PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Fundación Centro de Apoyo Familiar y de la Niñez
INTRODUCCIÓN

El programa de gestión documental es de gran importancia para las entidades ya que por
medio del el se puede formular y documentar los procesos archivísticos a corto, mediano y
largo plazo de la documentación producida o recibida por la entidad esto con el fin de
facilitar su utilización ya que gracias a ello la capacidad de respuesta sería mayor al tener la
documentación clasificada, codificada, con tiempos de retención, etc.

Como es bien sabido los documentos son una fuente de información que sirve como testigo
de lo sucedido anteriormente y por ende es de suma importancia mantenerlo en las
condiciones adecuadas en un lugar establecido para que de esta forma no se pierda la
información y luego no se genere un problema a futuro.

A continuación se presentará el PGD del Centro AFYN con las bases y procedimientos que
está llevara a cabo con el fin de preservar los documentos de la mejor forma en base a la
normativa establecida por el Archivo General de la Nación de esta forma se podrá apoyar la
transparencia, la eficacia, la eficiencia y la gestión de la entidad.

ALCANCE
El Programa de Gestión Documental de la Fundación Centro AFYN ha sido elaborado bajo
normativa de la entidad teniendo en cuenta el Proceso de Gestión Documental, en
cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015. Este instrumento debe ser
aprobado por el Comité Interno de Archivo, una vez sea revisado y aprobado por el comité
será publicado en las principales páginas de difusión de la Fundación Centro AFYN de
acuerdo con lo señalado en dicho Decreto y en la Ley de Transparencia y del derecho de
acceso a la información pública.
PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO
El presente instrumento tiene como público objetivo los trabajadores internos de la
Fundación Centro de Apoyo Familiar y de la Niñez quienes tendrán la obligación de validar
e implementar esta herramienta en aras de mejorar y fortalecer el desempeño y gestión
documental de la empresa beneficiando también a los entes externos en procesos de
consulta y en la conservación de archivos.
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
Normativos
Norma Descripción
Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
Ley 527 de 1999 electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
 Ley de transparencia y del derecho de acceso a la
Ley 1712 de 2014 información pública nacional y se dictan otras
disposiciones.
Procedimiento para la utilización de medios técnicos
Decreto 2620 de 1993 adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.
Decreto 1080 de 2015 Decreto Único de Sector Cultura.
Directiva Presidencial 04 de Eficiencia administrativa y lineamientos de la política
2012 cero papel en la administración pública.
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
"Conservación de Documentos" del Reglamento General
Acuerdo 049 de 2000
de Archivos sobre "Condiciones de edificios y locales
destinados a archivos".
Por el cual se establecen pautas para la administración de
Acuerdo 060 de 2001 las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas.
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
Acuerdo 002 de 2004
organización de Fondos Acumulados.
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
Acuerdo 004 de 2013 elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y
las Tablas de Valoración Documental
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
Acuerdo 005 de 2013
en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Circular 004 de 2003 Organización de Historias Laborales.
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
Circular 005 de 2012 digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en
el marco de la iniciativa cero papel.
Directrices para la Elaboración de Tablas de Retención
Circular 003 de 2015
Documental.
ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Norma Técnica Colombiana Preservación a largo plazo de la información basada en
GTC-ISO TR 18492 documentos electrónicos.

Económicos
Para la ejecución, implementación y el cumplimiento de las actividades propuestas para
corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión Documental de la Fundación
Centro AFYN, se cuenta con un presupuesto de , con el que se busca garantizar que todas la
actividades se desarrollen de acuerdo con lo propuesto para cada periodo. En la siguiente
tabla se especifican los gastos.
 Insumo requerido Costo

Carpetas x 22 200.000

Estantería 500.000

EPP 30.000

HP Smart Tank 5030 inalámbrica (escáner, Ya cuenta con ella.

fotocopia, impresión)

