04 15/01/2014 ZPCH HDZ HDZ Modificación Integra del Documento

03 13/01/2012 MVM MVM MSM Modificación Integra del Documento

Punto 4.1.1. Inclusión de título, Punto 4.1.1. ítem 3, 6,

02 15/12/10 MVM GVG GVG 8, Punto 4.1.2. Inclusión de numeración, Punto 4.1.2.
ítem 2
Cambio de Razón Social y Logo de la Empresa
01 09/07/10 MVM GVG GVG
Incluye modelo de Sellos

00 07/09/09 MVM MSM MSM -

VER FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES

MC-CAL-P002

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE LAS SOCIEDADES OPERATIVAS DEL GRUPO SALFACORP S.A. Y, POR
LO TANTO, ESTABLECE PROCEDIMIENTOS, FACULTADES Y DEBERES PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE TALES EMPRESAS, QUIENES DEBERÁN
MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO, QUE ES DE PROPIEDAD DE LA RESPECTIVA
EMPRESA. EN CONSECUENCIA, SALFACORP S.A. NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO NI RESPECTO DE SU
USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS

EMISOR DESCRIPTOR PÁGINA

DEPARTAMENTO CENTRAL DEPARTAMENTO CENTRAL 1 de 6

DE CALIDAD DE CALIDAD

FORMATO DE PROCEDIMIENTO – VER 01

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Ver.04 Fecha: 15/01/2014
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1. OBJETIVO
Controlar los documentos y registros que conforman el Sistema de Gestión.

2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a toda la empresa HV Contratistas y empresas afines.

3. RESPONSABILIDADES
Responsabilidad GSSMA CC JCO JSSMAO JOT GP RES RA CIO EMP
Supervisa cumplimiento X X X X X
Participa Procedimiento X X X X X X X X X X

GCSSMA: Gerente de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente

CC: Coordinador de Calidad – Departamento Central
JCO: Jefe de Calidad de Obra
JSSMAO: Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente en Obra
JOT: Jefe de Oficina Técnica
GP: Gerente de Proyecto
RES: Residente de Obra
RA: Responsable de área
CIO: Coordinador de Ingeniería en Obra
EMP (Empleado): Cualquier persona que pertenezca a la empresa.

4. METODOLOGÍA

4.1 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN (OFICINA CENTRAL)

4.1.1. Control de Documentos

1.- El CC/GCSSMA es responsable de controlar y mantener actualizada la documentación del sistema de gestión.

2.- El CC/GCSSMA debe elaborar y actualizar el documento MC-CAL-P002-FR01 Listado Maestro de

Documentos y Distribución correspondiente.

3.- Se considera válidos para el Sistema de Gestión sólo los documentos descargados de la dirección electrónica de
la empresa.

4.- El EMP (Usuario de PC), es responsable de mantener actualizado los documentos del Sistema de Gestión; los
cuales deben estar disponibles en el disco “D” de los equipos de cómputo.

5.- Al elaborar un documento nuevo o realizar alguna modificación a un documento existente (se genera una nueva
versión del documento) según lo indicado en el Procedimiento MC-CAL-P001 Elaboración de Documentos.

6.- El CC/GCSSMA actualizará la documentación en la dirección electrónica de la empresa; enviando un

comunicado vía correo electrónico especificando las nuevas actualizaciones. El correo electrónico tendrá como
asunto: “Actualización del Sistema de Gestión”

7.- En caso de que sea necesario distribuir los documentos en físico, se registra la distribución en el formato MC-
CAL-P002-FR02 Entrega de Documentos. La persona que recibe el documento debe firmar en el lugar
correspondiente y es responsable de dicho documento, no debiendo transferir los documentos a otras áreas o
personas.

TODA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO A MENOS QUE TENGA SELLO

DE COPIA CONTROLADA QUE LO IDENTIFIQUE COMO TAL. LOS DOCUMENTOS NO
CONTROLADOS SE CONSIDERAN DE REFERENCIA NO SIENDO VÁLIDOS PARA EL SISTEMA DE
GESTIÓN.

8.- Al existir una modificación del documento el CC/GCSSMA debe asegurarse que el documento antiguo sea
retirado. En caso de que se requiera mantener copia de los documentos físicos obsoletos el CC/GCSSMA debe
identificar el documento con el sello “Nulo” (Ver Anexo 2), y/o guardarlo en carpeta de documentos obsoletos.

