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Por eso queremos invitarte a entender la comunicación en el amplio sentido de la palabra. ¿Te parece comenzar
repasando algunos conceptos claves?
1. El Lenguaje
¿Alguna vez le has hablado a tu perro y no te responde como quieres? Puede sonar evidente, pero algo que nos
diferencia de los animales es que tenemos un lenguaje.
En esta idea se basa lo planteado por el biólogo y lósofo chileno Humberto Maturana, quien considera que el
lenguaje es una coordinación de coordinaciones: cuando nos relacionamos mediante el lenguaje, cambiamos
nuestra forma de comprender la realidad y producimos nuevas conexiones neuronales.
Como todo se efectúa desde la emoción, entonces todo nuestro quehacer ocurre en el cruce entre el lenguaje y la
emoción. Maturana también plantea que el lenguaje surge desde la aceptación del otro, o sea, desde el amor.
2. Comunicación Interactiva
Hablar con alguien que está al lado tuyo, hacer una llamada telefónica, enviar un mensaje por chat o comentar una
foto en una red social son todas interacciones comunicativas.
Algunas de estas interacciones se realizan de forma mediatizada, a través del uso de tecnologías
interactivas, las que, cada vez más, son parte de nuestras relaciones sociales cotidianas.
En este contexto, el sociólogo británico John B. Thompson clasi ca los tipos de interacción según sus señales
simbólicas y orientación en tres tipos: interacción cara a cara, interacción mediática e interacción casi mediática.
Para el autor, las clases de interacción son determinadas por su inmediatez, los contextos en que sucedan, las
cercanía espacio-temporal, los volúmenes de información, las experiencias comunes, entre otros factores.
La comunicación en la era moderna y ese veloz avance de la tecnología continúan alterando el modo en que
hablamos y nos escuchamos, ya sea que estemos cerca o lejos.
Estas son trece maneras para gestionar la comunicación con clientes 2.0:
1. Compartir documentos
Gracias al intercambio de documentos o archivos, una organización puede compartir datos, informes y otros
archivos, a menudo en tiempo real. Esto permite la colaboración sobre el terreno en un entorno virtual.
3. Correo electrónico
Incluso con todas las opciones de comunicación, el correo electrónico sigue siendo una herramienta e caz para
conectarse con los clientes.
Una cara conocida genera con anza y conexión emocional con el cliente o potencial consumidor. ¿Qué mejor
manera de conectarse con clientes a través del mensaje de una gura referente en el ámbito?
5. Mensajería instantánea
La mensajería instantánea o el chat de texto es la plataforma de acceso correcta si estamos buscando un
contacto en tiempo real (o casi en tiempo real).
6. Teléfono
La tecnología cambia todo el tiempo, pero el tradicional teléfono puede ser una forma con able de ponerse en
contacto.
7. Visualización de datos
Las plataformas de presentación y visualización de datos se encuentran entre las mejores formas para que las
organizaciones den cuenta de su gestión, actividades o información, que a veces puede ser compleja en un
formato simple.
8. Texto
Los mensajes de texto siguen siendo una de las formas más rápidas y e cientes de comunicarse con clientes que
se encuentran distribuidos.
Ese es especialmente el caso en escenarios urgentes, basados en plazos, aunque también es importante que las
organizaciones consideren el tiempo disponible de sus clientes para recibir y responder textos.
10. Video
Puede parecer sorprendente, pero el video es una de las formas más efectivas para que los clientes se
comuniquen simulando el formato cara a cara. En este ejemplo, Amazon utiliza un video subido a sus redes
sociales para explicar uno de sus servicios de forma ilustrativa.
El video puede ser una excelente manera de proporcionar acceso a productos, servicios, soluciones e información
del proceso de la relación en cada uno de los puntos de contacto con el cliente.
A través del chat de video, las organizaciones pueden crear cercanía con sus clientes, manteniendo algunas
características de la interacción cara a cara.
13. Webinar
Este concepto es el resultado de la combinación de las palabras web y seminario. Es decir, webinar es un tipo de
conferencia, taller o seminario que se transmite por internet.
Como ya mencionamos, existe una variedad de herramientas y métodos que utilizamos para comunicarnos con
nuestros clientes, ya sea de forma remota o presencial.
Las comunicaciones de solo texto, como las que se realizan a través de correo electrónico y/o chat, pueden hacer
que escuchar sea más desa ante.
El correo electrónico no transmite emociones tan bien como lo hacen las conversaciones cara a cara o las
telefónicas. Carece de in exión vocal, gestos y un entorno compartido.
Con las comunicaciones en línea de solo texto, como los SMS o el e-mail, el tono puede malinterpretarse
fácilmente. En este caso, el sarcasmo o la ironía pueden ser particularmente peligrosos.
La relación remota con el cliente y la escucha a veces pueden parecer contradictorios, porque la cantidad de
contacto cara a cara es mucho más limitada.
Pero el hecho de que las conversaciones en persona no siempre sean una opción no signi ca que no se pueda
efectuar una buena escucha.
Para que todo funcione, te recomendamos que tengas una variedad de herramientas y un plan sobre cómo y
cuándo usarlas. Considera, además, las limitaciones de cada método de comunicación que sea virtual para que
puedas ajustarte y hacer un esfuerzo adicional de escucha.
Branding se re ere a la marca, la huella e impresiones que dejamos para que otros nos sigan o nos busquen. Es
una señal de identidad, que comunica de forma implícita la conexión con las causas y razones de ser y las
dimensiones humanas de motivaciones, deseos y necesidades.
