BRV-MA-S4-001-FO

REVISIÓN: PROCURA Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO CÓDIGO:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
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COMPRAS MENORES RECURRENTES EN EL PAÍS
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIO

REV. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO APROBADO

POR POR

0 19-11-2001 Emisión Original Equipo de

Especialistas de
Compras

1 07-01-2008 - Se modificó el punto 2. del alcance del procedimiento para Víctor

delimitarlo hasta 75 UT. Aguilera
- 3.3. se modificó la denominación DAC por el término
NAAF al igual que en la sección del glosario.
- Se modificó el punto 3.4. expresando el monto equivalente
diario en Unidades Tributarias.
- Se incorporo en el punto 5.2.1. la nota 2 que hace
referencia a la modalidad de caja chica utilizada en la GRP
El Tablazo.
- Incorporados los puntos 5.4.3. al 5.4.6.
- Se cambio “Gerente de la Unidad de Campo” por “Gerente
Regional de Procura”
- Se modificó en todo el documento el término “Analista
con responsabilidad en el proceso de compras” por
“Analista de Compras/ Analista de Convenios”.
- Se cambio “Unidad de Campo” por “Gerencia Regional de
Procura”.
- Se actualizo el procedimiento de acuerdo al documento
administrativo brv-ma-s4-001-pr “Estructura y
Codificación de los Documentos” y brv-ma-s4-001-fo
“Páginas de los Documentos.

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1. OBJETIVO

Describir las disposiciones y acciones administrativas necesarias para efectuar las compras
menores recurrentes en el país, para bienes de bajo valor.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica a las compras menores recurrentes de bienes a efectuar en el país,

hasta por un monto equivalente a 75 (U.T.), a través de un contrato de suministro previamente
establecido por PDVSA - Bariven, y abarca a partir de la creación del contrato hasta que sea
procesada la recepción del bien en el sistema.

3. DISPOSICIONES

3.1. Los bienes sujetos a esta modalidad de compra son de uso recurrente, de bajo valor y,
por su naturaleza, no requieren en su entrega de la presentación de certificados de
calidad, cuando aplique..

3.2. Toda compra menor recurrente está soportada por un pedido emitido por el usuario
autorizado.

3.3. Las personas autorizadas para efectuar las compras menores recurrentes cuentan con
la delegación financiera del concepto “Compras Menores Recurrentes”, de conformidad
con lo establecido por el Nivel de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF).

3.4. Cada persona autorizada para ejecutar esta modalidad de compra podrá emitir
pedido(s) hasta por un monto equivalente diario a 75 (U.T).

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Personas autorizadas para efectuar compras menores recurrentes:

4.1.1. Crean los pedidos a los proveedores en el sistema para su envío automático.

4.1.2. Establecen contacto con el proveedor para garantizar la entrega oportuna del
bien requerido.

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4.2. Personas autorizadas para efectuar el recibo del bien:

4.2.1. Verifican que el bien a ser recibido esté en condiciones aptas para su uso y
cumpla con lo requerido en el pedido.

4.3. Analistas de convenios :

4.3.1. Generan la relación de pedidos, que por concepto de compras menores

recurrentes de materiales, hayan sido efectuados por las personas autorizadas y
estén pendientes por facturar.

4.3.2. Verifican que la información contenida en la relación de pedidos, completada

por el proveedor, se corresponda con las cantidades despachadas y registradas
en las notas de entrega, debidamente conformadas por las personas
autorizadas.

4.4. Almacenistas con responsabilidad en la recepción del bien:

4.4.1. Crean la entrada del bien en el sistema de materiales.

4.5. Gerencia de Bariven

4.5.1. Vela por la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo establecido en las

responsabilidades descritas en el Manual de la Calidad.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Creación del contrato.

Los analistas de convenios realizan las siguientes actividades:

5.1.1. Establecen el convenio o contrato requerido, siguiendo el contenido del

procedimiento operacional BRV-MO-CO-010-PR “Establecimiento y
administración de contratos en el país”.

NOTA: En caso de que la creación del contrato, bajo esta modalidad, se realice
en forma automática, siguen los pasos establecidos en la instrucción de

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trabajo BRV-MO-CO-001-IT “Creación automática de contratos y creación

de pedidos para compras menores recurrentes en el país”.

