PROCEDIMIENTO DE CONTROL PPS.SGC.PC.

011

ÁREA DE CALIDAD Revisión: 02

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y Fecha: 23/06/2021
ENTREGA DE DOSSIER Página 1 de 8

PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE
DOSSIER

02 23/06/2021 Para revisión Ver hoja control de cambios

01 15/01/2018 Para revisión Ver hoja control de cambios
00 01/04/2016 Para revisión Ver hoja control de cambios

Revisión Fecha Propósito de Emisión Detalles del Cambio

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Dalia Quispe Ayma Manuel Santos Vargas Pedro Ipince Rojo
Firma: Firma: Firma:

Área de Calidad Jefe del Área de Calidad Gerente General

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INDICE

1. OBJETIVO ........................................................................................4

2. ALCANCE ..........................................................................................4

3. REFERENCIAS ..................................................................................4

4. RESPONSABILIDADES ......................................................................4

5. RECURSOS .......................................................................................4

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ......................................................4

7. ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD .....................................7

8. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ...............................................7

9. MEDIO AMBIENTE ............................................................................7

10. FORMATOS .......................................................................................8

11. ANEXOS ...........................................................................................8

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del Página N° de
Razón del Cambio
cambio modificada Revisión

04/01/16 Todas Para revisión 00

15/01/18 Todas Para revisión 01

Actualización del alcance
Modificación de las responsabilidades.
23/06/21 4,6,7 02
Modificación de las actividades para la
elaboración y entrega del Dossier.
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la elaboración del Dossier de Calidad y la entrega del
mismo al cliente.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los Dossier de Calidad entregados durante la
ejecución de los proyectos ejecutados por PPS.

3. REFERENCIAS
• PPS.SGC.PAC.001, Plan de Calidad PPS Rev. 1.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Gerente General
• Liderar, organizar, coordinar y supervisar la adecuada implementación del
presente procedimiento, dentro del marco de aplicación de las políticas y
estándares establecidos por el Cliente.

4.2. Jefe de Calidad

• Hacer cumplir el presente procedimiento.
• Definir estructura, contenido, responsables y modo de entrega del Dossier.
• Supervisar la correcta elaboración y recopilación del Dossier de Calidad.
• Revisar el Dossier de Calidad y velar por su correcta digitalización.
• Coordinar la entrega formal del Dossier al Cliente.

4.3. Jefe de Oficina Técnica

• Supervisar la elaboración y digitalización del Dossier de Calidad donde le
corresponda.
• Revisar la parte del Dossier de Calidad que le corresponda.

4.4. Asistente de Calidad

• Recopilar la información para la elaboración del Dossier de Calidad
• Elaborar el Dossier de Calidad

5. RECURSOS
NO APLICA

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Terminología a emplear

Se utilizará la siguiente terminología:

Protocolo
Formulario utilizado para documentar las actividades de Aseguramiento y/o Control de un
proceso constructivo.

Registro
Documento que presentan resultados obtenidos o que proporcionan evidencia de las
actividades desempeñadas.

Capítulo
Concepto no físico que divide al dossier en temas.
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Foliar
Numerar las páginas o folios de un documento.

Dossier de calidad
Archivo ordenado de toda la documentación de calidad de un Proyecto, tanto física como
digital, emitido una vez concluida la fabricación. Tiene como objetivo, recopilar la
documentación Técnico-Legal que certifique que la fabricación ha sido ejecutada
cumpliendo con las Especificaciones Técnicas y Normas aplicables, garantizando la calidad
en la ejecución de los trabajos ante reclamos futuros. La recopilación de la información
que contiene el dossier, se realizará desde el inicio de los trabajos e incluirá tanto la
documentación generada por Perú Piping Spools (PPS) así como de sus subcontratistas
(donde aplique).

6.2. Estructura del Dossier

La estructura del Dossier está definida en el Índice del Dossier de Calidad que se adjunta
en el presente procedimiento. Los temas a desarrollar se listan a continuación:

• General: aquí se incluye información como el Plan de Calidad del proyecto, el

organigrama y la Lista de Reconocimiento de Firmas, esta información se presentará
una sola vez ya sea al inicio de las actividades o al final de la fabricación.

• Especificaciones, Procedimientos y PPI: Los documentos que contiene esta

sección se listan en el Índice del Dossier (ver anexo 1). Esta información se presentará
una sola vez al final de la fabricación.

• Gestión de No Conformidades: Contiene las emitidas por el cliente, así como por
el Subcontratista.

• Gestión de Personal/Acreditaciones: aquí se adjunta el sustento del personal

asignado a labores de inspección tanto de PPS como de las subcontratistas. También
se adjunta donde aplique las calificaciones del personal de producción (ejemplo:
soldadores).

• Gestión de Equipos de Medida: aquí se incluyen la lista de instrumentos de

medición usados en cada entregable junto a sus respectivos certificados de
calibración.

• Gestión del Material: aquí se incluyen la lista de materiales usados en cada

entregable junto a sus respectivos certificados de calidad.

• Registros de Campo: aquí se incluyen todos los registros debidamente firmados que
liberen el entregable.

