PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO GUÍA

DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 134101 V2
Nombre del Proyecto: Aplicación de técnicas para el desarrollo y documentación del procedimiento de
selección y vinculación de trabajadores en las Pymes.
Fase del Proyecto: Planear.
Actividad de Proyecto: desarrollar diagnóstico empresarial.
Competencias:
210602001 - Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa.
210601027 Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico.
Resultados de Aprendizaje a Alcanzar:
02 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas
institucionales.
03 Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas, teniendo
en cuenta la normativa y políticas institucionales.
04 Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de
acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas institucionales.
05 Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que cumplan con la
normativa, y políticas organizacionales.
06 Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina, teniendo en
procedimientos.
05 Elaborar reportes de acuerdo con requerimientos de información.

Duración de la guía: 24 Horas.

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2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, es importante para las entidades públicas y privadas conocer y cumplir la normatividad que
rige la administración de la gestión documental y del archivo, organizar los documentos de una empresa,
requieren de una actitud positiva, el tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá
donde se encuentran. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo
más difícil. Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y
merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados, teniendo en cuenta aspectos
generales, tipo, estilo y presentación, que faciliten seguir los protocolos organizacionales establecidos por la
empresa en la producción de documentos. Ejercer el control de los documentos y establecer mecanismos o
condiciones indispensables que permitan su recuperación, conserven su calidad y den testimonio de la operación
de la empresa, siendo este un elemento integrante del patrimonio de la institución. Controlar desde el inicio del
ciclo de vida del documento requiere colaboración y coordinación entre las oficinas productoras y el archivo de la
organización. Esta labor es desarrollada por un especialista en Asistencia Administrativa.
Las Mipymes las micro, pequeñas y medianas empresas, constituyen un núcleo de crecimiento y desarrollo
potencial de gran importancia, se adaptan con rapidez a los cambios en el entorno y se vinculan como eslabón de
cadenas productivas y de comercialización. Las Mipymes son importantes porque generan empleo en sectores
socialmente débiles y constituyen una posibilidad de reducción de la concentración del poder económico.

Por otra parte, El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dio a conocer su Proyecto de Decreto, “Por el cual
se adiciona un capítulo al título 1, de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Sector
Comercio, Industria y Turismo, y se reglamenta el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 en lo referente a la
clasificación de las micro, pequeñas y medianas empresas”. Este proyecto reglamenta la clasificación de las micro,
pequeñas y medianas empresas, teniendo en cuenta el valor de los ingresos por actividades ordinarias anuales.
De ahí la importancia de desarrollar en la presente Guía de Aprendizaje los elementos necesarios para alcanzar
conocimientos como: concepto de empresa y su clasificación, estructura organizacional, áreas funcionales,
manuales de procesos, proceso administrativo, generalidad archivística, gestión documental, normatividad de la
gestión del archivo, trámite para el envío de documentos, organización de documentos, tabla de retención
documental, conservación de documentos y programas de mejoramiento de la gestión de archivos entre otros.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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 3.1. ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL

AA 3.1.1 Clases y Características de los Documentos. Respetado aprendiz, el objetivo de la siguiente actividad
es que reflexione sobre el tema “Clases y Características de los documentos”. Por tal motivo, de forma individual
y utilizando la TDA Mapa mental, realice uno que contenga: a) características de los documentos, b) Clases de
documentos, c) Clasificación de los documentos, d) Tipología documental. Para ello, tome el material de apoyo
“Clases y Características de los Documentos”. Luego, prepare socialización, esta se hará en conversatorio
liderado por su Instructor. Finalmente, debe subir la actividad en la plataforma Territorium siguiendo esta ruta:
Territorium/ Evidencia / Solución actividad 3.1.1. Clases y Características de los Documentos.

