ALMACÉN CENTRAL ALM-P-01

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PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN Fecha: 03/10/2018
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PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN

.
N° Copia Copia asignada a

Elaborado por Revisado por Aprobado por

AUGUSTA MARIA ALJOVIN DE

ANA VEGA GARCÍA CLAUDIA MEDINA LOSADA
Jefe de Almacén Jefe de Aseguramiento Calidad Gerencia de Administración y
Legal

Fecha:03 /10 /18 Fecha:03 /10 /18 Fecha:03 /10 /18

NO CONTROLADO EN COPIA FÍSICA, CON EXCEPCIÓN DE COPIAS SELLADAS

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1. OBJETIVO
Recepcionar, almacenar y proporcionar los artículos diversos y varios que la empresa
utiliza para sus operaciones y actividades administrativas, para posteriormente
distribuirlos mediante los canales de abastecimiento y siguiendo la cadena logística
interna, empleando los recursos humanos y materiales proporcionados para lograr
óptimos niveles de eficiencia y eficacia en nuestras operaciones, cumpliendo con los
estándares de control y seguridad de nuestros sistemas de gestión que maneja la
empresa.

2. ALCANCE
Desde el nivel operativo hasta la gerencia de procesos involucrados en las
operaciones logísticas de la empresa.

3. INDICADOR
DESCRIPCI FÓRMULA FRECUENC
ÓN IA
N° de 𝑁°𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑠𝑝𝑒𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜 𝑚𝑢𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒𝑎𝑑𝑜 Mensual
Inspecciones 𝑁° 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑑𝑜
de material
crítico

N° de 𝑁°𝑑𝑒 𝑃𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑁𝑂 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑒𝑛 𝑐𝑜𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎 𝑑𝑒 𝐶𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠

Mensual
Certificados 𝑁° 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑃𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
de Calidad
recepcionado
s

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
- Activos: Todo bien que la empresa posee.

- Almacén: Es el área física seleccionada bajo criterios y técnicas

adecuadas, organizada de manera lógica y sistemática, destinada a la
recepción, aceptación, conservación y distribución de los bienes que van a
emplearse para la producción de servicios o de bienes.

- Inventario: Es el conjunto de materiales, tangibles que forman el activo

aportado por proveedores, que se van a utilizar durante el proceso de
producción, pudiendo constituir en materia prima, en productos derivados
y/o de consumo destinados para comercializar los productos y servicios que
presta o vende dicha empresa.

- Recepción y Despacho: Es el lugar donde se recibirán los materiales tanto

adquiridos a proveedores y aquellos devueltos por razones de no haberse
utilizados. De igual forma es aquí donde se efectuará la entrega de los

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materiales a los usuarios para su consumo o activación en los casos que

corresponda. La zona de recepción y despacho deberán estar claramente
delimitadas para evitar confusiones entre la aceptación y expedición de
materiales.

- Stock Mínimo: Es la cantidad mínima económicamente justificable de un

bien que se puede tener en un almacén, por debajo de la cual existe una
alta posibilidad de ocasionar una rotura de stock.

5. REFERENCIAS

- ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y

vocabulario.
- ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.
- BASC (2017). Versión 5. Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.
Norma y su estándar 5.0.1
- BRC (2015). Versión 7. Norma Mundial de Seguridad de los Alimentos.

6. RESPONSABLES

- Jefatura de almacén
- Auxiliar de almacén
- Asistente de almacén
- Supervisor de almacén

7. ENTRADAS Y SALIDAS

ENTRADAS SALIDAS
- Requerimientos de insumos y - Aprobación de requerimiento por
materiales. gerencia.

- Solicitud de compra. - Solicitud de pedido.

- Compra de producto o insumo

solicitado.
- Devolución de insumos y
materiales. - Entrega de producto o insumo
requerido.

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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

8.1. Recepción de materiales.

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1. Realiza una inspección visual del vehículo de transporte
verificando que hayan adoptado medidas de higiene adecuada
para transportar los materiales de empaque, garantizando que la
cadena de abastecimiento se mantenga inocua y libre de
elementos que pueden generar sospecha de carga no autorizada.

2. Se encarga de la recepción física de los artículos, insumos,

materiales, repuestos, indumentarias, EPP, contando y verificando
el estado de conformidad, comunicando a la jefatura para la
conformidad de la recepción.

3. Coteja la guía de remisión con los insumos o materiales solicitando

los certificados de calidad, las hojas de seguridad, la orden de
compra o documento de devolución de materiales con el fin de
conocer los lotes de producción y el proceso que realiza la solicitud
de compra en caso que se requiera, luego registrar la guía o
factura en el formato de registro de Conformidad a proveedores.

