Tema 3 Gestión de Las Adquisiciones

ÍNDICE DE CONTENIDOS
CONTENIDO ...................................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 2
2. ¿CÓMO CONTROLAR LAS ADQUISICIONES? ................................................... 4

2.1. CONTROLAR LAS RELACIONES CONTRACTUALES ................... 6
2.2. EL CICLO DE VIDA DEL CONTRATO ............................................. 7
3. TAREAS PRINCIPALES QUE SE DEBEN REALIZAR EN EL CONTROL

DE LAS ADQUISICIONES ....................................................................................................... 10
3.1. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES .......................................... 12
3.2. MONITOREAR Y CONTROLAR .................................................... 13
3.3. CERRAR LAS ADQUISICIONES ................................................... 14
4. DOCUMENTACIÓN RELATIVA AL CONTROL DE LAS

ADQUISICIONES ......................................................................................................................... 17
4.1. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS ...................... 17
4.2. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS ................................................................................................ 21
4.3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: SALIDAS ........................... 22
RESUMEN ....................................................................................................... 28
GLOSARIO....................................................................................................... 30
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 31
WEBGRAFÍA .................................................................................................... 32
AUTOEVALUACIÓN ........................................................................................ 33
CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 1

CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
En las fases iniciales el equipo de dirección del proyecto ha detectado,
identificado, definido y coordinado las adquisiciones necesarias para el correcto
desarrollo del proyecto. Además, una de sus principales funciones es que los
acuerdos contractuales se desarrollen de forma correcta y sean vinculantes
entre las partes. Para que esto suceda el equipo de dirección del proyecto ha
buscado el respaldo de especialistas en contratación, adquisición, derecho y
otras disciplinas técnicas, con el fin de cumplir con las políticas internas de la
organización APOs y FAEs y ajustar los términos y condiciones contractuales a
las necesidades del proyecto y a los acuerdos llegados en la negociación.
El control de las adquisiciones es el proceso en el que se gestionan las

relaciones con las adquisiciones, se supervisa el desempeño del contrato y se
efectúan los cambios y las correcciones, según sea necesario durante el
desarrollo del trabajo. Tanto el comprador como el proveedor deben administrar
(planear, organizar, dirigir y controlar su trabajo) y asegurar que se cumplan
con las obligaciones contractuales y velen por sus derechos legales. Una de las
mayores dificultades en la coordinación de las adquisiciones sucede en los
proyectos más grandes y complejos en los que participan varias adquisiciones
en diferentes fases del proyecto y, por tanto, su coordinación y gestión
simultánea o secuencial de múltiples contratos o subcontratos implica una
coordinación mayor para la consecución del proyecto.
En la gestión de proyectos existen diferentes niveles de integración de

procesos, dentro de los cuales el proceso de dirección de proyectos es uno de
los más importantes, puesto que en él se definirán las líneas generales del
proyecto para poder dirigir, coordinar y controlar de forma más eficaz las
adquisiciones. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las
relaciones contractuales adquiridas especifica la integración de las salidas del
proyecto con respecto a su gestión general. Así, la responsabilidad del equipo

de dirección del proyecto será garantizar que las adquisiciones cumplan con las
necesidades específicas del proyecto y que se respeten las políticas de la
organización en materia de adquisiciones para que se integren debidamente en
los procesos de dirección.
En definitiva, controlar las adquisiciones es un proceso en el que el comprador

y el proveedor revisan el contrato, la evolución del mismo (referente a los
trabajos ejecutados o en ejecución), la evolución y los resultados de los
compromisos adquiridos. El grupo de procesos, según la Guía PMBOK, sexta
edición, 2018, al que pertenece este proceso, es el de monitorear y controlar
dentro del área de conocimiento de la gestión de las adquisiciones del
proyecto.

PREGUNTAS DE REFUERZO
1. El control de las adquisiciones es el proceso en el que se gestionan las

relaciones con las adquisiciones, se supervisa el desempeño del
contrato y se efectúan cambios y correcciones según sea necesario.
Verdadero
Falso
2. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las relaciones

contractuales adquiridas especifica la integración de las entradas del
proyecto con respecto a su gestión general.
Verdadero
Falso. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las

relaciones contractuales adquiridas especifica la integración de las
salidas del proyecto con respecto a su gestión general.

2. ¿CÓMO CONTROLAR LAS ADQUISICIONES?
El proceso de controlar las adquisiciones se encarga de administrar las
relaciones contractuales entre compradores y proveedores y poder establecer
relaciones duraderas, con el fin de asentar una base sólida para futuras
relaciones. Por otro lado, se debe revisar y documentar el rendimiento de los
proveedores contratados, con el fin de, si es necesario, aplicar las acciones
correctivas adecuadas, solicitudes de cambios o monitorear cualquier
circunstancia que pueda ocurrir y que sea dispar a la línea general del trabajo
establecido.
El conocimiento de los documentos relativos a las adquisiciones del proyecto

será una de las herramientas más importantes que deberán conocer los
responsables de controlar las adquisiciones, ya que el control y monitoreo de
las actividades a realizar desglosadas en el cronograma, incluido en el
contrato, será una de las piedras angulares del monitoreo del proyecto, sobre
todo en términos de entregables y costes. En función del análisis del
cronograma se establecen las medidas necesarias para controlar las
adquisiciones y se deberán justificar e integrar las salidas como documentos
esenciales para evaluar el trabajo realizado.
En tanto que contrato vinculante, la responsabilidad de ambas partes en la