Administrativos
El equipo interdisciplinario encargado de realizar la aprobación, seguimiento y
actualización del PGD es el comité de archivo, el cual dejará por medio de un acta las
decisiones tomadas con el fin de mantener la autenticidad, fiabilidad e integridad.
Las demás dependencias como Gerencia, Coordinación, contabilidad, etc. Implementarán el
PGD, el cual articula distintos procesos los cuales ya a implementado la fundación como
las Tablas de Retención Documental, las Tablas de valoración Documental, el inventario en
estado, esto con el fin de realizar una adecuada permitiendo el trámite, organización y
almacenamiento eficiente de la información.
Tecnológicos
El centro Afyn cuenta con los sistemas tecnológicos necesarios para desempeñar su labor
dentro de la entidad, en cuanto a manejo de la información y la administración de
documentos se está usando para desarrollar la gestión el Drive, debido a que se han
averiguando por otro lado el cambio de este para brindar una mayor fiabilidad y seguridad
y así cumplir con los requisitos de preservación y conservación de manera electrónica.
Otras de las herramientas es el office, este mismo se usa para la modificación de los
instrumentos archivísticos que están en proceso dentro de la entidad, creación de algunos
documentos (como actas,constancias,informes,...), reuniones corporativas, paquete de
office, correo electrónico e impresora escáner.
Gestión del cambio
Las medidas que se tomarán para gestionar los cambios de manera específica, es teniendo
en cuenta las estrategias, propuestas, planes y programas que se verán reflejado en el
contenido de trabajo. El PGD se orienta al apoyo de aceptar los cambios que se puedan
generar con la implementación; igualmente reducir la incertidumbre respecto a cada papel
que ejercería cada usuario a través de su desarrollo y buscar que haya un acompañamiento
por medio de diferentes habilidades y motivaciones que en conjunto se socialicen y se
ejecuten. Por lo consiguiente algunas que se pueden tener en cuenta son:
 ● Realizar encuestas y/o evaluaciones en cada una de las áreas para saber qué
falencias presenta cada uno de los empleados de la fundación en cuanto al manejo
integral de los documentos realizándose cada 6 meses
● Diseñar piezas de comunicación que permitan sensibilizar a los empleados con los
términos, conceptos, definiciones, funcionalidades y beneficios de contar con un
Programa de Gestión Documental entre los conceptos se encontrarán las pautas para
la conservación de documentos, el manejo de las Tablas de Retención Documental,
los inventarios en estado natural, etc.
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Planeación estratégica y documental de la gestión documental
Objetivo
Busca ejecutar las actividades de planeación técnica de los documentos durante su ciclo de
vida, su creación, valoración, mediante esquemas e instrumentos archivísticos normalizados
Alcance
Fortalecer el procedimiento en la creación de los formatos de tal manera que se fortalezca
la coherencia de los documentos y el área que lo relaciona, según sus procesos y
procedimientos, el comité de archivo será el encargado de evaluar y plasmar las decisiones
en un acta con el fin de legalizar los procesos y procedimientos.

TIPO DE
ASPECTO/ ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR REQUISITO
CRITERIO
A L F T

Directrices para Elaborar la guía para la creación y diseño de los documentos x x x

la creación y
diseño de Proponer el mejoramiento del Sistema de Gestión Documental x x x x
documentos para el trámite y gestión de los documentos desde su
radicación , hasta su disposición final, teniendo en cuenta las
políticas de la seguridad de la información.

Determinar la gestión de los documentos de acuerdo con el x x x

registro de documentos activos de las TRD y los demás
instrumentos archivísticos.

Mecanismos de Las firmas digitales x x x x

autenticación

Asignación de Identificar y definir los metadatos mínimos de los x x x

metadatos documentos de archivo ( contenido, estructura y contexto)
vinculados durante todo el ciclo vital.
Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F:Funcional T: Tecnológico
Producción documental
Objetivo
Busca establecer la producción o ingreso de los documentos físicos, digitales y electrónicos
de archivo, en cumplimiento de las funciones y procesos de las dependencias que hacen
parte de la entidad.
Alcance
Tener en cuenta los parámetros para la producción de los documentos teniendo en cuenta su
estructura y su forma de producción.

