TRAMITAR CORRESPONDENCIA

Taller 3
Organización y Archivo de Documentos

Aprendices

Grupo de proyecto número 2

Ficha 2252972

Instructora
Nancy Gonzalez Ramirez

Técnico en Asistencia Administrativa

Centro de Gestión Administrativa
Bogotá D.C, septiembre de 2021
ACTIVIDAD 1

1. Teniendo en cuenta la cartilla de clasificación documental, responda

los siguientes interrogantes:

A. ¿Cuáles son las etapas del proceso de organización de archivos?

Etapas previas para la correcta organización documental:

1. Clasificación
2. Ordenación
3. Descripción

B. ¿Qué relación existe entre el proceso de clasificación documental y la

estructura organizacional de la empresa?
las categorías administrativas los documentos de archivo que determinan el orden
de documentación cada fondo documental debe clasificarse separadamente
secciones y subsunciones que materializan los trámites administrativos.

C. ¿Cuáles son los manuales o documentos de la entidad que se deben tener

en cuenta al momento de realizar la clasificación documental?

Se deben tener en cuenta el manual de procedimientos creado y establecido por

la entidad para garantizar los trámites a través de normas y reglas para el control
de la administración

D. Explique, en la clasificación documental, ¿cómo se aplican los principios

archivísticos?

El primer principio de Organización de Archivos, es el principio de procedencia, este

se aplica al momento de realizar la clasificación documental identificando la unidad
a la que pertenece cada archivo, separando los documentos producidos por cada
fondo, teniendo en cuenta sólo los documentos que hacen parte de esa única
dependencia.

El segundo principio fundamental de Organización de Archivos, es el principio de

orden original, se aplica en la clasificación documental identificando la ubicación
física de los archivos dentro del expediente y respetando el orden natural en el que
se dan las actuaciones administrativas, es decir no se puede desintegrar un
expediente u ordenar netamente en orden cronológico sin tener en cuenta la
dependencia de la cual hace parte cada archivo que compone la unidad documental
 2. Teniendo en cuenta el ejemplo planteado en la página 11 de la cartilla de
clasificación documental (observe también, las páginas 24 en adelante) y
con la siguiente estructura organizacional, elabore un cuadro de
agrupaciones, complete el cuadro:

Entidad Dependencias/áreas Grupos de trabajo

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN
2
Ministerio de defensa Policía nacional
Ministerio de defensa Comando general de - Dirección general sanidad
fuerzas militares militar
-Federación colombiana

Ministerio de defensa
Ministerio de defensa
Ministerio de defensa
Ministerio de defensa Secretaria de gabinete
Ministerio de defensa Obispado castrense
Ministerio de defensa
Ministerio de defensa Viceministerio para las
políticas y asuntos
internacionales
Ministerio de defensa
Ministerio de defensa Viceministerio del
GSED y bienestar
Ministerio de defensa Secretaria general
3. Observe el organigrama del SENA y clasifique los siguientes documentos
(tipos documentales) de acuerdo a la procedencia que corresponda
(Fondo, sección, subsección, serie y subserie). Consulte las TRD en la
página del SENA
deportiva militar
EJC
ARC Dirección
general
marítima
FAC
-Dirección de comunicación
sectorial
-Oficina de control interno
sectorial
Direccion Ejecutiva penal militar
-Dirección de estudios
estratégicos
-Direccion de politicas y
consolidación de la seguridad
-Dirección de seguridad pública
y de infraestructura
-Dirección de relaciones
internacionales y cooperación
-Dirección de DDHH y DIH
Direccion de logistica Subdirección
logística y tics
-Subdirección
de normas
técnicas
-Direccion de planeacion
estrategica y finanzas
corporativas
-Direccion de gestion
empresarial
-Dirección de ciencia
tecnologica e innovación
-Dirección de bienestar sectorial
y salud
-Direccion centro de
rehabilitación inclusiva DCRI
Direccion de fondo de defensa -Oficina de
técnica y especializada control
miembros de la fuerza pública disciplinario
-Dirección de asuntos legales interno
-Dirección administrativa -Oficina asesora
-Dirección de finanzas de sistemas
-Direccion de contratacion
estatal
https://www.sena.edu.co/es
 co/transparencia/Paginas/gestionInformacionPublica.aspx. Complete el
cuadro.