realización de los trabajos y actividades necesarias para el correcto desarrollo
del proyecto incluye la realización de documentos relativos a los componentes
administrativos, con el fin de justificar el cumplimiento de las cláusulas y
condiciones establecidas en el contrato. De esta forma, la administración
documental será esencial en el control del proyecto, ya que permitirá
monitorear el desempeño de los trabajos realizados y gestionar las solicitudes
de cambios o reclamaciones en caso necesario. Algunos de los componentes
sobre los que ambas partes deben trabajar y presentar son:
 Documentación relativa al componente financiero, en el que se definan

los plazos de pago definidos en el contrato. Igualmente, en base al

cronograma, la emisión de facturas en las que se anexe la realización,
finalización y entrega de las actividades contratadas por parte del
proveedor, así como la ejecución del pago en los tiempos y condiciones
establecidas en el contrato por parte del comprador.
 Documentación relativa al componente temporal, en el que se definan

los tiempos de los entregables y el cumplimiento de los mismos.
Incluyendo, en caso de que se hayan producido las solicitudes de
cambios, reclamaciones y otra documentación que haya podido
ocasionar cambios al cronograma inicial. Ambas partes podrán realizar
este tipo de documentos, ya que los retrasos, cambios, reclamaciones,
etc. pueden ocurrir en las dos direcciones.
En caso de que, durante el proceso de control de las adquisiciones, se detecte

que alguno de los componentes no cumple con lo establecido en el contrato la
parte responsable de dicho incumplimiento deberá realizar solicitudes de
cambio, reclamaciones o tomar medidas correctivas en las que se incluyan:
 Una justificación de la causa del incumplimiento.
 Una redacción del incumplimiento.
 La conveniencia recomendada, sugerida o adecuada.
Si el director del proyecto encargado del control de las adquisiciones detecta

algunas de dichas circunstancias, el contrato y la relación comercial entre las
partes podrá ser evaluada y se tomarán las decisiones relativas a la
continuidad o no de la relación.
2.1. CONTROLAR LAS RELACIONES CONTRACTUALES
La premisa de todo proyecto referida a la relación entre el proveedor y el

comprador es la confianza mutua. En este proceso una de las principales
características es el aseguramiento del cumplimiento del contrato, por ello,
cada una de las partes deberá asegurar que la parte contraria cumpla con sus

obligaciones contractuales y, en caso contrario, estos estarán amparados y
protegidos por los derechos legales contemplados en el acuerdo contractual.
El aseguramiento de las relaciones contractuales entre las partes será una de

las funciones a realizar en el proceso de controlar las adquisiciones. Además,
se encargará del buen funcionamiento del proyecto mediante el control del
rendimiento del proveedor, que deberá cumplir con los requisitos contractuales
y el comprador deberá actuar conforme a los términos del contrato.
Para que las relaciones contractuales sean buenas durante el transcurso de la

relación contractual y que, si todo va bien, puedan mantenerse en el futuro el
trabajo a realizar por el equipo de dirección en el proceso de controlar las
adquisiciones trata de revisar y documentar el rendimiento de los proveedores
del proyecto, ya que en caso de que haya alguna circunstancia de
incumplimiento o riesgo no detectado puedan intervenir, corregir o reconducir.
Para ello deberán:
 Gestionar la relación contractual entre ambas partes.
 Gestionar los cambios relacionados con los contratos.
 Implementar las acciones correctivas necesarias y establecer una

relación sólida para futuras relaciones.
2.2. EL CICLO DE VIDA DEL CONTRATO
Los contratos marcan las relaciones comerciales y de negocios, así como las
directrices necesarias para poder ejecutar los trabajos en un proyecto. Por ello,
conocer cómo funciona el ciclo de vida de un contrato es importante para saber
cómo controlar la correcta ejecución de los trabajos para llegar a cumplir con
los objetivos del proyecto. Una de las responsabilidades del equipo de
dirección del proyecto en la fase inicial de la gestión de las adquisiciones es
ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades
específicas y/o técnicas del proyecto. Los contratos a menudo se redactan
teniendo en cuenta las normas o procedimientos (APOs y FAEs) de las

organizaciones contratantes, con el fin de ajustar la administración del control
de las adquisiciones a las necesidades internas de la organización. Por
supuesto la otra parte también debe ser conocedora de los procedimientos de
la organización con la que va a firmar y, en caso de que se quiera, negociar las
pautas del trabajo, las especificaciones técnicas o plazos de pago o de entrega
(componentes financieros y temporales) en la fase de negociación y revisión
del contrato.
Toda esta información inicial que tiene lugar en los procesos de planificación
del control de las adquisiciones es importante, puesto que marcará las
relaciones entre las partes, algo que, como hemos visto en el punto anterior, es
una de las tareas a realizar en el proceso de control de las adquisiciones. Por
ello, conocer cuál es el ciclo de vida del contrato y cómo este ha llegado a
realizarse será una información muy eficaz para monitorear y controlar las
relaciones contractuales del proyecto.
Analizar el ciclo de vida del contrato ayuda a realizar una trazabilidad,
permitiendo seguir la evolución del proceso de las actividades establecidas en
él. Conocer en qué fase se encuentra el contrato nos ayudará a trazar las
líneas de trabajo para controlar y monitorear las adquisiciones. En la siguiente
gráfica se muestran las fases que se dan en el ciclo de vida de un contrato:
Finalización Aprobación
Ciclo de vida
Revisión y
Ejecución de un contrato negociación
Firma Redacción

En el proceso de controlar las adquisiciones la ejecución y la finalización son
las fases que se deben trabajar, con el fin de monitorizar las actividades del
contrato y velar para que se cumplan, según las condiciones establecidas. Por
ello, conocer qué actividades deben realizarse, en qué modo y cuáles son los
componentes financieros y temporales que se han acordado ayudará a marcar
las líneas de trabajo para documentar y administrar las adquisiciones.