9.- De extraviarse la documentación entregada, el CC/GCSSMA documentará mediante el formato MC-CAL-P003-

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FR01 Detección de Hallazgo el extravío del mismo, luego de ello el Responsable de la documentación deberá
firmar el registro con el cual le entregaron los documentos extraviados y solicitará una nueva copia al
CC/GCSSMA.

4.1.2. Control de registros

1.- Cada RA debe completar el formato MC-CAL-P002-FR03 Control de Almacenamiento de Documentos y

Registros, donde se especifica el lugar de almacenamiento, tiempo de retención, responsables, protección,
recuperación y disposición de los registros.

2.- Para los archivos digitales almacenados en el servidor se empleará la metodología descrita en el Procedimiento
MC-TI-P08 Copias de Seguridad.

4.2 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN EN OBRAS

4.2.1. Distribución, control y actualización de documentación de oficina central a obra

1.- Se considera válidos para el Sistema de Gestión sólo los documentos descargados de la dirección electrónica de
la empresa.

2.- El EMP (Usuario de PC), es responsable de mantener actualizado los documentos del Sistema de Gestión; los
cuales deben estar disponibles en el disco “D” de los equipos de cómputo.

PARA AQUELLA DOCUMENTACIÓN COMO PROCEDIMIENTOS, INTRUCTIVOS, PLANOS,

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SKETCH, DEBERAN CONTAR SIEMPRE CON SELLO DE COPIA
CONTROLADA QUE LO IDENTIFIQUE.

1.- Al inicio de cada obra el CC/GCSSMA hace entrega por única vez de un file con los documentos físicos vigentes
del Sistema de Gestión al JCO/JSSMAO.

2.- El JCO/JSSMAO es responsable de mantener actualizado la documentación física del file proporcionado por el
CC/GCSSMA.

3.- El JCO/JSSMAO debe tener en cuenta que cuando el CC/GCSSMA le comunique de alguna actualización de un
documento que se encuentre en el file proporcionado debe realizar lo siguiente:

 Eliminar la versión obsoleta de los documentos que cambiaron de versión y registrarlo en MC-CAL-P002-
FR05 Acta de Eliminación de Documentos.
 Anexar al file el documento vigente.
 Colocar el sello de copia controlada al documento actualizado.
 Registrar como Nro. de Copia el mismo que se le ha asignado a la obra.
 Registrar como fecha de entrega la fecha de difusión del documento.
 Registrar su firma en la sección de V°B°.
 No generar documento MC-CAL-P002-FR02 Entrega de Documentos.
 Actualizar el documento MC-CAL-P002-FR01 Listado Maestro de Documentos y Distribución.

4.- De ser necesario el JCO/JSSMAO puede distribuir de manera física los documentos del Sistema de Gestión y
registrarlo en el formato MC-CAL-P002-FR02 Entrega de Documentos. La persona que recibe esta
documentación debe firmar en el lugar correspondiente y es responsable de dicho documento, no debiendo transferir
los documentos a otras áreas o personas.

4.2.2 Distribución, Control, Actualización y almacenamiento de documentos y registros en obra

1.- Todo documento generado en obra debe ser controlado por el JCO/JSSMAO y será registrado en MC-CAL-
P002-FR01 Listado Maestro de Documentos y Distribución.

2.- En caso de que sea necesario distribuir los documentos en físico; el JCO/JSSMAO deberá utilizar el formato
MC-CAL-P002-FR02 Entrega de Documentos. La persona que recibe el documento debe firmar en lugar
correspondiente y es responsable de dicho documento, no debiendo transferir los documentos a otras áreas o
personas.

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Ver.04 Fecha: 15/01/2014
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3.- En caso que haya modificaciones a documentos o existan documentos nuevos, el JCO/JSSMAO debe actualizar
MC-CAL-P002-FR01 Listado Maestro de Documentos y Distribución de la obra y distribuir los documentos a
quien corresponda.

4.- El JCO/JSSMAO debe asegurarse de retirar la copia obsoleta y/o identificarla con sello “Nulo” (Ver Anexo 2) en
caso de que se requiera como documento de consulta. De realizarse la eliminación del documento, esta debe
registrarse en MC-CAL-P002-FR05 Acta de Eliminación de Documentos.

5.- El almacenamiento de la documentación se realiza de acuerdo al procedimiento MC-GG-P002 Archivo técnico

Inicio y Término de obra

4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS TECNICOS DEL CONTRATO (OBRA)

1.- Al inicio de Obra el RES o JOT debe designar la responsabilidad de Coordinador de Ingeniería (CIO). El CIO
está encargado del control de la documentación técnica de contrato (Planos, Especificaciones Técnicas, etc.) para
esto utiliza el procedimiento MC-GG-P006-Administración de Planos y Especificaciones Técnicas.

