Auditoría de Cuentas y Documentos por Cobrar

Concepto, Importancia, Naturaleza.

La naturaleza de las cuentas puede variar dependiendo de la industria y del cliente

involucrado.

Existen diferencias en los títulos de las cuentas en la industria de servicios, la de comercio

al por menor y la industria de seguros, pero los conceptos fundamentales son los mismos.

Objetivos de Auditoria de las cuentas por cobrar.

El objetivo global en la auditoría de ventas y cobranza es evaluar si los saldos en cuenta

afectados por el ciclo se presentan imparcialmente de acuerdo con las normas de
información financiera.

En el diseño de las pruebas de los detalles de los saldos para las cuentas por cobrar, es
esencial cumplir con cada uno de los objetivos de auditoría relacionados con el saldo.

Estos nueve objetivos generales son los mismos para todas las cuentas:

1. Las cuentas por cobrar en la balanza de comprobación vencida están de acuerdo con
las cantidades relacionadas del archivo maestro, y el total se suma de forma correcta
y está de acuerdo con el libro mayor general. (Relación detallada.)
2. Las cuentas por cobrar registradas existen. (Existencia.)
3. Las cuentas por cobrar existentes están incluidas. (Integridad.)
4. Las cuentas por cobrar son precisas. (Precisión.)
5. Las cuentas por cobrar se clasifican de forma adecuada. (Clasificación.)
6. El cierre de las cuentas por cobrar es correcto. (Cierre).
7. Las cuentas por cobrar se declaran en un valor realizable. (Valor realizable.)
8. El cliente tiene derecho a las cuentas por cobrar. (Derechos.)
9. La presentación y revelación de las cuentas por cobrar es adecuada. (Presentación y
manifestación.)

Cuentas y Clases de Operaciones en el ciclo de Ventas y Cobranza.

Existen cinco clases de operaciones incluidas en el ciclo de ventas y cobranza:

1. Ventas (efectivo y ventas a cuenta).

2. Entradas de efectivo.
3. Devolución y descuentos sobre ventas.
4. Eliminación de cuentas incobrables.
5. Estimación de deudas incobrables.
El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para transferir
la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para
su venta. Se inicia con una petición por parte de un cliente y termina con la conversión del
material o servicio en una cuenta por cobrar y por último en efectivo.

Metodología para diseñar Pruebas de controles y Pruebas sustantivas de:

 Operaciones de ventas,

 Cuentas por Cobrar y

 Cuentas Incobrables.

La metodología para comprender la estructura del control interno del cliente, diseñar
pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas se fundamenta en
analizar la decisión de los procedimientos de auditoria adecuados.

Un método común es estudiar los diagramas de flujo del cliente, preparar un cuestionario
de control interno y realizar pruebas superficiales a los programas computacionales de
ventas.

El auditor utiliza la información que obtiene al conocer la estructura de control interno para
evaluar .el riesgo de control

La metodología para diseñar las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de

operaciones es, en concepto, la misma para cada uno de los tipos de operaciones e incluye
los siguientes pasos:
• Comprender la estructura del control interno.
• Evaluación del riesgo planeado de control.
• Determinar el alcance de la comprobación de controles.
• Diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para cumplir con
los objetivos de auditoría relacionados con la operación.

Confirmación de las cuentas por cobrar; Tipo de confirmación: Positiva y Negativa.

La confirmación es en extremo importante porque representa evidencia altamente

confiable.

El propósito principal de la confirmación de las cuentas por cobrar es cumplir con los
objetivos de existencia, precisión y cierre.
Requisitos del AICPA
Las normas de auditoría requieren la confirmación de las cuentas por cobrar en
circunstancias normales, pero la SAS 67 (AU 330) permite un informe sin salvedades
incluso cuando las cuentas por cobrar no están confirmadas en ninguna de las tres
circunstancias:
1. Las cuentas por cobrar no son importantes. Esto es común para ciertas compañías como
tiendas de descuento principalmente con ventas en efectivo o con tarjeta de crédito.
2. El auditor considera las confirmaciones como evidencia inefectiva porque es probable
que las tasas de respuesta sean inadecuadas o poco confiables. En ciertas industrias, como
los hospitales, las tasas de respuesta para las confirmaciones son muy bajas.
3. El nivel combinado de riesgo inherente y riesgo de control es bajo y se pueden acumular
otras evidencias sustantivas para proporcionar las evidencias suficientes. Si un cliente
tiene controles internos efectivos y riesgo inherente para el ciclo de ventas y cobranza, a
menudo el auditor debe ser capaz de cumplir con los requisitos de la evidencia mediante las
pruebas de control, pruebas sustantivas de las operaciones y procedimientos analíticos.