Listado tipos documentales:

Programa Anual Mensualizado de Caja
PAC mensualizado
Declaración de retención en la fuente
Declaración de retención de ICA
Comprobante obligación presupuestal
Comprobante presupuestal de gasto
Informe de ejecución financiera - supervisor/interventor
Acta de Propiedad, Planta y Equipo
Reclasificación
Acta de conciliación bancaria
Extractos bancarios
Relación de cartera Vigente
Acta de conciliación
Notificación de la tutela
Notificación de impugnación de Sentencia
Solicitud de conciliación prejudicial
Acta de la audiencia de conciliación prejudicial
Plan de bienestar al aprendiz
Programa de bienestar al aprendiz por Regional
Propuesta de Adjudicación de Incentivos
Resolución de designación de Mejor Trabajador por Grupo Ocupacional
 Plan de bienestar
Listado de postulaciones a incentivo por Regional
Acta de selección por nivel ocupacional

Complete el cuadro:

AGRUPACIONES DOCUMENTALES CÓDIGO PROCEDENCIA (Dependencias)

FONDO 1 SENA

SECCIÓN (Oficina productora) 1-40 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-4046 Grupo Tesorería
menor jerarquía)

SERIE (Función) 57 PROGRAMAS

SUBSERIE (Asuntos específicos) 57.01 Programas Anuales de Caja PAC

Tipo documental Programa Anual Mensualizado de

Caja
Tipo documental PAC Mensualizado

SERIE (Función) 29 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

SUBSERIE (Asuntos específicos) N/A

Tipo documental Declaración de retención en la fuente

Declaración de retención de ICA

SECCIÓN (Oficina productora)

SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de

menor jerarquía)

SERIE (Función)

SUBSERIE (Asuntos específicos)

Tipo documental

ACTIVIDAD 2

4. . Teniendo en cuenta el material de apoyo entregado Sistemas de

Ordenación (principios de ordenamiento), elabore una tabla descriptiva sobre
los sistemas de ordenación. Complete la siguiente ficha:
Sistema de Explique la forma en Usos y aplicabilidad Ejemplo
ordenación que se ordena
Numérico Consiste en contar con los En cuentas de CUENTAS DE
Ordinal documentos en forma servicios públicos GAS NATURAL
consecutiva, progresivamente, Cuenta Interna No. 1264304
obedeciendo a la numeración Cuenta Interna No. 1264305
que los identifica. Cuenta Interna No. 1264306

Numérico Consiste en situar un archivo Para la ordenación 2018,03, 28

Cronológico detrás del otro en forma de expedientes. 2018,04, 01
secuencial de 2018,05, 15
acuerdo con la fecha en que la
documentación fue tramitada.
Alfabético Se usa para series Para archivos de ABDO FRANCIS JUAN
Onomástico documentales compuestas por gestión pequeños MIGUEL
expedientes que permanecen ABREU HERNÁNDEZ LUIS
abiertos por periodos de ACOSTA TORRES LAURA
tiempo gigantes de tiempo, AGUAYO GONZÁLEZ
ÁLVARO

Alfabético Se ordena la serie documental Sirven para AFGANISTÁN

Toponímico alfabéticamente por nombres identificar y localizar BAHAMAS.
de sitios. Esta clase de los lugares en que se COLOMBIA
ordenación puede desarrolla cualquier DINAMARCA.
fundamentarse en el territorio, actividad humana
el departamento, el municipio,
la metrópoli, el barrio, etcétera.
Alfabético Se catalogan las series y Es el que agrupa Algebra
Temático subseries documentales por el todos los Biología
tema o asunto de su contenido. documentos de una Educación física
misma materia, Sociales
asunto o tema.
Mixto Se ordena la serie documental Se utiliza para 2001 TORRES TORRES,
Alfanuméric usando a la vez orden facilitar el acceso a Camila
o alfabético y numérico series documentales 2001 OCHOA SILVA, Nelly
cronológico. de gran volumen
Mixto Se ordena primero con Para dar estabilidad 0001 2018,03, 28
Ordinal unidades documentales y posibilidad en la 0002 2018,04, 01
Cronológico básicas y luego por fecha localización de la 0003 2018,05, 15
cronológica. información, 0004 2018,05, 20

