Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Funcionalidades Básicas
Odoo Spain
Sumário
Pedidos de compra 3
1.1. Solicitud de Artículos 3
1.2. Creación de contactos 4
1.3. Creación de pedidos 8
1.4. Recepción de productos. 15
1.5. Generación de facturas 18
1.6. Devolución de compra 22
Ventas de la App 39
3.1. Detalles del pedido 39
3.2. Informe de pedidos 42
Ordenes de venta 45
4.1. Creación de pedidos 45
4.2. Entrega de los productos. 53
4.3. Generación de facturas 56
Facturación / Contabilidad 61
5.1. Crear facturas de recibo manualmente 61
5.2. Crear facturas de pago manualmente 68
5.3. Facturas por cobrar 76
5.4. Facturas por pagar 79
Informes 82
6.1. Apuntes contables 82
6.2. Tabla de impuestos 86
6.3. Libro mayor 90
6.4. Libro diario 95
6.5. Balance de Sumas y Saldos 99
2
1. Pedidos de compra
Las órdenes de compra deben ingresarse en el sistema siempre que se compren nuevos
productos, ya sea del franquiciador o de proveedores externos. En el pedido se debe realizar la
recepción del envío para actualizar el stock y la generación de la factura para crear el asiento
contable.
Es de suma importancia que se registren todas las compras para que el stock esté acorde, así
como las cuentas por pagar.
Los artículos deben solicitarse a través del Formulario Pipefy para que las demandas de
insumos del franquiciador puedan comunicarse al siguiente enlace:
https://app.pipefy.com/public/form/SaryxiyP
En las órdenes de compra es necesario referenciar al proveedor de los artículos adquiridos y por
ello el primer paso para lanzar la orden es verificar si el contacto del proveedor está registrado y
en caso contrario seguir los siguientes pasos:
3
2 - Haga clic en el botón "Crear".
4
5 - Introduzca los datos de la dirección.
6 - Introducir el NIF.
5
8 - Es posible insertar una nueva dirección en la pestaña Contactos e indicaciones.
9 - Después de ingresar los datos principales, simplemente guarde el registro haciendo clic en
"Guardar".
6
1.3. Creación de pedidos
Luego de realizada la solicitud, se debe registrar el pedido en el sistema para tener un control de
inventario, financiero y contable.
Para realizar el lanzamiento de órdenes de compra realizadas por la tienda, deberá seguir el
siguiente paso a paso:
7
3 - En el encabezado, informar al “Proveedor” de la orden de compra.
Puede encontrar un proveedor por nombre, NIF, dirección de correo electrónico o referencia
interna.
(Si la compra no tiene factura o si es un proveedor esporádico, se puede utilizar en el asiento de
registro el proveedor genérico “one time vendor”.)
8
5 - El campo “Límite de orden de cierre” representa el cierre en el que la solicitud de presupuesto
debe ser validada y convertida en una orden de compra.
9
7 - La opción “Pedir confirmación” envía automáticamente un correo electrónico de
confirmación al proveedor X días antes de la fecha de recepción prevista, pidiéndole que
confirme la fecha exacta.
10
9 - Al hacer clic en “Agregar un Producto” se desplegará una línea para ingresar los datos del
producto.
11
11 - Ingresando todos los datos, basta con guardar el pedido para generar la Orden de Compra.
12 - El documento se puede enviar por correo electrónico haciendo clic en el botón "Enviar por
correo electrónico".
12
13 - Si necesita imprimir, simplemente haga clic en el botón "Imprimir SdP".
13
1.4. Recepción de productos.
Para actualizar el sistema con la información del recibo y alimentar el stock, siga estos pasos:
2 - Si se han entregado todos los productos, haga clic en validar para completar las cantidades.
14
3 - Si la entrega de la orden de compra es parcial, haga clic en “Establecer cantidades”.
15
5 - Luego valide el recibo.
