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Control de activos en Corpoica » Fascículo 44 Departamento Administrativo – Coordinación de almacén y activos » Corpoica «

OC EDIMIEN C o r p o i c a
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P n t r o l d e a c t i vo
Co Link procedim
iento:
activos AR-P-21
ed im ie nto pa ra el control de
Proc
V7fRQ
https://goo.gl/C
inculados:
Documentos v
En la Corporación se ejerce un control sobre los bienes devolutivos
o activos fijos adquiridos o que ingresen por cualquier medio, en el protocolo
as ig na ci ón de recursos Zz5
los cuales son identificados y asignados con el fin de llevar una Instructivo pa ra la s://goo.gl/zkw
trazabilidad completa durante su permanencia. Todo colaborador es o de pe rs on al AR-I-24: http
de ingr -F-159:
es o puede ser responsable de un activo de la corporación y por ta m o te m po ral de activos AR
és
eso es de vital importancia que conozca las generalidades del Formato para pr
Z2HNR
procedimiento que se tiene establecido para su control adecuado. https://goo.gl/K -103:
elementos AR-F
ato pa ra co nt rol de salida de
Form 5Sp7z
1.Entrega de activos al servicio
https://goo.gl/M
Al ingreso de todo colaborador a la corporación, el líder adminis- auxiliar de activos del centro de investigación correspondiente. En
trativo de cada Centro de Investigación debe realizar la asignación el formato debe ir claramente diligenciada la razón del retiro físico
de los activos que requiera cada persona para el desarrollo de sus del activo y en caso de tratarse de un mantenimiento, es necesario
funciones. Este proceso se apoya igualmente con el Instructivo para diligenciar el número de orden de servicio del mantenimiento en el
la asignación de recursos en el protocolo de ingreso de personal campo de observaciones del formato. Si el activo es de naturaleza
(AR-I-24). portátil, no se exige el diligenciamiento del formato AR-F-103 siem-
pre y cuando sea retirado para utilizarse en la finalidad del activo,
El auxiliar de activos hace entrega de los activos a los colaboradores si se retira para mantenimiento u otra actividad diferente, se debe
de la Corporación, descargando de su inventario personal a través aclarar en el formato.
de un acta de traslado que genera el ERP corporativo y cargando el
inventario individual de la persona que lo recibe. Para su validez, 4.Traslados de activos
este documento es firmado tanto por el auxiliar de activos como
por la persona que recibe. El acta original se incluye en la carpeta a.Traslados internos
del responsable y se entrega una copia al colaborador. Cuando se requiera el traslado de un activo, dentro de una misma
sede, se debe informar siempre al auxiliar de activos para que realice
El acta de traslado formaliza la transferencia de la responsabilidad el traspaso en el módulo de activos del ERP corporativo generando
en la custodia del activo y por tanto lleva explícita la autorización el acta de traslado, esta acta se formaliza con las respectivas firmas
por parte del colaborador a la Corporación para descontar del tanto de quien entrega como de quien recibe el activo. El auxiliar de
salario o liquidaciones correspondientes, los daños o pérdidas que activos actualiza las carpetas de los colaboradores que participaron
se presenten en el activo asignado si se comprueba responsabilidad en el traslado.
directa del responsable y no se demuestre la existencia de un siniestro.
b.Traslados entre sedes
2.Préstamo temporal de activos El traslado del activo entre los centros de investigación se realiza
entre los auxiliares de activos para la posterior entrega al colabo-
El responsable de un activo puede realizar un préstamo temporal rador que quedara a cargo de la custodia del bien en el Centro de
a otro colaborador de la Corporación siempre y cuando vaya a ser Investigación de destino. No se deben hacer traslados entre centros
utilizado en una labor específica de corta duración que no requiera de investigación directamente al colaborador responsable.
el traslado de la responsabilidad en la custodia del activo y no
implique un movimiento de entrega a través del ERP Corporativo. 5.Reintegro de Activos

El colaborador que reciba un activo en préstamo temporal, debe
velar por el uso adecuado del mismo y reportar cualquier novedad.
En caso de la ocurrencia de un siniestro en el periodo en que el
activo se encuentra en préstamo temporal, el colaborador que lo
recibió debe adelantar las diligencias de denuncia e informe de los
hechos para el registro del siniestro y reporte ante la aseguradora.
Todo préstamo temporal de activos debe quedar registrado en
el formato AR-F-159 para préstamo temporal de activos.
Todos los colaboradores de la Corporación que tengan activos bajo
su responsabilidad pueden reintegrarlos a la bodega de activos,
para ello debe enviar un correo electrónico al auxiliar de activos,
informando la placa del activo, nombre, estado del bien, ubicación,
causa del reintegro y demás aspectos que considere necesarios. El
auxiliar de activos clasifica y ubica el activo en la bodega respectiva
hasta que sea nuevamente reubicado en otra dependencia que lo
requiera o sea declarado como inservible.

