PROCEDIMIENTO

“ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN”

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró Revisó

C. Julio César Ramos Murillo Lic. Norma María Salido Suárez

Encargado de Almacén Coordinadora de Seguimiento y
Enlace Administrativo

Aprobó Autorizó

Lic. Ernesto Molina Rodríguez Ing. Flor de Rosa Ayala

Director de Recursos Materiales y Robles Linares
Servicios Generales Directora General

Datos de Control PR-AL-01

Copia asignada al Puesto: Fecha: 15 de Septiembre
Revisión: 0
de 2006

N° de copia:

Rev. 1- 28 de abril de 2005 Ref. PR-DG-01 FO-DG-04

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ENTRADAS Y SALIDAS DE FECHA:15 DE SEPTIEMBRE DE 2006 Revisión: 0

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1. Propósito

Establecer la metodología a través de la cual se garantiza que los bienes resguardados en el

almacén de DIF SONORA permanezcan controlados.

2. Alcance

2.1 Este proceso aplica al personal del área de almacén.

2.2 Las entradas al almacén de artículos provenientes de una donación, de alguna
adquisición o de resguardo temporal.

3. Referencias

3.1 Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000)

3.2 Manual de Calidad de DIF SONORA
3.3 Ley de Bienes y Concesiones
3.4 Reglamento Interior de DIF SONORA

4. Responsabilidades

Del Director General

4.1 Autorizar este procedimiento.

Del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

4.2 Aprobar este procedimiento.

4.3 Revisar que se lleve a cabo lo establecido en este procedimiento.
4.4 Conservar y mantener las copias controladas que le sean asignadas a su área de
competencia.
4.5 Mantener actualizados los procedimientos el Sistema de Gestión de la Calidad de su
área.
4.6 Controlar que todos los subordinados estén actualizados con la última revisión del
procedimiento.

Del Encargado de Almacén

4.7 Aplicar lo establecido en éste procedimiento.

4.8 Elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
4.9 Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviación que se detecte en los
documentos o en la operación para proceder a su revisión y adecuación.
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Del Órgano de Control y Desarrollo Administrativo

4.10 Acudir en la verificación de bienes procedentes de donación.

5. Definiciones

5.1 Descripción de bienes: detallar con precisión los bienes, señalando las características
físicas de los mismos.
5.2 Características del servicio:
5.2.1. Oportuno: agilidad en el proceso de entrada y salida de bienes.
5.2.2. Confiable: registro eficaz del proceso de entrada, resguardo y salida de bienes.
5.2.3. Organizado: manejo cuidadoso y responsable de los bienes.

6. Método de Trabajo

6.1 Diagrama de Flujo

6.1.1. Entradas de Almacén
6.1.2. Salidas de Almacén

6.2 Descripción de Actividades

6.2.1. Entradas de Almacén
6.2.2. Salidas de Almacén

7. Registros

8. Anexos

9. Historial de Cambios

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6.1 Diagrama de Flujo

6.1.1 Entradas de Almacén

INICIO

Recibe solicitud de las Solicitud de Entrada

áreas y Salida de Almacén
1 FO-AL-01
Anexo 1

Se recibe relación de Solicitud de Entrada

bienes a ingresar y Salida de Almacén
2 FO-AL-01 Solicitud de movimiento
Anexo 1 de mobiliario
y/o equipo
FO-INV-02
Anexo 2
Se verifican los bienes
Verificación y
recibidos
I Recepción de bienes
3 FO-AL-02
Anexo 3

Se asigna ubicación
Verificación y
I Recepción de bienes Croquis de
4
FO-AL-02 distribución
Anexo 3 Anexo 4

Se captura la alta en el
sistema
5

FIN

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6.2 Descripción de Actividades

6.2.1 Entradas de Almacén

Documento de
Paso Responsable Actividad
Trabajo (Clave)
Recibir solicitud de entrada del área correspondiente, la cual especifica la
cantidad y descripción de bienes solicitados. Una vez analizada la petición
firma de VoBo y lo turna al Encargado de Almacén.

En el caso de donaciones la Dirección de Recursos Materiales elaborará el

Solicitud de
formato de Entrada FO-AL-01 y anexará el acta o acuerdo de donación u
Director de Entrada y Salida
oficio según sea el caso.
1 Recursos de Almacén
Materiales (FO-AL-01)
Nota:
Anexo 1
• Invariablemente las áreas deberán establecer el origen de dichos
bienes.
• No aplica en caso de proveedores que vayan a surtir mercancía
derivada de órdenes de compra o, en el caso de entradas de
mobiliario y/o equipo que estén siendo reubicados.
Recibir solicitud de entrada misma que deberá ser acompañada del soporte
documental donde se especifica la relación de bienes a ingresar.
Solicitud de
En el caso de:
Entrada y Salida
• Proveedores: orden de compra, factura, nota de remisión etc.
de Almacén
• Donaciones: formato FO-AL-01 junto con copia de acta o acuerdo
(FO-AL-01)
de donación u oficio.
Anexo 1
Encargado de
2 En el caso de Mobiliario y/o equipo que este siendo reubicado por las áreas
Almacén Solicitud de
se recibirá mediante el FO-INV-02.
movimiento de
mobiliario y/o
Hora y Fecha de entrada:
equipo
• La recepción de bienes deberá ser los días hábiles de lunes a viernes
(FO-INV-02)
en horario de 8:30 a 14:30 horas.
Anexo 2
• En caso de que se pretenda ingresar un bien fuera del horario
estipulado, se deberá notificar por escrito en un plazo no menor a 2
días de anticipación a la recepción de los bienes.