4. Verifica que todos los materiales e insumos estén de acuerdo a las

Auxiliar de especificaciones solicitadas, en el caso que no se cumpla con lo
Almacén requerido inmediatamente se rechaza el insumo de empaque u
otro material o de lo contrario se le colocará un rótulo que indique
producto observado colocándolo en el espacio asignado y se
comunica al jefe de inmediato para que realice las coordinaciones
con logística compras.

5. En el caso de las devoluciones de artículos y materiales de

empaque no utilizados en los procesos, se solicitará el documento
“ALM-F-11” formato Devolución de materiales – insumos y se
inicia el proceso desde el punto 1.

6. Luego de aceptar los materiales e insumos procede a la descarga

y a rotular los artículos para poder ser identificados en el lugar
asignado dentro del almacén. En el rótulo deberá indicar el nombre
del proveedor, el número de guía o factura y fecha de ingreso.
Además, se rotulará los paquetes de las bolsas para no perder la
información de su número de lote.

En la rotulación de los insumos de producción deben especificar el

nombre del artículo, la fecha de ingreso para poder asignar el lugar

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dentro de los espacios del almacén y poder segregar los artículos,

para administrarlos de acuerdo a los primeros ingresos y primeras
salidas (FIFO). Tras la descarga e identificación, los artículos,
insumos deben pasar a almacenamiento, bien temporal o a su
ubicación definitiva con el fin de facilitar el desarrollo de las
actividades.

7. Una vez ingresados los artículos se comunica al área

correspondiente y a la jefatura del almacén.

8. Completa el ALM-F-01 Conformidad de Proveedores.

8.2. Almacenamiento de materiales.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Los materiales se almacenan en racks que se encuentran identificados
para la asignación de los artículos, los que tienen mayor movimiento se
encuentran cercanos para el despacho inmediato.

La rotación de existencias se realiza primero con la fecha de vencimiento

más cercana a la fecha actual (FIFO), luego con las siguientes fechas hasta
agotarlas, concluido el ciclo se identificarán nuevamente.
El almacenamiento de recipientes cilíndricos autorizados (gases licuados)
deberá ser ubicado en lugares ventilados, lejos de fuentes de ignición,
oxidantes. Almacenar separadamente los cilindros llenos y vacíos.
Protegerlos de daños físicos.
Los productos químicos cumplen las siguientes características:
- Se encuentran almacenados en un lugar seguro y separado, con
Auxiliar de acceso restringido al personal autorizado.
Almacén
- Se tienen disponibles sus fichas técnicas y hojas de seguridad
MSDS.
- Siempre están etiquetados y/o identificados.
- Son de uso exclusivo por personal debidamente formado.
1. Mantiene en buenas condiciones, los envases y etiqueta de estos.
2. Almacena los productos según sus características y propiedades
químicas, en los estantes asignados.
3. Inspeccionará que los envases sean herméticos y resistentes con
el fin de evitar cualquier derrame o contaminación.
4. Periódicamente coteja el inventario de las sustancias químicas
para detectar cualquier situación de deterioro de los envases o de
la sustancia o derrames.

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5. Rotula los productos materiales, equipos inoperativos y cualquier

otra necesidad que requiera de identificación.

8.3. Despacho de materiales.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Recibe la Solicitud de materiales-insumos “ALM-F-02” e
inmediatamente se identificará el artículo, al momento de
entregar se le solicita firmar. En el caso de retiro de equipos,
herramientas y materiales de mantenimiento se solicita “ALM-F-
08”.

2. Ubicará el artículo por medio del rótulo en el espacio asignado

para la respectiva entrega recabando del usuario su Solicitud de
materiales – insumos o el formato de retiro de equipos,
herramientas y materiales la que se adjunta a la guía o a los
pedidos parciales del artículo en caso que sean retirados
parcialmente por los procesos.

3. Para el caso de entregas de materiales que tengan un nivel de

riesgo de medio a alto (cuchillos, tijeras y otros), se realizará el
control operacional correspondiente de dicha herramienta,
considerando el buen estado (limpio, libre de óxido ) y la
Auxiliar de integridad de la herramienta, llevando el control de entrega y
Almacén devolución en el formato ALM-F-14.

4. Para el caso de entrega de uniformes y equipos de protección

personal, si es personal nuevo, se entrega lo establecido por la
jefatura correspondiente, por renovación se solicita el articulo
gastado y en ambos casos se solicita el formato de Solicitud de
uniformes autorizado por la jefatura respectiva.

5. Se encarga de registrar en el formato de resumen de salida de

insumos, todas las salidas de artículos, insumos parcialmente
solicitados seleccionando por cliente, por producto, por proceso,
para su adecuado ingreso al sistema.

