ENVASES LOLITA

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Evaluación Inicial del problema: ¿Contratar personal o adquisición de software logístico?

Envases Lolita es una compañía productora de envases plásticos, especializada en Polietileno de

tereftalato, empleando procesos de inyección y soplado convencional, la cual tiene como mercado cautivo la
industria cosmética de la región andina y pacífica.

Hace aproximadamente un año la compañía ha incursionado en la elaboración de productos

cosméticos, debido a su alto conocimiento de la industria y al ser el fabricante de material de empaque
(envases), esto mediante el modelo de maquila a título propio (marca propia), empleando un laboratorio
externo para la preparación química y envasado de los productos; por lo cual sus procesos logísticos de
preparación de pedidos y despachos vienen presentando un crecimiento exponencial, pasando de preparar
pedidos de 108 referencias a 620 referencias, y de atender un aproximado de 50 clientes a 360, debido a esto
la compañía ha contratado tres personas más para el proceso de preparación de pedidos, lo cual incremento el
costo de la mano de obra en aproximadamente $ 6.000.000.

La gerencia ha recibido en los últimos meses múltiples reclamos de clientes, en los cuales expresan
que reciben el producto no solicitado, los tiempos de entregan no son los prometidos, o jamás reciben el
pedido realizado, por semana se reciben entre 15 y 20 reclamos por las razones anteriormente descritas. Se
viene presentando casos en los cuales hay pedios extraviados, que no se sabe con exactitud hacia donde
fueron enviados, y resultan en la dirección del cliente que no correspondía, y a pesar de que se llena registros
manuales de los pedidos despachados existen demasiados errores humanos que conllevan a la insatisfacción
de los clientes, además de múltiples perdidas monetarias por mercancía extraviada y mermas en productos en
inventario (ver tabla)
CALIDAD DE LOS PEDIDOS ENTREGAS PERFECTAMENTE
GENERADOS MES DE JUNIO RECIBIDAS MES DE JULIO
SEMANA PEDIDOS TOTAL PEDIDOS TOTAL
GENERADOS PEDIDOS REHAZADOS ÓRDENES
SIN GENERADOS
PROBLEMA
1 50 64 17 46
2 54 78 19 59
3 41 66 16 62
4 55 74 18 44

Las personas encargadas de estos procesos logísticos expresan que tienen demasiados pedidos para
despachar y en ocasiones el realizar múltiples actividades a la vez ocasiona los errores, además expresan que
en recurrentemente la información que reciben por parte de los vendedores no es clara y deben buscarlos para
aclarar sus dudas, perdiendo demasiado tiempo con esto.

Actualmente el personal encargado de la preparación y despacho de los pedidos emplea un

plataforma online para recibir la información de los pedidos a despachar, en esta plataforma los vendedores
registran de forma manual los pedidos a despachar, esta no se encuentra conectada al ERP de la compañía, y
la información que se ingresa depende exclusivamente de que tan claro sea el vendedor al digitar, pues esta no
tiene los productos estandarizados, en muchas ocasiones los vendedores ingresan los pedidos sin especificar
bien los productos y el bodeguero debe contactarse con el vendedor para que le aclare cuál producto es, en
muchas ocasiones ocurre también que se realizan negociaciones con nuevos clientes y en el programa no
registran la dirección y datos de contacto del cliente, caso en el cual el bodeguero debe contactarse con la
encargada de facturación para que le proporcione esta información extrayéndola del ERP empresarial,
actividad que retrasa mucho más el proceso de despacho; ocurre también que los vendedores ofrecen
productos que no se encuentran con stock en el momento y debido a estos múltiples pedidos se despachan
incompletos impactando la sobre la satisfacción del cliente.
Además de lo anteriormente mencionado el consecutivo de los pedidos lo asigna el vendedor
manualmente siguiendo una secuencia, para la cual debe revisar cual fue el último número registrado, en
ocasiones sucede que dos vendedores utilizan el mismo consecutivo y los bodegueros despachan uno de
ambos pedidos y el otro no, ya que creen que esta duplicado, por otra parte al ser una plataforma de ingreso
manual, no existe respaldo de la información ingresada y este se puede eliminar fácilmente.
Al preguntar a los bodegueros como consideran que podrían evitar que existan errores en el proceso,
estos expresan que requieren de más personal de apoyo, para repartir las actividades, por su parte la gerencia
de inventarios que recurrentemente presentan diferencias en cantidades de productos, expresa que es
necesario realizar un mayor control a los encargados de despacho para evitar que cometan errores

La gerencia considera que la solución a esta problemática es la contratación de personal para que
apoye las actividades y bajar la carga laboral que existe actualmente, aunque se evidencia que la compañía
además de falencias de personal presenta errores en el flujo de la información, ya que no existe un medio
adecuado al modelo de negocio y al crecimiento actual de la organización, y se depende totalmente del
compromiso del vendedor con la redacción de los pedidos en la plataforma online.

ACTIVIDAD

Teniendo presente la información suministrada en el caso anterior, responda:

1. Plantee un indicador con su respectivo objetivo para la calidad de los pedidos generados en el mes de
junio, halle el indicador para la primera semana
2. Plantee un indicador con su respectivo objetivo para las entregas perfectamente recibidas en el mes
de julio, halle el indicador para la tercera semana
3. ¿Cómo minimizaría los errores en la preparación y despacho de pedidos?.¿Cómo disminuiría los
tiempos de despacho de los productos?
 ENVASES LOLITA
RESPUESTA A LA ACTIVIDAD

1. Objetivo: Controlar la calidad de los pedidos generados por el Área de Compras.

pedidos generadossin problemas
Indicador:calidad de los pedidos generados=
total pedidos generados
2. Objetivo: Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, y la puntualidad de las entregas
de los proveedores de mercancía.
entregas perfectas
Indicador: entregas perfectas=
total ordenes
3. Empleando un software ligado al ERP de la compañía que se conecte con las cantidades disponibles
de materiales a la hora del vendedor elaborar el pedido, además que éste relacione los datos de
contacto y envío del pedido, mostrándolos en la orden para despacho. Disponer a los encargados del
envío toda la información necesaria y en el momento oportuno. Incremento de personal disponible
para la actividad
 CASO PRÁCTICO LOGÍSTICA

SALAZAR GUISAO DEYBI

VILLA CORREA RUBÉN ANTONIO

LOGÍSTICA INTEGRAL
MAURICIO MONTOYA

POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

MEDELLÍN
2017.