P-CAL-01

Fecha de aprobación: XX/XX/20XX

MANUAL DE
Fecha de elaboración: XX/XX/2012
PROCEDIMIENTOS Fecha de revisión: XX/XX/20XX
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

COPIA CONTROLADA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Gerente General

ESTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ES PROPIEDAD DE XXX Y ES ASIGNADO CON CARÁCTER

CONFIDENCIAL. LA INFORMACIÓN QUE EN EL SE RECOGE NO PODRÁ REPRODUCIRSE SIN
CONSENTIMIENTO EXPRESO DE XXX.
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TABLA DE LAS
MODIFICACIONES

Capitulo o
Fecha Versión Descripción de la Modificación
Sub capitulo
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1.-OBJETIVO

El presente documento tiene por finalidad describir el control que se tendrá sobre la
documentación interna y externa, para asegurar que se revisan y aprueban antes de su
distribución, que están disponibles, vigentes y en los puntos en que se necesitan, que se
retiran e identifican los documentos y datos obsoletos y que se mantienen legibles y
fácilmente identificables en su lugar de uso.

2.-ALCANCE Y APLICACIÓN

A todos los documentos internos y externos y datos relacionados con los requisitos del
SGC, según la norma ISO 9001.

No se consideran en este procedimiento los registros de la calidad, existiendo para este fin
el Procedimiento de Control de los Registros P-CAL-02.

3. REFERENCIAS

 Manual de Gestión de la Calidad

4.-RESPONSABILIDADES

El Coordinador de Calidad será el responsable de cumplir con el objetivo del actual

procedimiento y de elaborar y de revisar los procedimientos, instructivos, pautas y demás
documentos propios de la organización. También será responsable de su edición, registro,
emitir versiones y copias de distribución, asegurándose de que son coherentes con el
Manual de Gestión de la Calidad y la Norma ISO 9001.

El Gerente General es responsable de la aprobación de todos los documentos del SGC de

XXX.

5.-DESCRIPCIÓN

5.1.- Preparación de Documentos del SGC.

Los documentos derivados del SGC los elaborará y preparará el Coordinador de Calidad
con el apoyo del personal involucrado directamente en el proceso, si fuese necesario. No
obstante algunos procedimientos, instructivos u otros documentos, podrán ser elaborados
por los encargados de alguna área que tengan directa relación con el proceso que realizan.
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5.2.- Revisión y Aprobación

Una vez redactados los documentos derivados del SGC por el Coordinador de Calidad o
quien corresponda, este los revisará junto a los responsables de las diferentes áreas, para
determinar si son conformes y coherentes a lo descrito en el Manual de Gestión de la
Calidad y en la Norma de referencia.

La elaboración y revisión irán con la firma del Coordinador de Calidad, salvo que algunos
documentos podrán ir firmados en el recuadro de elaboración por el responsable de la
confección del mismo, para ser aprobados mediante la firma del Gerente General y entrará
en vigor a partir de la fecha consignada. Cabe señalar que cada vez que entre en vigencia un
nuevo documento, o cambio de versión, se deberá llevar a cabo una inducción verbal o
escrita, a los encargados de área que tienen relación con el documento en cuestión.

5.3.- Identificación

5.3.1.-Manual de Gestión de la Calidad.

Este documento se identificará en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD” en la parte central. En el lado derecho se especificará la
codificación, fecha de aprobación, fecha de elaboración, fecha revisión, número de versión
y número de página, y en el lado izquierdo irá el logo de XXX.

En el pie de página de la primera hoja se encuentran los recuadros donde se especificará la

elaboración, revisión y aprobación con sus respectivas firmas.

Este documento se identificará mediante la siguiente codificación:

MC –CAL

Donde:
MC : Manual de Gestión de la Calidad
CAL : Corresponde al área que elaboró el Manual.

5.3.2.-Manual de Procedimientos.
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Estos documentos se identificarán mediante la siguiente codificación:

P - ABC. DE

Donde:
P : Procedimiento de Calidad.
ABC : Corresponderá al código asignado a cada departamento.
(CAL) Área Calidad / (ADM) Área Administrativa / (OP) Área Operativa.
DE : Corresponderá al número correlativo del procedimiento.

Este documento se identificará en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS”, en la parte central, mientras que en la parte derecha se identificará
la codificación del procedimiento, fecha aprobación, fecha elaboración, fecha revisión,
número de versión y número de página. En el sector izquierdo irá el logo de XXX.

Bajo estos recuadros se especificará el nombre del procedimiento. La identificación de la

elaboración, revisión y aprobación, estará estructurada de la misma manera que en el
Manual de Gestión de la Calidad en el pie de la primera página, las cuales deberán estar con
sus respectivas firmas ya sea original y copias controladas.