TIPO DE
ASPECTO/ ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR REQUISITO
CRITERIO
A L F T

Estructura de Con base a la NTC 1673 “Papel y cartón: Papel para escribir e x x x x
los documentos imprimir”, y teniendo claro que se manejan documentos tanto
físicos como electrónicos (PDF) dentro de la fundación,
evaluar y si se requiere cambiar el tipo de papel que se usa
para que cumplan con los aspectos igualmente que menciona
la NTC 4436 donde se recomienda que el gramaje a utilizar
sea de 75 y 90 g/m2.
Para la escritura se debe emplear tintas insolubles en contacto
con la humedad para que la conservación de este prevenga la
pérdida de la información.
En la impresión buscar la manera de tener una impresora láser
o de inyección.

Para hacer el diligenciamiento de los formatos, formas y

formularios dentro de la entidad, en los impresos tendremos
en cuenta diligenciar de forma clara y sin tachones o
enmendaduras con tinta color negro cada especio establecido
con la infromación requerida y si se llegan a usar fechas se
aplique de la siguiente manera: dd/mm/aaaa y ya en los
electronicos se realizaran con el tipo de letra ARIAL
siguiendo los demás pasos mencionados anteriormente.

Forma de Establecer las condiciones de seguridad de la información x x

producción o análoga y electrónica, en cuanto a la física hay que siempre
ingreso tener la versión final y la garantía la tiene que dar cada unidad
productora de quien pertenece el expediente y/o documento.

Elaborar y diligenciar cada que se genere otro formato, x x x

 formato o formulario el formato de “solicitud de control de
cambios” (área solicitante), se le adjunta modelo del formato y
se envía la unidad de asesoría para su respectiva aprobación.

Realizar copias digitales PDF

Áreas Diseñar mecanismos que ayuden a llevar una buena recepción x x x

competentes de los documentos físicos y electrónicos, y que con ello se
para el trámite pueda realizar la respectiva radicación de los mismos y
cumplir con el objetivo que este requiere aunque teniendo en
cuenta que se puede ir empleando medios informáticos para
que la comunicación sea más asertiva y ágil.

Determinar y aplicar los parámetros para la digitalización de x x

los documentos.

Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F:Funcional T: Tecnológico

Gestión y trámite
Objetivo
Desarrollar las actividades de registro,distribución, trámite, acceso y consulta, seguimiento
y control de los documentos, hasta llegar a la solución y que sea aplicada correctamente.
Alcance
El proceso necesita abordar las actualizaciones que se hacen en el trámite de un documento
y después de dicha realización, es habilitado para la consulta a través de un sistema de
metadatos. Esta se realiza con una búsqueda y finaliza con el acceso a la información
solicitada y salida de esta misma en caso de ser requerida mediante los protocolos
estipulados para el suministro temporal de dicho documento e información.

ASPECTO / ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE

CRITERIO REQUISITO

L A F T

Integrar las TRD, con el objetivo de darle una mejora a la

clasificación de la información, eso sí teniendo claras las
Registro de x x x
características que nos da la normativa para redacción y
Documentos
presentación de los asuntos institucionales, igualmente que la
descripción de estas sea clara.
 Garantizar que la correspondencia interna llegue a su x x
Distribución destinatario, sea por medio físico o electrónico esto va
vinculado por el soporte que ese documento tenga.

Acceso y Crear e implementar las tablas de control de acceso con el fin x x x

Consulta de proteger la información en cuanto divulgación, eliminación,
recolección, alteración y destrucción no autorizada.

Control y Asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los x x x x

Seguimiento documentos que se producen o se reciben en el desarrollo de
las actividades.
Tipo de requisito: A: Administrativo L:Legal F:Funcional T:Tecnológico
Organización
Objetivo
Garantizar la recuperación y consulta de los documentos de archivo pertenecientes a la
entidad teniendo como referencia el Plan de Intervención Archivística y Minimanual de
Apropiación de Conceptos.
Alcance
Realizar los procesos de clasificación, ordenación, descripción en el Archivo de Gestión y
Central.

