Innovación para la Mejora de Procesos CENTRUM PUCP

Innovación para la
Mejora de Procesos
en CENTRUM PUCP

Prof. Sandro Sánchez

18 y 25 de abril de 2023
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Objetivos del Workshop

• Que los participantes tengan la capacidad de identificar

situaciones que ameriten una mejora en los procesos de
CENTRUM PUCP.

• Que los participantes tengan la capacidad de aplicar las

mejoras correspondientes a los procesos de CENTRUM
PUCP, para elevar la satisfacción:
• propia,
• de los clientes internos, y
• de los clientes externos de CENTRUM PUCP.

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¿Qué es Innovar?

¿Qué es Innovar en Procesos?

• Se considera innovación de procesos a todo cambio

significativo introducido en la forma de ejecutar una tarea
determinada.

• Innovar no solo es crear un proceso totalmente nuevo,

también puede ser modificar algo lo suficiente como para
crear un proceso distinto/mejor al que se viene realizando.

• Innovar implica mejorar la satisfacción de los

participantes en el proceso y de sus clientes
(internos/externos).

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La innovación para la mejora de procesos

implica:

 Identificar los procesos críticos  según su impacto.

 Revisar los procesos actuales  determinar oportunidades

para mejorarlos.

 Evaluar las tecnologías aplicables.

 Fomentar la creatividad para mejorarlos.

 Probar, para confirmar la mejora de los procesos.

Recuerda que la innovación no siempre implica

grandes cambios disruptivos, a veces se trata de
pequeñas mejoras incrementales que pueden
marcar una gran diferencia en la eficiencia y
efectividad de los procesos.

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¿Cómo se define un proceso?

8 CONTROLES 9

INDICADOR DE DESEMPEÑO
5 E S 3
CLIENTES
PROVEEDORES
A B C D E F DEL
DEL PROCESO 4 PROCESO

6 CRITERIOS DE OPERACION

RECURSOS 7

1
OBJETIVO DEL PROCESO  ¿PARA QUÉ ES EL PROCESO?
2 ALCANCE DEL PROCESO  INICIO Y FIN DEL PROCESO

Ejemplo: Proceso de Compra de Bienes

CONTROLES
Indicador:
Tiempo de Respuesta del Proveedor
Nivel de Calidad de los Bienes Comprados % de Compras Conformes
para el Usuario
ENTRADA
SALIDA

1 2 3 4 5 6

Solicitud de Compra Bien Comprado y

del Usuario Entregado al Usuario
Conforme

Procedimientos de Compras 1 – Evaluación de la Solicitud

Reglamento Interno 2 – Solicitud de Cotizaciones
Presupuestos Aprobados 3- Definición de Proveedor
4 - Colocar Orden de Compra
CRITERIOS DE OPERACION
5 – Recibir Bienes Comprados
6 – Entregar al Usuario

RECURSOS
Personas – Comprador / Jefe de Compras
Infraestructura - Unidades de Transporte - Sistemas de Información
Ambiente de Trabajo – Condiciones Ambientales de la Oficina de Compras

OBJETIVO DEL PROCESO  Atender los Requerimientos de los Usuarios de manera confiable
ALCANCE DEL PROCESO  Desde la Recepción de Solicitudes de Compra hasta la Entrega de los Bienes Comprados de manera conforme 8

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¿Cuáles son los síntomas de un proceso mal

diseñado?
 Ineficiencia: El proceso no se ejecuta de manera fluida y se requiere mucho
tiempo para completar las tareas.
 Retrasos: El proceso puede tener retrasos en su ejecución debido a una
planificación inadecuada o falta de recursos.
 Errores: El proceso puede contener errores que llevan a resultados
incorrectos o insatisfactorios.
 Desperdicio: El proceso puede producir residuos o productos no deseados.
 Inconsistencia: El proceso puede variar en su ejecución dependiendo de
quién lo está realizando, o en qué momento se lleva a cabo.
 Costos elevados: El proceso puede ser costoso en términos de recursos
financieros, materiales, o humanos.
 Falta de seguimiento: El proceso puede carecer de un seguimiento
adecuado para determinar si se están cumpliendo los objetivos establecidos.
¿Alguno de estos síntomas les suena familiar?