Nota:
La salida de materiales, herramientas y equipos fuera de las
instalaciones de la empresa deberá ser sustentado con la Guía de
salida ALM-F-09 como control interno autorizado por la jefatura a quién
corresponda .

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8.4. Ingreso de la Información al Sistema.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Se encarga de ingresar la información a la base de datos del
módulo almacén, en el sistema 4D, ejecutando y controlando el
proceso de consistencia de artículos e insumos.
2. Considerará al ingresar la información los lotes de producción, la
fecha de vencimiento de los materiales de empaque, químicos y
otros que se requieran, además considerará la información del
parte de producción.
3. Realizará una revisión minuciosa del documento (guía, formatos
de salida, ingreso) para ejecutar la labor.
Este procedimiento consiste en ingresar las cantidades
identificando el nombre del artículo a través de la orden de compra,
registrando el movimiento generado en el sistema para colocarlo
Asistente de en la guía de remisión del proveedor.
Almacén Se requiere de precisión y rapidez para que los resultados que se
obtengan durante el procesamiento sean de alta calidad y
confiabilidad, razón por la que se espera un buen rendimiento y
cumplimiento de sus actividades.

El asistente de almacén al digitar consignará en el sistema la

salida de los artículos de la misma manera que realizó el ingreso.
Colocará el número del movimiento de salida en el formato de
resumen de salida de insumos ALM-F-04.

4. Se encargará de efectuar el inventario de los artículos en forma

periódica a fin de efectuar un eficiente control de los activos de la
empresa y de los clientes. Realizará el conteo físico que será
reportado a la jefatura.

8.5. Frecuencia de compra y controles.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Realizar la frecuencia de compra de materiales para el inicio de las
operaciones, repone el stock de repuestos e insumos de acuerdo
a las prioridades asegurando los niveles de stock.
Supervisor de 2 Controla el ingresos y salida de materiales, equipos.
Almacén
3 Vela por el cuidado y conservación de los bienes de la empresa,
supervisa la clasificación y organización de los materiales en el
almacén.

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4 Inspecciona la operatividad de los equipos menores (balanzas,

cosedoras, selladoras) realizando la acción correctiva en
coordinación con la sección de mantenimiento para su permanente
funcionamiento.
5 Realiza y asegura que las actividades se realicen en condiciones
seguras y preservando el medio ambiente.
6 Controla y ejecuta las labores de limpieza como de mantenimiento
de las estructuras del Almacén.
7 Verifica que los materiales, repuestos e insumos se encuentren
debidamente almacenados y ordenados según el criterio de
clasificación establecido.

9. REGISTROS

NOMBRE DEL TIEMPO DE

CÓDIGO DISPOSICIÓN RESPONSABLE
REGISTRO RETENCIÓN
Formato de
Banco de Auxiliar de
conformidad de ALM – F – 01 3 AÑOS
documentos almacén
proveedores
Auxiliar de
Solicitud de materiales Banco de
ALM – F – 02 3 AÑOS almacén
- insumos documentos

Auxiliar de
Banco de
Solicitud de uniformes ALM – F – 03 3 AÑOS almacén
documentos

Auxiliar de
Resumen de salida de Banco de
ALM – F – 04 3 AÑOS almacén
insumos documentos

Auxiliar de
Control de material de Banco de
ALM – F – 05 3 AÑOS almacén
empaque documentos

Control de Auxiliar de
Banco de
indumentaria ALM – F – 06 3 AÑOS almacén
documentos
descartable
Auxiliar de
Control de insumos Banco de
ALM – F – 07 3 AÑOS almacén
químicos documentos

Formato de retiro de Auxiliar de

Banco de
equipos, herramientas ALM – F - 08 3 AÑOS almacén
documentos
y materiales
Auxiliar de
Banco de
Guía de salida ALM – F - 09 3 AÑOS almacén
documentos

Auxiliar de
Devolución materiales - Banco de
ALM – F – 11 3 AÑOS almacén
insumos documentos

Auxiliar de
Registro de Control de Banco de
ALM – F -14 3 AÑOS almacén
Herramientas afiladas documentos

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10. HISTÓRICO REVISIONES / VERSIONES

N° DE N° DE MODIFICADO
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
REVISIÓN VERSIÓN POR / FECHA
Se agrega dentro de las Referencias a la norma BASC
(2012). Versión 4. Sistema de Gestión en Control y A.Vega
02 02
Seguridad BASC. Norma y Sus estándares: Almacén y 29/05/2018
Exportador.
A.Vega
03 03 Se agrega control de instrumentos afilados
03/10/18

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