SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-PR- 003

SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 10 de junio de 2015

PROCESO GESTION INTEGRAL Versión: 002

PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME
(RADICACIONES VENCIDAS)
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SERVICIO NO CONFORME
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PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME
(RADICACIONES VENCIDAS)
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1. INFORMACIÓN GENERAL

Este procedimiento tiene como fin establecer las etapas a seguir

1.1 OBJETIVO
para la identificación del servicio no conforme al interior de la
entidad

1.2. RESPONSABLE Coordinadores de grupo y Jefe de Control Interno

Este Procedimiento aplica a los servicios no conformes en todas

1.3. ALCANCE
las etapas de la prestación del servicio.

1.4. DEFINICIONES Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Servicio no conforme: Es el incumplimiento a un requisito

especificado para el servicio por el cliente, la empresa o
requisitos legales.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad

detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción
correctiva.

2. CONDICIONES GENERALES

2.1. Para la toma de acciones correctivas o preventivas se sigue el procedimiento GC-PR-

002.

2.2. Las radicaciones Vencidas (Servicio no conforme) que se detecten se identifican en el

radicador como un trámite vencido y se controla por parte de cada funcionario responsable,
por el jefe de la dependencia y por el proceso de Evaluación y control.

2.3. La Oficina de Control Interno enviara mensualmente a cada responsable un listado de las
radicaciones vencidas con el fin de realizar seguimiento a las mismas, el responsable deberá
informar el estado del servicio no conforme, especificando la razón por la cual no se ha
realizado el correspondiente tramite.
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3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Inicio Actividad Decisión

Conector de página Conector de actividades

Documentos Puntos de
Flujograma Descripción Responsable
o formatos control

Procedimiento
Inicio
Radicaciones
La identificación del servicio no Revisión por
conforme se realiza por Funcionarios de parte de la
cualquier empleado de la la entidad - Oficina de
Control Interno
organización
Generar las correcciones Funcionario Formato Plan
Necesarias. asignado en de
dependencias mejoramiento
Es necesario Abrir acción Procedimiento
Funcionario
correctiva o preventiva? Acciones
asignado en
Correctivas y
dependencias
preventivas
Abrir acción Correctiva o
Líder del proceso Procedimiento
Si preventiva de acuerdo al
generador - Acciones
procedimiento.
coordinador del Correctivas y
No
grupo preventivas
Determinar el responsable e Líder del proceso Procedimiento
implementar la acción. generador - Acciones
coordinador del Correctivas y
grupo preventivas
Publicar e informar a la Oficina Líder del proceso Formato Plan
de Control Interno. generador de
coordinador del mejoramiento
grupo
Realizar seguimiento a las Jefe dependencia Informe de Revisión por
radicaciones vencidas Radicaciones parte de la
- Jefe de Control Oficina de
periódicamente Interno vencidas Control Interno
Reportar a la Oficina Asesora
de Planeación el informe de Informe de
Jefe de Control
radicaciones vencidas para que Radicaciones
Interno
sea incluido en la revisión por la vencidas
dirección.
FIN
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4. ANEXOS Y REGISTROS

Informes de radicaciones vencidas

Sistema de Información Documental – POST@L

5. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Vigencia Vigencia Identificación de los cambios Responsable

Desde Hasta
001 03 de marzo 10 de junio de Creación del documento Líder de Calidad
de 2009 2015
002 10 de junio Se incluye la condición general Coordinador Grupo
de 2015 2.3 y se ajusta el flujograma de Arquitectura de
incluyendo actividades y punto Negocio y SGI
de control.

Elaboro : Profesional Grupo de Arquitectura Reviso: Coordinador Grupo de Arquitectura Aprobó: Jefe Oficina Asesora de Planeación
de Negocio y SGI de Negocio y SGI
Fecha : 9 de junio de 2015 Fecha : 9 de junio de 2015 Fecha : 10 de junio de 2015