3.Salidas de activos 6.Baja de activos por hurto

Toda salida física de los activos del centro de investigación queda Se produce como consecuencia de la desaparición física de los
registrada en el formato AR-F-103 con la firma de verificación del bienes o activos propiedad de la Corporación por efecto de un

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siniestro demostrable en donde las probabilidades de recuperación

son mínimas.

El empleado responsable del activo o quien haya sufrido el hurto

del bien, una vez detectado el siniestro, interpone un denuncio
4.
de forma personal en una estación de policía, realiza el informe
de los hechos detallando las circunstancias de modo, tiempo y
lugar en que ocurrió el siniestro, entrega estos dos documentos
al auxiliar de activos del Centro de Investigación correspondi-
ente para iniciar trámite ante la aseguradora.
7.Legalización de activos por retiro o cambio
¿Qué hago si tengo bajo mi responsabilidad un activo
que ya no estoy utilizando?
En cualquier momento que un colaborador lo requiera
puede solicitar un reintegro a través de un correo electrónico
al auxiliar de activos y al líder administrativo de cada Centro
de Investigación con la solicitud de reintegro se indica el
estado del activo y la razón de dicha solicitud.

Todo colaborador de la Corporación con motivo de retiro definitivo,

traslado de sede de trabajo o dependencia, debe hacer entrega de
todos los activos que tenga bajo su responsabilidad al auxiliar de
5.
activos del Centro de investigación correspondiente.
Una vez se reciba la notificación de retiro o cambio por parte del
sistema de gestión humana unificada, el líder administrativo del
centro de investigación solicita al auxiliar de activos que gestione
el reintegro de todos los activos que estén a cargo de la persona
que presente la novedad y así poder expedir el certificado de paz
y salvo.
¿Qué hago si un activo bajo mi responsabilidad sufre un
daño accidental?
Los daños accidentales que sufran los activos están cubiertos
por la póliza de seguros de la Corporación. El responsable
del activo debe enviar al área de activos de cada sede un
informe de modo tiempo y lugar al momento de la ocurrencia
del siniestro por daño para dar inicio al trámite de recla-
mación ante la aseguradora.

Preguntas Frecuentes
El adecuado
1.
control de lo
¿Puedo recibir un activo que me entregue directamente ponsabilidad s ac tivos de
de todos los la Corporació
el proveedor para agilizar el proceso? novedad qu colaborador n es res-
e se present es y por tant
para poder ad e d eb e ser repor ta o cu alquier
elantar la ge da inmediata
No, todos los bienes que adquiere la Corporación se reciben en el stión necesa mente
ria.
almacén y al ser activos fijos se deben identificar, asignar e instalar Mantener ac
tualizado su
de llevar un inventario de
placa y luego entregar al servicio. adecuado co ac tivos es la
ntrol. mejor forma
Puede consul
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colaborador ario persona
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2.
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¿Cómo se diferencia un préstamo temporal de un ente y repor la consulta d
te a tiempo la e
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No olvide qu .
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Los prestamos temporales de activos aplican únicamente generen asig o en el sistem debe estar
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para cuando vaya a ser utilizado en una labor específica de pondiente. El lados o reinte a que se
control de lo gros sin el ac
corta duración, si lo que se pretende es cambiar de forma de todos. s ac tivos en la ta corres-
Corporación,
permanente o por un largo periodo la custodia del activo, una tarea
se debe solicitar al área de activos de cada Centro de Inves-
tigación un traslado.
» Oficina o departamento al que corresponde:
Departamento Administrativo –
Coordinación de almacén y activos
Contacto:
3. ¿Puedo entregar en donación un activo a un
productor o a alguna entidad externa? Oscar Javier León Hurtado
No, las donaciones son aprobadas únicamente por la Correo:
Dirección Administrativa y Financiera en casos específicos oleon@corpoica.org.co
y después de surtir un proceso especial. Las entregas de
activos a productores o terceros como resultado de la Teléfono: 4227300 ext: 1025
ejecución de un convenio o contrato no se contemplan Tiempo que dura el proceso:
como donaciones y deben estar soportadas en un acta de
entrega y en el contenido expreso del convenio sobre la Abierto
entrega de los activos.