ASPECTO / ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE

CRITERIO REQUISITO

L A F T

Implementar el Cuadro de Clasificación

Documental identificando las series y subseries
documentales según su unidad productora acorde X X X X
Clasificación
al instrumento archivístico previamente
aprobado tanto para el archivo físico como
electrónico.

Establecer un sistema de ordenación cronológico

o alfanumérico a las series y subseries
documentales según normatividad. X X X X
Ordenación
Depurar y limpiar la documentación física. X X
 Paginar los documentos electrónicos. X X X

Foliar la documentación física. X X

Guardar en unidades de conservación apropiadas X X

el fondo documental físico.

Establecer carpetas en Drives según Cuadro de X X X

Clasificación (Código, nombre de unidad
productora, código serie, nombre de serie,
código subserie y nombre de subserie sí aplica) y
guardar allí los documentos electrónicos.

Establecer parámetros de descripción según X X X X

norma ISAD-G, establecidos en el BANTER.

Crear instrumento para indexación de series y

subseries en Excel dentro del Drive, según
Descripción
metadatos escogidos realizar la indexación del X X X X
fondo documental electrónico.

Realizar inventario documental de fondo X X X X

documental organizado.
Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F:Funcional T: Tecnológico
Transferencias
Objetivo
Establecer las pautas indicadas según la Guía: Lineamientos Técnicos para Transferencias
Documentales Secundarias del Archivo General de la Nación para las transferencias
documentales en la Fundación Centro de Apoyo Familiar y de la Niñez según los tiempos
de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental para lo documentos físicos y electrónicos, en concordancia con el
Programa Específico de Documentos Electrónicos.
Alcance
Realizar un proceso adecuado de transferencias documentales una vez se hayan cumplido
los tiempos de retención y disposición final.
 ASPECTO / ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE
CRITERIO REQUISITO
L A F T

Preparación de la Teniendo en cuenta el Diagnóstico Integral de Archivo ver el

estado de conservación de las series y subseries a transferir. X X X
transferencia

Verificar el estado de organización de las series y subseries

que se van a transferir sean físicas o electrónicas. X X X
Validación de la
transferencia
Realizar inventario documental de series y subseries a
transferir para los archivos en soporte físico y electrónico. X X X

Migración, Instaurar los lineamientos para la conservación y consulta de

refreshing, los documentos electrónicos o digitalizados según lo
X X X X
emulación o estipulado por el Archivo General de la Nación.
conversión

Escoger los metadatos que servirán para la recuperación de

Metadatos los documentos electrónicos o digitalizados. X X X

Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F:Funcional T: Tecnológico

Disposición de documentos
Objetivo:
Identificar los criterios de valoración establecidos en las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental, para asegurar su adecuada disposición
Alcance:
Realizar la selección de documentos en base a las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental, una vez identificada seguir su procedimiento ya sea de
preservación temporal, permanente o eliminación, para realizar esta disposición se
solicitará un Tecnólogo en Gestión Documental

Aspecto/ Actividades a desarrollar Tipo de requisito

Criterio
Legal Administrativo Fiscal Tecnológico

Aplicar la disposición final

Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F : Funcional T: Tecnológico
Preservación a largo plazo
Objetivo:
Asegurar la conservación y preservación de documentos por medio de actividades o
programas
Alcance:
Definir dentro de la política los lineamientos que permitan proteger la información con el
fin de mantener la integridad, autenticidad y fiabilidad de la información en base al
Acuerdo 049 del 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 "Conservación de
 Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de edificios y
locales, destinados a archivos", además el AGN nos brinda una cartilla de fundamentos
para la preservación digital a largo plazo por medio de estos se resalta la importancia de
preservar los documentos ya que estos nos apoyan en la toma de decisiones sirviendo como
evidencia, es importante aclarar que si los documentos no se conservan adecuadamente
serán objeto de obsolescencia.