5. Teniendo en cuenta el documento Ordenación documental del AGN y el

material de apoyo Reglas de los sistemas de ordenación Alfabético,
realice los siguientes ejercicios:

a) Ordene los nombres de los clientes de la Imprenta y Papelería

 Papeles S.A.S. Recuerde aplicar las respectivas reglas. Los
nombres de mujeres casadas y viudas se ordenan por el
apellido paterno:

Almacén santo domingo

Cuellar Gómez & cía. LTDA
Escuela nacional de puerto rico
Hospital nacional de Panamá
Hotel 5a avenida
Imprenta y litografía de Eustaquio Ortiz
Juana María o'byrne rosas
Juzgado 15 civil municipal
Juzgado 21 civil municipal
Librería la estrella
Luis Carlos Díaz -granados duque
María Antonia prieto vda. de Fonseca
Mario Alberto rosa dique
Mercedes espinosa de Fiallo
Mijaíl andropof
Ministerio de educación nacional
Mataría 13
Notaría 19
Parroquia Santa Beatriz
Restaurante el laurel
Rogelio Orozco Mutis
Taller de Orfebrería de Germán de luna

b) La Editorial Panamericana desea organizar las hojas de vida de sus

empleados, por el sistema numérico consecutivo; para ello, utilizará el
número de identificación de sus empleados. Ordene el archivo de la
Editorial, con la información que se relaciona y tenga en cuenta que
las guías del archivo numérico principal están representadas por los
dígitos que indican millones: (Recuerde aplicar las reglas del sistema
Onomástico)

NOMBRE CÓDIGO CEDULA

SPENCER-BROWN, Mary Trinidad 3 3.113.657

SUÁREZ ARDILA, Ernesto Carlos 2 2.984.860

 VARGAS MONROE, Justina 22 22.253.551

OJEDA MONROE, Eneida 23 23.543.182

PORTOCARRERO, María José 24 24.092.931

ARNOLDO ESPELETA, Sanfeliz 25 25.971.034

PORCEL DE OSORIO, Rebeca 26 26.872.430

ARRIETA VDA. DE GARCÉS, Esther 27 27.544.802

MIRANDA DE MENDIETA, Nery Esther 39 39.210.111

PALACIOS MALDONADO, Claudia 39 39.743.199

FONSECA CANALES, Enid 39 39.555.840

ACTIVIDAD 3
Para el desarrollo de la actividad el aprendiz deberá consultar los temas planteados
en la página del AGN y en los demás recursos que sean necesarios, la lectura auto
regulada de la norma NTC-4095, del acuerdo 042 de 2002 y Acuerdo 005 de 2013,
lectura del material de apoyo entregado, la consulta de los recursos que sean
necesarios y la observación del video Descripción.
 Descripción https://www.youtube.com/watch?v=k79yJxeIMBs

Las actividades aquí descritas corresponden al tercer procedimiento de

Organización de documentos que es “la Descripción archivística”. El primer paso
necesario para la descripción de los archivos es la Foliación.

Los siguientes instrumentos permiten identificar los archivos y hacen parte de la

descripción (en ésta
actividad se diseñan los formatos de descripción):

- Hoja de control (índice) – Unidad documental compleja

- Rotulo de carpeta
- Rótulo de caja
- Inventario documental

6. Ordene los siguientes expedientes de historias académicas por el sistema

Alfabético Onomástico
(recuerde aplicar las respectivas reglas). Luego, proponga códigos para la
identificación del archivo
(Fondo, sección, subsección, serie y subserie). Diseñe y diligencie los siguientes
formatos de
descripción:

- Rótulo de caja (siete carpetas por caja)

- Inventario documental FUID

UNIVERSIDAD DEL CONOCIMIENTO

Secretaría Académica
Oficina de Registro y Control Académico
Historias Académicas,
Historias académicas de Pregrado

