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1. PROPÓSITO Y ALCANCE 
 
Este  procedimiento  establece  la  emisión,  aprobación  y  administración  de  los  documentos;  la 
administración y seguridad de los datos en archivos digitales y la metodología de identificación, 
recolección, codificación, acceso, archivo, conservación y disposición de los registros. 
 
Este  procedimiento  es  aplicable  para  todos  los  documentos  y  datos  internos  y  externos  y 
registros relativos al sistema de gestión. 
 
Los  documentos  y  datos  del  Sistema  Integrado  de  Gestión  describen  el  modo  de  efectuar  y 
controlar las operaciones. Es esencial que los mismos sean de empleo fácil, que cubran todos los 
aspectos requeridos, y que estén controlados, en cuanto a su revisión, aprobación, distribución 
y vigencia. 
 
Los registros permiten reunir las evidencias objetivas de que las actividades realizadas cumplen 
con los requisitos especificados, tanto los correspondientes al Cliente como a los normativos; y 
que el Sistema Integrado Gestión que está implementado es eficaz. 
 
Este  documento  es  aplicable  en  todas  las  áreas  y  personal  que  tiene  responsabilidades  y 
atribuciones para el control de los procesos considerados en el Sistema Integrado de Gestión. 
 
2. REFERENCIAS 
 
Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad” 
NCh 2909:2004 “ Sistema de Gestión PYME” 
 
3. DEFINICIONES 
 
Manual  Integrado  de  Gestión:  Documento  que  define  el  Sistema  Integrado  de  Gestión  de  la 
Empresa. 
 
Plan de Calidad: Documento que explica la manera en que se cumplen los requisitos del Sistema 
Integrado de Gestión, para contratos u obras en articular. 
 
SIG:   Sistema Integrado de Gestión. 
 
Procedimientos de Trabajo: Documento que describe la forma en que se desarrolla un proceso 
o tarea y sus responsables. 
 
  Instructivos de Trabajo: Documento que se genera de acuerdo a un trabajo específico con  una 
descripción  simple  de  la  actividad  y    con  el  detalle  necesario,  sus  responsables  y  los  registros 
asociados (si corresponde).  
 
Registro:      Documento  que  proporciona  resultados  conseguidos  o  evidencias  objetivas  de 
actividades realizadas. Pueden tomar forma como medios físicos (papel) o archivos digitales. 
 

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Comité de Calidad:    Quienes canalizan los documentos hacia Gerencia General para su revisión, 
corrección o aprobación. 
 
 
4.  RESPONSABILIDADES 
 
‐  Todos  los  integrantes  de  la  Empresa,  deben  utilizar  solamente  la  versión  vigente  y 
aprobada de cada documento para la realización de sus tareas.  
‐  Cada usuario es responsable de la seguridad de los datos digitales. 
‐  En el punto 5.4 se define quiénes están autorizados para elaborar, revisar y   aprobar 
documentos. 
 
 
5. DESARROLLO 
 
5.1  Formatos  de  los  documentos:  Para  los  documentos  del  Manual,  del  SIG  se  utiliza  un  formato 
normalizado,  en  hoja  tamaño  carta,  con  encabezado  y  pie  de  página,  que  permiten  su 
identificación. 
   
La primera hoja del documento es de identificación, y debe estar en el siguiente orden:  
 
Encabezado de Página 
 
(b)
(c) 
(a) 
  (d) 
(e) 
 
(a) Título:   Se indica el nombre que identifica el documento. 
 
(b) Código: Código 
 
(c) Versión:    Identifica la versión del documento. 
 
(d) Fecha  :    Fecha de aprobación de la versión del documento. 
 
(e) Página  :   Número de páginas del documento: Página Nº de Nº. 
 
 
Pié de Página 
 
 
Preparado por:   Revisado por:  Aprobado por:
(g) Mario Rivas y/o Manuel 
(f) Comité de Calidad  (h) Mario Rivas y/o Manuel Acoria 
Acoria 
 
 

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(f) Preparado por:  Persona responsable de la elaboración del documento. 
(g)  Revisado por:    Persona que da conformidad a la revisión (adecuación técnica) del  
  documento. 
(h)  Aprobado por:  Persona responsable por la aprobación (adecuación con el      
  propósito de gestión y autorización de aplicación) del documento  
  generado. 
   