5.1.2. Informan a sus clientes sobre la disponibilidad del contrato, bajo esta modalidad,
a fin de que se efectúen los pedidos al proveedor.

5.2. Creación y colocación de los pedidos.

Las personas autorizadas para crear los pedidos asociados a las compras menores
recurrentes proceden como sigue:

5.2.1. Crean el(los) pedido(s), con referencia al convenio, en el sistema, siguiendo el

contenido de la instrucción de trabajo BRV-MO-CO-001-IT “Creación automática
de contratos y creación de pedidos para compras menores recurrentes en el
país”.

NOTA 1: En caso de que requiera realizar una modificación y/o cancelación

posterior a la creación del pedido, contactan al analista de convenio
responsable del mismo.

NOTA 2: En la GRP El Tablazo, cuyo cliente es PEQUIVEN, en los casos de

compras con un valor menor a 500 Bs. F, se utiliza como modalidad la
adquisición por caja chica, la cual es controlada por el cliente y
administrada por un analista de compras asignado.

5.2.2. Establecen contacto con el proveedor para garantizar la recepción del pedido y
entrega oportuna del bien requerido.

5.3. Recepción del bien.

Las personas autorizadas para efectuar el recibo del bien realizan lo siguiente:

5.3.1. Verifican que el bien a ser recibido esté en condiciones aptas para su uso y
cumplan con lo requerido en el pedido (Ver procedimiento operacional BRV-MO-
AI-001-PR “Recibo de Materiales”).

5.3.2. Conforman la(s) nota(s) de entrega.

5.3.3. Archivan copia de la(s) nota(s) de entrega para su respectivo control.

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5.4. Facturación del pedido.

Los analistas de convenio ejecutan las acciones mencionadas a continuación:

5.4.1. Generan la relación de pedidos efectuados contra el convenio en referencia,

durante el lapso de tiempo establecido para la presentación de factura.

5.4.2. Suministran la relación de pedidos al proveedor, a través del correo electrónico o

mediante algún dispositivo electrónico, indicando al proveedor los campos que
debe completar.

5.4.3. Reciben la relación de pedidos y la(s) nota(s) de entrega, por parte del
proveedor.

5.4.4. Verifican que la(s) nota(s) de entrega este(n) identificada(s) como mínimo con el
nombre, firma, cédula de identidad, indicador e-mail (si lo tiene), el número de
pedido y el número de teléfono contacto de la persona autorizada para la
recepción del bien.

5.4.5. Verifican las cantidades indicadas en la nota(s) de entrega(s) contra la relación

de pedidos.

5.4.6. Devuelven al proveedor la documentación consignada, en caso de que se

detecte alguna no-conformidad.

Los almacenistas responsables por la recepción de bienes proceden como siguen:

5.4.7. Ejecutan la transacción respectiva en el sistema, para actualizar la entrada de

los bienes, recibidos por las personas autorizadas, en el período establecido.

6. REGISTROS

6.1. Relación de los pedidos.

6.2. Notas de entrega.

6.3. Documentos de entrada de Mercancía.

6.4. Pedido.

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7. GLOSARIO

7.1. Compras menores recurrentes:

Es la colocación de un pedido realizado directamente por un cliente, a través del

sistema, con referencia a un convenio, sin necesidad de emitir un requerimiento ante
PDVSA – Bariven.

7.2. Nivel de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF):

Sistema utilizado por la Gerencia Corporativa de Finanzas de PDVSA para administrar

los niveles de Delegación de Autoridad Financiera, el cual a su vez esta vinculado al
esquema de cadenas de aprobación de los sistemas financieros y administrativos:
Gadet, Reset, Siret y SAP.

7.3. Nivel de Delegación de Autoridad Financiera:

Esquema de aprobación establecido por la Junta Directiva de PDVSA.

7.4. Relación de pedidos:

Reporte automático que contiene el resumen de los pedidos colocados con referencia al
convenio para compras menores recurrentes, en el lapso de tiempo acordado.

8. REFERENCIAS

8.1. BRV-MO-CO-010-PR “Establecimiento y Administración de Contratos con Proveedores

en el país”.

8.2. BRV-MO-AI-001-PR “Recibo de Materiales”.

8.3. BRV-MO-CO-001-IT “Creación automática de contratos y creación de pedidos para

compras menores recurrentes en el país”.

9. ANEXOS

No se requieren anexos para complementar este documento.

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