5.3.3 Instructivo de trabajo.

Estos documentos se identificarán, cuando se generen, mediante la siguiente codificación:

IT - ABC. DE

Donde:
IT : Instructivo de Calidad.
ABC : Corresponderá al código asignado a cada departamento.
(CAL) Área Calidad / (ADM) Área Administrativa / (OP) Área Operativa.
DE : Corresponderá al número correlativo del Instructivo.

Este documento se identificará en su cabecera de página con el nombre “INSTRUCTIVO

DE TRABAJO”, en la parte central, mientras que en la parte derecha se identificará la
codificación del Instructivo, fecha aprobación, fecha elaboración, fecha revisión, numero de
versión y número de página. En el sector izquierdo irá el logo de XXX.

Bajo estos recuadros se especificará el nombre del Instructivo. La identificación de la

elaboración, revisión y aprobación, estará estructurada en el pie de la primera página de la
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misma manera que en el Manual de Gestión de la Calidad y Procedimientos, las cuales

deberán estar con sus respectivas firmas ya sea original y copias controladas.

5.4.- Control de la de Documentación

Toda la Documentación de aplicación del SGC, serán documentos CONFIDENCIALES,

propiedad de XXX. No podrán ser distribuidos a personas ajenas a la empresa, ni
reproducirlos total o parcialmente, sin la autorización previa del Coordinador de Calidad o
Gerente General.

La Documentación del SGC será controlada, a través de la Lista Maestra por parte del
Coordinador de Calidad. Donde se controlarán las copias controladas de toda la
documentación del sistema. Estos documentos se identificarán como tales con la leyenda
COPIA CONTROLADA (en color azul).

El Coordinador de Calidad deberá identificar los puestos de trabajo a los cuales tendrán
acceso a la documentación relativa al SGC, donde mantendrá un Listado de toda la
documentación del SGC, identificando en ésta; nombre del documento, código de este,
estado de la versión, fecha de actualización, forma y cargo responsable del documento,
según Lista Maestra de Documentos del SGC. Cabe señalar que la documentación del
SGC estará en soporte digital en las áreas de trabajo (según corresponda), no obstante el
Coordinador de Calidad dispondrá de esta documentación en formato Papel y en Original.

5.5.- Modificación

Las modificaciones propuestas en los documentos de calidad se recogerán en la “Tabla de

las Modificaciones, ubicada en la página 2 de cada Procedimiento, Instructivo de Trabajo,
Manual de Gestión de la Calidad. En cada documento nuevo quedará la modificación
realizada. Cada vez que se detalle una o varias modificaciones y estén aprobados los
cambios, se liberará el documento. La modificación efectiva de los documentos requiere la
revisión y firma del Coordinador de Calidad y/o Gerente de Administración y Finanzas, y
aprobación y firma del Gerente General.

En caso de retiro de documentos (por motivo de modificación u otra situación), el

Coordinador de Calidad marcará la copia sustituida con la palabra OBSOLETO (en color
rojo), dejando las nuevas copias controladas en la áreas de trabajo.

Los documentos obsoletos quedarán almacenados en una carpeta digital “Documentos

Obsoletos”, dejando así los documentos no vigentes de la Organización por cualquier
motivo.
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5.6.-Documentos y Datos Externos

La documentación externa será aquella que la organización determine que es necesaria para
asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos del SGC, la cual podrá
ser:
 Legislación aplicable a la actividad.
 Normativas aplicables (ISO, NCh, etc.)
 Información sobre Insumos.
 Cualquier otra documentación de origen externo, que afecte directa o
indirectamente al SGC o actividad de la Organización.

Para el caso de la documentación externa se designará a un responsable quién deberá

mantener esta vigente, y controlar su entrega, retiro, o bien, almacenamiento (ya sea en
formato papel o digital).

El responsable de la documentación externa deberá velar por su correcta manipulación. La

documentación externa será actualizada cada vez que llegue información de los diferentes
organismos públicos y privados, etc. Tanto a través de boletines informativos, como de las
páginas Web correspondientes, etc. Lo anterior deberá ser controlado mediante Carpeta de
Documentos Externos.

*Cabe señalar que la frecuencia de revisión y actualización de los documentos de origen

externo será mensualmente, siendo responsabilidad del Coordinador de Calidad o quien
designe el Gerente General.

6.- REGISTROS.

6.1 Registros del SGC.

6.1.1 Lista Maestra de Documentos del SGC.

6.1.2 Tabla de las Modificaciones.