4.4 CONTROL DE DOCUMENTOS DE CONTRATO (OBRA)

1.- Los documentos generados en obra y que se utilizan como medio de comunicación con el Cliente (Cartas, actas
de reunión, transmittal, submittal, memorándum, etc.) serán controlados mediante MC-CAL-P002-FR06 Control
de Documentos Contractuales.

4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

El control de documentos externos se realiza de acuerdo a los puntos 4.1 y 4.2

4.6 CONTROL DE NORMAS (Normas de Construcción (Calidad), Normas de SSO y MA)

Las normas en obra se deben controlar de acuerdo a 4.1 y 4.2 (como un documento más del sistema gestión)

1.- Al inicio de obra el JCO/JSSMAO solicitará de ser necesario, vía correo electrónico al CC/GCSSMA las normas
que considere aplicables al proyecto.

2.- El CC/GCSSMA verifica las normas solicitadas en el MC-CAL-P002-FR04 Listado de Normas y

Distribución, de no encontrarse enviará una comunicación al JCO/JSSMAO para realizar el pedido mediante
Pedido de Materiales - PM respectivo.

2.1.- El PM con el cual se solicita la compra de la norma debe ser aprobada por RES o GP, y enviada por correo
electrónico a CC/GCSSMA para el seguimiento respectivo. Se deberá de indicar en las observaciones del PM
que la entrega es en oficina central. El costo de compra de las normas será asumida por la obra.

2.2.- El CC/GCSSMA registra en el MC-CAL-P002-FR04 Listado de Normas y Distribución, las nuevas

normas adquiridas. El envío a obra será mediante copia controlada; el JCO/JSSMAO debe controlar este
documento como parte del Sistema de Gestión.

2.3.- En caso de contar con la norma solicitada, el CC/GCSSMA lo envía mediante copia controlada; el
JCO/JSSMAO debe controlar este documento como parte del Sistema de Gestión.

2.4.- En caso de necesitar normas impresas dentro de la obra, éstas deben ser identificadas con sello de copia
controlada y distribuirlas como si fueran documentos del sistema de gestión en obra.

3.- El CC/GCSSMA debe mantener actualizado el Listado de normas mediante el formato MC-CAL-P002-FR04
Listado de Normas y Distribución.

4.- Como parte del cierre de la obra, el JCO/JSSMAO debe devolver al CC/GCSSMA las normas entregadas.

5 SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

No aplica al presente procedimiento

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6 REFERENCIAS
MC-CAL-P001 Elaboración de documentos
MC-GG-P006 Administración de planos y EETT
MC-GG-P002 Archivo Técnico Inicio y Término de Obras

7 REGISTROS
MC-CAL-P002-FR01 Listado Maestro de Documentos y Distribución
MC-CAL-P002-FR02 Entrega de Documentos.
MC-CAL-P002-FR03 Control de Almacenamiento de Documentos y Registros
MC-CAL-P002-FR04 Listado de Normas y distribución
MC-CAL-P002-FR05 Acta de Eliminación de Documentos
MC-CAL-P002-FR06 Control de Documentos Contractuales

8 ANEXOS
Anexo 01: Estructura de Registro de Control de registros.
Anexo 02: Modelo de Sellos

ANEXO 1

ESTRUCTURA DE REGISTRO DE CONTROL DE REGISTROS

A continuación se explica qué información se debe especificar en MC-CAL-P002-FR03 Control de Almacenamiento de

Documentos y Registros

Almacenamiento:
Indica el lugar físico donde se mantienen los registros. Por ejemplo oficina Jefe Laboratorio, archivo Secretaria Gerencia,
entre otros.

Responsable, Protección:
Indica al responsable y/o la forma en que se protegen los registros.

Recuperación:
Método de ordenamiento de los registros. Por ejemplo: indica si el registro se recupera por fecha, por cliente, correlativo,
por mencionar algunos.

Tiempo de Retención:
Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro vigente.

Disposición:
Acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período de “tiempo de retención”, además indica quién
efectuara esta acción. Por ejemplo: destrucción, archivo en otro lugar.

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ANEXO 2
MODELO DE SELLOS

DOCUMENTO CONTROLADO
(Solo color “Azul”)

COPIA CONTROLADA
Copia No: Fecha Entrega: VºBº
___ / ___ / ___
HV CONTRATISTAS

DOCUMENTO OBSOLETO (NULO)

(Solo color “Rojo”)

NULO
Fecha: ___ / ___ / ___

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