Orientaciones para realizar la actividad:

a. Descargue el material de apoyo que se encuentra en la plataforma Territorium. Estos los encuentra
ingresando por esta ruta: Territorium/ Contenido del curso / Proyecto / Fase del proyecto formativo/
Fase 1 Análisis / Competencia: 210602001 - Tramitar correspondencia / Guía 1. Despachar, conservar,
preservar… /Material de apoyo.
b. Lea el material de apoyo y tome nota de los temas más importante y relevante.
c. Para elaborar el mapa mental lo puede hacer: en una aplicación o manualmente utilizando papel y colores
o marcadores de colores.
d. Busque imágenes que represente los temas más importante y relevante seleccionados anteriormente.
e. Ponga su nombre en el mapa mental y cuélguelo en la plataforma por el espacio asignado.
f. Extensión máxima una página.

➢ Documentos de apoyo para realizar la actividad: Clases y Características de los documentos (PDF).
➢ Aplicaciones que puede utilizar para realizar la actividad: MindMeister. Canva. XMind. GitMind.
Creately. CmapTools.
➢ Ambiente de formación requerido: aula polivalente con PC, TV e internet. Plataforma Territorium,
plataforma Teams, plataforma Meet.
➢ Entregable: Solución actividad 3.1.1. Clases y Características de los Documentos.
➢ Instrumentos de Evaluación: Lista de chequeo desempeño.

Fecha de inicio: julio 5 de 2023 | Fecha de finalización: julio 7 de 2023

Duración: 2 horas

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 AA 3.1.2 Administración de comunicaciones oficiales y organización documental. Apreciado aprendiz, con la
elaboración de esta actividad, usted va a poder entrar en contexto con el tema identificar los conocimientos
necesarios en cuanto a la normativa archivística para la organización documental. Para ello, de forma individual,
debe realizar lectura y análisis en el material de apoyo denominado “Administración de comunicaciones
Oficiales” y “Conceptualización y normativa archivística para la organización documental”. Seguidamente,
utilizando la TDA cuadro sinóptico, prepare uno con la temática más importante. Luego, prepare socialización,
esta se hará en conversatorio liderado por su Instructor. Finalmente, cuelgue la actividad en la plataforma
Territorium siguiendo esta ruta: Territorium/ Evidencia / Solución AA 3.1.2 Administración de comunicaciones
oficiales y organización documental.

Orientaciones para realizar la actividad:

a. Descargue el material de apoyo que se encuentra en la plataforma Territorium. Estos los encuentra
ingresando por esta ruta: Territorium/ Contenido del curso / Proyecto / Fase del proyecto formativo/
Fase 1 Análisis / Competencia: 210602001 - Tramitar correspondencia / Guía 1. Despachar, conservar,
preservar… /Material de apoyo.
b. Crea un concepto principal. Sea cual sea el medio que elijas, el siguiente paso es determinar la idea central
que deseas detallar.
c. Identifica conceptos clave.
d. Organiza figuras y líneas.
e. Afina los ajustes del mapa.
f. Ponga su nombre en el mapa mental y cuélguelo en la plataforma por el espacio asignado.
g. Extensión máxima una página.

Documentos de apoyo para realizar la actividad:

➢ Administración de comunicaciones Oficiales (PDF)
➢ Conceptualización y normativa archivística para la organización documental (PDF).
Aplicaciones que puede utilizar para realizar la actividad: MindMeister. Canva. XMind. GitMind. Creately.
CmapTools.

Ambiente de formación requerido: aula polivalente con PC, TV e internet. Plataforma Territorium, plataforma
Teams, plataforma Meet.

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Entregable: Solución AA 3.1.2 Administración de comunicaciones oficiales y organización documental.

Instrumentos de Evaluación: Lista de chequeo desempeño.

Fecha de inicio: julio 5 de 2023 | Fecha de finalización: julio 7 de 2023

Duración: 2 horas

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL

APRENDIZAJE.

