Informe Corto - Taller 3 Organización y Archivo de Documentos

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS
LUGAR Y FECHA DE ORIGEN BOGOTÁ D.C., 6 de septiembre del 2021
ELABORADO POR: Anyi Vanessa Arias Vargas

Laura Michell Mendivelso Estrada
Nelly Dayanna Ochoa Silva
Camila Andrea Torres Torres
OBJETIVOS
1. Identificar las etapas del proceso de clasificación de la Organización

Documental y todos los criterios que se deben tener en cuenta para crear y
consolidar un expediente.
2. Aplicar los principios de Orden documental y reglas de los sistemas de
ordenación alfabética para la elaboración de los expedientes.
3. Conocer los procedimientos establecidos para una correcta organización y
archivo de documentos.
INTRODUCCIÓN
La Organización y archivo de documentos, son procesos que se deben considerar

dentro de una empresa para llevar a cabo una correcta gestión documental. A
continuación, describiremos los aspectos que se tuvieron en cuenta para la realización
de cada actividad comprendida dentro del instrumento de aprendizaje.

2
Capitulo I Desarrollo Actividad 1
Se realiza la lectura de la cartilla de clasificación documental, para dar respuesta a las

preguntas establecidas en el taller, del mismo modo se revisan los ejemplos para
completar la tabla teniendo en cuenta la estructura organizacional del despacho del
ministro identificando las agrupaciones comprendidas en la Entidad (fondo)
Dependencia o área (sección) Grupos de trabajo (subsección 1 y subsección), se
clasifican los tipos documentales considerando el organigrama del Sena.
a) ¿Cuáles son las etapas del proceso de organización de archivos?
Etapas previas para la correcta organización documental:
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
1. Clasificación
2. Ordenación
3. Descripción
b) ¿Qué relación existe entre el proceso de clasificación documental y la estructura

organizacional de la empresa?
El proceso de clasificación documental y la estructura organizacional se relacionan

entre sí, ya que a través de la estructura orgánica de la entidad se accede a
información que permite un proceso de clasificación documental más efectivo,
puesto que allí se encuentran establecidos formalmente el organigrama, el manual
de funciones, el manual de procedimientos, la creación y división de las diferentes
jerarquías que componen la empresa y a través de dicha información se pueden
identificar el fondo, la serie y las subseries para dar clasificar cada documento.
c) ¿Cuáles son los manuales o documentos de la entidad que se deben tener en

cuenta al momento de realizar la clasificación documental?
AGRUPACIÓN DOCUMENTAL ESTRUCTURA ORGÁNICA
Fondo Entidad
Secciones Jerarquías
Subsecciones Grupos de trabajo
Av. Caracas #No. 13-80, Bogotá D.C, SENA Gestión empresarial


3
Se deben tener en cuenta el manual de procedimientos creado y establecido por la

entidad para garantizar los trámites a través de normas y reglas para el control de
la administración
d) Explique, en la clasificación documental, ¿cómo se aplican los principios

archivísticos?
El primer principio de Organización de Archivos es el principio de procedencia, este

se aplica al momento de realizar la clasificación documental identificando la unidad a
la que pertenece cada archivo, separando los documentos producidos por cada fondo,
teniendo en cuenta sólo los documentos que hacen parte de esa única dependencia.
El segundo principio fundamental de Organización de Archivos es el principio de orden

original, se aplica en la clasificación documental identificando la ubicación física de los
archivos dentro del expediente y respetando el orden natural en el que se dan las
actuaciones administrativas, es decir no se puede desintegrar un expediente u ordenar
netamente en orden cronológico sin tener en cuenta la dependencia de la cual hace
parte cada archivo que compone la unidad documental
2. Teniendo en cuenta el ejemplo planteado en la página 11 de la cartilla de

clasificación documental y con la siguiente estructura organizacional, se elabora un
cuadro de agrupaciones documentales.