La última hoja del documento es de control, y debe ir en el  siguiente orden: 
 
 
Registro:   Se indican los registros que se desprenden de las actividades. 
 
 
Modificaciones: Tabla en la cual se registran las modificaciones y/o cambios efectuados al contenido del 
documento 
 
 
Versión  Fecha  Cambios 
     
 
 
Nota:   Existen  situaciones  en  que  Clientes  aportan  sus  formatos  (Forma)  para  ser  completados  con  los 
contenidos de documentos Agelec (Fondo) para su uso en dependencias de dichos Clientes.  Estos 
documentos  son  de  carácter  transitorio  hasta  la  finalización  de  la  faena  en  que  se  utilizan.    Los 
formatos  aportados  son  indicados  en  la  Lista  de  Documentos  Externos  como  Documentos  
Transitorios 
 
5.2  Codificación de los documentos utilizados en terreno (operativos). 
 
 
  ÁREA PROYECTOS ESPECIALES 
 
5.2.1.   Los Procedimientos de Trabajo del área de Proyectos Especiales (PE) se codifican como: P‐PE‐
GP‐Y, donde P es Procedimiento, PE Proyectos Especiales, GP significa Grupo de Pruebas e Y es 
el número correlativo del Documento. 
 
 

 
 

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5.2.2.   Para los Registros el formato es libre de acuerdo a la necesidad.  Aquellos registros en formatos 
específicos (no aquellos pre‐impresos), llevan la siguiente codificación: F‐GPE‐GP‐Y, donde F es 
el  Formato  (o  Protocolo),  GPE  Grupo  Proyectos  Especiales,  GP  Grupo  de  Pruebas  e    Y  es  el 
número correlativo. 
 
 

F-GPE-GP-123 (Versión 01) PROTOCOLO DE PRUEBAS

FECHA: 15-05-2009 MEDIDA DE RESISTIVIDAD DE TERRENO
OBRA: UBICACIÓN:

SOLICITANTE TIPO DE TERRENO

ING. DE PRUEBA
INSPECTOR FECHA MEDICION  
   
 
5.2.3.  El registro de revisiones de los Procedimientos se lleva a cabo de la siguiente forma: 
 
 

Versión  Descripción  Elaborado por  Fecha  Aprobado por  Fecha 

 
X  XX  XX  XX  XX  XX 
 
 
  ÁREA DE MONTAJE   
 
5.2.4.   Los  Procedimientos  de  Trabajo  del  área  de  Montaje  se  codifican  como:    AG‐PO‐E‐  Código 
Contrato‐ N° xxx y  AG‐PG‐E‐Cliente ‐ N° xxx,  donde: 
 
  AG (Agelec) – PO (Operacional) – E (eléctrico)  – Cliente ‐ N° correlativo de 3  
              dígitos 
  AG (Agelec) ‐  PG (Gestión)       – E (eléctrico ) –  Cliente ‐ N°  correlativo de 3  
              dígitos 
 
 
  AG‐PX‐E‐N°xxx   

Procedimiento para Instalación 
 
de Tableros Eléctricos  

MANUEL ACORIA Y CÍA.    Rev.   Página … de … 

LTDA. 
 

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5.2.5  Los Instructivos de trabajo se codifican como:    AG‐IT‐E‐Cliente ‐ N° xxx, donde: 
 
  AG (Agelec) – IT (Instructivo de trabajo) – E (eléctrico) – Cliente ‐ N° correlativo 
 
 
  AG‐IT‐E‐ Cliente ‐ N° xxx   

Instructivo de Trabajo para la Recepción 
 
y Traslado de Tableros Eléctricos 

MANUEL ACORIA Y CÍA.    Rev.   Página … de … 

LTDA. 
 