AA 3.2.1 Fundamentos sobre las Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental - TRD,
constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración
documental por cada una de las agrupaciones ...Apreciado aprendiz. Utilizando la TDA Sustentando, deben dar
respuesta a la siguiente actividad:
En primer lugar, en grupo colaborativo, deben leer, comentar y debatir los documentos “Mini manual Tabla de
retención documental” (PDF). Estos los encuentra ingresando por esta ruta: Territorium / Contenido del curso
/ Proyecto/ Fase del proyecto formativo/ Fase 1 Análisis / Competencia: 210602001 - Tramitar
correspondencia / Guía 1. Despachar, conservar, preservar… /Material de apoyo. En base a estas lecturas, darán
respuesta a la actividad “Fundamentos sobre las Tablas de Retención Documental”. En este, va a encontrar una
tabla de 3 columnas así: en la columna 1 Preguntas (lea cada pregunta y consulte el significado). En la columna
2 Significado (coloque el significado de cada pregunta). En la columna 3 Sustente (explique con sus palabras en
que consiste cada respuesta). Seguidamente, prepare socialización a sus compañeros de grupo utilizando la
técnica didáctica activa Mesa redonda. Finalmente, un integrante del equipo debe subir la actividad en la
plataforma siguiendo esta ruta: Territorium/ Evidencia / Solución AA 3.2.1 Fundamentos sobre las Tablas de
Retención Documental.

Nota: para dar respuesta a esta actividad, haga uso del siguiente material de apoyo:
➢ Documento “Mini manual Tabla de retención documental” (PDF).

➢ Documento de respuesta AA 3.2.1 Fundamentos sobre las Tablas de Retención Documental.

Entregable: Solución AA 3.2.1 Fundamentos sobre las Tablas de Retención Documental.

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Instrumentos de Evaluación: lista de chequeo desempeño.
Ambiente de formación requerido: aula polivalente con PC, TV e internet. Plataforma
Territorium, plataforma Teams, plataforma Meet.

Recuerde que, para reunirse con sus compañeros, se pueden comunicar por grupo de WhatsApp, correo
electrónico o telefónicamente. También lo puede hacer de forma física.

Fecha de inicio: julio 12 de 2023 | Fecha de finalización: julio 14 de 2023

Duración: 4 horas

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN).

3.3.1 Identificando las normas técnicas para la presentación de informes. Aprendiz, en grupos colaborativos y
utilizando la TDA maya de respuestas, dará respuesta a la actividad. Este consta de un enlace que lo llevará a un
crucigrama con una serie de enunciados con respecto al tema “Informes”; ustedes deben consultar en el
documento de apoyo “Guía técnica colombiana GTC 185”, página 45, numeral 9 Informes; para conocer la palabra
o frase que debe registrar en el crucigrama. Una vez diligencie el crucigrama, imprímalo o tome pantallazo y
agréguelo a la hoja de respuestas Solución A 3.3.1 Identificando las normas técnicas para la presentación de
informes. Seguidamente, cuelgue la actividad en la plataforma Territorium / botón Evidencias/ enlace Solución A
3.3.1 Identificando las normas técnicas para la presentación de informes.

Nota: para dar respuesta a esta actividad, haga uso de los siguientes documentos de apoyo:
Documento: Guía técnica colombiana GTC 185 (PDF)
Hoja de respuestas Solución A 3.3.1 Identificando las normas técnicas para la presentación de informes.
Enlace para realizar el crucigrama Identificando las normas técnicas para la presentación de informes:
https://puzzel.org/es/crossword/play?p=-NUgpaBHXSrIJ1fmLkrf

Entregable: Solución A 3.3.1 Identificando las normas técnicas para la presentación de informes.
Instrumento de evaluación: lista de chequeo desempeño.
Fecha de inicio: julio 12 de 2023 | Fecha de finalización: julio 14 de 2023
Duración: 4 horas.