4
CUADRO DE AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
Entidad Dependencias/áreas Grupos de trabajo
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2
Ministerio de defensa Policía nacional
Ministerio de defensa Comando general de - Dirección general sanidad militar

fuerzas militares -Federación colombiana deportiva militar
Ministerio de defensa EJC
Ministerio de defensa ARC Dirección general

marítima
Ministerio de defensa FAC
Ministerio de defensa Secretaria de gabinete -Dirección de comunicación sectorial

-Oficina de control interno sectorial
Ministerio de defensa Obispado castrense
Ministerio de defensa Direccion Ejecutiva penal militar
Ministerio de defensa Viceministerio para las -Dirección de estudios estratégicos

políticas y asuntos -Direccion de politicas y consolidación de la
internacionales seguridad
-Dirección de seguridad pública y de
infraestructura
-Dirección de relaciones internacionales y
cooperación
-Dirección de DDHH y DIH
Ministerio de defensa Direccion de logistica Subdirección

logística y tics
-Subdirección de
normas técnicas
Ministerio de defensa Viceministerio del GSED -Direccion de planeacion estrategica y

y bienestar finanzas corporativas
-Direccion de gestion empresarial
-Dirección de ciencia tecnologica e
innovación
-Dirección de bienestar sectorial y salud
-Direccion centro de rehabilitación inclusiva
DCRI


5
Ministerio de defensa Secretaria general Direccion de fondo de defensa técnica y
Especializada miembros de la fuerza pública
Dirección de asuntos Legales
Dirección Administrativa
Dirección de finanzas
Dirección de contratación Estatal
Oficina de control Disciplinario Interno
Oficina Asesora de Sistemas
3.Se Observa el organigrama del SENA y se clasifica los siguientes documentos de

acuerdo con la procedencia que corresponda y se consulta las TRD en la página
del SENA.
Listado tipos documentales:

Programa Anual Mensualizado de Caja
PAC mensualizado
Declaración de retención en la fuente
Declaración de retención de ICA
Comprobante obligación presupuestal
Comprobante presupuestal de gasto
Informe de ejecución financiera - supervisor/interventor
Acta de Propiedad, Planta y Equipo
Reclasificación
Acta de conciliación bancaria
Extractos bancarios
Relación de cartera Vigente
Acta de conciliación
Notificación de la tutela
Notificación de impugnación de Sentencia
Solicitud de conciliación prejudicial
Acta de la audiencia de conciliación prejudicial
Plan de bienestar al aprendiz
Programa de bienestar al aprendiz por Regional
Propuesta de Adjudicación de Incentivos
Resolución de designación de Mejor Trabajador por Grupo Ocupacional
Plan de bienestar
Listado de postulaciones a incentivo por Regional
Acta de selección por nivel ocupacional


6
Complete el cuadro
CUADRO DE AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
AGRUPACIONES DOCUMENTALES CÓDIGO PROCEDENCIA (Dependencias)
FONDO 1 SENA
SECCIÓN (Oficina productora) 1-40 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-4046 Grupo Tesorería

menor jerarquía)
SERIE (Función) 57 PROGRAMAS
SUBSERIE (Asuntos específicos) 57.01 Programas Anuales de Caja PAC
Tipo documental Programa Anual Mensualizado de Caja
Tipo documental PAC Mensualizado
SERIE (Función) 29 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
SUBSERIE (Asuntos específicos) N/A
Tipo documental Declaración de retención en la fuente
Declaración de retención de ICA

FINANCIERA
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de menor 1-4046 Grupo Tesorería

jerarquía)
SERIE (Función) 14 BOLETINES DIARIOS DE TESORERÍA
Tipo documental Comprobante obligación presupuestal
Tipo documental Comprobante presupuestal de gasto


7
Tipo documental Informe de ejecución financiera -

supervisor/interventor

FINANCIERA
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-4044 CONTABILIDAD

menor jerarquía)
SERIE (Función) 20 COMPROBANTES DIARIOS DE

CONTABILIDAD
Tipo documental Acta de Propiedad, Planta y Equipo
Tipo documental Reclasificación