APELLIDO 1 APELLIDO NOMBRE 1 NOMBRE 2 NÚMERO Folio FECHAS

2 DE s EXTREMA
DOCUMENT S
O
GOMEZ SERRANO JHONATHA ESTIVEN 1029991427 56 15/01/2020
N -
31/12/2020
 GUTIERREZ PERALTA LUISA FERNANDA 1201463208 50 17/01/2020
-
14/12/2020
CAMPOS EDWIS DUVAY 1188713380 65 24/01/2020
BOCANEGRA -
16/11/2020
ROJAS OVALLE KEVIN SANTIAGO 1188713189 70 28/01/2020
-
17/12/2020
LUGO RADA JUAN SEBASTIAN 1188713248 45 3/02/2020 -
19/12/2020
OSORIO GONZALEZ BRAYAN FELIPE 1188713330 80 7/02/2020 -
26/12/2020
LOZANO GUTIERREZ ARIANA KATERIN 1106778312 85 11/02/2020
-
16/12/2020
ALAPE DIAZ KAREN ALEJANDRA 1106778982 76 25/02/2020
- 4/12/2020
LOZANO PEÑA GERALDINE 1106780571 65 27/02/2020
-
12/12/2020
AVILA YATE HOLMES ESTIVEN 1188713686 67 4/03/2020 -
15/12/2020
GONZALEZ SABOGAL HARLEVEY 1106779285 55 7/02/2020 -
21/12/2020
HERNANDEZ MUÑOZ YOHAN DANIEL 1104546921 90 13/03/2020
-
23/12/2020
OTALVARO VERA DANNY MIRLEY 1110508668 86 16/03/2020
-
26/12/3030
DUQUE MARIN ANDREA FERNANDA 1106778732 68 20/03/2020
-
10/12/2020
YATE GUTIERREZ KAROLL LIZETH 1079604777 58 24/03/2020
-
19/12/2020
PIÑA CRUZ LEVITH MIGUEL 1111044144 71 26/03/2020
- 1/12/2020
PEREZ CIFUENTES SERGIO YADIR 1106775515 78 30/03/2020
-
30/12/2020
GUARNIZO CULMA JOSE ALEX 1106778253 91 3/04/2020 -
25/12/2020
YATE GARCIA CRISTIAN ENRIQUE 1012362275 87 7/04/2020 -
18/12/2020
REPIZO MENDEZ MARIA JOSE 1111043680 95 10/04/2020
-
31/12/2020
CARDOZO MELENDEZ ANA SOFIA 1106777952 83 14/04/2020
-
29/12/2020
ESQUIVEL OVIEDO DAINER 1188713078 63 16/04/2020
-
27/12/2020
CARVAJAL VIDALES ADRIANA 1083887854 60 21/04/2020
-
26/12/2020
GUTIERREZ RIAÑO KEVIN JULIAN 1106773336 77 28/12/2020
-
29/12/2020

7. Ordene el expediente de Historia Académica del estudiante Jhonathan

Estiven Gómez Serrano según el orden establecido en las TRD (ver en la
lista de chequeo adjunta):

Asigne el o los números de folio(s) a cada tipo documental, debe evidenciar

secuencia lógica de trámites y del principio de orden original (fechas del año
2020). Diseñe y diligencie los siguientes formatos de descripción:
- Hoja de control
- Rótulo de carpeta

Tipos documentales Cantidad de folios

Acta de grado 1

Acta de homologación 3

Acta de Matricula 2

Acta de Novedades de Matricula 3

Acta de situación disciplinaria 7

Carta cumplimiento de requisitos para grado 2

Cédula 1

Certificación presentación pruebas saber pro 1

Certificado buena conducta 2

Certificado notas otras universidades 2

Certificados de estudio 8

Certificados de notas 4
Constancia de aprobación opción de grado 1

Contenido programático 5

Convenios (Resolución MEN) 6

Copia Certificado electoral 1

Diploma de bachiller 1

Evaluación del trabajo de grado 2

Formulario de homologación 1

Formulario de inscripción 2

Libreta militar 1

Total: Folios 56, Tipos documentales 21

8. Mencione y explique los siguientes temas de Descripción Archivística

(norma NTC-4095 y Acuerdo 005 de 2013):

a) Instrumentos de Descripción Archivísticos:

Los instrumentos de descripción archivística fueron diseñados con objetivos

específicos para apoyar los procesos de gestión documental de la entidad que haga
uso de los mismos, algunos formatos tienen relación, pero sus propiedades y usos
son distintos.