1. En las solicitudes de cambio, reclamaciones o medidas correctivas a

tomar en caso de que algún componente no cumple con lo establecido
en el contrato, se incluye (seleccione las dos respuestas correctas):
a) Una redacción de lo estipulado en el contrato.
b) Una justificación de la causa del incumplimiento.
c) La conveniencia recomendada, sugerida o adecuada.
2. Entre las fases del ciclo de vida de un contrato, se encuentran

(seleccione las dos respuestas correctas):
a) Aprobación.
b) Reunión.
c) Ejecución.

3. TAREAS PRINCIPALES QUE SE DEBEN REALIZAR EN EL
CONTROL DE LAS ADQUISICIONES
La Guía PMBOK, sexta edición, 2018, define controlar las adquisiciones como
el proceso consistente en gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear
la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato,
según corresponda.
Con el fin de poder controlar y gestionar las relaciones con las adquisiciones, el
proceso de dirección del proyecto toma un papel importante, ya que en él se
definirán las líneas generales del proyecto, a partir de las que se podrá
coordinar, y se establecerá una hoja de ruta de gestión de las adquisiciones,
acorde a los objetivos generales del proyecto.
Por ello, los procesos de dirección que se aplican al proceso de la gestión de

las adquisiciones son:
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Acción que autorizará el

trabajo del vendedor en el momento oportuno.
 Control de la calidad. Realizar una inspección y verificar la conformidad

del protocolo establecido con el vendedor.
 Control integrado de cambios. Asegurar que las modificaciones estén

correctamente aprobadas y que todos los involucrados estén
debidamente informados.
 Controlar los riesgos. Asegurar la mitigación de riesgos.
 Controlar las adquisiciones.
En definitiva, el proceso de control de las adquisiciones garantiza el

desempeño del contrato, tanto por parte del vendedor como del comprador, y el
cumplimiento de los requisitos del proyecto, de conformidad con los términos
del acuerdo legal.

3.1. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES
Una de las primeras tareas que se deben realizar en el proceso de control de

las adquisiciones es la gestión de las relaciones con los proveedores, es decir,
supervisar el desempeño del contrato y efectuar los cambios y las correcciones
según sean necesarias. Todas las partes participantes en un contrato deben
ser responsables del cumplimiento de las condiciones contractuales y asumir el
control del desempeño de las actividades, así como valorar si en el transcurso
del desarrollo de las actividades programadas puede haber cambios o
correcciones que se deban realizar, con el fin de mejorar el desempeño y no
perjudicar a la línea de desempeño general del proyecto.
El máximo responsable de administrar el desempeño del contrato es el equipo

de dirección del proyecto, ya que, debido a la naturaleza legal de la relación
contractual, será el órgano o el equipo que podrá tomar las decisiones
pertinentes en caso de cambios o correcciones, ya que estos pueden acarrear
implicaciones legales.
Los responsables de administrar las adquisiciones del proyecto deben tener

muy claro cuál es su alcance, el tiempo requerido y los recursos necesarios
para cumplir con sus objetivos. Son los tres parámetros básicos con los que
tendrá que lidiar el administrador de proyectos y que, al final, determinarán en
gran medida si el proyecto es o no exitoso.
Alcance
Tiempo Coste

Así, en esta fase se debe valorar de forma exhaustiva el componente financiero
que implica el control de los pagos efectuados al proveedor, ya que es una
forma de conocer qué trabajos están hechos, conforme a las condiciones
acordadas, y cómo se han pagado. Es una manera de poder evaluar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como si se necesitan
aplicar acciones correctivas. En resumen, administrar las adquisiciones incluye
la gestión de la finalización anticipada de trabajo planteado en el contrato y el
cumplimento con las condiciones contractuales.
3.2. MONITOREAR Y CONTROLAR
Con el fin de dar seguimiento y revisar el avance del proyecto, y así cumplir con
los objetivos del plan de dirección del proyecto. En paralelo, la administración
de las adquisiciones se debe monitorear. Esta acción alude a una fase analítica
en la que se compara el desempeño real del proyecto con respecto al plan para
la dirección del proyecto, es decir, se analiza la relación entre la ejecución del
proyecto y la planificación con el único objetivo de conseguir la satisfacción de
los interesados.
Por tanto, controlar las adquisiciones del proyecto permite conocer el estado
real del proyecto, ayuda a identificar problemas y poder tomar medidas
preventivas o correctivas que puedan conllevar a una modificación del plan
inicial. Por tanto, esta fase va a permitir:
 Identificar nuevos riesgos para el proyecto.
 Analizar, revisar y monitorear los riesgos ya identificados y que puedan

afectar a la ejecución y plan del proyecto.
 Implementar un plan de respuesta a los riesgos, adaptado a las

necesidades reales del proyecto.
 Constatar la eficacia y eficiencia de la ejecución del proyecto.
En resumen, el beneficio de la fase de monitorear y controlar el proyecto sirve

para certificar la eficiencia y eficacia de la ejecución de este, ya que permite

identificar posibles debilidades y riesgos para poder implementar medidas
correctivas sin que estas circunstancias afecten al plan de general del proyecto.
3.3. CERRAR LAS ADQUISICIONES
Es la última tarea a realizar en el proceso de control de las adquisiciones y,

como su nombre indica, implica que se deben cerrar las adquisiciones y dar por
finalizado el contrato que vincula a las dos partes.
Una de las tareas fundamentales que hay que tener en cuenta en esta fase es
la resolución de cuestiones pendientes, incluido el cierre de posibles
reclamaciones o verificaciones de entregables y los abonos monetarios
pertinentes.
Como menciona Echeverria (2013), podemos hacer una distinción entre el