FINANCIERA

menor jerarquía)
SERIE (Función) 22 CONCILIACIONES
SUBSERIE (Asuntos específicos) 22-01 Conciliaciones Bancarias
Tipo documental Acta de conciliación bancaria
Tipo documental Extractos bancarios

FINANCIERA

menor jerarquía)
SERIE (Función) 22 CONCILIACIONES


8
SECCIÓN (Oficina productora) 1-60 Dirección de Formación Profesional
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-6074 Bienestar al aprendiz

menor jerarquía)
SERIE (Función) 51 PLANES
SUBSERIE (Asuntos específicos) 51-08 Planes de bienestar al aprendiz
Tipo documental Plan de bienestar al aprendiz
Tipo documental Programa de bienestar al aprendiz por

Regional
SECCIÓN (Oficina productora) 1-20 Secretaria general
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-2025 Formación y desarrollo del talento

menor jerarquía) humano
SERIE (Función) 02 ACTAS
SUBSERIE (Asuntos específicos) 02-19 Actas de Comité nacional de Incentivos
Tipo documental Propuesta De adjudicación de incentivos
Tipo documental Resolución de designación de Mejor

Trabajador por Grupo Ocupacional
SECCIÓN (Oficina productora) 1-20 Secretaria general
SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-2025 Formación y desarrollo del talento

menor jerarquía) humano
SERIE (Función) 51 PLANES
SUBSERIE (Asuntos específicos) 51-09 Planes de bienestar al funcionario
Tipo documental Plan de bienestar
Tipo documental Listado de postulaciones a incentivo por

Regional
Tipo documental Acta de selección por nivel ocupacional


9
Capítulo ll - Desarrollo de la actividad 2
Durante el desarrollo de la actividad se revisó minuciosamente el manual de

Apropiación Documental y el material de apoyo donde se encuentran videos
explicativos considerando las reglas de Ordenación, para la realización de este
ejercicio.
4.Se tuvo en cuenta el material de apoyo entregado sobre Sistemas de Ordenación, y

se elaboró una tabla descriptiva sobre los sistemas de ordenación.
PRINCIPIOS DE ORDENACIÓN
Sistema de Explique la forma en que se Usos y aplicabilidad Ejemplo

ordenación ordena
Numérico Ordinal Consiste en contar con los documentos en forma En cuentas de servicios públicos CUENTAS DE
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la GAS NATURAL
numeración que los identifica. Cuenta Interna No. 1264304
Cuenta Interna No. 1264305
Cuenta Interna No. 1264306
Numérico Consiste en situar un archivo detrás del otro en Para la ordenación de 2018,03, 28
Cronológico forma secuencial de expedientes. 2018,04, 01
acuerdo con la fecha en que la documentación fue 2018,05, 15
tramitada.
Alfabético Se usa para series documentales compuestas por Para archivos de gestión ABDO FRANCIS JUAN MIGUEL
Onomástico expedientes que permanecen abiertos por periodos pequeños ABREU HERNÁNDEZ LUIS
ACOSTA TORRES LAURA
de tiempo gigantes de tiempo,
AGUAYO GONZÁLEZ ÁLVARO
Alfabético Se ordena la serie documental alfabéticamente por Sirven para identificar y localizar AFGANISTÁN
Toponímico nombres de sitios. Esta clase de ordenación puede los lugares en que se desarrolla BAHAMAS.
fundamentarse en el territorio, el departamento, el cualquier actividad humana COLOMBIA
municipio, la metrópoli, el barrio, etcétera. DINAMARCA.
Alfabético Temático Se catalogan las series y subseries documentales Es el que agrupa todos los Algebra
por el tema o asunto de su contenido. documentos de una misma Biología
materia, asunto o tema. Educación física
Sociales
Mixto Alfanumérico Se ordena la serie documental usando a la vez Se utiliza para facilitar el acceso 2001 TORRES TORRES, Camila
orden alfabético y numérico cronológico. a series documentales de gran 2001 OCHOA SILVA, Nelly
volumen
Mixto Ordinal Se ordena primero con unidades documentales Para dar estabilidad y 0001 2018,03, 28
Cronológico básicas y luego por fecha cronológica. posibilidad en la localización de 0002 2018,04, 01
la información, 0003 2018,05, 15
0004 2018,05, 20