Contabilizar el 100% de los productos o bienes a ingresar y verificar la

Verificación y
descripción de los mismos y verificar que la descripción de los mismos sea
Recepción de
Encargado de acorde a las características físicas.
3 Bienes
Almacén En caso de inconsistencias o anomalías en cantidad o descripción del bien se
(FO-AL-02)
deberá especificar en el apartado de observaciones del FO-AL-01.
Anexo 3

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Documento de
Paso Responsable Actividad
Trabajo (Clave)
Nota:
• En caso de mercancías provenientes de donaciones se deberá contar
con la presencia de un representante del Órgano de Control y
Desarrollo Administrativo.

Verificación y
Recepción de
Bienes
(FO-AL-02)
Encargado de Asignar ubicación a los bienes, dejando evidencia en formato de Verificación
4 Anexo 3
Almacén y Recepción de Bienes, considerando para ello el espacio disponible y las
características propias de los bienes.
Croquis de
distribución
Anexo 4
Encargado de Sistema
5 Capturar la entrada de los bienes en el Sistema de Almacén.
Almacén de Almacén

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6.1.2 Salidas de Almacén

INICIO

Recibe solicitud de salida Solicitud de Entrada

de Almacén y Salida de Almacén
1 FO-AL-01
Anexo 1

Recibe autorización de
Solicitud de Entrada
salida y Salida de Almacén
2 FO-AL-01
Anexo 1

Captura en sistema e Reporte salida de

imprime reporte de salida Almacén
de almacén 3 Anexo 5

Se verifican los bienes que Reporte salida de

se entregan Almacén
4 Anexo 5

Recibe bienes y firma de Reporte salida de

conformidad Almacén
5 Anexo 5

FIN

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6.2.2 Salidas de Almacén

Documento de
Paso Responsable Actividad
Trabajo (Clave)
Recibir solicitud de salida del área correspondiente, la cual especifica la
cantidad y descripción de bienes solicitados para salida de almacén. Una vez
Solicitud de
Director de analizada la petición firma de VoBo.
Entrada y Salida
1 Recursos
de Almacén
Materiales Nota:
FO-AL-01
• Invariablemente las áreas deberán establecer el destino que se dará a
Anexo 1
dichos bienes.
Solicitud de
Entrada y Salida
Encargado de Recibir autorización de salida con VoBo de la Dirección de Recursos
2 de Almacén
Almacén Materiales y Servicios Generales.
FO-AL-01
Anexo 1
Capturar en sistema e imprimir reporte de salida de almacén.
Reporte Salida
Encargado de
3 Nota: de Almacén
Almacén
• El respaldo por medio magnético de información del Sistema de Anexo 5
Almacén se realizará diariamente al término de la jornada.

Contabilizar el 100% de los productos o bienes a entregar y verificar la Reporte Salida

Encargado de
4 descripción de los mismos cerciorándose que corresponda con los datos de Almacén
Almacén
señalados en el reporte de salida. Anexo 5

Recibir bienes y verificar la cantidad y descripción de los mismos firmando de

conformidad.
Reporte Salida
5 Solicitante Hora y Fecha de entrega de bienes: de Almacén
• Los bienes podrán ser entregados los días hábiles de lunes a viernes Anexo 5
en horario de 8:30 a 14:30 horas.

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6 Registros

Responsable Tiempo de
No. Documentos (Clave)
de Custodia Retención
1 Solicitud de Entrada y Salida de Almacén (FO-AL-01) Encargado de Almacén 2 años
2 Solicitud de movimiento de mobiliario y/o equipo (FO-INV-02) Encargado de Almacén 2 años
3 Verificación y Recepción de Bienes (FO-AL-02) Encargado de Almacén 2 años
4 Croquis de distribución Encargado de Almacén 2 años
5 Reporte Salida de Almacén Encargado de Almacén 2 años

7 Anexos

No. Documento Clave

1 Solicitud de Entrada y Salida de Almacén FO-AL-01
2 Solicitud de movimiento de mobiliario y/o equipo FO-INV-02
3 Verificación y Recepción de Bienes FO-AL-02
4 Croquis de distribución No aplica
5 Reporte Salida de Almacén No aplica

8 Historial de Cambios

Fecha de
No. de
Aprobación de la Descripción del Cambio
Revisión
Revisión

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