“cierre del contrato” y el “cierre administrativo” del proyecto. En esta cita
Echeverria quiere diferenciar la fase del cierre del contrato, es decir, el
momento en el que las partes firmantes del contrato han finalizado y cumplido
con las cláusulas y condiciones ahí establecidas, desde los entregables hasta
los pagos realizados, y, por otro lado, el cierre administrativo del proyecto en el
que se procederá a cerrar el contrato, una vez que las condiciones ahí
estipuladas estén satisfactoriamente realizadas y certificadas por ambas
partes.
Por otro lado, la fase de cierre va más allá de la finalización del contrato,
puesto que se debe implementar una serie de procedimientos y procesos que
ayudará a valorar el global del proyecto. Es decir, se realizarán documentos
administrativos que permitirán a la organización actualizar los activos y realizar
una autoevaluación del proyecto con el fin de mejorar en el futuro. Los
procesos sobre los que trabajar para actualizar los activos del proyecto son los
siguientes:
 Procedimiento de cierre administrativo. En el que se incluye la

aceptación formal de la finalización del servicio o producto contratado y

en el que se anexa documentación precisa como, por ejemplo,
documentos que incluyan cambios o modificaciones que se hayan
producido.
 Auditoria del proceso de compra. Que son beneficiosas para identificar

las fortalezas y las áreas de mejora en futuros procesos de compra que
van desde la decisión de adquirir los productos o servicios hasta la
gestión y planificación del contrato.
 Actualización de los activos de los procesos de la organización. En los

que se incluyen lecciones aprendidas en los procesos de compras y
anexos sobre el análisis o conclusiones de mejora de los procedimientos
aplicados en el proyecto.
En definitiva, esta fase de cierre de las adquisiciones servirá a la organización y

al equipo de dirección del proyecto como autoevaluación para mejorar la
eficacia de su gestión y control de adquisiciones en proyecto futuros.

1. Entre los procesos de dirección que se aplican al proceso de la gestión

de las adquisiciones , se encuentra (seleccione la respuesta correcta):
a) Revisar el contrato.
b) Controlar las adquisiciones.
c) Ambas opciones son correctas.
2. Controlar las adquisiciones del proyecto permite (seleccione la respuesta

correcta):
a) Conocer el estado real del proyecto.
b) Identificar problemas.
c) Ambas opciones son correctas.

4. DOCUMENTACIÓN RELATIVA AL CONTROL DE LAS
ADQUISICIONES
La gestión de las adquisiciones se refiere todos los procesos de compra o

adquisición de servicios, resultados o productos que se requieran para el
avance del proyecto en sus diferentes procesos, es decir, planificar, ejecutar,
monitorear y cerrar las adquisiciones. Por tanto, la administración de los
contratos emitidos y su ejecución, según las obligaciones contractuales
negociadas y firmadas por las partes involucradas, implica una relación
vinculante hasta el cierre del contrato. Para controlar la relación y la ejecución
de las condiciones firmadas en el contrato se deberán monitorizar las
relaciones entre las partes y valorar cada uno de los pasos a seguir, marcados
en el cronograma y justificados con una serie de documentos, que, según el
PMBOK, sexta edición, 2018, serán los que se explican a continuación.
4.1. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS
A continuación, se va a citar una serie de documentos que, según la Guía

PMBOK, sexta edición, 2018, deberá ser los inputs, es decir, la información que
debemos tener en cuenta para poder monitorizar y controlar las adquisiciones
en el inicio del proceso y que nos ayudará a analizar y conocer cuál es el tipo
de relación que queremos mantener con el proveedor y nos dará las pautas
para monitorear las adquisiciones:
 Plan para la dirección del proyecto. En el que se definen las líneas

generales del proyecto, esenciales para poder monitorizar las
adquisiciones, con el fin de cumplir con sus objetivos. En este plan, entre
otros, se incluyen:
 Plan de gestión de los requisitos, en el que se describe cómo se

deben analizar, documentar y gestionar los requisitos de los
contratistas.

 Plan de gestión de los riesgos, en el que se describe el modo en el
que las actividades de riesgo creadas por los vendedores se
estructurarán y llevarán a cabo para el proyecto.
 Plan de gestión de las adquisiciones, que contiene las actividades a

llevar a cabo durante el proceso de controlar las adquisiciones.
 Plan de gestión de cambios, que contiene información sobre el modo

en que se procesarán los cambios creados por los vendedores.
 Línea base del cronograma, que, en el caso de que se produzcan

retrasos creados por los vendedores que afecten al desempeño
general del proyecto, podría ser actualizada y aprobada en el
cronograma para reflejar las expectativas actuales.
 Documentos del proyecto, que incluyen:
 Registro de supuestos, que documenta los supuestos que se han

realizado durante el proceso de adquisición.
 Registro de las lecciones aprendidas, documento en el que se

desarrollan las lecciones aprendidas a lo largo del proceso, pero que,
además, se podrán utilizar en otras fases del proyecto, incluso en el
cierre del mismo para sustraer conclusiones y poder mejorar las
actuaciones.
 Lista de hitos, en los que se registran las fechas previstas para la

entrega por parte de los proveedores de los entregables.
 Informes de calidad, pueden identificar los procesos, procedimientos

o productos de los proveedores que no están en cumplimiento.
 Documentación de requisitos, en la que se incluyen los requisitos

técnicos que debe cumplir el proveedor y los requisitos con
implicaciones contractuales y legales que podrían incluir aspectos
relacionados con salud, seguridad, desempeño, medioambiente,

seguros, derechos de propiedad intelectual, etc. Además de otros
requisitos necesarios que no son considerados cómo técnicos.
 Matriz de trazabilidad de requisitos, en la que se vinculan los