Con el proceso completado se actualizarán las entradas en stock.
16
1.5. Generación de facturas
Cuando complete la orden de compra, genere la factura para actualizar las cuentas financieras y
contables de los registros.
17
3 - Ingrese la fecha de la Factura.
4 - Guarde el documento.
18
5 - Después de crear la factura, haga clic en Confirmar.
19
7 - A continuación, se abrirá una ventana para ingresar los datos de pago y luego de ingresar los
datos sólo haga clic en “Crear pago”
8 - Con este proceso realizado, se completó la orden de compra, se recibieron los productos, se
generó la factura y se realizó el pago.
20
1.6. Devolución de compra
2 - Localiza el pedido deseado, si es necesario puedes aplicar filtros o buscar por código.
21
4 - Acceda a la factura del pedido haciendo clic en "Facturas de proveedores".
22
7 - En el campo “Usar diario específico” mantenga el diario “Factura de proveedores”.
23
10 - A continuación, se mostrará la factura de devolución, si necesita devolver solo un artículo,
cambie la cantidad o los datos, simplemente haga clic en el botón "Editar".
24
12 - Confirme la devolución mediante el botón “Confirmar”.
25
14 - De esta forma el vínculo entre los registros financieros será efectivo.
Con los registros financieros de la devolución conciliados, se debe realizar la devolución del
envío para que se actualice el stock.
26
15 - Acceda a la orden de compra y haga clic en el botón “Recepción” para visualizar el envío de
compra.
17 - En la ventana abierta "Revertir transferencia" elimine los artículos que no serán devueltos.
27
18 - Luego, haga clic en "Devolver".
28
21 - Si se devuelve la cantidad total del artículo, haga clic en el botón “Establecer canidades”.
29
23 - Para completar la operación, haga clic en el botón "Validar"
1 - El primer paso es acceder al menú Inventario >> Operaciones >> Ajuste de Inventario.
30
2 - A continuación, se mostrarán todos los productos que tuvieron movimiento de stock.
31
6 - La cantidad real del artículo debe ingresarse en la columna "Cantidad contada".
32
2 - Busque el producto deseado y haga clic en el artículo para acceder a su registro.
33
4 - Para actualizar esta información haga clic en actualizar cantidad.
34
6 - Introduzca el número deseado y guarde.
35
1 - Para ver un informe con las cantidades en stock, solo acceda al menú Inventario >> Informes
>> Informe de inventario
2 - A continuación, se mostrarán todos los productos que tienen saldo en stock y sus
respectivas cantidades.
36
6 - Si necesita exportar el informe, simplemente haga clic en el símbolo de descarga.
37
3. Ventas de la App
Los valores de las ventas realizadas por smartphone y tablet pueden ser visualizados
analíticamente por el sistema BI en el que se sintetiza la información.
Si es necesario mirar los detalles de los pedidos, se puede acceder al sistema Odoo.
1 - Para consultar los pedidos realizados por la aplicación, basta con acceder al menú Punto de
Venta >> Pedidos >> Pedidos.
38
3 - Al hacer clic para descargar, se generará un informe con todos los pedidos de venta.
5 - A continuación, mostrará los detalles del pedido, como montos, clientes, pago y productos.
39
7 - Si es necesario, el archivo se puede descargar y enviar por correo electrónico
40
3.2. Informe de pedidos
1 - Para generar un informe de pedidos acceda al menú Punto de Venta >> Informar >> Pedidos
3 - Las medidas se pueden cambiar para generar un informe basado en otros valores.
41
4 - El gráfico de barras se puede cambiar a un gráfico de líneas o circular.
42
6 - En el informe de análisis de pedidos, se mostrarán las categorías vendidas y las cantidades
vendidas mensualmente.
43
4. Ordenes de venta
Las ventas a consumidores se realizan por tablet y smartphone, sin embargo, pueden darse
casos en que las ventas se realicen a otras tiendas o una gran demanda de artículos en los que
el pedido no se haya realizado a través de la aplicación.
