Naturaleza de las cuentas por cobrar.

En términos generales, la partida de cuentas por cobrar, se refiere a todos

los derechos sobre otros convertibles en dinero, mercancía (es decir,
depósitos correspondientes a compras) y servicios (es decir, gastos pagados
previamente, como las pólizas de seguro). Las cuentas por cobrar se definen
corrientemente como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en
efectivo.

Importancia de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas del
activo más importante en la empresa. Las cuentas a cobrar de clientes
vencidas correspondientes a productos vendidos o servicios prestados
constituyen las mas significativas. No es de estrañar que las cuentas por
cobrar de clientes representen el 30 o 50% de los activos circulantes de una
empresa.

Para el auditor tanto interno como independiente, las cuentas por cobrar
representan un reto constante, no solamente debido a su importancia y
liquidez sino también al cambio continuo de su composición básica.

Objetivos de la auditoria de las cuentas por cobrar.

El auditor persigue fundamentalmente cuatro objetivos principales, que son

los sigtes:

A) Establecer la adecuación sustancial de la cantidad que aparece en el

balance de situación que sirve para justificar los registros contables.
 B) Establecer la validez de las cuentas por cobrar, como demanda contra
los deudores registrados. El auditor debe asegurarse de que las
cuentas a cobrar constituyen obligaciones de buena fe de empresas o
individuos existentes (confirmación de las cuentas).

C) Establecer la variabilidad de cobro y determinar el valor realizado de

las cuentas por cobrar. Este objetivo incluye la determinación de la
suficiencia de la provisión efectuada en concepto de deudores
morosos.

D) Determinar que los saldos de cuentas por cobrar que aparecen en los
estados financieros son los correctos.

Control Interno.

El grado en que deben aplicarse los procedimientos de auditoria, dependen

de la evaluación de los controles contables internos existentes.

Separación de responsabilidades u obligaciones. Las separaciones de

responsabilidades constituyen un elemento clave de todo procedimiento de
control interno. La lista que se presenta a continuación facilita una buena
relación de las funciones relacionadas con las cuentas a cobrar que deberían
mantenerse separada.
1.- No debería permitirse que el cajero acceda a los mayores de cuentas por
cobrar.

2.- La dirección del departamento de créditos y la de ventas deberían estar

completamente separadas.

3.- Los recibos a los clientes deben ser enviados por una persona que no
tenga acceso a la caja o bancos y que sea también independiente de los
empleados de cuentas por cobrar y facturación.

4.- No debería permitirse el acceso a los recibos a aquellos empleados que

se encargan del mantenimiento de los mayores de clientes.

5.- Las obligaciones adicionales que deben realizarse son la facturación,

conciliación de las cuentas del mayor auxiliar con la cuenta de control,
aprobación de los créditos, el mantenimiento de los registros de cuentas
canceladas y el seguimiento de
cobros.
6.- Las conciliaciones debe realizarlas alguien no perteneciente al
departamento de cuentas a cobrar.

Procedimientos correctos de autorización :

Entre las operaciones de cuentas por cobrar que requieren una debida
autorización se encuentran:

a) Los pedidos de venta deben ser aprobados por el depto. De crédito

antes de que puedan ser aceptados.
 b) Las cancelaciones y abonos que no sean en efectivo y los pagos a
clientes para compensar saldos acreedores, deberían ser aprobados
por un ejecutivo que no tenga ninguna otra responsabilidad
fundamental en el depto. De cuentas por cobrar.

c) Todas las cuentas nuevas deberían ser aprobadas por el

departamento de crédito.

Normas adicionales de control interno.

Existe un numero de normas adicionales de control interno relacionadas con

las cuentas por cobrar:

1.- La empresa debería verificar periódicamente las cuentas por cobrar,

siendo preferiblemente el personal de auditoria interno el encargado de tal
área.

2.- Se deben mandar extractos mensuales a todos los clientes. Estos

extractos deben reflejar con exactitud las cuentas del libro auxiliar y, por
tanto, deben ser preparados por empleados que no tengan otras
responsabilidades en el departamento de cuentas por cobrar.
3.-Deben conciliarse periódicamente las cuentas individuales del libro
auxiliar con la cuenta de control del mayor general.

4.- Los asientos deberían registrarse en cuentas individuales a partir de los

documentos originales.
5.- La empresa debería preparar periódicamente tablas de vencimiento para
los saldos de cuentas por cobrar.

Procedimientos de auditoria

El primer paso en la auditoria de cuentas por cobrar es obtener o preparar

un balance de comprobación de las cuentas auxiliares de cuentas a cobrar.

Cuando el cliente prepare el balance de comprobación, el auditor deberá

revisar las sumas verticales y horizontales, a modo de comprobación, y
conciliar el total con el saldo de la cuenta de control del mayor general.

En la verificación de las cantidades del balance de comprobación, es

importante que el auditor efectúe un seguimiento de este hasta las cuentas
individuales u otros documentos fuente, por dos razones:

1) El propósito de la verificación es probar que todas las cantidades

del balance se corresponden con cuentas reales en los auxiliares.

2) Si existen irregularidades, es mas probable que la cuenta de control

de cuentas a cobrar aparezca sobrevalorada antes que
infravalorada.

Confirmación de las cuentas por cobrar

La confirmación de las cuentas por cobrar constituye probablemente el

procedimiento mas importante de este tipo de auditoria. El procedimiento de
confirmación proporciona una verificación de la eficacia de control interno y
la existencia de las cifras efectivas correspondientes a las cuentas a cobrar.

Existen dos tipos básicos de solicitudes de confirmación: la positiva y la

negativa, la forma positiva solicita al deudor que notifique directamente al
auditor si la información es correcta o no, mientras que la negativa solicita
una respuesta únicamente si la información es incorrecta.

Presentación de las cuentas por cobrar en los estados financieros.

Generalmente las cuentas por cobrar aparecen en los balances de situación

como cuentas por cobrar menos provisión por moroso. Si no se proporciona
informaciones adicionales, el usuario de los estados financieros estará en su
derecho para hacer los siguientes supuestos:

1. Que todas las cuentas por cobrar se originaron a partir de

operaciones externas con terceros y no de transacciones con
directivos, empleados.

2. Que únicamente se incluyan las cuentas por cobrar resultante de

operaciones comerciales normales con los clientes.

3. Que no sean compensado partida del pasivo mediante cuentas por

cobrar.