requisitos del producto, desde el inicio del proyecto hasta los
entregables que se han subcontratado, para poder suplir las
necesidades del mismo.
 Registro de riesgos, cada proveedor elegido tiene sus propios

riesgos, según el tipo de empresa contratada, la duración del
contrato, el entorno, el método de entrega, el precio…
 Registro de interesados, incluye la información de los interesados

identificados para la consecución del proyecto, incluidos miembros
contratados del equipo, proveedores seleccionados y otros
interesados involucrados en las adquisiciones.
 Acuerdos. Son documentos que aluden a los convenios entre partes

firmantes del contrato, en los que se incluye el convenio de deberes y
obligaciones de ambas partes. Estos acuerdos pueden ser revisados,
con el fin de verificar el cumplimento de los términos y condiciones.
 Documentación de las adquisiciones. Incluye toda la documentación

precisa del proyecto que ayudará y apoyará a la fase de la
administración del proceso de las adquisiciones. Los documentos que
incluye son: el enunciado del trabajo, información sobre los pagos,
información de desempeño del trabajo de los contratistas o
proveedores, planes de trabajo, planos (si los hubiera…) y demás
correspondencia.
 Solicitudes de cambio aprobadas. Todos los cambios relativos a

adquisiciones se documentan formalmente por escrito y se aprueban
antes del proceso de control de las adquisiciones. En los proyectos más
grandes, cuando existan múltiples vendedores a los que afecten los
cambios aprobados, se debe tener la capacidad para identificar,

comunicar y resolver los cambios que afectan al trabajo. Las solicitudes
de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los términos y
condiciones del contrato, incluidos los enunciados del trabajo (SOW)
relativo a las adquisiciones, los precios y la descripción de los
productos, servicios o resultados de los entregables.
 Datos de desempeño del trabajo. Contienen datos relativos a los

proveedores, según su desempeño en el proyecto, como datos técnicos
en los que se incluyen las actividades que han comenzado, las que
están en curso o las ya finalizadas, presupuestos incurridos o
comprometidos, facturas y el estado de las mismas…
 Factores Ambientales de la Empresa. Pueden influir en el proceso de

controlar las adquisiciones y, para ello, deberemos controlar la siguiente
documentación:
 Sistema de control de cambios del contrato.
 Condiciones del mercado.
 Sistema de gestión financiera y de las cuentas a pagar.
 El código ético de la organización.
 Activos de los procesos de la organización.

Estos activos de procesos abarcan planes, políticas de adquisición y sus
procedimientos. Los activos de procesos también pueden marcar las
bases de conocimiento de la organización, como las lecciones
aprendidas y la información histórica que sea relativa a las
adquisiciones.

4.2. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS
La Guía PMBOK, sexta edición, 2018, especifica cinco técnicas y herramientas

que nos ayudarán a definir la forma en la que podemos trabajar para optimizar
el control de las adquisiciones.
 Juicio de expertos. Se toman en cuenta las opiniones de individuos o

grupos de expertos que tengan experiencia o conocimientos
especializados en las siguientes áreas:
 Áreas funcionales relevantes tales como finanzas, ingeniería, diseño,

desarrollo, gestión de la cadena de suministro, etc.
 Leyes, regulaciones y requisitos de cumplimiento.
 Administración de reclamaciones.
 Administración de reclamaciones. La Guía PMBOK, sexta edición, alude

con reclamaciones a aquellos cambios que han tenido lugar o a las
solicitudes de cambios en las que el comprador y vendedor no han
llegado a un acuerdo sobre la compensación por dicho cambio. En caso
de que este último no pueda ser resuelto, se convierte en conflicto y,
finalmente, en apelación. En este caso se documentan, procesan,
monitorean y gestionan, a lo largo del ciclo de vida del contrato, de
conformidad con las cláusulas y término estipulados. En el caso de que
estos conflictos y reclamaciones no se puedan resolver, el método más
utilizado para su resolución es la negociación.
 Análisis de datos. Es una técnica que se utiliza para monitorear y

controlar las adquisiciones y las pautas de trabajo a seguir. Para poder
llevarla a cabo son necesarios los siguientes parámetros:
 Revisiones del desempeño de los contratos, en los que se incluyen la

calidad del desempeño, los recursos, el cronograma y los costos

sobre el acuerdo. Por ello, el análisis e identificación del
cumplimiento de estos parámetros ayudará a controlar las
adquisiciones y sus obligaciones contractuales.
 Análisis del valor ganado. Análisis que determina el grado de

desviación que se ha producido con respecto al objetivo. Aplicando
este análisis se calculan las variaciones del cronograma y del
presupuesto y se comparan los índices del desempeño a conseguir.
 Análisis de tendencias. El análisis en el que se desarrolla un

pronóstico y estimación sobre el índice de mejora o de deterioro del
desempeño.
 Inspección. Se trata de realizar inspecciones estructuradas del trabajo

que se está realizando, según el acuerdo al que se ha llegado con el
proveedor. Estas inspecciones pueden realizarse de diferentes formas,
bien mediante una revisión de los entregables o mediante una revisión
física del trabajo, dependiendo de la tipología de proyecto que se esté
realizando.
 Auditorias. Se realizan revisiones estructuradas del proceso de

adquisición. El resultado o análisis de dichas auditorias se debe poner
en conocimiento del director del proyecto de ambas partes participantes
en el acuerdo, con el fin de poder realizar los ajustes que sean
necesarios.
4.3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES: SALIDAS
Para finalizar este proceso se tendrán en cuenta los outputs, es decir, se