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3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

AA 3.4.1. Elaboración de la Tabla de Retención Documental. Apreciado(a) aprendiz, las Tablas de Retención
Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad
acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

El objetivo de su participación en esta actividad es que se apropie de los conceptos del tema Tabla de Retención
documental, al igual que su aplicación en las empresas según la normatividad vigente. Por tal motivo, en equipos
colaborativos y utilizando la TDA Diseño, debe crear una plantilla de cada una de las 5 tablas de retención
documental para su empresa. Esta, la debe elaborar haciendo uso del Excel y Word y apoyados en el material
de apoyo “Guía para la elaboración de la Tabla de Retención Documental”. Finalmente, cuelgue la actividad en
la plataforma Territorium siguiendo esta ruta: Territorium/ Evidencia / Solución AA 3.4.1 Elaboración de la Tabla
de Retención Documental.

Orientaciones para realizar la actividad:

a. Descargue el material de apoyo que se encuentra en la plataforma Territorium denominado
b. En el documento de apoyo “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”, remítase al anexo 8
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL y al anexo 8.1 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL y elabore una plantilla igual para su empresa, incluyendo el instructivo. Estos
deben quedar en formato Word o Excel.
c. En el documento de apoyo “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”, remítase al anexo 9
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL y al ANEXO 9.1 INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA UNIDAD
DOCUMENTAL y elabore una plantilla igual para su empresa, incluyendo el instructivo. Estos deben quedar
en formato Word o Excel.
d. En el documento de apoyo “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”, remítase al anexo 10
FORMATO DE TABLAS DE RETENCION y el anexo 10.1 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION
y elabore una plantilla igual para su empresa, incluyendo el instructivo. Estos deben quedar en formato Word
o Excel.

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e. En el documento de apoyo “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”, remítase al anexo 12
FORMATO DE ELIMINACIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL. Elabore una plantilla igual para su
empresa. Esta debe quedar en formato Word o Excel.
f. En el documento de apoyo “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”, remítase al anexo 13
FORMATO DE ACTA DE ENTERGA. Elabore una plantilla igual para su empresa. Esta debe quedar en formato
Word o Excel.
g. Finalmente, articule los 5 formatos en un solo trabajo, este debe contener, además: portada y tabla de
contenido. Recuerde hacer uso de las normas APA para su elaboración.

Nota: para la elaboración eficiente de las 5 plantillas, sugiero su elaboración en Excel y luego copia y pega en
Word para su presentación.

Documentos de apoyo para realizar la actividad:

➢ “Mini manual Tabla de retención documental (PDF)”
➢ Tutorial elaboración de tablas en Excel.

Ambiente de formación requerido: aula polivalente con PC, TV e internet. Plataforma Territorium, plataforma
Teams, plataforma Meet.

Entregable: Solución AA 3.4.1 Elaboración de la Tabla de Retención Documental.

Instrumentos de Evaluación: Lista de chequeo desempeño.

Fecha de inicio: julio 19 de 2023 | Fecha de finalización: julio 21 de 2023

Duración: 8 horas.

AA 3.4.2 Elaboración de plantilla para informe de la empresa. Respetados aprendices, el objetivo de esta
actividad, es poner en práctica lo aprendido en la guía de aprendizaje. Por tal motivo, debe realizar la siguiente
actividad con su equipo de trabajo y utilizando la TDA Diseño, deben diseñar una PLANTILLA para la presentación
de informes para su empresa. Finalmente, cuelgue la actividad en la plataforma Territorium / botón Evidencias/
enlace Solución AA 3.4.2 Elaboración de plantilla para informe de la empresa.
Orientaciones para realizar la actividad:

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 a. En la Guía técnica colombiana GTC 185 (PDF), Observe el esquema en la página 51 y siguientes, cómo
elaborar el informe. Este es un ejemplo claro de cómo debe quedar la plantilla.
b. También puede hacer uso de Plantilla de Informes para un documento en Word. Para ello, puede observar
el video tutorial: Uso de Plantilla de Informes para un documento en Word:
https://www.youtube.com/watch?v=w7M__yj0qlQ
c. La plantilla debe llevar el logo de la empresa, el nombre y el eslogan. Para ello agregue los ya diseñados en
la Guía de aprendizaje anterior.