Aspecto/ Actividades a desarrollar Tipo de requisito

Criterio
Legal Administrativo Funcio Tecnológico
nal

Definir lineamientos para la x x x x

conservación de documentos
Sistema análogos, digitales y electrónicos
Integrado de
Conservación Implementar un plan de x x x x
preservación a largo plazo para los
documentos electrónicos con el fin
de mantener su integridad,
autenticidad y fiabilidad

Establecer políticas de seguridad de x x x x

Seguridad de la la información
Información

Requisitos Establecer lineamientos de x x x

para la preservación para documentos
preservación y electrónicos de archivo desde su
conservación creación y verificar su cumplimento
de los
documentos Verificar que la preservación de x x x
electrónicos de documentos esté de acuerdo a las
archivo Tablas de Retención Documental

Requisitos Implementar políticas de Backups y x x x x

para las sistemas de seguridad
técnicas de
preservación a
largo plazo
Tipo de requisito: A: Administrativo L: Legal F:Funcional T: Tecnológico
Valoración documental
Objetivo
Determinar los tiempos de los documentos en su respectiva retención en cada uno de los
archivos referentes y con ello al ya ser cumplidos, aplicar su respectiva disposición.
Alcance
Realizar un análisis de los valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable, técnico) y secundarios (Histórico, cultural y científico, patrimonial,investigativo)
para así determinar el destino final del documento.

Aspecto/ Actividades a desarrollar Tipo de requisito

Criterio
L A F T

Implementación de las Tablas de Retención x x x x

Directrices Documental, Tablas de Valoración Documental
Generales
Tipo de requisito: A: Administrativo L:Legal F:Funcional T:Tecnológico
FASE DE IMPLEMENTACIÓN PGD
La implementación del PGD en el AGN, tal como lo establece el Decreto 1080 de 2015, se
divide en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución, seguimiento y mejora del mismo.

Elaboración Ejecución Seguimiento Mejora

Paula Angélica
Cuestas Vera,
Janeth Carolina
Gerencia Gerencia
Camargo
Gerencia Coordinación Coordinación
Responsables Escarraga,
Coordinación Comité de Comité de
Anderson Gallo
Archivo Archivo
Bejarano, Paula
Camila Prieto
Miranda

Cronograma de actividades

Implementación Seguimiento

Procesos de Gestión Documental Diciembre 1 del año 2023 hasta diciembre

1 del año 2024.

Programas Específicos Diciembre 1 del año 2023 hasta diciembre

del 2027.

La mejora se hará mientras el programa tenga vigencia con el fin de lograr los resultados
deseados.
PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Programa de documentos vitales o esenciales
Objetivo
Definir acciones o procedimientos para salvaguardar y custodiar la documentación vital,
identificando posibles riesgos de conservación como de producción para de esta forma
poder mitigarlos
Alcance
Conservar documentos vitales físicos como electrónicos que nos permitan continuar con la
gestión en la Fundación
Justificación
Establecer un control de acceso para documentos físicos como electrónicos con el fin de
mantener segura la información y evitar que cualquier persona pueda obtener la
información vital de la Fundación Centro AFYN de esta forma se garantizará la
conservación y protección de la documentación.
Beneficios
★ Mayor seguridad en la documentación vital o esencial de la Fundación
★ Facilidad para identificar posibles riesgos
★ Mantener una buena capacidad de respuesta
Actividades a realizar

Actividades Recursos Responsables

Identificar las series o

subseries vitales o TRD y TVD Gerencia
esenciales

Aplicar distintos métodos

como tablas de acceso y
crear contraseñas en la Instrumento archivístico
documentación con el fin de Tablas de Acceso y Adobe Coordinación
controlar y proteger la Acrobat Editor PDF
documentación vital ya sea
física y electrónica de la
Fundación.

