PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

● Código del Programa de Formación: 134101
● Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de la gestión Administrativa de las Mipymes
del departamento del Huila.
● Fase del Proyecto: Ejecución
● Actividad de Proyecto: Controlar los procesos realizados a las unidades
administrativas para la mejora continua.
● Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo a procesos técnicos y
normativa
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
● Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas,
aplicadas al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa
y política.
● Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y
políticas institucionales.
● Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades
administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales.
● Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el
suministro de información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología
disponible, la normativa y políticas institucionales.
● Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos
y que cumplan con la normativa, y políticas organizacionales.
● Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de
oficina, teniendo en cuenta los procedimientos
● Duración de la Guía: 96 Horas
2. PRESENTACIÓN
Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante
para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de
forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.
Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca
la productividad empresarial.

Definición sistema de gestión documental GFPI-F-135 V01

La definición más acertada que se podría dar de un sistema de gestión documental sería aquellos
sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos
dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes
digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y
sencilla.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de reflexión inicial

Es indispensable identificar la importancia de implementar El Proceso de Gestión Documental para

la Organización de los archivos, de tal manera que la gestión documental sea eficaz y garantice
tiempo y disponibilidad de la información en las empresas públicas y privadas.

De manera individual después de observar el video sobre el tema: Proceso de Gestión Documental,
es importante que usted identifique y reflexione con detenimiento las ventajas del proceso de gestión
documental y en caso de no hacerlo, ¿qué implicaciones se pueden presentar en una organización
pública o privada?

Realizar un resume donde determine la importancia de la gestión documental en la empresa.

Link para el video:

Video link: https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

- Por medio del material entregado por el instructor, por medio de grupos de trabajo nos
introduciremos a los conceptos y normas para el desarrollo de la gestión documental y
técnicas de archivo, para llevar a cabo a la actividad se deben realizar las siguientes lecturas,
suministradas por el instructor.

● Ley 594 del 2000 o Reglamento general de archivo

● Acuerdo 027 de 2006 conceptos archivísticos
● Ley 049 2000 Conservación de Documentos

⮚ Determinar la importancia de la gestión documental en la empresa.

⮚ Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de

correspondencia. y prepárese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o
en base de datos todo lo relacionado al tema propuesto.

⮚ Elaborar un ensayo sobre la normativa y las políticas del trámite de documentos.

⮚ Elabore un diccionario documental sobre los términos más utilizados de Gestión documental.
⮚ Realice a través de un mapa mental los pasos a seguir en la radicación y envió de
documentos teniendo en cuenta y tomando ejemplo una empresa real. GFPI-F-135 V01
02 RECIBIR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE ACUERDO CON LA
NORMATIVA Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES:
Elaborar un instructivo del proceso de recibir los documentos físicos y electrónicos.
Elaboré un cuadro comparativo al recibir un documento físico y electrónico.

03 DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
Realizar el proceso de despacho de documentos comerciales FISICOS Y ELECTRONICOS,
aplicando el procedimiento contemplado en la ley general de archivo 594 de 2000
Desarrollo de taller sobre el despacho de documentos físicos y electrónicos.

04 CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, LA
TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Diseñar un instructivo de conservación y preservación de documentos de soporte físico o digital,
donde determine las políticas, actividades, responsabilidades, controles y prácticas para la
conservación de los documentos, según la Ley general de archivos 594 de 2000.

05 COMPROBAR EL INGRESO Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O

ELECTRÓNICOS Y QUE CUMPLAN CON LA NORMATIVA, Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES
Elaboración y análisis de tablas de retención documental.
Elaborar un manual de correspondencia de ingreso y despacho de documentos,

06 PRESENTAR INFORME DEL PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS

DE OFICINA, TENIENDO EN CUENTA LOS PROCEDIMIENTOS
Realizar un informe administrativo que contenga la normatividad relacionada con el manejo,
administración, custodia y organización de los documentos aplicada a la empresa seleccionada.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Elaborar todos los formatos del proceso de recibo, registro, radicación y despacho correspondiente
a la de gestión documental; fundamentar los conceptos de archivo, vocabulario técnico. Organizar
los archivos físicos y virtuales en una organización a partir de las normas establecidas en la ley 594
del 2000.

