project Management

Institute (o PMI) que establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con
la gestión, la administración y la dirección de proyectos mediante
la implementación de técnicas y herramientas que permite identificar un
conjunto de procesos.

LÍNEA BASE DE UN PROYECTO: Es el resultado de la planificación inicial de

un proyecto que servirá como punto de orientación para medir su avance y
como guía para pronosticar el resultado final.

BRIEFING: Término inglés (briefing o brief) que se refiere a un documento en

el que se especifica la información relativa a la necesidad concreta del
proyecto. Proporciona información a una entidad externa sobre quién será la
encargada de crear o llevar a cabo la acción allí descrita.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: Es un documento en el que se

definen el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión
preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales
interesados y define la autoridad del Project Manager.

STAKEHOLDERS: “Interesados” en inglés. Son todas aquellas personas u

organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la
ejecución o finalización del proyecto.

SOW (Scope of Work): Término utilizado por la Guía PMBOK, sexta edición
(2018), para referirse a la declaración del trabajo. Se utiliza para definir las
tareas y responsabilidades de todos los involucrados (externos e internos) del
proyecto.

EDT: Siglas que corresponden a la estructura de descomposición del

trabajo. Consiste en una herramienta para la descomposición jerárquica de los
puestos y tareas de un proyecto, cuyo objetivo es el entregable. Es decir, se
establece la lista de roles y tareas de todos los involucrados en el proyecto

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 39

para poder controlar la evolución del trabajo, con el fin de cumplir con los
objetivos de los entregables requeridos. El propósito de una EDT es organizar y
definir el alcance total aprobado, según lo declarado en la documentación del
plan de dirección del proyecto.

HITO: Es una tarea que simboliza la consecución de un logro importante en

el proyecto. Es una forma de conocer el avance de este sin estar familiarizados
y constituye un trabajo de duración cero porque simboliza un logro, un punto,
un momento en el proyecto.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 40

BIBLIOGRAFÍA
Child, J., Gaulkener, D. y Pitkethly, R. (2015). The management of international
acquisition. Madrid: Oxford University Press.

Project Management Institute (2017). Guía de los fundamentos para la

dirección de proyectos (Guía PMBOK). Estados Unidos: Project Management
Institute.

Lock, D. (2003). Fundamentos de la gestión de proyectos. Madrid: AENOR.

https://todopmp.com/pmbok-6-resumen/. Consultado el día 15/08/2019.

http://pmbok.certificacionpm.com/certification/pmbok6/proceso/122/planificar-la-
gestion-de-las-comunicaciones. Consultado el día 15/08/2019.

https://dle.rae.es/?w=diccionario. Consultado el día 15/08/2019.

https://pmi-mad.org/index.php/. Consultado el día 15/08/2019.

https://thedigitalprojectmanager.com. Consultado el día 15/08/2019.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 41

AUTOEVALUACIÓN
1. En el ámbito organizacional del proyecto debemos tener en cuenta
factores internos y externos de la empresa. Cuando nos referimos a
los procedimientos, planes y protocolos internos de esta hablamos
de…

a. APOs.

b. FAEs.

c. Ninguna de las dos.

2. ¿Qué término se utiliza para referirse a los factores ambientales

que pueden afectar a la organización del proyecto?

a. Línea de alcance.

b. FAEs.

c. Plan de proyecto.

3. ¿Cuál de los siguientes stakeholders desempeña un papel

fundamental en la planificación de las adquisiciones?

a. El departamento de compras de la compañía.

b. Los abogados de la compañía.

c. Las dos respuestas son correctas.

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 4. ¿Qué documentos serán necesarios para definir el plan de gestión
de las adquisiciones?

a. Documentos para la licitación y los enunciados de trabajo.

b. Un briefing y el cronograma.

c. Documentos para la licitación y un cronograma.

5. Uno de los requisitos indispensables que debe tener un proveedor

externo es…

a. Una propuesta con el precio más bajo.

b. Capacidad de adaptación.

c. Un equipo experimentado.

6. ¿Qué es el SOW?

a. Documento sobre la declaración del trabajo.

b. Documento sobre los requisitos que debe cumplir el proveedor.

c. Ninguna de las anteriores es correcta.

7. La declaración de trabajo debe ser:

a. Clara y precisa.

b. Amplia y muy genérica.

c. Ninguna de las anteriores es correcta.

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 8. Según la Guía PMBOK, sexta edición, algunas de las estrategias
que se pueden tener en cuenta para planificar las adquisiciones de
un proyecto pueden ser:

a. Métodos de entrega.

b. Formas de pago.

c. Todas las respuestas son correctas.

9. El FPEPA se refiere a…

a. Precio fijo más honorarios con incentivos.

b. Al contrato por precio fijo con ajustes económicos de precio.

c. Precio fijo cerrado.

10. Para valorar la viabilidad de las adquisiciones, ¿qué parámetros

financieros puedo utilizar?

a. ROI.

b. IRR.

c. Todas las respuestas con correctas.

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