Nota: En la codificación de tanto procedimientos como instructivos,  
 
5.2.6.   Para los Registros/Protocolos el formato es libre de acuerdo a la necesidad.  Aquellos registros 
en formatos específicos (no aquellos pre‐impresos), llevan la siguiente codificación:  
   
             AG‐RG‐O‐ Cliente ‐ N° xxx / N° xxx, donde: 
 
AG (Agelec) – RG (registro) – O (Operacional) – Cliente ‐ N° Procedim. Asociado – N° correlativo 
registro  
 
5.2.7.  El  registro  de  revisiones  de  los  Procedimientos  e  Instructivos  se  lleva  a  cabo  de  la  siguiente 
forma: 
 
 
Preparado por:  Revisado por:  Aprobado por: 
Rev. 
Fecha  Nombre  Fecha  Nombre  Fecha  Nombre 
xx/xx/xxx
X  xx/xx/xxx    xx/xx/xxxx     
x 
 
DEPARTAMENTO PREVENCIÓN 
 
El desarrollo de la documentación para el departamento de prevención, considera sus propios 
formatos, estructura y método de codificación, tanto, para sus programas de trabajo como sus 
procedimientos, instructivos y registros.  
 
 
5.3  Contenido de los documentos 
 
5.3.1.  Manual de Sistema Integrado Gestión 
 
  Describe el alcance, las exclusiones aplicables, interacción de los procesos (mapa de procesos)  
y la referencia a los Procedimientos aplicables al SIG, tanto para los requisitos 9001 como para 
los 2909). 
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5.3.2.  Procedimientos documentados (sólo los aplicables al cumplimiento de los requisitos  
                  normativos de 9001 y 2909) 
 
1. Propósito  y  alcance:  motivo  por  el  cual  se  requiere  el  procedimiento,  y  actividades  / 
procesos a los que se aplica. 
 
2. Definiciones:  explicación clara de la terminología utilizada 
 
3.  Responsabilidades:  funciones  de  los  principales  responsables  por  la  aplicación  del 
procedimiento. 
 
4.  Desarrollo: cuerpo principal, donde se explica lo que se hace, quién, cuándo y cómo. 
  El  detalle  es  el  necesario  en  cada  caso  para  asegurar  que  lo  esencial  del  proceso  está 
documentado y controlado. 
 
5.  Registros: se generan para evidenciar el cumplimiento de la actividad.   De acuerdo a la 
necesidad, los registros se identificarán con el logo de la Empresa, su título, su código, y 
su propia revisión. 
 
6.  Modificaciones: resumen de cambios respecto a la revisión anterior. 
 
  Nota: Los procedimientos que responden a requerimientos 2909, adicionan las “Referencias”, 
“Distribución del Documento” y “Tabla de Control de Registros”.   
 
5.3.3.  Los planes de calidad, tienen su estructura propia definida en Procedimiento P‐7.1  
 
 
5.4.  Control de Documentos Internos. 
 
5.4.1  Preparación, Revisión y Aprobación 
 
Documento  Preparado por Revisado por Aprobado por
Manual Integrado de  M. Rivas y/o 
Comité de Calidad M. Rivas y/o M. Acoria 
Gestión  M.Acoria 
Matrices, Listas  M. Rivas y/o M. 
Comité de Calidad M. Rivas y/o M. Acoria  
Maestras  Acoria  
M. Rivas y/o M. 
Procedimientos del SIG Comité Calidad  M. Rivas y/o M. Acoria 
Acoria 
Procedimiento de 
Gerente responsable del  Gerente responsable 
Trabajo, Planes,  Jefes Áreas 
área.  del área. 
Protocolos 
Instrucciones de  M. Rivas y/o M.
Jefes Áreas  M. Rivas y/o M. Acoria  
Trabajo  Acoria  
 
Los datos de los responsables de cada documento se encuentran en el Pié de Página. 
 
Elaboración/preparación:  Es  la  acción  de  confeccionar  la  documentación,  en  forma  y 
contenido, según las pautas indicadas en este procedimiento. 

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Revisión: Es la acción de verificar que el documento es técnicamente adecuado y que cumpla el 
objetivo de constituir un método efectivo para el cumplimiento de la actividad y sus resultados. 
Aprobación:  Es  la  acción  de  asegurar  que  el  documento  cumple  las  especificaciones  de 
elaboración de documentos y de que sea apropiado a los objetivos del SIG. 
 
5.4.1  Control de la documentación generada internamente 
 
Todo documento posee un número de Versión en el Encabezado, que va aumentando en forma 
correlativa a partir de 00 en la medida que experimente modificaciones. 
 
La  versión  00  corresponde  a  cuando  un  documento  entra  en  vigencia  por  primera  vez,  por  lo 
cual se refleja en la tabla de modificaciones, indicando en los cambios “Versión Inicial”. 
   