recogerá la información obtenida en una serie de documentos. Según la Guía
PMBOK, sexta edición, 2018, los documentos que debemos registrar son:
 Adquisiciones cerradas. Suele ser habitual que, una vez que las
obligaciones contractuales del proveedor hayan finalizado, este haga
llegar una notificación formal al comprador. Como norma general, las

especificaciones y modos de cierre de las adquisiciones se definen en
las condiciones y términos del contrato. Para hacer formal la
documentación de las adquisiciones cerradas el equipo de dirección del
proyecto debe comprobar que se ha cumplido con todos los requisitos
del contrato, se ha cumplido con los plazos de entrega establecidos en
el cronograma, los entregables cumplen con los requisitos contractuales
y las facturas han sido emitidas y pagadas.
 Información de desempeño del trabajo. En la que se incluye información

referente a cómo el proveedor está desempeñando el trabajo, relativa a
los entregables recibidos, el desempeño técnico alcanzado y los costes
aceptados e incurridos, con respecto al presupuesto del SOW para el
trabajo realizado.
 Actualizaciones a la documentación de las adquisiciones. Se pueden

incluir las actualizaciones realizadas en el cronograma aprobado en el
contrato, se adjuntan las solicitudes de cambios aprobados, la
documentación técnica realizada y aportada por el proveedor y diversa
documentación sobre el desempeño del trabajo referente a los
entregables, informes de desempeño del proveedor, garantías,
documentos financieros (incluidas las facturas y recibos de pago) y
resultados de inspecciones o auditorias relacionadas con el contrato.
 Solicitudes de cambio. Todas las solicitudes de cambio recibidas se

procesan y revisan para poder ser incluidas en el proceso de control
integrado de cambios, puesto que dichas solicitudes pueden acarrear
cambios en el plan para la dirección del proyecto, la línea base de
costes, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las
adquisiciones. Asimismo, pueden acarrear un cambio constructivo en el
contrato, sobre todo aquellas que han sido aportadas por el proveedor
en términos técnicos que incluyan instrucciones o medidas que se deben
adoptar por circunstancias concretas relacionadas con la ejecución del
contrato. En el caso de que se haya aportado alguna solicitud de cambio

en los entregables del proyecto y el informe sobre cómo se ha tratado e
incluido, deberá ser aportada e incluida en la documentación de salida
del proyecto.
 Actualizaciones del plan para la dirección del proyecto. Cualquier cambio

en el plan para la dirección del proyecto debe, indispensablemente,
pasar por el proceso de control de cambios mediante la solicitud de
cambio, que puede implicar una actualización del plan para la dirección
del proyecto. Entre otros, algunos de los componentes que lo pueden
requerir son:
 Plan de gestión de los riesgos. En caso de que durante la ejecución

del contrato se presenten riesgos imprevistos, este plan podría
requerir una actualización mediante el registro específico de los
riesgos.
 Plan de gestión de las adquisiciones. En el que se contempla el plan

de las actividades a realizar durante el proceso de las adquisiciones.
Por tanto, este puede requerir actualizaciones, según los resultados
de desempeño de los proveedores.
 Línea base del cronograma. En caso de que se produzcan cambios

significativos en el cronograma que afecten al desempeño general
del proyecto, sería necesario aprobar la línea base del cronograma y
actualizar las expectativas actuales. Este documento es importante,
ya que, si no se realizaran las actualizaciones debidas, podría afectar
al resto de proveedores ocasionando retrasos y, en cascada, afectar
a la línea general del proyecto.
 Línea base de los costes. Los costes de los proveedores o materiales

necesarios para la ejecución del trabajo, en ocasiones, pueden
fluctuar en precio y, por tanto, se deben actualizar y solicitar los
cambios ocasionados.

 Actualizaciones a los documentos del proyecto. Debido a las
actualizaciones generales que pueden realizarse durante el desarrollo
del trabajo, pueden afectar a los siguientes documentos, y estos
deberán actualizarse:
 Registro de las lecciones aprendidas. En caso de que se hayan

producido variaciones en el alcance, cronograma y costes, deberán
registrarse y analizarse, puesto que podrán servir para evaluar cómo
se ha afrontado y actuado y si la forma de hacerlo ha sido efectiva.
En el registro de las lecciones aprendidas también se puede añadir
información adicional que refleje la conclusión, o sugerencias sobre
cómo mejorar el proceso de adquisición.
 Requisitos de recursos. A medida que avance la ejecución del trabajo

del proveedor, puede ocurrir que haya cambios en los requisitos,
derivados de desacuerdos del proveedor sobre el cronograma de
trabajo planificado.
 Matriz de trazabilidad de requisitos. En la que se actualiza la

información obtenida de los requisitos satisfechos.
 Registro de riesgos. Cada uno de los proveedores con los que se va

a trabajar tiene un registro de riesgos (según el tipo de organización
o empresa, según el entorno externo, el método de entrega del
proyecto…), por tanto, durante la ejecución del trabajo, algunos de
los riesgos identificados pueden ocurrir o, por el contrario, surgir
nuevos riesgos que deberán documentarse.
 Registro de los interesados. En caso de que, durante la ejecución del

trabajo, los proveedores cambien se deberán registrar los cambios
acometidos.
 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización. Como

resultado del control de las adquisiciones, los activos de los procesos de
la organización que pueden ser actualizados, entre otros, pueden ser:

 Cronograma y las solicitudes de pago. Que pueden realizarse según
la conformidad con los términos y condiciones del contrato de
adquisición.
 Documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor. La

documentación citada hace referencia a la evaluación inicial que ha
hecho la organización, referente al proveedor, evalúa el trabajo que
está realizando en el proyecto actual y lo califica para poder ser un
colaborador o proveedor para futuros trabajos.
 Actualizaciones a la lista de proveedores precalificados. La lista de

proveedores que se ha realizado en la planificación de las
adquisiciones se actualizará de acuerdo al control realizado a estas.
Esta lista inicial podrá ajustarse y modificarse, según el control y
resultado obtenido en esta fase.
 Repositorio de lecciones aprendidas. Una vez finalizado el contrato,

los resultados reales de la adquisición se analizan y evalúan, según
los resultados deseados en el plan de gestión de las adquisiciones
original, y se contempla si se han conseguido los objetivos del
proyecto. Así, se genera un repositorio de lecciones aprendidas, con
el fin de mejorar la gestión y control de las adquisiciones en
proyectos venideros.
 Archivo de adquisición. Se realiza un conjunto de documentos en el

que se incluye el contrato y el documento de cierre del mismo,
además de los anexos pertinentes que se hayan podido cambiar o
actualizar durante la ejecución de trabajo. Todos estos documentos
deberán ser indexados y archivados debidamente.

1. En el plan para la dirección del proyecto se definen las líneas generales

del proyecto, esenciales para poder monitorizar las adquisiciones, con el
fin de cumplir con sus objetivos.
Verdadero
Falso
2. Los documentos que se realizan en la entrada del proceso de control de

las adquisiciones, por norma general, son actualizaciones sobre los
documentos generados al inicio del proyecto.
Verdadero
Falso. Los documentos que se realizan en la salida del proceso de

control de las adquisiciones, por norma general, son actualizaciones
sobre los documentos generados al inicio del proyecto.

RESUMEN
El proceso de controlar las adquisiciones se encuadra dentro del área de
conocimiento de la gestión de las adquisiciones. Se trata de uno de los últimos
puntos a trabajar en la gestión de estas, puesto que el monitoreo y control de
las adquisiciones también incluye el cierre administrativo y el cierre del trabajo
previsto.
Para que cada una de las fases del proceso de controlar las adquisiciones sea
efectiva se deberá tener en cuenta el rendimiento de las partes firmantes del
contrato, ya que cada una de ellas deberá ser responsable de cumplir con las
condiciones contractuales firmadas, conforme a los términos legales
estipulados en el mismo.
El control y monitoreo de las adquisiciones se realizará mediante la revisión del
avance del proyecto, teniendo en cuenta las condiciones del acuerdo y
evaluando desempeño del trabajo de los proveedores, con el fin de garantizar
el cumplimiento de los objetivos del proyecto. El monitoreo y control de las
adquisiciones de este último es una fase analítica en la que se compara el
desempeño real del proyecto, con respecto al plan para la dirección del
proyecto. Es decir, se analiza la relación entre la ejecución del proyecto y la
planificación, con el único objetivo de conseguir la satisfacción de los
interesados.
Una de las tareas fundamentales que se debe realizar en el control de las
adquisiciones es la administración de las mismas. Para ello, aplican los
procesos de dirección de proyectos apropiadas a las relaciones contractuales y
a la integración de las salidas de estos procesos en las líneas generales del
proyecto.
En la Guía PMBOK, sexta edición, 2018, se establecen los documentos
necesarios que se deberán tener en cuenta en el inicio del proceso, es decir,
qué necesitamos para controlar las adquisiciones, especificados en las
entradas. Asimismo, expone las herramientas y técnicas que se pueden utilizar
para poner en práctica las tareas de control y monitoreo. Finalmente, con el

objetivo de finalizar el proceso, el PMBOK explica la documentación que
deberemos obtener, fruto del trabajo realizado. Es decir, toda aquella
información que nos ayudará a cerrar el proceso de las adquisiciones, así como
documentación que nos permitirá evaluar el trabajo realizado y poderlo registrar
para futuros proyectos, con el fin de poder mejorar las relaciones contractuales.
En resumen, el beneficio de la fase de monitorear y controlar el proceso de las
adquisiciones sirve para certificar la eficiencia y eficacia de la ejecución del
trabajo de las adquisiciones en el desarrollo del proyecto, ya que permite
identificar posibles debilidades y riesgos que se puedan producir durante la
materialización de las obligaciones contractuales, y así poder implementar las
medidas correctivas precisas, sin que estas circunstancias puedan afectar al
plan de general del proyecto.

GLOSARIO
LA GUÍA DEL PMBOK: Es un instrumento desarrollado por el Project

Management Institute (o PMI) que establece un criterio de buenas prácticas
relacionadas con la gestión, la administración y la dirección de
proyectos, mediante la implementación de técnicas y herramientas que permite
identificar un conjunto de procesos.
APOs: Se refiere a los activos de procesos de nuestra organización. Es decir,

el PM debe conocer cómo la empresa establece los procedimientos en un
proyecto, esto es, el protocolo de actuación.
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA o FAES: Documento o

documentos en los que se describe todo lo que rodea al proyecto: cómo se ha
organizado, cuáles son sus infraestructuras, el equipo de trabajo y sus
características, los recursos materiales de los que se dispone…
INPUTS: Toda aquella información introducida o generada de forma inicial en

un proyecto y que servirá de guía para conocer las líneas generales del trabajo.
Referida a los documentos generados en las “entradas” del proceso de las
adquisiciones del proyecto.
OUTPUTS: Información generada a lo lago del proyecto. Referida a los

documentos generados en las “salidas” del proceso de las adquisiciones del
proyecto.

BIBLIOGRAFÍA
Bercoff, M. A. (2007). El arte de la negociación: el método Harvard en 10

preguntas. Bilbao: Universidad.
Bassat, L. (2013). Inteligencia comercial. Barcelona: Plataforma Editorial.
Child, J., Gaulkener, D y Pitkethly, R. (2015). The management of international

acquisition. México: Oxford University Press.
Dennis, L. (2003). Fundamentos de la gestión de proyectos. Madrid: AENOR.
Echeverria, D. (2013). Manual para Project manager. Madrid: Wolters Kluwer.