De esta forma, el sistema permite que la orden sea contabilizada manualmente por el sistema
para que el stock, financiero y contable estén actualizados.
44
3 - En el encabezado, informe al "Cliente" de la orden de venta.
45
5 - En el campo "Condiciones de pago", introduzca el plazo de pago del pedido.
(En la ficha del cliente es posible definir un plazo de pago estándar).
46
7 - Al hacer clic en “Agregar un Producto” se desplegará una línea para ingresar los datos del
producto.
47
9 - Si es necesario, se puede aplicar un descuento en el campo "Desc.%"
48
11 - Introduciendo todos los datos, basta guardar el pedido.
12 - El documento se puede enviar por correo electrónico haciendo clic en el botón "Enviar por
correo electrónico"
49
13 - Al hacer clic en el botón "Vista previa del cliente", se mostrarán los datos del pedido.
50
15 - Para volver a la pantalla de edición, haga clic en la opción "Volver al modo de edición"
51
4.2. Entrega de los productos.
Para actualizar el sistema con la información del recibo y alimentar el stock, siga estos pasos:
2 - Si se han entregado todos los productos, puede hacer clic en validar para completar las
cantidades.
52
3 - Al pulsar en “Establecer cantidades” se rellenará el campo “Hecho” según el importe
reservado.
53
5 - Luego haga clic en "Guardar" para guardar la edición y luego validar la entrega.
Con el proceso completado se actualizarán las entradas en stock.
54
4.3. Generación de facturas
Cuando complete la orden de compra, genere la factura para actualizar las cuentas financieras y
contables de los registros.
55
3 - Haga clic en “Crear y ver factura”.
56
5 - Ingrese los datos necesarios y haga clic en “Guardar”.
57
7 - Si la venta ya ha sido pagada, haga clic en el botón "Registrar Pagado".
8 - A continuación, se abrirá una ventana para ingresar los datos de pago y luego de ingresar los
datos, simplemente haga clic en “Crear pagado”.
58
9 - Con este proceso completo, se ha completado la orden de venta, se han entregado los
productos, se ha creado la factura y se ha recibido el pago.
59
5. Facturación / Contabilidad
El control de las cuentas por pagar y por cobrar es fundamental para mantener la salud
financiera de la tienda. Por lo tanto, los registros deben publicarse y actualizarse para mapear
las acciones necesarias para las correcciones y mejoras.
60
3 - En el encabezado ingrese el Cliente del recibo.
61
5 - Insira o “Modo de pago” y “Banco destinatário".
62
7 -En la “Fecha de vencimiento” se puede ingresar una fecha o plazos de pago (15 días, 30 días, 2
meses, etc).
63
9 - En la pestaña “Líneas de Factura” se insertarán los artículos, cantidades y valor unitario del
registro.
10 - Al hacer clic en “Agregar línea”, se desplegará una línea para ingresar los datos del
producto.
64
11 - Al seleccionar el artículo, se mostrará la descripción, la unidad de medida y el valor
unitario.
65
13 - Si todos los datos son correctos confirme el registro.
66
5.2. Crear facturas de pago manualmente
67
3 - En el encabezado ingrese el proveedor de recibos.
68
5 - En el campo “Referencia de pago” ingrese la referencia de pago.
69
7 - El campo “Fecha factura” es de cumplimentación obligatoria.
8 - En la “Fecha de vencimiento” se puede ingresar una fecha o plazos de pago (15 días, 30 días, 2
meses, etc).
70
9 - En el diario llevar “Facturas de proveedores”.
71
11 - En la pestaña “Líneas de Factura” se insertarán los artículos, cantidades y valor unitario de
la venta.
12 - Al hacer clic en “Agregar línea”, se desplegará una línea para ingresar los datos del
producto.