10
5.Se tuvo en cuenta el documento de Ordenación documental de la AGN y el

material de apoyo que se proporcionó y las reglas de los sistemas de ordenación
alfabética.
A) Se ordenan los nombres de los clientes de la Imprenta y Papelería Papeles

S.A.S. y aplicar las respectivas reglas respetando que los nombres de mujeres
casadas y viudas se ordenan por el apellido paterno.
IMPRENTA Y PAPELERIA S.A.S
CLIENTES EMPRESAS
Almacén Santo Domingo

Prieto Vda. de Fonseca María Antonia
Cuellar Gómez & Cía. Ltda.

O’byrne Rosas Juana María
Escuela Nacional de Puerto Rico

Mutis Rogelio Orozco
Hospital Nacional de Panamá

Espinosa de Fiallo Mercedes
Hotel 5a. quinta avenida

Díaz-Granados Duque Luis Carlos
Imprenta y Litografía de Eustaquio Ortiz

Ballesteros Roberto Jaime
Juzgado 15 quince Civil Municipal
Librería La Estrella
Mijail Andropof
Ministerio de Educación Nacional
Notaría 13
Notaría 18
Parroquia de Santa Beatriz
Restaurante El Laurel
Taller de orfebrería de Carmen de Luna


11
Orden en gaveta onomástica
b) Se ordenan las hojas de vida de los empleados de La Editorial Panamericana, por

el sistema numérico consecutivo y utiliza el número de identificación de sus
empleados.


12
ORDEN ONOMÁSTICO
APELLIDOS Y NOMBRES CEDULA
SUÁREZ ARDILA, Ernesto Carlos 2.984.880
SPENCER - BROWN, Mary Trinidad 3.113.657
VARGAS MONROE, Justina 22.253.551
OJEDA MONROE, Eneida 23.543.182
PORTOCARRERO, María José 24 24.092.931
ESPELETA SANTAFELIZ, Arnoldo 25.971.034
PORCEL de OSORIO, Rebeca 26 26.872.430
ARRIETA Vda. De GARCÉS, Esther 27.544.802
MIRANDA de MENDIETA, Nery Esther 39.210.111
FONSECA CANALES, Enid 39.555.840
PALACIOS MALDONADO, Claudia 39.743.199
ORDEN NUMÉRICO
CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES
2.984.880 SUÁREZ ARDILA, Ernesto Carlos
3.113.657 SPENCER - BROWN, Mary Trinidad
22.253.551 VARGAS MONROE, Justina
23.543.182 OJEDA MONROE, Eneida
24 24.092.931 PORTOCARRERO, María José
25.971.034 ESPELETA SANTAFELIZ, Arnoldo
26 26.872.430 PORCEL de OSORIO, Rebeca
27.544.802 ARRIETA Vda. De GARCÉS, Esther
39.210.111 MIRANDA de MENDIETA, Nery Esther
39.555.840 FONSECA CANALES, Enid
39.743.199 PALACIOS MALDONADO, Claudia


13
Orden en gaveta numérica


14
Capítulo lll - Desarrollo de la actividad 3
Teniendo en cuenta los procedimientos de Organización de documentos, se elaboran los

formatos que comprenden el proceso de “Descripción archivística”
FORMATO HOJA DE CONTROL


15
RÓTULO DE CARPETA
RÓTULO DE CAJA


16
INVENTARIO DOCUMENTAL
6. Se ordenan los expedientes de historias académicas por el sistema

Alfabético Onomástico y se proponen códigos para la identificación del archivo.
APELLIDO 1 APELLIDO 2 NOMBRE 1 NOMBRE 2 NÚMERO DE Folios FECHAS

