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CONTROL DE DOCUMENTOS

TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Nº de Fecha Descripción de la modificación
Revisión
0 02/05/2019 Revisión Inicial.

ELABORADO REVISADO APROBADO

FIRMA:

NOMBRE:
CARGO:
FECHA: 02/05/2019 02/05/2019 02/05/2019
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1. OBJETIVOS

Establecer las directrices para el control de los documentos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo.
2. ALCANCE

Toda la información documentada que se aplica en los procesos del Sistema de Gestión
Seguridad y Salud en el trabajo.

3. DEFINICIONES

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo: Descripción detallada sobre alguna tarea o actividad específica propia de un
proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Proceso: Conjunto de actividades, tareas, etapas mutuamente relacionadas para transformar
los elementos de entrada en resultados.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Documento Físicos: Documento escrito que ilustra o informa y que tiene como soporte hojas
de papel.
Documentos informáticos: Documento escrito que tiene como soporte medios magnéticos
informatizados.
Documentación interna: Información y medio de soporte que tiene internamente la empresa.
Documentación externa: Documento que tiene origen externo a la empresa, y se utiliza dentro
del Sistema de Gestión de la empresa, como por ejemplo Leyes, Reglamentos, Normativas y
otros.
Objetivos: intención o propósito del procedimiento o instructivo (para que se lo redacta).
Alcance: descripción de las organizaciones, funciones, procesos o productos afectados por el
procedimiento o instructivo (a que se aplica).
Definiciones: términos especiales o únicos del procedimiento.
Responsabilidades: que funciones en la empresa son responsables del procedimiento (quién).
Documentos de referencia: documentos asociados al procedimiento.
Diagrama de flujo: son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o
etapas de un proceso y su interacción.
Descripción del proceso: descripción clara de los pasos necesarios para cumplir con el
procedimiento (como se desarrolla la tarea).
Registro: documento para registrar evidencia de una actividad que contemple o este asociado
al procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES
 Gerentes de las áreas, aprueban la documentación del Sistema de Gestión Seguridad y
Salud en el trabajo de concerniente a sus áreas.
 Responsables de Área/proceso
 Archivar y mantener la información documentada de acuerdo con este
procedimiento mientras tenga vigencia.
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 Informar acerca de los documentos obsoletos y de las posibles mejoras a

realizar.
 Devolver una vez caducado y recibida la nueva versión.
 Encargado de SST, revisa la información documentada de acuerdo al formato
establecido, emite, controla el uso y utilidad de instructivos, procedimientos, registros y
otros documentos en general del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el trabajo de
la empresa, que estén aprobados.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5.1. Referencia Interna

 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

5.2. Referencia Externa

 Norma ISO 45001:2018
 Requisito 7.5 Información documentada

6. POLÍTICAS

Sobre el control de la información documentada.

La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de seguridad y salud en

el trabajo se debe controlar para asegurarse de que:

a) Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;

b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso

inadecuado o pérdida de integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes

actividades:

a) La distribución de la información documentada será de forma física y electrónica a cada

uno de los responsables de los procesos; teniendo en cuenta que la información
documentada de forma electrónica debe ser distribuida en formato pdf.

b) Cualquier cambio o modificación que los responsables de las áreas deseen realizar en la
información documentada debe ser informado a la dirección del sistema de gestión de la
calidad para su revisión, con el objetivo de cuidar el cumplimiento de los requisitos de la
norma ISO 45001 y la integridad del sistema.

c) Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad

Niveles de control y autorizaciones de la información documentada

Tipo de Aprobación del Forma de controlar el Responsable de

información documento documento control
documentada
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Manual de Gerente general Revisión por la dirección Gerente general

calidad anual.
Manual de Gerente de Revisión por la dirección Gerente de
funciones administración anual. administración
Procedimientos Gerente responsable Lista de documentos Encargado de
del área vigentes, registro de SST
entrega de documentos.
Instructivos de Gerente responsable Lista de documentos Encargado de
trabajo del área vigentes, registro de SST
entrega de documentos.
Formato de Gerente responsable Revisión semanal de Encargado de
registros del área o el formato aprobado. SST
Registros llenos Responsable de área o
proceso en caso de no Revisión diaria del
estar presente el
llenado correcto del
primero. registro.
Planes Gerente responsable
Revisión de acuerdo a Jefes de área
del área fecha de culminación,
realizada por el jefe
directo al responsable de
la ejecución de los planes
establecidos
Listas Responsable de área o Lista de documentos Encargado de
proceso vigentes, SST
Certificados de Asistente de producción Lista maestra de Encargado de
calidad productos SST
Documentos No aplica Lista de documentos Encargado de
externos externos. SST
Lista de entrega de
documentos

La información documentada se utilizará para documentar la trazabilidad y para

proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 45001.