Materiales de apoyo didáctico para elaborar la actividad:

• Guía técnica colombiana GTC 185 (PDF).
• Video tutorial: Uso de Plantilla de Informes para un documento en Word:
https://www.youtube.com/watch?v=w7M__yj0qlQ

Entregable: Solución AA 3.4.2 Elaboración de plantilla para informe de la empresa.

Instrumento de evaluación: lista de chequeo desempeño.
Fecha de inicio: julio 19 de 2023 | Fecha de finalización: julio 21 de 2023
Duración: 4 horas.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

AA 4.1. Prueba de conocimiento Guía 5 Tramitar correspondencia y Registrar información. Por medio de la TDA
Prueba de conocimiento, se desarrollará en la plataforma Territorium, una prueba de conocimiento, sobre los
principales conceptos abordados durante la Guía de aprendizaje 3. Despachar, conservar, preservar, comprobar el
ingreso, despacho y presentar informe de los documentos, siguiente ruta: Ingresar a la plataforma Territorium /
barra herramientas / Evaluaciones / Evaluación Guía de aprendizaje 5 Tramitar correspondencia y Registrar
información.

Insumo: Materiales de apoyo de la Guía 1. Reconocer el entorno de empresa.

Evidencia de conocimiento. Solución Guía de aprendizaje 5 Tramitar correspondencia y Registrar información.

Fecha de inicio: 19 de julio de 2023 | Fecha de finalización: j21 julio de 2023
Duración: 2 horas.

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 Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento:
Solución Evaluación Guía 1.
Reconocer el entorno de empresa.
Evidencias de Desempeño:
Solución actividad 3.1.1. Clases y
Características de los Documentos.
Solución AA 3.1.2 Administración
de comunicaciones oficiales y
organización documental.
Solución AA 3.2.1 Fundamentos
sobre las Tablas de Retención
Documental.
Solución A 3.3.1 Identificando las
normas técnicas para
presentación de informes.
Evidencias de Producto:
Solución AA 3.4.1 Elaboración de la - Controla la entrega de los
Tabla de Retención Documental.
Solución AA 3.4.2 Elaboración de
plantilla para informe de
empresa.
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Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación.
Envía la documentación de Prueba de Conocimiento –
despacho de acuerdo con la instrumento de evaluación.
normativa y políticas
institucionales.
-Usa los canales o medios de
despacho de los documentos.,
acuerdo con la normativa, las
políticas institucionales. Lista de Chequeo de desempeño
-Archiva documentos en el
consecutivo de acuerdo con
organización de la unidad
documental.
-Aplica la normativa y las políticas
institucionales de conservación y
preservación en los documentos. Lista de chequeo de Producto.
-Aplica en el proceso de recibo y
despacho de documento, las
la técnicas, la normativa y las
políticas institucionales.
- Entrega los reportes teniendo en
cuenta la normatividad ambiental.
reportes de acuerdo a las políticas
de conservación de documentos.
la
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5. GLOSARIO DE TERMINOS:

GESTIÓN DOCUMENTAL: La gestión documental es el proceso de organización, seguimiento y administración de

documentos electrónicos. Forma parte del camino de digitalización para las instituciones y se utiliza en una gran
variedad de sectores y con distintos fines y técnicas. Algunas aplicaciones comunes son la gestión de contratos, el
servicio de atención al cliente, específicamente con la gestión de casos, los recursos humanos y los registros
médicos.
ADMINISTRACIÓN: Es una disciplina encargada de planificar, organizar, coordinar, controlar y evaluar actividades
industriales, comerciales, financieras y de servicios de cualquier institución, industria o empresa.
AMBIENTE: Es todo lo que rodea la organización, el contexto dentro del cual existe una organización.
AUTORIDAD: Poder para imponer tareas o responsabilidades.
ACCESIBILIDAD: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura
de la información de poder ser reproducida y por tanto usada.
ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico
o cultural.
ACTIVO DE INFORMACIÓN: En relación con la seguridad de la información, se refiere a cualquier información o
sistema relacionado con el tratamiento de la misma que tenga valor para la organización. Según [ISO/IEC 13335-
1:2004]: Cualquier cosa que tiene valor para la organización.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y
control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
BASE DE DATOS: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el
rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados
para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida.
CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento
y preservación.
CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