Programa de gestión de documentos electrónicos

Objetivo
Plantear las pautas para el diseño, administración, almacenamiento, consulta, protección y
conservación de los documentos electrónicos de la entidad.
Alcance
Garantizar los principios y características de los documentos electrónicos de la Fundación
Centro de Apoyo Familiar y de la Niñez, tales como autenticidad, integridad, fiabilidad,
disponibilidad y seguridad.
Justificación
De acuerdo a la Directiva Presidencial 004 de 2012 correspondiente a la política Cero Papel
y el Acuerdo 006 de 2014 sobre la Preservación y Conservación de los documentos sean
físicos o electrónicos se busca que la Fundación Centro AFYN garantice la gestión de su
documentación electrónica con el objetivo de velar por la transparencia y acceso a la
información de los ciudadanos y sus clientes tanto internos como externos aplicando buenas
prácticas para la seguridad y organización.
Beneficios
★ Facilitar la consulta de documentos electrónicos.
★ Preservación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
★ Buenas prácticas de organización y control y acceso.
Actividades a realizar

Actividades Recursos Responsables

Con ayuda de la herramienta

Adobe establecer contraseñas de
seguridad para los documentos que
se guarden en el Drive y así Adobe Acrobat Editor
Coordinación
mismo establecer quienes tendrán PDF
conocimiento de estas contraseñas,
las cuales serán cambiadas cada
seis meses.

Organizar documentos del Correo

en el Drive Institucional con ayuda
de la implementación del Cuadro
Drive institucional Coordinación
de Clasificación, Tablas de
Retención y Tablas de Valoración
Documental.
 Establecer Excel con Metadatos e
hipervínculos a los archivos para
Contabilidad, Gerencia,
garantizar recuperación y consulta
Microsoft Office Coordinación y
de documentos electrónicos y
Comunicaciones
proteger este Excel con contraseña
sólo para usuarios encargados.

Comprar unidades de 2 teras de memoria

almacenamiento externo seguras y externa cada una en
hacer una copia de resguardo de ubicaciones diferentes Contabilidad, Gerencia
los documentos dentro del disco para garantizar y Coordinación
cada semana. recuperación en caso de
emergencia

Hacer uso de formatos sobre la

trazabilidad de correspondencia Manual de
para los trámites de consulta y Correspondencia Coordinación y
devolución de documentos con el
Y Formatos de Control Comunicaciones
fin de garantizar la integridad y
fiabilidad de la devolución del de Correspondencia.
mismo.

Programa de reprografía
Objetivo
Normalizar los procesos de reproducción técnica de los documentos
Alcance
Documentos producidos por la Fundación
Justificación
Definir durante el ciclo de vida de cada uno de los documentos, los medios que permitan
su gestión, consulta, trámite, preservación y conservación .Es necesario determinar el
medio técnico de reproducción (microfilmación o digitalización) cual es el más adecuado
de acuerdo con las características de los documentos, su relación costo beneficio, el
propósito de la reproducción.

Beneficios
 ● Mejorar los procesos de digitalización de los documentos producidos por la
Fundación.
● Mejorar el orden de los documentos y facilitar su búsqueda.
● Depuración de los documentos que no cumplan con los requisitos técnicos para la
digitalización.
● Estandarizar el soporte de conservación de los documentos para mejor manejo de la
Fundación.

Actividades Recursos Responsables

Sugerir el programa de reprografía Escáner y computador Área de gestión

dentro de la fundación documental

Implementar el programa de Escáner y computador Todas las áreas

reprografía dentro de la fundación
para mejorar los procesos.

Tener en cuenta el cronograma de Escáner y computador Todas las áreas

trabajo para llevar a cabo el
proceso de reprografía

Identificar los documentos vitales Escáner y computador Todas las áreas

para la entidad y darles prioridad

Realizar un diagnóstico del estado Escáner y computador Todas las áreas

de los equipos para la
digitalización de los documentos

Tener en cuenta que los Escáner y computador Todas las áreas

documentos que se van a
digitalizar deben de ser legibles y
que no contenga algún tipo de
instrumento metálico que pueda
alterar la calidad del documento.