DOCUMENTO EXTREMAS
ALAPE DIAZ KAREN ALEJANDRA 1106778982 76 01/01/2020 -
04/12/2020
ÁVILA YATE HOLMES ESTIVEN 1188613686 67 04/03/2020 -

15/12/2020
BOCANEGRA CAMPOS EDWIS DUVAY 1188713380 65 05/01/2020 -

16/11/2020
CARDOZO MELENDEZ ANA SOFIA 1106777952 83 07/01/2020 -

23/12/2020
CARVAJAL VIDALES ADRIANA 1083887854 60 10/01/2020 -

26/12/2020
DUQUE MARIN ANDREA FERNANDA 1106778732 68 12/01/2020 -

10/12/2020
ESQUIVEL OVIEDO DAINER 1188713078 63 12/01/2020 -

27/12/2020


17
GOMEZ SERRANO JHONATHAN ESTIVEN 1029991427 56 15/01/2020 -
31/12/2020
GONZALEZ SABOGAL HARLEVEY 1106779285 55 17/01/2020 -

21/12/2020
GUARNIZO CULMA JOSE ALEX 1106778253 91 02/02/2020 -

25/12/2020
GUTIERREZ PERALTA LUISA FERNANDA 1201463208 50 12/02/2020

14/12/2020
GUTIERREZ RIAÑO KEVIN JULIAN 1106773336 77 18/02/2020 -

29/12/2020
HERNANDEZ MUÑOZ YOHAN DANIEL 1104546921 90 13/03/2020 -

23/12/2020
LOZANO GUTIERREZ ARIANA KATERIN 1106778312 85 31/03/2020 -

16/12/2020
LOZANO PEÑA GERALDINE 1106780571 65 19/03/2020 -

23/12/2020
LUGO RADA JUAN SEBASTIAN 1188713248 45 03/04/2020-

19/12/2020
OSORIO GONZALEZ BRAYAN FELIPE 1188713330 80 23$04/2020-

26/12/2020
OTALVARO VERA DANNY MIRLEY 1110508668 86 16/05/2020 -

26/12/3030
ORTIZ AREVALO CARLOS ALBERTO 1106775192 94 29/05/2020 -

31/12/2020
PEREZ CIFUENTES SERGIO YADIR 1106775515 78 30/06/2020 -

30/12/2020
PIÑA CRUZ LEVITH MIGUEL 1111044144 71 18/07/2020 -

1/12/2020
PRADA CESPEDES ISABEL SOFIA 1106775922 86 22/072020 -

15/10/2020
RAMIREZ CALDERON ERIKA 1106777327 79 30/07/2020 -

16/12/2020
REPIZO MENDEZ MARIA JOSE 1111043680 95 10/08/2020 -

31/12/2020
ROJAS AREVALO SEYDI YULIETH 1106778515 91 16/08/2020 -

12/12/2020
ROJAS OVALLE KEVIN SANTIAGO 1188713189 70 28/01/2020 -

17/12/2020
YATE GARCIA CRISTIAN ENRIQUE 1012362275 87 7/04/2020 -

18/12/2020
YATE GUTIERREZ KAROLL LIZETH 1079604777 58 24/03/2020 -

19/12/2020


18
Se elaboran los formatos de rótulo de caja y formato único de inventario documental,
a continuación, se diligencian teniendo en cuenta las 28 carpetas organizadas en el
cuadro anterior.
Se organizan 28 carpetas en 4 cajas, cada caja contiene 7 expedientes.
FORMATO UNICO INVENTARIO DOCUMENTAL 1 (Diligenciado)


19
RÓTULOS DE CAJA
Rótulo de Caja No. 1


20


21
7. Se Ordena el expediente del Historial Académico del estudiante Jhonathan

Estiven Gómez Serrano según el orden establecido en las TRD, Luego se asignó
los números de folios a cada tipo documental, y se evidencio la secuencia lógica
de trámites y el principio de orden original.
HOJA DE CONTROL