● Conceptualice, ciclo vital, elaboración y recepción, utilización y conservación, eliminación,

Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, documento de archivo, gestión
documental, tablas de retención documental, series, subseries. Con la instrucción del instructor
realice un mapa metal sobre el concepto de documento, y sus clases, tipo y valor y ciclo vital.

● Realice un cuadro sinóptico en el desarrollo del tema con la aplicación y realización de las tablas
de retención documental TRD, definiendo las series y subseries con su ejemplo respectivo.
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● Elabore los separadores identificando las series y subseries según los ejemplos y el formato
asignado por el instructor para su ubicación en la caja contenedora.

● Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del ciclo vital
del documento y el uso de las TRD en organización documental, es importante reforzar por
medio de la siguiente actividad:

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Laura Rica Ñera, es contratada como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir
diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y
grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que ella pueda
realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización
documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e
implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información
documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar
buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las
diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

a. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo?

b. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
c. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
d. Laura Rica Ñera encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
e. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
f. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
g. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Laura Rica Ñera?
h. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

3.3.1. Puesto y salud ocupacional

● Esquematice gráficamente los útiles, elementos, mobiliario, herramientas, elementos
de protección y equipos que se requieren en el puesto de trabajo para desarrollar las
actividades de recibo y despacho de documentos dentro del proceso de Gestión
documental y explique su funcionalidad.
● Presente un resumen máximo de dos hojas sobre las normas de salud ocupacional,
seguridad industrial y de calidad que se deben aplicar en el momento de desarrollar
las funciones de manejo y organización de los documentos en una organización.

GFPI-F-135 V01
3.3.2. Gestión documental
● Teniendo en cuenta el acuerdo 060/2001, se realizará una presentación para explicar
el ciclo vital del documento, teniendo en cuenta cada una de las fases hasta el
descargue documental.

Se desarrollarán talleres y prácticas pertinentes a:

● Ingreso y Recibido
● Trámite de respuesta
● Despacho de documentos

Esta actividad será evaluada a través de un flujo de procesos para identificar los pasos y
terminología del recibo de documentos empresariales.
● Interpretar y analizar un manual de gestión documental de una empresa elegida por
el grupo de trabajo y socialícelo a sus compañeros.
● Desarrollar el taller correspondiente al recibo y despacho de documentos entregado
por la instructora
● Organicen una presentación (Simulación), donde demuestren las actividades
administrativas pertinentes al recibo, trámite y despacho de documentos; con base
en 15 documentos comerciales
● Desescolarizado: Cuestionario sobre recibo, despacho de documentos

3.3.3. Preservar documentos

● Realizar un mapa conceptual, identificando el proceso para la organización

documental
● Realizar el proceso de preservación de documentos y conocer los factores de
deterioro: internos y externos (biológicos, ser humano, catástrofes naturales.)
● Realizar el proceso de las consecuencias de la no prevención del deterioro de los
documentos

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

1. Participe en el Foro Temático, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes

preguntas:

a. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal
no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compañero
regresa al cargo, ¿Cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de
las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su
respuesta.

c. Después de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material
que selecciono en la actividad de contextualización, esto con el fin de compartir con sus
compañeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje. GFPI-F-135 V01
Estudio de Caso: En equipos colaborativos conformado por tres aprendices, se desarrollará una
mesa redonda para analizar los casos que a continuación relaciono. Esta actividad será evaluada
a través de una lista de chequeo.

Estudio de Casos:

A. A Margarita no le gusta archivar documentos y mantiene sobre el escritorio pilas de

papeles. Ella piensa que lo más importante es encontrar cada papel que su jefe le
solicita.

¿Qué opinas del criterio de Margarita?

B. Bernardo es auxiliar en el archivo central de su empresa, a pesar de que en su solicitud

de empleo no señaló la archivística como área de interés; generalmente Bernardo
demuestra falta de entusiasmo, porque considera que su cargo es más un castigo que
una labor importante.

¿Qué le dirías a Bernardo?

C. Francisco trabaja como auxiliar de archivos de su empresa; Él está muy contento, porque
desde que le dieron ese cargo vive “al día en noticias”. El piensa que estar bien
informado es un excelente recurso para ganar amigos.

