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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA

VICERRECTORADO DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO REGIONAL

CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR

PROFESORA: Yudilis Vizcaya

INTEGRANTES: Andrea Guerra C.I 18.545.799 Angelica Castillo C.I 16.529.721 Eglis Mendoza C.I 25.259.391

Ciraolanda Pea C.I 19.827.631

SAN FERNANDO DE APURE 27-01-2014

INDICE Pg. Introduccin Cuentas por cobrar Definicin Origen Clasificacin Control interno Presentacin en los estados financieros Valuacin de las cuentas por cobrar Provisin para cuentas incobrables Efectos por cobrar Definicin Origen Control interno Presentacin en los estados financieros Valuacin de los efectos por cobrar Operaciones con los efectos por cobrar Descuento Efectos enviados al cobro Efectos por cobrar en litigio Efectos por cobrar endosados Conclusin Bibliografa 3 4 4 4 4 5 6 6 7 9 9 11 12 12 12 13 13 14 15 17 18 19

INTRODUCCION

En los tiempos modernos, los instrumentos de crdito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas estn contempladas en el Cdigo de Comercio, lo cual hace posible su cobro. Para la elaboracin de la presente investigacin se procedi

al anlisis de variadas fuentes de informacin que permitieron su desarrollo de la manera ms clara y precisa posible, se presentan adems, ejemplos que contribuyen a su comprensin. A Continuacin se tratara la importancia, definicin, origen, clasificacin, control interno, presentacin en los estados financieros, valuacin, provisin, de las cuentas por cobrar, de la misma manera hablaremos acerca de los Efectos por Cobrar definicin, origen, clasificacin, control interno,

presentacin en los estados financieros, valuacin, operaciones con los mismos, descuentos, Efectos enviados al cobro, los Efectos por Cobrar en Litigio, y Efecto por Cobrar Endosados.

CUENTAS POR COBRAR: DEFINICION: Representados por los documentos mercantiles ordinarios no garantizados (Facturas) y los cuales representan derecho de la empresa sobre terceras personas; generalmente proviene de las ventas a crditos que realiza la empresa. La diferencia de los efectos por cobrar, por lo cuanto las letras representan promesas formales, ordenes escritas de pagos respaldadas por la ley, adems son documentos negociables que se pueden convertir en dinero antes de su vencimiento, en cambio las facturas hay que esperar su fecha de cobro para convertirlas en efectivos. Podemos concluir en que todo crdito respaldado con factura se representa mediante la cuenta: Cuentas por Cobrar. EJEMPLO: Un distribuidor vende cuatro (4) cauchos para el automvil por Bs. 21.200,00 a crdito, con un plazo de pago de dos (2) meses. El cliente firma una factura como garanta de que pagar. El Distribuidor registrar Bs. 21.200,00 en la cuenta: Cuentas por Cobrar ORIGEN: Es proporcionar informacin cuantificada referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro a terceras personas naturales y/o jurdicas por operaciones normalmente del giro especfico de una empresa. CLASIFICACION: Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO. Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. Largo plazo: Su disponibilidad es a ms de un ao.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situacin Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: a) A cargo de clientes b) A cargo de otros deudores

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR: Ya se ha comentado que el grupo ms importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Es esta la razn por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no slo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultneamente, deben quedar tambin resguardadas el resto de las operaciones mencionadas. Se sugiere a continuacin, algunas medidas de control interno que deben ponerse en prctica: 1. Mensualmente, como mnimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general. 2. Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes. 3. Personas independientes del departamento de ventas, facturacin y caja, deben: a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobacin y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas. b. Comparar el balance de comprobacin y el anlisis por antigedad con el saldo en el mayor. 4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia. 5. Los despachos de mercancas en consignacin deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.
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PRESENTACIN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros constituyen una representacin estructurada de la situacin financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es suministrar informacin acerca de la situacin financiera, el rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones econmicas. Los estados financieros tambin muestran los resultados de la gestin realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarn la siguiente informacin acerca de una entidad: (a) activos; (b) pasivos; (c) patrimonio neto; (d) ingresos y gastos, en los que se incluyen las ganancias y prdidas; (e) aportaciones de los propietarios y las distribuciones a los mismos en su condicin de tales; y (f) flujos de efectivo. Esta informacin, junto con la contenida en las notas, ayudar a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros de la entidad y, en particular, su distribucin temporal y el grado de certidumbre.

VALUACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR: La valuacin del saldo por cobrar, se realizara con las cuentas provisin para incobrables y la presentacin de esta ultima cuenta ser restando al saldo de lo que se tenga que cobrar para reflejar el neto que se considera convertible o realizable en efectivo. Puede presentarse el caso de que luego de a ver sido considerada como incobrable una partida, al cabo de un tiempo el cliente cancele su deuda con la empresa. En este, se presenta el problema del registro de la recuperacin de crdito.
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Existe una primera posicin de acreditar la recuperacin del crdito a la cuenta de provisin para incobrables; los que sostiene esta posicin afirma que el ingreso de la cuenta ya fue registrado previamente como ingreso en otro periodo, por lo cual, no es razonable afectar el periodo actual con las operaciones de ejercicios ya pasado. Aqu se pudiera presentar un problema en el sentido de que el monto recuperado de la cuenta sea importante y que el saldo de la provisin para incobrable se vea afectado por esto y su saldo sobrestimado, en este caso es ms razonable para llevar la recuperacin de otro ingreso y no sobrestimar el saldo de la provisin para incobrable. La segunda forma de registro para una recuperacin del crdito, lleva cualquier monto independientemente de su cuanta al rubro de otro ingreso por lo cual se afecta los resultados del periodo actual. Normalmente estos casos no deben suceder con frecuencias, ya que la cancelacin o bajas definitivas de un crdito, debe estar soportada por todos los trmites y gestiones de cobranzas que hizo la empresa por medio del departamento de cobranza y luego con los abogados o un tercero que se especializa en la recuperacin del crdito. En caso de la total imposibilidad de cobro esa cuenta debe darse de baja definitivamente y considerarse fuera del saldo de la cartera de crdito a clientes. Las cobranzas de cuentas dadas por perdidas bajo las premisas anteriores, deben constituir situaciones de excusiones que contablemente pueden efectuar a los resultados del periodo actual si son llevadas a la provisin para incobrables. La valuacin tambin se relaciona con el hecho de que algunos clientes pueden tomar descuentos o bonificaciones, los cuales deben estimarse razonablemente para ser deducidos del saldo de los efectos y cuentas por cobrar. PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES: Es una cuenta de saldo acreedor que va disminuyendo a las cuentas por cobrar. Es una estimacin de las cuentas por cobrar que se perdern por incobrables durante el siguiente periodo.

Las cuentas por cobrar es una cuenta de activo que nos indica el monto de nuestros cliente nos deben por concepto de ventas a crditos. Pero la experiencia nos dice que habr prdidas por algunas cuentas cuyo cobro se nos har imposible. Muchas son las razones por las cuales hay clientes que quedan insolventes, pero a nosotros los que nos interesa es crear una reserva para subsanar esas posibles prdidas. Siguiendo el principio contable del conservatismo que dice que hay que prever las posibilidades de perdidas y no anticipar las probables ganancias se crea la Provisin para Cuentas incobrables o Provisin para Cuentas de Cobro dudoso Esta ser la cuenta que servir para ajustar las cuentas por cobra. Es una cuenta de valuacin de activos de activos. Cmo calculamos el monto para crear esta reserva? Hay varios procedimientos para calcular el monto que debemos guardar como provisin de cuentas incobrables. Veamos los ms comunes: Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar. Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las ventas. Aplicando un porcentaje sobre cada cuenta estimada como dudosa. Para aplicar cualquiera de los anteriores procedimientos se requiere que ya la empresa tenga una experiencia previa en los crditos. Supongamos que nuestra empresa en los ltimos tres aos presenta la siguiente informacin en cuanto a cuentas por cobrar y las respectivas perdidas.