Programa de documentos especiales

Objetivo
Identificar los diferentes tipos de documentos especiales que han sido producidos dentro la
fundación y así fijar estrategias para el tratamiento y conservación de la información que
estos poseen de acuerdo a la normativa aplicable.
Alcance
Este programa debe ser aplicado a la documentación de la fundación que tenga fines de
conservación, consulta y acceso.
Justificación
Beneficios
En el siguiente programa se busca establecer una adecuada preservación y conservación de
los documentos gráficos, audiovisuales, sonoros y orales con el fin de hacer una ampliación
en cuanto al control documental en los diferentes medios de información, igualmente velar
por que la calidad sea apropiada y la seguridad de dicha información que evidencian las
actividades y procesos, para así tomar de modo más ágil y eficaz las decisiones que se
requieran.
➔ Se trata de dar la suficiente garantía en cuanto a la conservación, disponibilidad y
legibilidad en el tiempo de la documentación sin importar su soporte, el medio o la
forma.
➔ Facilitar la búsqueda y recuperación de estos documentos.
➔ Disminución y optimización de los tiempos y recursos que dentro de la fundación se
tienen.

Actividades Recursos Responsables

Establecer, actualizar y
mantener el programa.
Implementar y hacer PGD Comité de Archivo
seguimiento del programa
que sea cumplido a Tecnológicos (PC) Coordinación
cabalidad.
Presentar y desarrollar
acciones de mejora.

Diagnosticar su condición Documentos a examinar

de conservación física y TRD Gestor Documental o
verificación de legibilidad TVD encargado
en su contenido. EPP’S
 Identificación de tipologías
documentales y su Inventario Documental Gestor Documental o
conservación que estén CCD encargado
asociados a los documentos Coordinación
especiales

Uso del Testigo

Documental para Testigo Documental Coordinación
organización, control y
conservación de los
documentos especiales.

Programa plan institucional de capacitación

Objetivo
Implementar los procesos de Gestión Documental bajo la normativa del AGN, teniendo en
cuenta los criterios de producción, gestión, consulta, trámite, preservación y conservación
de los documentos producidos dentro de la Fundación.
Alcance
Toda la capacitación relacionada con la gestión documental en la Fundación Centro de
Apoyo Familiar y de la Niñez se hará a los empleados de la empresa con el objeto de que
estos implementen buenas prácticas. Se usará no sólo formación presencial sino también
piezas gráficas que sean complementarias e intuitivas garantizando la apropiación del
conocimiento brindado, el cual está relacionado con la organización, preservación e
indexación de documentos, así como la digitalización de los mismos.
Justificación
La Fundación Centro de Apoyo Familiar y de la Niñez es una empresa que cuenta con
pocos trabajadores y que dentro de sus documentos de constitución legal se presenta como
microempresa, teniendo esto en cuenta se comprende que así como no hay una gerencia
especializada en administración de empresas tampoco hay personal con conocimiento de
archivística o gestión documental que regule sus procesos, por tanto, este programa
específico articulado con el Programa de Gestión Documental elaborado busca el cambio y
mejora en las prácticas relacionadas con la documentación para evitar las pérdidas de
información, la vulneración de los derechos y los procesos administrativos en la entidad.
Beneficios
● Personal capacitado para la gestión de documentos físicos y electrónicos.
● Mejora de las condiciones de consulta a nivel externo y externo.
● Mayor eficiencia en los procesos de gestión documental.
 ● Reducción de los errores en almacenamiento, digitalización y preservación de
documentos.

Actividades Recursos Responsables

Socialización del Minimanual de Minimanual Grupo Pyme

apropiación de conceptos.

Socializar la forma correcta de Cartilla Organización Grupo Pyme

organización de los documentos. AGN

Identificar los procesos técnicos Norma ISAD (G) Grupo Pyme

para realizar una buena indexación
de los documentos.

Presentar parámetros para SIC Grupo Pyme

preservación de documentos
físicos y electrónicos

ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DEL AGN

FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO
CONTROL DE CAMBIOS
ANEXOS