La protección y confiabilidad de la información documentada son responsabilidad de las

áreas que los resguardan.

La generación, uso y control de la información documentada, se evaluará con respecto a la

eficacia y eficiencia del SGSST.

Cuando termine el tiempo de conservación de la información documentada, se eliminara

archivo digital y la copia impresa.

Versión y cambios a la información documentada

Los cambios de firmas de responsables no generan cambio de revisión.

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En caso de cambio de responsable, la fecha de aplicación e implementación no sufrirá

modificación.

Para realizar cambios en la información documentada se debe solicitar a la dirección del

sistema de gestión de la calidad, el envío de una copia digital con acceso a modificación.

Es responsabilidad del responsable de área coordinar la capacitación del personal que se

ha designado a la operación de procedimientos, uso de información documentada y/o
actividades ligadas al documento modificado.

Toda la información documentada que sea actualizada deberá ser difundida a todas las
personas que participan en el desarrollo del proceso involucrado.

Al sufrir un cambio cualquier tipo de información documentada se deberá registrada en la

tabla de control de cambios correspondiente al documento.

Difusión a la información documentada

Se considera válida cualquier forma de difusión que cumpla con el siguiente objetivo:

Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la manera en que se
llevarán a cabo las actividades y responsabilidades establecidas en la información
documentada.

Toda la información documentada elaborada debe ser difundida a las personas que
participan en su ejecución.

La información documentada será difundida a través de la entrega de una fotocopia de la

última versión del documento con el sello de documento controlado, además de la carga en
su computadora de la información documentada en formato pdf. Los registros solo serán
difundidos de forma impresa al personal involucrado a su llenado y control.

Conservación de la información documentada en los lugares de uso.

Al responsable de área le corresponde asegurarse que:

La última versión de la información documentada aplicable se encuentra disponible en sus

puntos de uso

La información documentada permanece legible y fácilmente identificable.

Prevenir el uso no intencionado de información documentada obsoleta.

7. PROCESO

Responsables Nº Descripción
1. Identificar la necesidad de elaboración o actualización del documento.
Todo el
personal Informar a su jefe inmediato la necesidad de elaboración o actualización del
2.
documento.
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Responsables Nº Descripción
¿Existe ya un documento?
3. Si: Dirigirse a la operación Nº 4.
No: Dirigirse a la operación Nº 7.
¿El documento se encuentra en su punto de uso?
4. Si: Dirigirse a la operación Nº 6
No: Dirigirse a la operación Nº 5
5. Proporcionar al responsable del área/proceso la última versión
Gerentes/Jefes El jefe del área correspondiente debe evaluar la aprobación de la solicitud de
/ Encargados creación o modificación.
del área ¿Es necesario modificar el documento?
Si: Dirigirse a la operación Nº 7.
6. No: Dar por terminado el procedimiento.

Nota: Los Encargados o Responsables de áreas verifican que los documentos

se encuentren en el tiempo de vigencia, de lo contrario comunican a la
encargado de SST, para que someta el documento a una revisión obligatoria.
7. Solicitar evaluación y asignación de un código,
Evaluar la factibilidad de creación/modificación del documento que consiste en
verificar la existencia de un documento similar e Identificar a que documentos
afecta la creación/modificación.
En caso de encontrar documentos afectados, se deberá modificarlos de manera
Encargado de
8. conjunta al documento nuevo. En caso de encontrarse un documento similar se
SST
deberá incluir las observaciones o modificaciones que se tenga.
Finalmente, si se trata de un documento nuevo se le asignará el código, de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento de codificación. Este será
comunicado vía correo electrónico a quien elabora el documento.
Elaborar o actualizar uno o varios documentos del Sistema de Gestión ante la
Gerentes/Jefes 9. necesidad detectada. Siguiendo el procedimiento y en el formato establecido y
/ Encargados la estructura establecida para el tipo de documento.
del área Enviar documentos al departamento del sistema de gestión para su revisión.
10.
Revisar que el documento tenga:
 El formato y forma corresponda al tipo de documento.
 La redacción sea clara, adecuada y ordenada.
 Las responsabilidades estén definidas.
11.  Las referencias a otros documentos sean los correctos.
 Que el documento cumpla con la normativa legal vigente y cualquier
Encargado de otra normativa que la empresa haya decidido adoptar.
SST Una vez revisado el documento, se debe hacer mención en la tabla
correspondiente del pie de página de la primera hoja, en la casilla de “Revisado”
al SIG.
¿El documento cumple con los requisitos?
12. Si: Dirigirse a la operación Nº 11.
No: Dirigirse a la operación Nº 7.
13. Enviar documentos para su aprobación al Gerente General.
Revisar el documento a detalle, comprobar si:
Gerencia  La secuencia de actividades sea correcta
14.
General  La redacción sea clara, adecuada y ordenada
 Las responsabilidades estén definidas
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Responsables Nº Descripción
 Los puntos de referencia sean los correctos
¿Es necesario realizar alguna modificación?
Si: Dirigirse a la operación Nº 9.
15. En caso de que se requiera alguna modificación se notificara al encargado de
SST.
No: Dirigirse a la operación Nº 15.
Aprobar el documento para su implementación.
Posteriormente encargado de SST pasa el documento modificado a una copia
16. impresa a colores y procede a firmar la revisión Y hace firmar a la persona que
elaboró y aprobó el documento, en el pie de página de la primera hoja.
Nota: Todo documento entra en vigencia desde el momento que se aprueba.
Para distribuir los documentos:
Fotocopiar los documentos que se requiera, para ser entregados en forma
impresa, verificando que las copias sean claras y legibles.
Sellar en cada hoja de la copia con el enunciado “DOCUMENTO VIGENTE”.
Los documentos que no sean de acceso restringidos se subirán al intranet,
borrándose las versiones obsoletas.
Distribuir el documento a los responsables, haciendo firmar a los receptores en
el “Registro Distribución de Documentos”
Encargado de Al mismo tiempo recoger las copias obsoletas. Sellando en cada hoja de la
17.
SST copia con el enunciado “DOCUMENTO OBSOLETO”.