72
13 - Al seleccionar el artículo, se mostrará la descripción, la unidad de medida y el valor
unitario.
73
15 - Si todos los datos son correctos confirme el registro.
74
5.3. Facturas por cobrar
75
3 - A continuación, se mostrarán todas las facturas que están pendientes de recibir.
5 - Luego desplegará todos los datos de ventas y el botón para “Registrar Pagado”.
76
6 - Si solo se requiere un recibo o recibos a granel, simplemente seleccione el "cuadrado" junto a
la(s) factura(s).
77
5.4. Facturas por pagar
Para realizar el proceso de pago de las compras se deben seguir los siguientes pasos:
78
4 - Si desea ver los datos de registro, simplemente haga clic en la factura.
5 - Luego desplegará todos los datos de la compra y el botón para “Registrar Pago”.
79
7 - Haga clic en el botón que aparecerá "Registrar pago".
80
6. Informes
Dentro del sistema se pueden generar varios reportes para mapear registros contables, registros
financieros y stock, a continuación se presentan modelos enfocados a registros contables.
Para verificar el listado con los asientos contables, se debe seguir el siguiente paso a paso:
81
3 - Para ver los detalles del lanzamiento, simplemente haga clic en el registro.
82
6 - El producto vinculado al lanzamiento.
7 - Y la correspondiente factura.
83
9 - En los asientos contables, es posible filtrar los registros no contabilizados, por fecha o tipo de
registro.
84
6.2. Tabla de impuestos
La tabla de impuestos mostrará los tipos de impuestos utilizados por la tienda y su monto.
85
4 - El campo "Desde" indica la fecha de inicio y el campo "To date" indica la fecha de
finalización.
5 - Seleccione el campo Movimientos de destino para no mostrar todas las entradas o solo las
que se contabilizan.
86
7 - A continuación, se mostrará la lista de impuestos utilizados en los asientos contables.
87
12 - En la columna Base imponible total se visualizará la base imponible descontada la base de
la declaración.
13 - Para consultar los registros que componen el valor de cada columna, basta con hacer clic en
el icono de lupa junto al valor.
88
6.3. Libro mayor
El Libro Mayor es un libro de contabilidad que tiene por objeto demostrar el movimiento
analítico de las cuentas contables registradas en el Libro Diario de forma individualizada.
89
3 - Se debe ingresar las fechas de búsqueda para generar el archivo.
90
5 - Puede usar filtros de cuentas contables.
7 - Puede usar filtros personalizados como etiquetas analíticas o generar un filtro adicional.
91
8 - Seleccionando los criterios de búsqueda se pueden exportar los registros en PDF y XLSX.
92
9 - Para ver en pantalla, haga clic en "Ver".
10 - Se generará el informe con las cuentas contables detallando cada asiento con los valores,
fechas y documentos vinculados.
93
6.4. Libro diario
El Libro Diario es un libro de contabilidad en el cual las empresas registran todas las
transacciones que involucran valor, las cuales pueden ser modificatorias o canjeables. En este
libro, los hechos contables se asientan día a día en partidas dobles, es decir, todos los créditos y
débitos deben tener siempre los mismos resultados.
94
3 - Debe ingresar las fechas de búsqueda para generar el archivo.
95
5 - Puedes buscar diarios específicos.
6 - Seleccionando los criterios de búsqueda se pueden exportar los registros en PDF y XLSX.
96
7 - Para ver en pantalla, haga clic en "Ver".
8 - Se generará el informe con los diarios de pago detallando cada entrada con los valores,
fechas y documentos vinculados.
97
6.5. Balance de Sumas y Saldos
98
3 - Debe ingresar las fechas de búsqueda para generar el archivo.
99
5 - Puedes buscar diarios específicos.
6 - Seleccionando los criterios de búsqueda se pueden exportar los registros en PDF y XLSX.
100
7 - Para ver en pantalla, haga clic en "Ver".
101