PROYECTO DOCUMENTAL

EJE 2

Presentado por:

Yenni Alexandra Ortiz

Juan Camilo Araque Beltran

Robert Jose Potes Gonzalez

Miguel Ángel Ortiz Muñoz

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas

Gestion de la información I - 204

Bogotá, Colombia

2021.
 DESARROLLO ACTIVIDAD TRELLO

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Figura 1. Proyecto. Autoría propia

 INTRODUCCIÓN

Es necesario reconocer que la Secretaria Distrital de Movilidad cuenta con profesionales

calificados para sacar adelante las actividades propuestas en marco de la ejecución del Plan de

Desarrollo para el Sector Movilidad, y por tal motivo en cada vigencia están generando

documentación que apoya la toma de decisiones y ejecución de las misma y que por tal motivo

comienzan a llegar archivos sin tener presente que como productores primarios de la

documentación deberán realizar procesos básicos de clasificación, organización, retiro de

duplicidad de documentación e identificación de temas o series según este definido en los

instrumentos archivísticos.

Es así que se deberán realizar capacitaciones a dichos profesionales para instruir en los

lineamientos básicos hacia la intervención de esos fondos documentales, que posteriormente

serán el Archivo de Gestiona o Archivo Histórico de la oficina. Se debe reconocer que los

funcionarios y/o contratistas que no tienen conocimiento de procesos de organización

documental, les temen a dichas actividades ya que encuentran completo y tedioso realizar

procesos tan básicos como es la agrupación de unidades teniendo en cuenta su tema o tipología

documental.

Por tal motivo se hace necesario hacer partícipe a todo el grupo de la oficina para que se

apoyen en cuanto a los conceptos adquiridos y debatan las posibles opciones si llegar a generar

malas prácticas que entorpezcan el almacenamiento y los procesos de búsqueda de la

documentación generada. Deben recordar que la buena implementación de los lineamientos

establecidos por la entidad facilita la custodia y administración de los mismos.

 Es importante aclarar que según la Ley 594 del 2000, en la cual se dicta la Ley General de

Archivo y se dicta otras disposiciones, y lo correspondiente al “Articulo No. 4°. Principios

Generales que rigen la función archivística y lo relacionado en el ítem b) Responsabilidad”.

[ CITATION Conio \l 2058 ] Los Servidores públicos son responsables de la organización,

conservación, uso manejo de los documentos. Es así que por lo anterior el conocimiento de la

norma no los exime de las acciones puntuales que pueda adelantar la oficina para realizar una

identificación por temas y volúmenes de sus fondos documentales.

 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Debido al riesgo presentado en las oficinas en cuanto a perdida de información de los

soportes documentales impresos en físico, debido a las malas prácticas de organización de los

funcionarios y contratistas de la entidad, se requiere de manera inmediata buscar la mejor

alternativa para mitigar el riesgo.

Se ha podido identificar que las series documentales no están compuestas por las

tipologías descritas en la Tabla de Retención Documental – TRD, al igual que la duplicidad de

documentación y la incorporación de documentos de apoyo que no hacen parte de la producción

documental propia de las oficinas de la Secretaria Distrital de Movilidad.

Cabe anotar que los lineamientos debieron ser dados en su momento por el área de

Gestión Documental a cargo de la Subdirección Administrativa, pero por falta recursos no se

realizó el debido seguimiento en cuanto al avance de organización de cada una de las oficinas, y

para la vigencia 2018 se da inicio al seguimiento de intervención semestral para evidenciar ese

avance con un resultado desfavorable para las metas que fueron establecidas y los hallazgos

encontrados en el Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA del Archivo General de la Nación

PMA.
 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Identificar la falta de compromiso por parte de los profesionales de las áreas en los

procesos de organización, evidenciando la materialización del riesgo de pérdida de información

al observar que no se tiene centralizados ni identificadas las carpetas correspondientes para cada

tema.
 1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

 Capacitar a los funcionarios y/o contratistas de la Secretaria Distrital de

Movilidad, en la aplicación de los lineamientos establecidos por el Área de Gestión

Documental, para asegurar los procesos básicos de clasificación y organización, con el fin

de mitigar el riesgo de pérdida de información.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Brindar las herramientas necesarias a los funcionarios y contratistas, para

identificar la producción documental y las respectivas tipologías que correspondan a lo

descrito.

 Apoyar en los lineamientos dados a las oficinas para continuar aplicando

los conceptos aprendidos.

 Realizar el respectivo seguimiento para evidenciar el avance registrado por

cada una de las oficinas.

 1.4 JUSTIFICACIÓN

Considerando el referente normativo del Plan Institucional de Capacitación de los

profesionales del Archivo General de la Nación.

Constitución Política de Colombia, artículo 54. Es obligación del Estado y de los

empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran.