Nota: Toda persona que recibe un documento debe verificar que este sea
legible, entendible y fácilmente identificable, para luego almacenar este
documento en un lugar accesible y conocido por todo el personal.

Nota: Las hojas de documentos obsoletos deben archivarse por dos revisiones,
pasadas estas se deberán proceder según el procedimiento de manejo de
residuos sólidos.
Difundir el documento al personal que deba realizar las operaciones.
Para esto se puede emplear charlas, capacitaciones con diapositivas, material
de apoyo como folletos, capacitación en el puesto de trabajo con una
Gerentes/Jefes
explicación de cómo realizar las tareas. Registrar estas actividades mediante el
/ Encargados 18.
“Registro Difusión de Documentos”
del área
Nota: Es responsabilidad del responsable a quien se le entrego la copia del
documento, cuidar la confidencialidad y disponibilidad, a personal autorizado.
Archivar registros de distribución adjuntos al original del documento, en la
carpeta correspondiente al área involucrada en el documento.
Nota: Con su firma el receptor se compromete a cuidar que el documento
19.
entregado y esté libre de daños o pérdidas, para que este sea: identificable,
Encargado de adecuadamente almacenado y manipulado, disponible para todo el personal
SST que lo utiliza y posibilitar su actualización.
20. Actualizar el “Registro Maestro de Documentación”
Verificar el estado de las versiones, informar mediante correo electrónico al
21.
dueño del proceso, para que revise y actualice los documentos.
Gerentes/Jefes Dar seguimiento a la implementación del documento. De ser necesario
/ Encargados 22- solicitar modificaciones.
del área Si el personal necesitar realizar un refuerzo a las capacitaciones realizadas.
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1.1. DOCUMENTOS EXTERNOS

Responsables Nº Descripción
Identificar la necesidad de adquirir, incluir y/o actualizar documentos externos.

1. Nota: el encargado de SST es responsable de la actualización de los

Gerentes/Jefes documentos externos, de carácter legal obligatorio identificados y evaluados.
/ Encargados Realizando averiguaciones periódicas de nuevas ediciones o actualizaciones.
del área ¿El documento debe ser comprado?
2. Si: Dirigirse a la operación Nº 2.
No: Dirigirse a la operación Nº 5.
3. Solicitar la adquisición de documentos externos.
Gerencia ¿Se aprueba la compra?
Ejecutiva/Gere Si: Dirigirse a la operación Nº 5.
4.
nte Adm. No: Dirigirse a la operación Nº 3.
Financiero
Registrar el documento externo en la lista de documentos externos, sellar el
5.
documento con el enunciado “DOCUMENTO EXTERNO”.
Proporcionar al responsable del área/proceso la última versión, haciendo firmar
6.
a los receptores en el “Registro Distribución de Documentos”
Encargado de Recoger y/o sellar copia obsoleta.
7.
SST
Actualizar lista de documento externos con la disposición de la copia obsoleta.
Nota: El responsable de la custodia del documento externo puede solicitar
8.
quedarse con el documento obsoleto, el cual puede quedarse siempre y cuando
este correctamente identificado como obsoleto y no cause confusiones.

2. ANEXOS
ANEXO 1 – Sellos de Identificación
ANEXO 1 – SELLOS DE IDENTIFICACIÓN