GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la
recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y
oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con
los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos
los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un
puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e
intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:

 • Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de

comunicación, público)

 • Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos,

conversaciones ad hoc)

 • Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)

 • Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

• Escrita y oral

• Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a

la dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:

• escuchar de manera activa y eficaz

 • formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión
 • educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz
 • investigar para identificar o confirmar información
 • identificar y gestionar expectativas
 • persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción
 • negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables
 • resolver conflictos para prevenir impactos negativos
 • resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

 El Gráfico 6-1 presenta una descripción general de los procesos de Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto.
6.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS.

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa
a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto. Los interesados en el
proyecto son personas y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto,
o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o
terminación del proyecto. Ellos también pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organización y poseer
diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organización ejecutante del
proyecto.

 Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el
comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e
influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y
determinar el nivel y el momento de su participación, a fin de maximizar las influencias
positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. La mayoría de los
proyectos tendrán gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo con el que cuenta el
director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos
interesados deberían ser clasificados según su interés, influencia y participación en el
proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias
para asegurar el éxito del proyecto.

GRÁFICO 6-2

6.1.1 Identificar a los Interesados: Entradas

1 Acta de Constitución del Proyecto

2 Documentos de Adquisición

3 Factores Ambientales de la Empresa

4 Activos de los Procesos de la Organización

6.1.2 Identificar a los Interesados: Herramientas y Técnicas

1 Análisis de los Interesados

2 Juicio de Expertos

6.1.3 Identificar a los Interesados: Salidas

1 Registro de Interesados
2 Estrategia de Gestión de los Interesados

6.2 PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES.

Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de

información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las
comunicaciones.

El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y

comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la
necesitará, cómo le será proporcionada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten
la necesidad de comunicar información sobre el proyecto, las necesidades de información y
los métodos de distribución varían ampliamente. Identificar las necesidades de información
de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades
constituyen factores importantes para el éxito del proyecto.

El proceso Planificar las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores
ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organización tendrá un efecto
importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

GRÁFICO 6-3

6.2.1 Planificar las Comunicaciones: Entradas

1 Registro de Interesados

2 Estrategia de Gestión de los Interesados

3 Factores Ambientales de la Empresa

4Activos de los Procesos de la Organización

6.2.2 Planificar las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas

1 Análisis de Requisitos de Comunicaciones

2 Tecnología de las Comunicaciones

3 Modelos de Comunicación

4 Métodos de Comunicación

6.2.3 Planificar las Comunicaciones: Salidas

1 Plan de Gestión de las Comunicaciones

2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6.3 DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN.

Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a
disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este
proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de
dirección. La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes
técnicas:
 •Modelos
emisor-receptor. Ciclos deretroalimentación y barreras a la comunicación.
 •Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal,
y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
 •Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de
palabras.
 •Técnicas de gestión de reuniones.Preparar una agenda y abordar los conflictos.
 •Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.
 • Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.

GRÁFICO 6-4

6.3.1 Distribuir la Información: Entradas

1 Plan para la Dirección del Proyecto

2 Informes de Desempeño

3 Activos de los Procesos de la Organización

6.3.2 Distribuir la Información: Herramientas y Técnicas

1 Métodos de Comunicación

2 Herramientas para la Distribución de la Información

6.3.3 Distribuir la Información: Salidas

1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

6.4 GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS.

Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y

trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los
problemas a medida que se presentan. Gestionar las Expectativas de los Interesados implica
actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus
expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como:

• Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad

de aceptación del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus deseos para
alcanzar y mantener los objetivos del proyecto.

• Abordar inquietudes que aún no representan incidentes, por lo general relacionadas con la
anticipación de problemas futuros. Es preciso revelar y tratar estas inquietudes, así como
evaluar los riesgos.

• Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolución puede generar una solicitud
de cambio o puede abordarse fuera del proyecto, por ejemplo, puede posponerse para otro
proyecto o fase, o derivarse a otra entidad de la organización.

Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del
proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Al
anticipar la reacción de las personas frente al proyecto, pueden implementarse acciones
preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los impactos negativos potenciales.

 El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados. La
gestión activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus
objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y limita
las interrupciones durante el proyecto.

GRÁFICO 6-5

6.4.1 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Entradas

1 Registro de Interesados

2 Estrategia de Gestión de los Interesados

3 Plan para la Dirección del Proyecto

4 Registro de Incidentes
5 Registro de Cambios

6 Activos de los Procesos de la Organización

6.4.2 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Herramientas y Técnicas

1 Métodos de Comunicación

2 Habilidades Interpersonales

3 Habilidades de Gestión

6.4.3 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Salidas

1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la  Organización

2 Solicitudes de Cambio

3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6.5 INFORMAR EL DESEMPEÑO.

Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el
desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. El
proceso Informar el Desempeño implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales
y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y
desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados del
mismo.

Los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada
audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes más
elaborados. Un informe de estado simple puede revelar información sobre el desempeño,
como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área (p.ej., el alcance,
el cronograma, los costos y la calidad). Entre los informes más elaborados, se incluyen:

El análisis del desempeño pasado

El estado actual de los riesgos e incidentes

El trabajo completado durante el período

El trabajo que se completará a continuación

El resumen de los cambios aprobados en el período

Otra información relevante que debe ser revisada y analizada

Un informe completo también debería incluir la conclusión proyectada del proyecto
(incluido el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o de
manera excepcional.

GRÁFICO 6-6

6.5.1 Informar el Desempeño: Entradas

1 Plan para la Dirección del Proyecto

2 Información sobre el Desempeño del Trabajo
3 Mediciones del Desempeño del Trabajo
4 Proyecciones del Presupuesto
5 Activos de los Procesos de la Organización

6.5.2 Informar el Desempeño: Herramientas y Técnicas

1 Análisis de Variación
2 Métodos de Proyección
3 Métodos de Comunicación
4 Sistemas de Informes
6.5.3 Informar el Desempeño: Salidas
1 Informes de Desempeño
2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
3 Solicitudes de Cambio