22
RÓTULO DE CARPETA
Jhonathan Estiven Gómez Serrano
8. Se Menciona y se explica los temas de Descripción Archivística
a) Instrumentos de Descripción Archivísticos
Censo: Este tipo de instrumentos de descripción incluye información general sobre el

archivo, la institución a la que pertenece y los fondos que lo componen, la información
que allí se incluye sirve para identificar el tipo, la titularidad, dirección personal, fondos
de custodia, entre otros.
Guía: Este instrumento archivístico que brinda información de los fondos archivísticos
y la Institución que los custodia describe la misión, visión, funciones, alcance,
objetivos, servicios, contenidos, series, fondos, entre otros.
Inventario: Describe las series documentales que conforman un fondo, siguiendo el

orden que tienen en el cuadro de clasificación y su estructura, adicionalmente este
tipo de instrumento archivístico ayuda al usuario a conocer el contenido de un fondo y
a localizar rápidamente lo que necesita. Permite un control documental facilitando la
consulta y operatividad del personal del área de Gestión Documental de la compañía.
Catálogo: Este Instrumento describe los documentos o expedientes, de una serie o

parte de ella, que tratan de un mismo asunto, aplica para documentos con alto valor
de información o documentos de gran demanda,
Índice: Es un complemento a los instrumentos archivísticos ya que mejora los puntos


23
de acceso a través de listados que incluyen referencias de localización y aplican
normas de Sistemas de Ordenación (orden onomástico, orden numérico)
b) Niveles de Descripción
Son modelos jerárquicos para la organización del fondo y las partes que lo componen:
NIVELES DE DESCRIPCIÓN
NIVEL DE DESCRIPCIÓN DEFINICIÓN
FONDO: El fondo es la integridad de algunas series

documentales que son de una misma procedencia
o lugar, además tienen la posibilidad de ser parte
de un documento institucional, este fondo
archivístico podría ser llevado a cabo por una
organización o persona.
SECCIÓN Y SUBSECCIÓN: La sección es una subdivisión del fondo, esta es

de un grupo de documentos causados en una
parte específica.
La subsección es una subdivisión de una parte la
cual está formada de un grupo de documentos.
SERIE - SUBSERIE O ASUNTO Unidades documentales con construcciones

semejantes, reunidos en un mismo documento.
Dichos conforman una subdivisión de una serie y
se identifican en maneras separadas del grupo y
de la serie por tipos documentales, se organizan
conforme el trámite de cada tema
EXPEDIENTE: Es un grupo de documentos involucrados con un

tema que conforman una unidad archivística.
Unidad documental formada por un grupo de
documentos causados orgánica y funcionalmente
por una oficina productora en la resolución de un
mismo tema.
UNIDAD DOCUMENTAL Son series conformadas por unidades

SIMPLE: documentales primordiales, donde cada una es
independiente de las demás unidades
documentales básicas de la misma serie.


24
c) Áreas de Descripción
Las áreas de descripción archivística se deben tener en cuenta para llevar a cabo de
manera correcta los procedimientos de Organización y Archivo de Documentos, la
norma NTC-4095 y Acuerdo 005 de 2013, mencionan las 7 área de descripción
archivística, adicionalmente se debe considerar las necesidades de la organización
frente a cada nivel implementado.
- Área de identificación
- Área de contexto
- Área de contenido y estructura
- Área de acceso y utilización
- Área de documentación asociada
- Área de notas
- Área de control de la descripción


25
Recomendaciones:
Se recomienda seguir los estándares establecidos en la cartilla AGN y Acuerdo 005 de 2013
AGN Criterios básicos para la organización de archivos, al momento de ordenar o clasificar
determinados documentos organizacionales, así mismo es importante identificar las
propiedades y el uso de cada uno de los Instrumentos de Descripción Archivísticos con el fin
de evitar errores en los procedimientos.
Conclusiones
Durante el desarrollo del taller 3 y cada una de las actividades de Organización y Archivo de
Documentos pudimos identificar la importancia de la correcta realización de cada uno de los
procesos de la organización y archivo de documentos.
Autores del informe:
Anexo: uno (un Excel)
Transcriptor: Anyi Vanessa Arias Vargas - Asistente administrativo