- Cuadro de clasificación documental: Permiten determinar el consolidado

general de las series y las subseries documentales teniendo en cuenta las
tipologías dependiendo de la estructura orgánica de la entidad
- Tablas de retención documental: Es un instrumento que indica el tiempo de
retención en el cual se deben preservar los documentos, en cada una de las
etapas del ciclo vital de los mismo, adicionalmente indica la disposición final
de los documentos (seleccionar, digitalizar o eliminar) considerando el
procedimiento a seguir en cada caso, son diseñadas por cada dependencia
teniendo en cuenta la estructura orgánica.
- Tablas de valoración documental: Son diseñadas para la valoración de
archivos dirigida a los fondos documentales acumulados, señala el tiempo de
retención únicamente en archivo central y disposición final.
- PGD Programa de gestión documental: Es un plan diseñado a corto, mediano
y largo plazo en el la entidad establece presupuesto y tareas específicas para
la misión archivista, con el fin de conservar el patrimonio documental y poner
a disposición la información pública de la entidad
- ID (inventario documental) Formato único de inventario documental: Es un
instrumento que permite controlar el consolidado general de las carpetas,
libros, tomos o legajos de que se manejen en los archivos de la unidad
documental, adicionalmente señala la descripción específica del expediente,
 es decir, el asunto, fechas iniciales, fechas finales, número total de folio y
observaciones generales que tengan cada uno de los documentos.
- MR Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo: Es una herramienta que permite
identificar los requisitos funcionales y no funcionales para los documentos
electrónicos de archivo.
- BANTER Bancos terminológicos: Permite identificar la normalizacion y
estandarizacion de los conceptos relacionados a la gestión documental
- Mapas de procesos, flujogramas y manual de procedimientos: Son
herramientas indispensables para la gestión documental debido a que
ayudan al levantamiento de los demás procedimientos archivístico
- TCA Tablas de control de acceso: Permiten identificar la clasificación de
información y sus niveles de consulta, es decir si es pública, privada o
reservada

b) Niveles de Descripción

Son modelos jerárquicos para la organización del fondo y las partes que lo
componen

- Nivel de fondo
- Nivel de serie
- Nivel de expediente
- Nivel de documento

Adicionalmente se pueden encontrar niveles de descripción intermedios, como

subseries.

c) Áreas de Descripción

La NTC- 4095 establece 7 áreas de información descriptiva:

- Área de Identificación
- Área de Contexto
- Área de Contenido y Estructura
- Área de Acceso y Utilización
- Área de Documentación Asociada
- Área de Notas
- Área de Control de la descripción

Evidencia:

1. Desarrolle las actividades planteadas y elabore un informe corto según

GTC-185 para presentarlo al instructor, según las indicaciones dadas en el
ambiente de formación.
2. Socialice las Actividades del taller en la clase, según indicaciones dadas en la
formación.
Bibliografía

- Cartilla de clasificación documental AGN

- Acuerdo 005 de 2013 AGN Criterios básicos para la
organización de archivos - Documentos de apoyo
Organigrama Ministerio de Defensa
Organigrama SENA
Tipos documentales SENA – TRD SENA
Cómo organizar tu archivo https://www.youtube.com/watch?v=I8tmjKDV8HI
Organización de archivos https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE
Clasificación https://www.youtube.com/watch?v=mQyVeuwvRjw
- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la
Nación de Colombia AGN, Ministerio de Cultura. Bogotá, 2003.
- SENA Regional Antioquia. Fundamentos de Organización documental. Material
recuperado por la instructora Mary Luz López Hernández.
- SALGADO DE JARAMILLO, Lilia. Curso básico de Administración de
Archivos. McGraw-Hill. Bogotá. 1990.
- Documentos de apoyo
Organización de archivos https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE
Ordenación https://www.youtube.com/watch?v=LO5GLNGPcp0
Norma técnica colombiana NTC – 4095, Acuerdo 042 de 2002 AGN, Acuerdo 005
de 2013 AGN - Documentos de apoyo: AGN https://www.archivogeneral.gov.co,
Organización de archivos https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE ,
- Descripción https://www.youtube.com/watch?v=k79yJxeIMBs