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CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en
los archivos.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final Clasificación: acción intelectual que permite identificar y distribuir un
documento o un expediente en categorías y clases mediante el Cuadro de Clasificación Documental.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.
DISPONIBILIDAD: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la
actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la
información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible
identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben
mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. Propiedad de
que la información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario. Documentar: Registrar, justificar o comentar para recuperación posterior.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
¿Qué es una base de datos?: De una manera simple, es un contenedor que permite almacenar la información de
forma ordenada con diferentes propósitos y usos. En una base de datos se puede almacenar información de
diferentes datos como ventas, recursos humanos, inventarios, entre otros.
SI sistema de información: componentes interrelacionados que trabajan en conjunto para recolectar, procesar,
almacenar información para soportar la toma de decisiones, la coordinación el control, el análisis y la visualización
en una organización.
MIS, sistema de información gerencial: el estudio de los sistemas de información con un enfoque en su uso para
los negocios y la administración.
Empresa digital: organización en la que casi todos los procesos de negocios y relaciones con los clientes,
proveedores y empleados cuentan con cantidad digital, y los activos cooperativos clave se administran a través
de los medios digitales.

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Tecnología de redes y telecomunicaciones: dispositivos físicos y software que alcanzan varios componentes de
hardware de computadora y transfieren datos de una ubicación física a otra.
Red: e s un conjunto de dispositivos interconectados entre sí a través de un medio, que intercambian información
y comparten recursos.
Internet: red de redes global que utiliza los estándares universales para conectar a millones de redes distintas.
Extranet: es una red que permite a una empresa compartir informaciones con otras empresas y clientes. Los
extranets transmiten información por Internet y requieren que el usuario tenga una contraseña para poder
acceder a los datos de los servidores internos de la empresa.
Intranet: una red interna basada en las tecnologías y estándares de internet y World Wide Web.
WWW, World Wide Web: un sistema con estándares universalmente aceptados para almacenar, recuperar,
mostrar, dar formato a la información en un entorno de red.

REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/documentos-de-interes/herramientas-
archivisticas/110-glosario-basicov1/file
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/12.%20herramientas/DT%20
%20MANUAL%20FUNDAMENTOS%20DE%20PRESERVACION%20DIGITAL%20A%20LARG O%20PLAZO.pdf
https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/G-GD-01-conservacion-
documentos.pdf

www.bibliotecasena.edu.co Biblioteca Virtual SENA

• Flórez Ochoa Rafael y Alonso Tobón Restrepo. Investigación Educativa y Pedagógica. Bogotá: McGraw Hill.
2001
• Cabrero García J, Richart Martínez M. El debate investigación cualitativa frente a investigación cuantitativa
[serie en Internet]. [citado 23 Dic 2002]. Disponible en:
nhttp://departamento.enfe.ua.es/profesores/miguel/documentos/Debate_invcualitativa_frete-inv-
cuantitativa.pdf
• Metodología de la investigación. Samperi Ed. 4ª. 2006
• NOMBELA, Juan José Seguridad informática / Madrid: Paraninfo, 1997.
• Cruz Herradón, Ana María Informática básica para mayores. / Bogotá: Ediciones de la U, 2014. Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Compendio normas técnicas colombianas sobre
documentación. Colombia: ICONTEC, 2007.
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 • Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Norma técnica Colombiana NTC ISO
9000: sistemas de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario. / Bogotá: Icontec, 2015.
• Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Sistema de gestión de la calidad:
requisitos / Bogotá: ICONTEC, ©2015.
• Jaramillo, C. M. P., & Jesús, M. (1992). Los indicadores de gestión. España.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Simón Antonio Londoño Instructor CTGI Abril 2023

Zapata

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es)

GFPI-F-135 V01

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