Process Model Canvas

para la Mejora de
Procesos

Fuente:
https://blog.commant.com/smart-collaborative-
10 process-describing-with-the-process-model-canvas-
incl-free-template#howto-use-PMC

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¿Qué es el Process Model Canvas?

El Process Model Canvas es una herramienta utilizada para
diseñar o mejorar procesos empresariales.

¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

1. Identifica el proceso

2. Define los elementos clave

3. Identifica los resultados esperados

4. Identifica las relaciones necesarias para realizar el proceso

5. Identifica las mejoras

6. Comunica, prueba, y evalúa

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Ejemplo del Process Model Canvas

Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=rYodQ5gyoZw

¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

1. Empezar con la definición de un cliente feliz

2. Determinar las transferencias de información claves en el

proceso

3. ¿Cuáles son los (sub)procesos más importantes en la cadena?

4. Validar el "por qué" y ampliarlo para incluir aspectos de

gestión

¡Listo para poner el proceso en marcha!

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¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

No piense primero en la ejecución del proceso…

¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

1. Empezar con la
definición de un
cliente feliz

¿cuál es el resultado de
todo el proceso?

¿qué hará que el cliente del

proceso esté feliz?

Recuerde que todo proceso

tiene un objetivo, que
responde a la pregunta
“¿para qué se hace el
proceso?”

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¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

2. Determinar las
transferencias de
información
claves en el
proceso
¿Qué información se necesita
entregar al cliente?

¿Qué información necesita de

sus clientes?

¿Qué información interna

necesita para ofrecer una
experiencia "WOW" al
cliente?

¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

3. ¿Cuáles son los (sub)procesos más importantes en la

cadena?

Es hora de pensar en qué actividades se necesitan para generar esta información.

Asegúrese de que los flujos de información se colocan bajo los títulos de las actividades
correspondientes en los que se crea la información o el resultado para el cliente.

El nombre de cada actividad en el paso 3 siempre contiene un verbo. Por ejemplo "comprobar
información“, “procesar datos”, “solicitar aprobación”.

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¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

4. Defina la Propuesta de Valor y confirme el "por qué"
del proceso, incluyendo aspectos relevante de
gestión

Propuesta de Valor:
¿Qué valor le entrega el proceso al cliente
(interno/externo)?

El “por qué” del proceso:

¿Cuál es su identidad como organización?
¿Por qué debería un cliente (interno o externo)
acudir a usted?
¿En qué se centran como organización: enfoque
en el cliente, excelencia operativa, liderazgo de
producto?

¿Cómo utilizar el Process Model Canvas?

4. Defina la Propuesta de Valor y confirme el "por qué"
del proceso, incluyendo aspectos relevante de
gestión

Otras consideraciones importantes para el proceso:

• objetivos y acuerdos de rendimiento,
• sistemas informáticos necesarios,
• aspectos de calidad,
• riesgos y medidas de control, etc.

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Aplicación del Process

Model Canvas para la
Mejora de Procesos
en CENTRUM PUCP

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Trabajemos en Equipo:
1. Conformamos equipos de 3 a 4 participantes.
2. Cada equipo determina un proceso que considere crítico para
CENTRUM PUCP. Sustentar por qué es un proceso crítico.
3. En equipo, se redefine el proceso usando el Process Model
Canvas.
4. En equipo, se prepara una presentación corta/clara que
contenga:
• Lámina 1 - Carátula con los integrantes del equipo.
• Lámina 2 - Proceso crítico identificado con el sustento de la
criticidad.
• Lámina 3 - Proceso redefinido usando el formato del
Process Model Canvas.

Durante esta sesión y la siguiente:

1. Los equipos recopilan información para poder desarrollar el
rediseño del proceso usando el Process Model Canvas.

2. Para ello:
• Contacten al cliente (interno/externo) del proceso.
• Contacten a los colaboradores de otras áreas de la
organización.
• Contacten al Profesor para aclarar las dudas que tengan.

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Para la siguiente sesión:

1. Los equipos tienen listas sus presentaciones sobre los procesos

críticos que han redefinido.

2. Los equipos comparten sus presentaciones con todos los

participantes.

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Mejora de Procesos

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