Las ediciones vigentes de los documentos, registros y formularios es la que se indica en la Lista 
Documentos y Registros D‐4.2.3 / 4.2.4. 
 
La fecha de entrada en vigencia de los documentos es la indicada en el Encabezado. 
 
Los  documentos  oficiales  y  validos  del  SIG  son  los  que  se  encuentran  alojados  en  la  red 
computacional  de  la  Empresa  (Unidad  V:)  una  carpeta  identificada  como  “Gestor  Documental 
ISO Agelec”. 
 
Estos  deben  estar  en  formato  PDF  y  firmados  de  forma  digital  en  la  primera  página  del 
documento por los cargos indicados en el punto 5.4.1 de este documento. 
 
 
5.4.2 Generación y Aprobación de Documentos: 
 
La  revisión  de  los  documentos  del  SIG  es  realizada  anualmente  por  el  Encargado  SIG  para 
mantenerlos actualizados.  
 
Cuando se genere la necesidad de crear o modificar un documento del SIG, el dueño del proceso 
a  documentar  es  responsable  de  generar  el  borrador  o  modificación  para  posteriormente,  
entregarlo al Comité de Calidad, dicho comité canaliza el documento a Gerencia del Área para 
que proceda a su revisión, corrección o aprobación. 
 
   
5.4.3  Distribución 
 
Todo documento que cuente con la aprobación de la respectiva Gerencia del Área es  distribuido 
y será responsabilidad del área emisora. 
Las áreas administrativas/operativas, podrán obtener copias controladas de la documentación, 
la cual será entregada por Encargado SIG, (copia impresa y con timbre de copia controlada en 
primera página). 
 
Nota  01:  Toda  copia  impresa  por  las  áreas  o  fotocopiada  es  considerada  una  copia  no 
controlada. 
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  Casa Matriz (incluida Sucursales) 
 
Para  conocimiento  y  consulta  general  del  personal  se  instalará  en  la  red  computacional  de  la 
Empresa  (Unidad  V:)  una  carpeta  identificada  como  “Gestor  Documental  SIG  Agelec”  que 
contendrá todos los documentos correspondientes al SIG, APROBADOS y VIGENTES. 
 
La  incorporación  o  modificación  de  documentos  correspondientes  al  SIG  serán  notificados  por 
correo electrónico.   
   
Faenas en Terreno 
 
Para  las  faenas  en  terreno  se  mantendrán  los  documentos  aprobados  por  las  gerencias 
responsables en la red computacional  de la Empresa (Unidad V:) una carpeta identificada como 
“Gestor  Documental  SIG  Agelec”  que  contendrá  todos  los  documentos  correspondientes  al 
servicio, APROBADOS y VIGENTES. 
Además las faenas definirán la documentación a utilizar y luego la mantendrán impresa en obra. 
             
Nota:  Todos  los  documentos  impresos  en  obra  se  consideran  documentos  no                  
controlados.  
 
5.5.  Modificaciones a los documentos internos 
 
Toda vez que un documento sea modificado,  se reemplazará su versión en la red computacional y 
se informará al personal involucrado de dicha modificación vía correo electrónico. 
   
Como  mínimo,  anualmente,  se  revisa  el  contenido  de  los  documentos  a  fin  de  comprobar  su 
continua  adecuación,  esto  será  realizado  por  el  Encargado  SIG  y  deberá  ser  establecido  en  la 
Planificación del Sistema Integrado de Gestión.  
 
El  motivo  de  los  cambios  se  indica  en  forma  resumida,  en  cada  uno  de  los  Procedimientos  e 
Instructivos de Trabajo en la tabla de modificaciones.   
 
Al producirse un cambio en los documentos, se reemplazan todas las copias existentes en la 
carpeta del gestor documental y copias impresas correspondientes y se difundirán los cambios 
por correo electrónico. Las copias obsoletas son eliminadas de forma inmediata de la carpeta 
digital. 
 
 
5.6.  Control de Documentos Externos 
 
5.6.1. Normas Nacionales e Internacionales: 
 
  Se  archivarán  en  carpetas  manuales  destinadas  para  este  efecto.        El  listado  con  estos 
documentos se ubicará en la red de computacional de la Empresa: Lista de Documentos Externos.  
 