Aos

Cuentas por Perdidas por Cobrar Incobrables Bs.500.000

2003 2004 2005

Bs. 8.500.000

Bs.10.000.000 Bs.600.000 Bs.11.000.000 Bs.800.000


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2006

Bs.29.500.000 Bs. 1.900.000

EFECTOS POR COBRAR

DEFINICION: Es el nombre de la Cuenta donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o Servicios. Esta cuenta est compuesta por letras de cambio, ttulos de cambio, ttulos de crditos y pagares a favor de la empresa. Cuando se trata de crditos respaldados con documentos o ttulos de garantas, tales como letras de cambios (giros) o pagares, se utilizan la cuenta de efectos por cobrar.

La Letra de Cambio La letra de cambio, denominada en nuestro pas "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligacin de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

Ejemplo de La Letra de Cambio Wilmeida Ochoteco, adquiere mobiliario por un monto de Bs. 1.500.000,00 en Tiendas "El Faro" ubicada en Maracay, el da 15-10-98, y firma dos letras de cambio, pagaderos en dos meses, la 1/2 Bs. 765.000,00 y la 2/2 por Bs. 757.500,00 con intereses al 12% anual. El asiento contable sera el siguiente:

Fecha 15-10-98

Descripcin Mobiliario Intereses gastos


Efectos por pagar

Debe 1.500.000,00 22.500,00

Haber

1.522.500,00

El Pagar Es un ttulo valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el Estado; aunque este instrumento de crdito se suele usar entre banqueros y compaas de financiamiento, en las relaciones con sus clientes cuando precisan efectivo para operaciones, generalmente a corto o mediano plazo. Ejemplo de El Pagar Keimar Acosta, solicita un pagar en el Banco Provincial por Bs. 1.000.000,00, en fecha 30-10-98, pagaderos en 90 das, con una tasa de inters del 12% anual, y el banco le deposita el neto en su cuenta de ahorros No. 02136-98E, una vez deducido los intereses y los gastos bancarios por Bs. 2.500,00.

Fecha 30-10-98

Descripcin Banco Provincial Cta. Ahorros Gastos Bancarios Intereses pre pagados Pagar por pagar

Debe 957.500,00 2.500,00 40.000,00

Haber

1.000.000,00

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Efecto por Cobrar Representacin en cuentas T Se carga por 1. El valor de que los la por Se acredita por 1. El cobro de los

documentos entidad

documentos registrados en la cuenta. 2. El importe de los

otorga

crditos a clientes, sean pagares cambio o y letras que de se

documentos considerados totalmente incobrables. 3. El menor valor derivado de los ajuste por las

derivan de la ventas de productos o prestacin de servicios. 2. El mayor valor derivado de los ajustes de las tasas de cambios de documentos denominacin moneda extranjera. con en

tasas

de

cambio

de con en

documentos denominacin moneda extranjera.

ORIGEN: Tiene su origen en las ventas a crdito, en las empresas comerciales industriales, en la prestacin de servicios a crdito; garantizados por letras de cambio, giros pagars. Las letras de cambio y el pagar constituyen documentos de crdito que pasan a formar parte en el balance general de los Efectos a cobrar a pagar, dependiendo de la transaccin realizada. En los tiempos modernos, estos instrumentos de crdito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas estn contempladas en el Cdigo de Comercio, lo cual hace posible su cobro.
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CONTROL INTERNO: Debe existir la segregacin de funciones: es decir: a) Que las personas que realizan las ventas a crdito no deben ser las mismas que realizan los cobros. b) Las personas que realizan los cobros no deben ser las mismas que realicen los registros contables. Control y vigilancia sobre el vencimiento de los efectos por cobrar. Los giros deben estar debidamente custodiados.

PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros son una presentacin financiera estructurada de la posicin y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propsito general, el proveer informacin sobre la posicin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que ser de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones econmicas. Los estados financieros proveen informacin relacionados a la empresa sobre: Activos - Patrimonio Pasivos - Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, prdidas, y flujo de efectivos. VALUACION DE LOS EFECTOS POR COBRAR: Los efectos por cobrar, al contrario de las cuentas por cobrar, tienen una mayor fortaleza como documento de crdito que una factura, por las caractersticas propias del documento. Su valuacin a nivel del balance general, se lleva a cabo con la disminucin del saldo con los efectos que se encuentren descontados en el banco. Aqu es bueno aclarar que las entidades financieras, no aceptan al descuento documentos comercial de cualquier
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empresa, es decir, se descuenta preferiblemente documento de compaa que la entidad financiera considere solvente adems de tener relaciones o cuentas corrientes con las entidad en la cual se est descontando los documento de crdito. Bajo estas condiciones, los banco tratan de minimizar el riesgo de incobrabilidad de este tipo de operaciones y los descuentos de este documento tambin tienen bajo riesgos de incobrabilidad. Se valuar a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuar a la cotizacin aplicable a la fecha de los estados financieros. Los rendimientos de depsitos se reconocern conforme se devenguen. OPERACIONES CON LOS EFECTOS POR COBRAR: Venta cobrable con un Para contabilizar la venta de mercanca segn firma de letra de cambio. Descuento en venta por cobrar Para contabilizar el descuento de efecto en el banco y el pasivo contingente de la

documento

posible devolucin. Envi de efecto al cobro Para contabilizar la entrega de Efecto recibido de cliente, para su cobro. DESCUENTOS: Es un contrato por el cual el Banco entrega al cliente (beneficiario de la Letra) el importe en dinero de un crdito aun no vencido, descontando o deduciendo los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el Descuento del Giro y el vencimiento del mismo.

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Esta es una operacin muy comn, por cuanto el beneficiario de la Letra no puede cobrarla antes de su vencimiento, en este caso se acude a una institucin de crdito y obtiene el dinero en la forma explicada anterior mente. EFECTOS ENVIADOS AL COBRO: En este caso las letras de cambio pueden ser enviadas al Bancos, y este se ocupa de la Cobranza pues este sirve de intermediario y una vez realizada, abonan en cuenta el monto cobrado menos (-) comisin que ellos cobran por su trabajo, si el cliente no paga los devuelve. REGISTROS CONTABLES CUANDO LAS LETRAS SON

ENVIADAS AL COBRO: Cuando las letras son Enviadas al Cobro se utiliza Cuentas de Orden, la Empresa hace el siguiente asiento: --------X-------00-00 Efectos Enviados al Cobro Efectos Enviados al Cobro Per Contra (P/r envo de efectos al cobro) REGISTROS CONTABLES CUANDO LA ENTIDAD BANCARIA COBRA: Se emite una NOTA DE CRDITO, abonando en Cuenta el neto, una vez descontado unos intereses o comisin. La Empresa hace el siguiente asiento: --------X-------00-00 Banco (N/C) Gastos de Inters XXXX XXXX XXXX XXXX

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Comisiones Bancaria Efectos a Cobrar (P/r el cobro de la letra enviada al cobro)

XXXX XXXX

--------X-------00-00 Efectos Enviados al Cobro Per Contra Efectos Enviados al Cobro (P/r la cancelacin de las cuentas de orden) EFECTOS POR COBRAR EN LITIGIOS: Si una letra llegado al vencimiento no se puede cobrar directamente puede decidirse enviarla a un abogado para que el proceda por las vas judiciales y en este caso los gastos judiciales que se ocasione correr por cuenta del librado, adems se puede incluir cualquier otro gasto que se considere se ha producidos por gestiones de cobranza de la letra. Contablemente, en este caso se trata de trasladar el derecho que se posee en una cuenta de un activo circulante (Efecto por Cobrar) a una cuenta de otro activo (Efecto en Litigio), por cuanto no se tiene la certeza del tiempo en que se va a cobrar, ni tampoco la cantidad; y por supuesto dentro del valor del efecto del litigio se van a incluir todos los gastos que hayan sido necesarios. Por ejemplo: El 20/10/1988 enviamos al abogado la letra N 1, junto con 300,00 Bs. Para gastos judiciales. Procedemos a hacer el asiento correspondiente. 20-10-1988 -1XXXX XXXX

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Efectos en Litigio Efectos por Cobrar (N 1) Caja