6.3. Elaboración del Dossier

El área de Calidad será responsable de la elaboración del Dossier (verificando que la

documentación se encuentre completa y con todas las firmas autorizadas) así como de
dar seguimiento a la aprobación final de éste.
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Una vez definido la estructura se procederá con la elaboración del Dossier y consistirá en:

a) Definir el modo de entrega del Dossier al Cliente (total o parcial de acuerdo a la

necesidad del cliente).

b) Definir los responsables de la elaboración del Dossier.

c) Recopilar la documentación sustentatoria (procedimientos, registros, certificados,

etc.).

d) Administrar la información en archivos físicos (files), teniendo en cuenta el índice.

Los archivadores serán formato A4, color blanco, 03 agujeros. Los lomos y portadas
de carpetas serán como se presenta en el anexo.

e) Ordenar el contenido de los files de manera que sea coherente con la lista del dossier
(por actividad, por unidad, por línea, por fecha, etc.); se usará separadores
debidamente numerados según el índice.

f) Revisar los documentos sustentatorios verificando nombre del proyecto, fechas,

espacios en blanco, firmas completas, en el caso de certificados estos deben ser
legibles.

g) Revisión del Dossier con el cliente y firma del acta de liberación.

h) Digitalizar la información y colocarla en carpetas electrónicas definidas previamente

según el contenido del Dossier con una resolución de 300ppp en formato PDF a color.

6.4. Codificación de la carpeta del Dossier

a) Las carpetas del Dossier se codificarán en el lomo de las mismas según el siguiente
esquema:

XXXXX-DC-PPS-NNN
Dónde:
XXXXX: Nro de Proyecto
DC: Dossier de Calidad
PPS: Peru Piping Spools
NNN: Nº secuencial por capitulo, comenzando por 001
Denominación: Nombre del capítulo

Ejemplo:
Tomando el Capítulo 02 del Índice del Dossier y asumiendo que el total son 06
archivadores para este capítulo, la codificación seria:
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TOMO /
CAPÍTULO DENOMINACIÓN CODIGO N° DE CARPETA
VOLUMEN

2 ESPECIFICACIONES, PROCEDIMIENTOS Y PPI

2.1 LISTADO DE PROCEDIMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS 02070-DC-PPS-002 1 de 6 2

2.2 LISTADO DE PPI Y PPI (FIRMADOS) 02070-DC-PPS-002 2 de 6 2

2.3 LISTADO DE ESPECIFICACIONES Y PLANOS DE INGENIERIA 02070-DC-PPS-002 3 de 6 2

2.4 LISTADO DE ESPECIFICACIONES DE FABRICANTE Y ESPECIFICACIONES 02070-DC-PPS-002 4 de 6 2

2.5 LISTADO DE SITE INSTRUCTIONS Y SITE INSTRUCTIONS 02070-DC-PPS-002 5 de 6 2

2.6 LISTADO DE SITE TECHNICAL QUERIES Y SITE TECHNICAL QUERIES 02070-DC-PPS-002 5 de 6 2

2.7 LISTADO DE DESVIACIONES TECNICAS Y DESVIACIONES TECNICAS 02070-DC-PPS-002 5 de 6 2

2.8 LISTADO DE PLANOS AS-BUILT Y PLANOS AS-BUILTS 02070-DC-PPS-002 6 de 6 2

b) El total de carpetas por capitulo se numera “X de Y”, donde X inicia en 1 e Y es el

total de carpetas para ese capítulo.

c) En el anexo se adjunta el índice del Dossier y a manera de ejemplo la lista de

codificación de carpetas según el índice, este documento será constantemente
actualizado según el avance del armado.

6.5. Entrega de Dossier

a) La entrega de todos los capítulos del dossier se realizará al finalizar la fabricación,

dando un tiempo prudente para su ordenamiento y escaneo; si el cliente lo solicita
se puede realizar entregas parciales, previa coordinación al inicio del proyecto.

b) La forma de entrega será coordinada previamente con el cliente, pudiendo ser de

forma física y/o digital.

c) Para la entrega física del Dossier, se deberá presentar el formato PPS.SGC.PC.011.

F1 Acta de entrega/recepción, el cual deberá ser firmado por el cliente en el momento
de la entrega.

d) Se deberá coordinar con el cliente la entrega de las placas radiográficas. De ser

solicitadas, estas se entregarán dentro de sobres que estarán rotulados con las
juntas que contienen y se adjuntará un listado del contenido de juntas radiografiadas
por reporte. Estas cajas se entregarán una vez concluido el proyecto junto con el
Dossier de Calidad al cliente.

7. ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD

• Mantener ordenado toda la documentación que ingresa diariamente.
• Revisar que los registros de campo, certificados entre otros estén debidamente
firmados y sean legibles.

8. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

NO APLICA

9. MEDIO AMBIENTE
NO APLICA
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10. FORMATOS
• PPS.SGC.PC.011.F1 Acta de entrega/recepción Rev.00

11. ANEXOS
• Anexo 01 Caratula
• Anexo 02 Índice
• Anexo 03 Lomo de Dossier Final
• Anexo 04 Lista ejemplo de codificación de Dossiers de calidad