Si el auditor decide no confirmar las cuentas por cobrar, la justificación para hacerlo se
debe documentar en los archivos de la auditoría.

Aunque las secciones restantes en este capítulo se refieren en especial a la confirmación de

las cuentas por cobrar de los clientes, los conceptos se aplican de igual forma a las demás
cuentas por cobrar, como documentos por cobrar, cantidades adeudadas de los funcionarios
y anticipos a los empleados.

Tipo de confirmación

Se utilizan dos tipos comunes de confirmaciones para confirmar las cuentas por cobrar:
positivas y negativas.

Una confirmación positiva es una comunicación dirigida al deudor solicitando al

destinatario que confirme directamente si el saldo declarado en la solicitud de confirmación
es correcto o incorrecto.

Un segundo tipo de confirmación positiva, con frecuencia llamado formato de

confirmación en blanco, no indica la cantidad en la confirmación pero solicita al
destinatario llenar el saldo o proporcionar otra información.

Debido a que las formas en blanco requieren que el destinatario determine la información
solicitada, se les considera más confiables que las confirmaciones que incluyen información
del saldo. Las formas en blanco rara vez se utilizan en la práctica porque a menudo
ocasionan tasas de respuesta más bajas.

Una confirmación de factura es otro tipo de confirmación positiva en la cual una factura
individual es confirmada, en lugar de todo el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Varios
clientes utilizan sistemas de recibos que les permiten confirmar las facturas individuales
pero no la información del saldo. Como resultado, las confirmaciones de las facturas
pueden mejorar las tasas de respuesta a las confirmaciones. Las confirmaciones de las
facturas también dan como resultado menos diferencias de tiempo propicio y otras partidas
de conciliación que las confirmaciones del saldo. Sin embargo, las confirmaciones de las
facturas tienen la desventaja de no confirmar directamente los saldos finales.

Una confirmación negativa también va dirigida al deudor pero solicita una respuesta sólo
cuando el deudor no está de acuerdo con la cantidad declarada.

Estimación para cuentas incobrables y Gastos por cuentas incobrables.

La estimación para cuentas incobrables debe ser suficiente para dejar un margen en el
periodo de ventas en curso para el que la compañía no podrá cobrar en el futuro; para la
mayoría de las compañías la estimación representa un remanente que proviene del ajuste
administrativo del final del periodo de la estimación de cuentas incobrables.

Independientemente de la agresividad del departamento de crédito, es común que algunos

clientes no paguen sus facturas. Cuando la compañía llega a la conclusión que una cantidad
ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Por lo general, esto ocurre después de que
un cliente se declara en quiebra o cuando la cuenta se transfiere a una cuenta de cobranzas.
La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.

PRUEBAS DE AUDITORÍA PARA CUENTAS INCOBRABLES

La existencia de anulaciones registradas es el objetivo de auditoría relacionado con las

operaciones más importantes que el auditor debe tener en mente cuando verifique la
anulación de las cuentas incobrables individuales.

Un problema importante en las pruebas a cuentas declaradas como incobrables es la

posibilidad de que el cliente oculte el desfalco mediante la anulación de cuentas por cobrar
que ya hayan sido cobradas.

El control principal para evitar este tipo de errores es la autorización adecuada por parte de
un nivel administrativo designado de la anulación de cuentas incobrables sólo después de
una investigación profunda de la razón por la que el cliente no ha pagado.

La verificación de las cuentas anuladas conlleva poco tiempo. Un procedimiento común es

el examen de las autorizaciones por parte de las personas adecuadas.

Como una prueba de las cuentas anuladas, también es necesario que el auditor examine con
regularidad la correspondencia de los archivos del cliente en la cual se establezca su
imposibilidad de cobro.

Después de que el auditor ha llegado a la conclusión de que las cuentas anuladas por las
partidas del mayor general son adecuadas, las partidas seleccionadas se rastrean desde el
archivo maestro hasta las cuentas por cobrar como prueba de los registros.
Gasto por deuda incobrable

Después de que el auditor está satisfecho con la estimación para las cuentas incobrables, es
fácil verificar el gasto por deuda incobrable.

Asuma que 1) el saldo de inicio en la cuenta de estimación se verificó como parte de la

auditoría previa, 2) el adeudo de las cuentas incobrables se verificó como parte de las
pruebas sustantivas de las operaciones y 3) el saldo final en la cuenta de estimación se ha
verificado de varias formas.

Entonces el gasto por deudas incobrables es simplemente un saldo residual que se puede
verificar mediante un redesempeño de la prueba.