P-TLL-ALM-02

MANUAL DE ALMACÉN

PROCEDIMIENTO:

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE
RECURSOS DE ALMACÉN

CONTROL DEL DOCUMENTO

Copia N°: Asignada a:
REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE DOCUMENTO
N° de Edición Fecha Sección / Cambio Realizado Responsable por la Responsable por
/ Revisión Pagina Revisión la Aprobación
(Jefe de Almacén) (Gte. Técnico)
Edición:1 17/10/01 Todo Pie de Pagina
Revisión: 1 04/03/03 Responsabilidad y Documentos
Revision: 2 21/05/19 Todo
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

1. OBJETIVO
Manejar el movimiento y despacho de materiales, equipos y repuestos del almacén de la
empresa Total Clean para garantizar el funcionamiento de los procesos operativos y
administrativos.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas los movimientos y despachos de materiales, equipos y
repuestos del almacén gestionados en la empresa Total Clean.

3. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

COVENIN ISO – 9001: 2000. Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
COVENIN ISO – 9004: 2000. Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la
Mejora del Desempeño.
COVENIN ISO – 9000: 2000. Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y
Vocabulario
 P-TLL-ALM-01. Recepción y Verificación de las Compras

4. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS POR EL PROCEDIMIENTO

Registro de Revisiones Efectuadas a este Documento.

F-TLL-ALM-001.Movimiento de Recursos de Almacén.
F-TLL-ALM-006. Nota de Entrega de Equipos y Materiales a Terceros.

Para usuario, custodio y distribución, ver "Lista Maestra de Registros Controlados"

F-ADM-CAL-001.

Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 2 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 3 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

1 Detecta la necesidad de solicitar algún Usuario Solicitante En el caso de la no

recurso para ser utilizado en campo o existencia del recurso en
patio. Dicha solicitud se envía mediante almacén se procede a
un correo electrónico al almacén. Una llevarse cabo el proceso
vez verificada la existencia de la solicitud de compras.
se procede a realizar el “Movimiento de
recursos”. Se busca la firma del personal Para la autorización de
aprobado para autorizar la salida. El servicios / recursos, las
solicitante recibe la copia de la forma. personas aprobadas para
Quedando archivado el original en otorgar la autorización
almacén. son los gerentes.

Para la salida de recursos

por desincorporación por
reparación será necesario
de igual manera la “La
Descarga de recursos F-
TLL-ALM-001. y formato
de Desincorporación. F-
TLL-ALM-009. Con su
respectiva aprobación.

Para salida de equipos

mayores se utilizará el
“Movimiento de Recurso”
F-TLL-ALM-001.

NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 4 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

2 Revisa recursos solicitados vía correo Almacenista Para las salidas por
electrónico, verifica la existencia de reparación desde campo
recurso en el sistema “XI-ESSOFT”. como equipos u otras
ubica el material y elabora forma herramientas que
“Movimiento de Recursos de Almacén”, necesiten reparación se
registra recursos a ser entregados y manejará con la forma
obtiene firma del usuario solicitante. “Transferencia de
Entrega copia de ejemplar a usuario Recursos en Campo. F-
solicitante junto con copia de TLL-ALM-001.
movimiento y archiva original de
“Movimiento de Recursos de Almacén” En caso de que regrese el
en expediente de despacho de equipo nuevamente a
materiales. En el caso de Salidas por campo, responsable de
préstamo o por otras causas que no devolverlo, regresará las
sean material de consumo, los formas al usuario
documentos antes mencionados se responsable de haberlo
archivan en expediente de movimiento entregado junto con los
de recursos de almacén. registros de reparación
para archivarlo
expediente manejo de
recursos en campo.

Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 5 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

3 Archiva copia de “Movimiento e Usuario Solicitante
Recursos de Almacén” en expediente de
manejo de recursos en campo.

4 Al momento de regresar un recurso a Almacenista /

almacén verifica documento de salida en Analista de
expediente de movimiento de recursos almacén.
de almacén, chequea y da entrada al
recurso y registra en forma "Movimiento
de Recursos de Almacén", entrega copia
a usuario y archiva original en
expediente de movimiento de recursos
de almacén.

Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 6 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19
 MANUAL DE ALMACÉN P-TLL-ALM-02

VERIFICACIÓN Y DESPACHO DE RECURSOS DE ALMACÉN

Figura. 1: Diagrama de flujo de verificación y despacho de recursos de almacén.

Inicio

Se verifica la
existencia del
El usuario solicitante envía recurso NO Se procede
correo electrónico al almacén solicitado en el a cabo el
solicitando el recurso que sistema proceso de
necesita. XI-ESSOFT compras

SI

Se realiza el
Movimiento de
Recursos

Gerente de
departament
Nota: si regresa un recurso Se ubican las o
a almacén verifica firmas autorizadas Coordinador
documento de salida en Almacenista
expediente de movimiento de
recursos de almacén,
chequea y da entrada al
recurso y registra en forma
Salida del recurso
"Movimiento de Recursos de
Almacén", entrega copia a
usuario y archiva original en
expediente de movimiento de
recursos de almacén.
Se entrega copia al
solicitante y se archiva la FIN
original en el almacén
Responsable Responsable
No de Edición
Fecha Copia No. Asignada a por la por la
/ Revisión
Revisión Aprobación Pág. 7 de 7
Edición: 1 17/10/01
Revisión: 1 14/03/03
Revisión: 2 21/05/19