Decreto Ley 1567 de 1998. Por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y

el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

Ley 734 de 2002. Derechos, artículo 33, numeral 3. Recibir capacitación para el mejor

desempeño de sus funciones. Deberes, artículo 34, numeral 40. Capacitarse y actualizarse en el

área donde desempeña su función.

Ley 1064 de 2006. Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la

educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley

General de Educación.

Dentro de cada uno de los parámetros establecidos el programa de gestión documental

que fue creado para las entidades que cumplan funciones públicas identificar y mantener los

documentos que resultan imprescindibles se deben salvaguardar de la manera correcta y asegurar

su permanencia en el tiempo. Por esta razón, se encuentra la necesidad de que en Colombia este

tipo de empresas ingrese a la era de la gestión documental en cuanto a la organización de sus

archivos, en especial los que conservan las Historias Laborales. Resulta muy desalentador

observar cómo en la mayoría de las empresas del sector privado no exista un programa que pueda

integrar la organización, conservación, consulta y préstamo de los expedientes de la manera

adecuada y eficaz de los archivos.

 Conocer la manera y la forma en la que se deben destruir los archivos obsoletos es parte

de estas capacitaciones siendo importante saber que documentos resultan ya irrelevantes y por lo

tanto pueden ser eliminados.

Sin embargo, hay una manera de clasificar los documentos hasta el lugar donde se

almacenan:

 Físico. En formato de papel y en un almacén.

 Digital. El formato es electrónico y en un servidor.

 Híbrido. Una combinación de los dos anteriores.

Teniendo en cuenta que actualmente la mayor parte del almacenamiento se hace digital,

existen programas como (Microsoft Office 365) brindando soluciones eficientes y digitalizadas,

siendo fundamental en ahorrar esfuerzo y tiempo.

También es de importancia tener en cuenta el impacto de las Tecnologías de Información

y Comunicación (TIC) para la digitalización y creación de sistemas computarizados, teniendo en

cuenta los principios archivísticos:

 Planeación

 Producción

 Gestión y tramite

 Organización

 Transferencia

 Disposición

 Preservación

 Valoración
 Generando un nuevo aporte al plan de mejoramiento archivístico y la producción

documental. Donde el conocimiento y tratamiento de la posibilidad de aplicarla en los nuevos

archivos y bases de datos de la secretaria de movilidad.

La propuesta es que se capaciten más a los trabajadores para la organización de sus

procesos archivísticos y cumplir con la normalización y legalización de un proceso de gestión

documental que sirva para mejorar su eficiencia y estrategias a las que apunte la entidad,

permitiendo asegurar el éxito de sus labores y propuestas a futuro.

 2 MARCO REFERENCIAL

2.1 ANTECEDENTES

Teniendo en cuenta la Política Institucional de Gestion Documental de la Secretaria

Distrital de Movilidad, documento en el cual se da a conocer la visión, misión, objetivos,

políticas, marco legal y temas asociados con el SIG para ser engrane con los lineamientos

establecidos para su aplicación en la producción documental de la entidad, se puede identificar

que mediante la Resolución No. 535 de 2009 - SDM, se establece el Sistema Interno de Gestión

Documental y Archivo - SIGA, con objeto definido de "Implementar todas las actividades

técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de

la documentación producida y recibida por la SDM, mediante la elaboración de Tablas de

Retención, con el propósito de garantizar la consulta, conservación, preservación y utilización de

la memoria institucional". (Vargas Hernandez, 2017)

La Dirección Administrativa y Financiera y la Subdirección Administrativa, son las áreas

responsables de la gestión documental bajo el Subsistema Interno de Archivo y Gestión

Documental SIGA a lo cual el grupo cuenta con un líder con perfil de profesional especializado y

el recurso humano con los perfiles definidos para dar cumplimiento a lo establecido para la

vigencia, son requeridos los perfiles (Profesional, Técnico, Auxiliar), para conformar ese grupo

idóneo y dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico - PMA, Plan de Mejoramiento

Institucional - PMI, Plan de Mejoramiento por Proceso - PMP y Proyecto de inversión asignado a

la respectiva vigencia.

Es indispensable reconocer que la entidad requiere fortalecer la Gestión Documental, para

poder contribuir con el Plan de Desarrollo, al igual que la identificación del problema central que
determina que "carece de suficientes herramientas para el manejo y acceso eficiente a la

información tanto física como digital" (DNP - Departamento Nacional de Planeación, 2020). Se

identifica como situación la falta de organización interna de los expedientes y el incremento

desbordado de la documentación que se evidencia en los espacios destinados para el

almacenamiento de la documentación generada por cada una de las oficinas de la SDM.

 BIBLIOGRAFIA

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