ANALISIS Y

MEJORAMIENTO DE
PROCESOS

1
 Preparación de la Empresa
1. Formación de un equipo de mejoramiento de procesos
2. Jerarquía de procesos (frugalización)
(Separar el macroproceso en sub procesos)

3. Educación del equipo de mejoramiento de procesos

4. Liderazgo y compromiso
5. Identificación de procesos críticos
6. Selección de los procesos a mejorarse

PRODUCTOS

INPUT Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 OUTPUT

RECURSOS
2
MACROPROCESO
 Visión General del Proceso
Se requiere comprender:
ü Quiénes son los proveedores de los inputs del proceso.
ü Quiénes son los clientes (internos y externos) de los outputs del
proceso.
ü Con qué otros procesos se interactúa.

Materiales
Información / Clientes
Recursos
Transformados

Productos y
INPUT OUTPUT servicios

Empleados
Proceso Productivo
Equipos / Facilidades
Recursos que ayudan a la
transformación 3
 MAPEO DE PROCESOS

ENTRADA P1 P2 P4 P6 SALIDA

P7

INDIRECTOS
P3 P5 P8

PROCESO AMPLIADO - EXTENDIDO 4

Definición del Alcance del Proceso

5
 Niveles de Análisis de Procesos
MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

SIN EMBARGO, TODOS SON PROCESOS !

6
 Diagrama de Bloque Inicio

Reconocer
Visión general, rápida y no compleja del
proceso.
Evaluar

Principales símbolos son: el circulo alargado que

Definir
indica el inicio y el final del flujo, los rectángulos
representan actividades en frases descriptivas y
Presentar
concisas y las flechas conectan los rectángulos y
la dirección que tiene el flujo de información
Fin

8
 Flujo de Procesos e Indicadores
PROCESO: AFILIACION

AFILIADO PROMOTOR SUPERVISOR OPERACIONES

INICIO
1

1 h/día PUNTO DE
CONTROL
Consulta Asesoría
sobre el SPP Revisión y
sobre
y AFP UNION Regularización
al sistema

Digitación
500 cont/sem INDICADOR DEL
Recepción de NO Se PROCESO
Información Afilia
? SI
Rechazo
15 / cont SI % cont/sem
rechazados
TIEMPO DEL Elabora
PROCESO NO
Contrato de
Afiliación
PRODUCCION

Contrato de Afiliación
FIN
1
INSUMO / PROD
DEL PROCESO
 EJEMPLOS DE MACROPROCESOS
1. MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES

Despresado

Pollo
Recepción Faenamiento Empaque Despacho Productos
Vivo

2. MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN ELÉCTRICA

Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones

10
Procesos internos de almacén
 Diagrama de flujo
Describe el flujo de información, clientes, personal, equipo y materiales a
través de un proceso

Visible No visible

Mecánico Se discute Disponibilidad

Cliente deja el Realiza
realiza el trabajo de partes
automóvil Trabajo
diagnóstico necesario

Pedido de Inspección
Partes prueba

Cliente lleva el Notificación Trabajos

Pago
automóvil al Cliente de corrección
Crítico
Fallas

12
 ANÁLISIS DE PROCESOS
Macroproceso de Crédito

Solicitud Análisis Aprobación Administración

de Crédito de Riesgo de Crédito y Desembolso

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

Cantidad Porcentaje
Operaciones 82 44.6%
Inspecciones 16 8.7% Cantidad
Transporte 45 24.5% Documentos originales que se generan 42
Demora 34 18.5% Copias que se generan 11
Almacenamiento 7 3.8% Total de Documentos 53
Total de Actividades 184 100.0% Personas que participan en el proceso 13
Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 59 32.1% Entes externos que participan en el proceso 10
No Agregan Valor 125 67.9%
Total de Actividades 184 100.0%
13
 ANÁLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Verificacion de Material Aprobacion para Compra de Material Recepcion de

Materiales en Bodega compra del Material Despacho del Material
Materiales

Pago a Proveedores

Caraterísticas Generales del Proceso

Cantidad Porcentaje
Operaciones 45 28,5%
Inspecciones 17 10,8%
Transporte 65 41,1% Cantidad
Demora 22 13,9% Documentos originales que se generan 15
Almacenamiento 9 5,7% Copias que se generan 20
Total de Actividades 158 100,0% Total de Documentos 35
Personas que participan en el proceso 27
Cantidad Porcentaje Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 29 18,4%
No Agregan Valor 129 81,6%
Total de Actividades 158 100% 14
 Metodología tratamiento de Procesos

1. Nombre del proceso

2. Objetivo del proceso

2a. Explicitar el impacto que se quiere lograr

3. Clientes internos / Clientes externos

4. Indicadores de Gestion

5. Resumen de actividades ( tiempo)

• (El Tiempo de ciclo es el tiempo total y que percibe el cliente)
 Metodología tratamiento de Procesos
6. Diagrama de bloques .

7. Análisis para el mejoramiento de procesos

8. Eliminación actividades no agregan valor

9. Uso creativo Tecnología de Información

10. Diagrama de bloques proceso mejorado

11. Nuevos indicadores de gestión

12. Capacitación al personal

 Análisis del Tiempo
Tiempo Activ. + Tiempo Espera = T. Ciclo
ü Tiempo Actividad, tiempo de procesamiento con
valor agregado para el producto o servicio.

ü Tiempo de Espera, colas, almacenamiento en

espera, archivos. Actividades que no generan valor
agregado

ü Tiempo de Ciclo, suma de todos los tiempos de

actividad y de espera. (percibido por el cliente
interno o externo)

17
 Mejora del Proceso

“La calidad se orienta a rediseñar la empresa por

procesos completos con valor hacia el cliente”.

18
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Criterios para el análisis y mejoramiento de procesos:

• Simplificar burocracia. Eliminar tareas administrativas,

aprobaciones y papeleos innecesarios.
• Eliminación de la duplicación.
• Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades
que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor
• Simplificación. Eliminación de copias, datos,
manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
• Reducción del tiempo de ciclo del proceso
• Prueba de errores
• Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas
• Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos
• Estandarización
• Alianzas con los proveedores
• Ventanilla única
• Automatización y/o mecanización
21
HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO
Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:
PActividades en serie vs. actividades en paralelo
PCambiar la secuencia de las actividades
PReducir el número de interrupciones
PMejorar políticas de tiempo de procesamiento
PAnalizar la localización
PEstablecer prioridades

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 Análisis Costo Beneficio
Considerar:
ü Cualquier costo de implementación
ü Ahorros de operación (dinero, horas, materiales, espacio..)
ü Beneficios intangibles:
Incremento de la motivación en el personal
Mejora de la comunicación
Reducir tensión laboral
Mejorar calidad de vida del trabajador
Mejorar clima organizacional

23
13 / 22
 El Proceso Actual
vs
El Proceso Mejorado

24
 ¡ Comparar métricas !
Proceso actual vs. Proceso mejorado

PROCESO ACTUAL PROCESO MEJORADO

Costo $ 100 Costo $ 30

Pérdidas 12% Pérdidas 0.5 %
Tiempo 30 días Tiempo 2 días
Servicio 20 % Servicio 95%