WEBGRAFÍA
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https://www.entrepreneur.com/article/264325. Consultado el día 05/09/2019.
https://www.danielecheverria.com/2014/04/10/gestion-de-adquisiciones/.
Consultado el día 05/09/2019.

AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Cuál es una de las tareas esenciales en el control de las

adquisiciones?
a. Ejecutar las actividades del contrato.
b. Gestionar las relaciones con las adquisiciones.
c. Planificar las relaciones con las adquisiciones.
2. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las

relaciones contractuales adquiridas especifica la integración de:
a. Las entradas del proyecto.
b. Las salidas del proyecto.
c. Las líneas generales del proyecto.
3. ¿Quién es el responsable del cumplimiento de las condiciones

establecidas en el contrato?
a. El proveedor.
b. El comprador.
c. Las dos partes.
4. ¿Cuáles son los dos componentes básicos sobre los que deben
trabajar tanto el proveedor como el comprador?
a. Componente financiero y relacional.
b. Componente financiero y temporal.
c. Componente financiero y de conveniencia.

5. ¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de un contrato que se deben
tener en cuenta en el proceso de control de las adquisiciones?
a. Aprobación y revisión.
b. Redacción y firma.
c. Ejecución y finalización.
6. ¿Cuál es el proceso de dirección que se aplica al de la gestión de

las adquisiciones?
a. Control integrado de cambios.
b. Control de riesgos.
c. Todas las respuestas son correctas.
7. Los documentos del proyecto, los acuerdos y la documentación de

las adquisiciones son:
a. Entradas.
b. Salidas.
c. Las dos respuestas son correctas.
8. ¿Mediante qué técnica se realizan revisiones estructuradas del

proceso de adquisición?
a. Inspecciones.
b. Auditorias.
c. Análisis de tendencias.

9. Para controlar los Factores Ambientales de la Empresa, ¿qué
documentación debemos tener en cuenta?
a. Sistemas de control de cambios del contrato.
b. Sistema de gestión financiera y de las cuentas a pagar.
c. Todas las respuestas son correctas.
10. ¿Cuáles son los activos de los procesos de la organización que

pueden ser actualizados en las salidas del proceso?
a. El cronograma y las solicitudes de pago.
b. La matriz de trazabilidad de requisitos.
c. El plan de gestión de los riesgos.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

2. ¿CÓMO CONTROLAR LAS ADQUISICIONES? ................................................... 4

3. TAREAS PRINCIPALES QUE SE DEBEN REALIZAR EN EL CONTROL

4. DOCUMENTACIÓN RELATIVA AL CONTROL DE LAS

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 1

El control de las adquisiciones es el proceso en el que se gestionan las

En la gestión de proyectos existen diferentes niveles de integración de

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 2

En definitiva, controlar las adquisiciones es un proceso en el que el comprador

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 3

1. El control de las adquisiciones es el proceso en el que se gestionan las

2. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las relaciones

Falso. La aplicación de los procesos de dirección referentes a las

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 4

El conocimiento de los documentos relativos a las adquisiciones del proyecto

En tanto que contrato vinculante, la responsabilidad de ambas partes en la

 Documentación relativa al componente financiero, en el que se definan

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 5

 Documentación relativa al componente temporal, en el que se definan

En caso de que, durante el proceso de control de las adquisiciones, se detecte

 Una justificación de la causa del incumplimiento.

 Una redacción del incumplimiento.

 La conveniencia recomendada, sugerida o adecuada.

Si el director del proyecto encargado del control de las adquisiciones detecta

2.1. CONTROLAR LAS RELACIONES CONTRACTUALES

La premisa de todo proyecto referida a la relación entre el proveedor y el

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 6

El aseguramiento de las relaciones contractuales entre las partes será una de

Para que las relaciones contractuales sean buenas durante el transcurso de la

 Gestionar la relación contractual entre ambas partes.

 Gestionar los cambios relacionados con los contratos.

 Implementar las acciones correctivas necesarias y establecer una

2.2. EL CICLO DE VIDA DEL CONTRATO

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 7

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 8

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 9

1. En las solicitudes de cambio, reclamaciones o medidas correctivas a

a) Una redacción de lo estipulado en el contrato.

b) Una justificación de la causa del incumplimiento.

c) La conveniencia recomendada, sugerida o adecuada.

2. Entre las fases del ciclo de vida de un contrato, se encuentran

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 10

Por ello, los procesos de dirección que se aplican al proceso de la gestión de

 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Acción que autorizará el

 Control de la calidad. Realizar una inspección y verificar la conformidad

 Control integrado de cambios. Asegurar que las modificaciones estén

 Controlar los riesgos. Asegurar la mitigación de riesgos.

 Controlar las adquisiciones.

En definitiva, el proceso de control de las adquisiciones garantiza el

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 11

Una de las primeras tareas que se deben realizar en el proceso de control de

El máximo responsable de administrar el desempeño del contrato es el equipo

Los responsables de administrar las adquisiciones del proyecto deben tener

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 12

3.2. MONITOREAR Y CONTROLAR

 Identificar nuevos riesgos para el proyecto.

 Analizar, revisar y monitorear los riesgos ya identificados y que puedan

 Implementar un plan de respuesta a los riesgos, adaptado a las

 Constatar la eficacia y eficiencia de la ejecución del proyecto.

En resumen, el beneficio de la fase de monitorear y controlar el proyecto sirve

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 13

3.3. CERRAR LAS ADQUISICIONES

Es la última tarea a realizar en el proceso de control de las adquisiciones y,