Michell Mendivelso - Asistente administrativo
Nelly Ochoa - Asistente administrativo
Camila Torres- Asistente administrativo
Redactor: Anyi Vanessa Arias Vargas - Asistente administrativo

Michell Mendivelso - Asistente administrativo
Nelly Ochoa - Asistente administrativo
Camila Torres- Asistente administrativo

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ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

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LUGAR Y FECHA DE ORIGEN BOGOTÁ D.C., 6 de septiembre del 2021

ELABORADO POR: Anyi Vanessa Arias Vargas

1. Identificar las etapas del proceso de clasificación de la Organización

La Organización y archivo de documentos, son procesos que se deben considerar

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

Se realiza la lectura de la cartilla de clasificación documental, para dar respuesta a las

a) ¿Cuáles son las etapas del proceso de organización de archivos?

Etapas previas para la correcta organización documental:

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

b) ¿Qué relación existe entre el proceso de clasificación documental y la estructura

El proceso de clasificación documental y la estructura organizacional se relacionan

c) ¿Cuáles son los manuales o documentos de la entidad que se deben tener en

AGRUPACIÓN DOCUMENTAL ESTRUCTURA ORGÁNICA

Subsecciones Grupos de trabajo

Av. Caracas #No. 13-80, Bogotá D.C, SENA Gestión empresarial

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

Se deben tener en cuenta el manual de procedimientos creado y establecido por la

d) Explique, en la clasificación documental, ¿cómo se aplican los principios

El primer principio de Organización de Archivos es el principio de procedencia, este

El segundo principio fundamental de Organización de Archivos es el principio de orden

2. Teniendo en cuenta el ejemplo planteado en la página 11 de la cartilla de

Av. Caracas #No. 13-80, Bogotá D.C, SENA Gestión empresarial

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2

Ministerio de defensa Policía nacional

Ministerio de defensa Comando general de - Dirección general sanidad militar

Ministerio de defensa EJC

Ministerio de defensa ARC Dirección general

Ministerio de defensa FAC

Ministerio de defensa Secretaria de gabinete -Dirección de comunicación sectorial

Ministerio de defensa Obispado castrense

Ministerio de defensa Direccion Ejecutiva penal militar

Ministerio de defensa Viceministerio para las -Dirección de estudios estratégicos

Ministerio de defensa Direccion de logistica Subdirección

Ministerio de defensa Viceministerio del GSED -Direccion de planeacion estrategica y

Av. Caracas #No. 13-80, Bogotá D.C, SENA Gestión empresarial

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

Dirección de asuntos Legales

Dirección de contratación Estatal

Oficina de control Disciplinario Interno

Oficina Asesora de Sistemas

3.Se Observa el organigrama del SENA y se clasifica los siguientes documentos de

Listado tipos documentales:

Av. Caracas #No. 13-80, Bogotá D.C, SENA Gestión empresarial

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

CUADRO DE AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

AGRUPACIONES DOCUMENTALES CÓDIGO PROCEDENCIA (Dependencias)

SECCIÓN (Oficina productora) 1-40 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de 1-4046 Grupo Tesorería

SERIE (Función) 57 PROGRAMAS

SUBSERIE (Asuntos específicos) 57.01 Programas Anuales de Caja PAC

Tipo documental Programa Anual Mensualizado de Caja

Tipo documental PAC Mensualizado

SERIE (Función) 29 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

SUBSERIE (Asuntos específicos) N/A

Tipo documental Declaración de retención en la fuente

Declaración de retención de ICA

SECCIÓN (Oficina productora) 1-40 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

SUBSECCIÓN (Grupo de trabajo de menor 1-4046 Grupo Tesorería