¿Qué opinas del punto de vista de Francisco?

3.4.2. En equipos de 2 aprendices, elaborar y presentar un informe sobre la legislación y

normatividad vigente sobre el manejo y administración de los documentos en el proceso de
Gestión Documental. Socializarlo con sus compañeros.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1. Realice en grupos de trabajo un video donde se evidencie la ejecución del ciclo vital de los
documentos, aplicando todo lo aprendido en esta competencia laboral.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Opera los equipos y

Evidencia de Conocimiento aplicativos para el recibo y GFPI-F-135 V01
despacho de documentos
Cuestionarios de preguntas internos y externos, de Técnica
diseñadas sobre el proceso de acuerdo con el manual de
Gestión documental y lenguaje Mesa redonda.
operación.
archivístico. De igual forma Instrumento evaluación
diseñadas sobre la Utiliza los útiles, papelería,
normatividad pertinente a la elementos, mobiliario y Cuestionario 1,2
administración, manejo y equipos requeridos para la
custodia de los documentos en recepción y despacho de
una organización. documentos teniendo en Técnica
cuenta las políticas de la
organización. Talleres de manera individual
y grupal aplicando simulación
Evidencias de Desempeño: Recepciona los documentos
Maneja el lenguaje archivístico aplicando los procedimientos Instrumento evaluación
y exponer el proceso de gestión y la normatividad vigente.
documental. Analiza e Lista de chequeo 1
interpretar los acuerdos: 04, 05, Ingresa los documentos
11, 49 y 60 pertinentes al aplicando el manual de
manejo y organización de gestión documental, las Técnica
archivos. normas de gestión de la
calidad y la legislación Mesa redonda.
Vigente. Instrumento evaluación
Evidencias de Producto:
Clasifica la documentación Cuestionario 3,4
Elaborar un archivo donde recibida de acuerdo con las
Ingresar, clasificar, radicar políticas de la organización. Lista de chequeo 2
registrar y direccionar los
documentos internos y Direcciona los documentos
externos de acuerdo con el de acuerdo con el
destinatario o dependencia destinatario o dependencia
correspondiente, aplicando el correspondiente.
manual de gestión documental,
utilizando los formatos Utiliza los elementos de
requeridos para cada fase. protección, de acuerdo con
las normas de seguridad
Realizar un informe industrial y salud ocupacional
administrativo que contenga la durante el desempeño de
normatividad relacionada con sus funciones.
el manejo, administración,
custodia y organización de los Conserva las copias de los
documentos aplicado a la documentos enviados de
empresa seleccionada. acuerdo con las normas de
la organización y la
Vídeo ciclo vital del documento. legislación vigente.

Controla la vigencia de los

documentos teniendo en
cuenta las tablas de
retención documental GFPI-F-135 V01
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida,
quien se dedica a la organización y mantenimiento de un archivo.

Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservación de los documentos habitualmente

del periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestión o administración.
También se conoce como Archivo Intermedio.

Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una función u oficio.

Legitimación: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.

Racionalización: Reducción de procesos con el fin de aumentar los rendimientos, organizando la
producción.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

BIBLIOGRAFÍA

● Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la República de Colombia,

2000, 14 de Julio

WEB GRAFÍA

● Casas, Alicia. Griggin, Andrew. Millar, Laura. Roper, Michael. (s.a.). Organización y control
de documentos administrativos. Tomado de
http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II.pdf

● Hernández, Dorotero. (s.a.). Sistema red de archivos e indicadores de gestión, para

archivos, en el estado de Nuevo león. Tomado de
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial
1.pdf

● Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de 2006.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013#

● Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo 039

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019

● Archivo General de la Nación. (2013). Acuerdo 004.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8260

7. CONTROL DEL DOCUMENTO GFPI-F-135 V01

 Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) LUZ DARY CANDELA Instructores Programa de Diciembre de 2020

articulación con
PAOLA ANDREA OSSA
la media
MARTHA LILIANA ALVAREZ

JUANITA SANCHEZ

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependenci Fech Razón del

a a Cambio

Autor (es)

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