15.300,00 15.000,00 300,00

Si, adems, existe algn otro gasto ocasionado por la letra, tambin se incluye, por ejemplo; los 300,00 que nos cobro el Banco por comisin por la letra enviada al cobro, que fue devuelta y cuya Nota de Debito decidimos cargar al cliente. El asiento ser de la siguiente forma: 20-10-1988 -1Efecto en Litigio Efectos por Cobrar (N 1) Caja Cuenta por Cobrar 15.600,00 15.000,00 300,00 300,00

Con el cobro de un Efecto de Litigio se pueden presentar dos situaciones

1. Se cobra el valor del Efecto de Litigio En nuestro ejemplo: asumamos que se cobran Bs. 15.600, en efectivo por el Efecto de Litigio, el asiento seria

20-10-1988 Caja

-215.600,00 15.600,00

Efecto en Litigio

2. Se cobra una cantidad menor por el Efecto de Litigio En este caso puede suceder que nuestro abogado llegue a un acuerdo, de cobrar una cantidad menor que la del Efecto, para cancelar el mismo. Por ejemplo: cobra 15.100, para cancelar el Efecto de Litigio el 2-111988, luego el asiento ser de esta forma:

2-11-1988 Caja

-215.100, 500,
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Perdida en Efecto en Litigio

Efecto en Litigio

15.600,

La cuenta Perdida en Efecto en Litigio se incluye dentro de otros Egresos en el Estado de Ganancias y Prdidas.

3. Se cobra una cantidad mayor por el Efecto en Litigio Puede ocurrir que nuestro Abogado logre cobrar una cantidad mayor que el valor del Efecto en Litigio, en este caso va a suceder un ingreso para la empresa. Por ejemplo: el 4-11-1988 cobra 16.000, para cancelar el Efecto en Litigio, luego el asiento ser de la siguiente forma:

4-11-1988 Caja

-316.000, 15.600, 400, se incluye dentro de otros

Efecto en Litigio Ganancias en Efecto en Litigio La cuenta Ganancias en Efecto de Litigio ingresos en el Estado de Ganancias y Prdidas. EFECTOS POR COBRAR ENDOSADOS:

Es el acto mediante el cual el beneficiario o el tenedor de un pagar no vencido lo transfiere o cede a otra persona, para lo cual estampa su firma al dorso del documento (endoso en blanco), sin necesidad de designar a un nuevo beneficiario, aunque tambin puede hacerlo. Es el acto en virtud del cual el legitimo tenedor de un efecto (endosante) transfiere su propiedad a un tercero (endosatario).

Tambin se le conoce como Efectos por cobrar endosados entregados o a terceros y se utilizan para el pago de deudas u obligaciones mediante el endoso de los Efectos Por Cobrar a cargo de nuestros clientes, es decir, se estn utilizando para cumplir con las obligaciones con nuestros proveedores.

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CONCLUSIONES

Todas las empresas tienen cuentas y efectos por cobrar que son los crditos a favor de la empresa originados por las ventas y prestaciones de servicios a crdito e incluyen cuentas de clientes no garantizadas. Las cuentas por cobrar son positivas cuando se pueden llegar a liquidar pero cuando las circunstancias hacen que no se puedan cobrar la empresa tiene que realizar un manejo diferente. A diferencia de las Letras de Cambio, que son documentos de crdito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier pas. Los documentos de crdito son de mucha importancia ya que los mismos conforman una garanta de recuperacin del valor de la prestacin de un servicio o de la venta de algn bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisin, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Cdigo de Comercio, para hacer efectivo su pago. Los efectos a cobrar pueden ser enviados al cobro o al descuento y segn sea el caso su presentacin en el Balance General ser diferente. En Venezuela, esas transacciones tienen su base legal en el Cdigo de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Catacora, F. (2000) Contabilidad, La Base para la Toma de Decisiones Gerenciales. Venezuela, Mc Graw Hill Interamericana. Pp. 135 142.

Brito, J. (1994) Contabilidad Bsica. Venezuela, Editorial Centro de Contadores.

Olivo de Latouche, M y Maldonado, R. (1989).

Estudio de la Contabilidad

General. Venezuela, Editorial Tatum. Pp. 163 175.

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