  Las  normas  en  sistema  digital  son  almacenadas  en  la  red  de  datos  de  la  Empresa  y  son  de 
responsabilidad de la Secretaria del Área respectiva. 
 

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  Anualmente  la  Secretaria  del  área  respectiva  debe  revisar  la  vigencia  de  las  normas  utilizas. 
Esto debe realizarlo revisando los catálogos en línea de cada norma. 
 
  Planos, Especificaciones Técnicas y Administrativas:   
 
  En general vienen adjuntos a los requerimientos de los Clientes y se archivan con el contrato y   
documentos  asociados  y  serán  resguardados  por  la  Secretaria  del  Área  respectiva,  mientras 
dure la obra.  Luego se almacenarán en cajas o archivadores manuales en bodega. 
   
 
5.7. Control de los Registros 
 
5.7.1. Todo  registro  se  desprende  como  evidencia  de  alguna  actividad  implementada  según  el  SIG, 
por alguno de los siguientes motivos: 
 
- Exigencia de la Norma ISO 9001:2008 
- Exigencias de la Norma Ch 2909:2004 
‐  Exigencia  de  un  reglamento,  norma  o  ley  específica  relacionada  con  las 
 actividades de la Empresa 
- Solicitud de un Cliente 
- Interés propio de la Empresa 
 
Los  registros  exigibles  están  definidos  en  cada  uno  de  los  respectivos  procedimientos  y/o 
instrucciones que los originan.  Todo registro se indica en la Lista de Documentos y Registros. 
 
5.7.2.  Todo registro es válido si cumple con lo siguiente: 
 
- Está unívocamente relacionado con la actividad a que hace referencia; 
- Contiene los datos mínimos necesarios para constituir la evidencia objetiva esperada; 
- Identifica al responsable de la actividad (por nombre, iniciales o firma); 
- Tiene la fecha en la cual acontecieron los hechos registrados; 
- Es legible y reproducible (durante todo su tiempo de conservación). 
 
5.7.3   Archivo de los registros 
 
‐  El  lugar  de  archivo  debe  ser  de  fácil  y  lógica  ubicación.  Según  el  tipo  de  registro,  los 
archivos pueden estar en archivadores, carpetas, folios, cajas de archivo, contenedores 
especiales,  estanterías,  archivos  digitales,  etc.  En  cualquier  caso,  debe  asegurarse  su 
protección contra daños, deterioros o pérdidas. 
 
‐  El  ordenamiento  de  los  registros  puede  ser  por:  orden  correlativo,  cliente,  orden 
cronológico, proveedor, nombre personal, orden alfabético, etc. 
 
- Transcurrido  el  tiempo  mínimo  de  conservación,  el  Área  responsable  del  registro 
procederá  a  su  destrucción,  o  si  lo  considerara  conveniente  podrá  decidir  un  nuevo 
período de guarda en condiciones especiales (archivos generales en bodega, etc.). 
 

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PROCEDIMIENTO   Versión 00 
  CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS  29‐01‐2015 
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- La  recuperación  de  los  registros  está  establecida  para  cada  registro  en  el  listado  de 
documentos y registros. 
 
5.8  Control de los datos 
 
Todos  los  datos  en  archivos  digitales  que  afecten  al  SIG  (Registros),  son  almacenados  en  el 
servidor de datos en directorios denominados específicamente. 
 
Cada  estación  de  trabajo  posee  un  antivirus  residente  para  protección.  Periódicamente  se 
realizan escaneos de discos y se mantienen las actualizaciones. 
 
Cuando  se  requiera  utilizar  programas  o  archivos  desconocidos  o  de  procedencia  dudosa,  se 
debe enviar el archivo al Depto. De Informática, para análisis antes de su uso. 
 
La  documentación  posee  un  respaldo  en  formato  digital  almacenado  en  el  Depto.  De 
Informática con una copia fuera de la Empresa. 
 
A fin de salvaguardar los correos electrónicos, cada correo recibido es duplicado en una cuenta 
que se encuentra en la WEB 
 
 
6. REGISTROS 
 
• Lista de documentos y registros  D‐4.2.3 / D‐4.2.4 
• Respaldos de información (back up) 
 
 
7. MODIFICACIONES 
 
Versión  Fecha  Cambios 

00  29‐01‐2015  Versión Inicial. 

     
 

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