Estas señales de identidad captan la atención y memoria de los clientes para conectarnos, transformándose en
una herramienta de comunicación que de ne cultura e identidad.
Lo que la académica hizo fue asumir las dimensiones visibles del individuo e indagar en lo
invisible, como patrones conductuales, capacidades, creencias, valores y los cambios en la
identidad y personalidad.
Por lo tanto, entender en mayor profundidad lo que signi ca y la importancia que tiene la comunicación te ayudará
no sólo a tener una experiencia humana más consciente, sino que es relevante para comprender los motivos e
intereses de tus clientes.
En este contexto, es fundamental entender que existen dimensiones mentales, intelectuales y relacionales que ni
siquiera el cliente reconoce, pues están muy por debajo de su comportamiento visible.
Retomemos el modelo del iceberg. Este consta de varios niveles que determinan las capas de carácter e
integridad del individuo, desde su comportamiento hasta su sentido de identidad. ¡Conozcamos cada uno de estos
niveles!
Ahora que ya lo conocemos, ¿cómo podemos entender este modelo? La forma de descifrarlo es captando que el
comportamiento que vemos de alguien no es un acto aislado, sino la evidencia o resultado de una serie de
procesos.
Así, el sentido de identidad se expresa en deseos, los que se persiguen usando los valores como brújula. Por
ejemplo, si deseo una vida tranquila, posiblemente mis valores tengan que ver con la seguridad, la estabilidad o la
transparencia.
Los valores propios nos crean una expectativa del mundo, volviendo al ejemplo anterior, si yo considero la
seguridad como un valor importante, seguramente esperaré un entorno seguro. Y, a partir de aquello,
establecemos nuestras creencias (las que pensamos inamovibles, pues responden a deseos y valores profundos).
Nuestras creencias dictarán cómo percibimos lo que nos rodea. Una persecución policial puede
ser positiva para alguien que valora la aventura o el peligro, pero no así para alguien que busca,
y cree, en la seguridad.
Por último, esta percepción alimentará una reacción emocional especí ca. Por lo tanto, la persona de nuestro
ejemplo -que busca sentirse segura- posiblemente demuestre sentimientos de desesperación, pena o miedo ante
la señal de algún evento peligroso.
Entonces, si ante un ruido fuerte alguien reacciona gritando, llorando o riendo, ya sabes que dicho comportamiento
no es sólo el resultado de su reacción instintiva, sino el punto nal de un largo camino de creencias, convicciones y
saberes.
Entendiendo esto, es hora de estudiar los componentes del lenguaje desde otra perspectiva, una que tiene al
cuerpo como instrumento y al lenguaje como un medio.
Daniel Goleman, periodista y experto en ciencias del comportamiento, puede ayudarnos en esta tarea.
De acuerdo al académico estadounidense, la inteligencia emocional es uno de los principales predictores de éxito
en el ámbito del liderazgo organizacional. Por este motivo, lo podemos extrapolar a las relaciones que
establecemos con los clientes en diversos puntos de contacto.
Ahora bien, podemos dividir este esquema en dos grandes grupos de habilidades: las intrapersonales y las
interpersonales.
Habilidades intrapersonales
Es la inteligencia del autoconocimiento y la introspección. De acuerdo con la clasi cación planteada por Goleman,
contiene tres dimensiones:
1. Autoconocimiento
Re ere a conocer los propios estados internos, preferencias, recursos e intenciones. A su vez, contiene tres
elementos:
2. Autorregulación
Re ere a manejar los propios estados internos, impulsos y recursos. Contiene cinco elementos:
Autocontrol
Manejar las emociones y los impulsos perjudiciales.
Con abilidad
Tener la capacidad de mantener normas de honestidad
e integridad.
Escrupulosidad
Aceptar de forma genuina e integral la responsabilidad
del desempeño personal.
Adaptabilidad
Tener desarrollada la exibilidad para manejar el
cambio.
Innovación
Estar abierto y dispuesto para enfoques novedosos y la
nueva información.
3. Motivación
Son las tendencias emocionales que guían o facilitan la obtención de las metas y contiene cuatro elementos:
Si te detienes un poco puedes observar que, hoy más que nunca, la adaptabilidad e innovación juegan un papel
central en el contexto disruptivo que vivimos, no solo a nivel tecnológico, sino que también social.
Alguien con esta inteligencia es bueno para descifrar las palabras y las
acciones de otras personas.
Aquí, nos encontramos con las otras dos dimensiones elaboradas por Daniel Goleman, es decir:
4. Empatía
Re ere a la captación de sentimientos, necesidades e intereses ajenos. Está constituida por cuatro elementos:
A. Comprender a los demás: Percibir los sentimientos y perspectivas ajenos e interesarse activamente en
sus preocupaciones
B. Ayudar a los demás a desarrollarse: Percibir las necesidades de desarrollo ajenas y fomentar sus
aptitudes.
D. Conciencia política: Interpretar las corrientes emocionales de un grupo y sus relaciones de poder.
5. Habilidades sociales
Son las habilidades para inducir en los otros las respuestas deseables. Contiene ocho elementos:
Habilidades de equipo: Crear sinergia grupal para alcanzar las metas colectivas.
Además de estas, existe una habilidad relacional más que es fundamental conocer y dominar, ¿te imaginas cuál
puede ser?
Y a la hora de crear una conversación y generar feedback, la asertividad es esencial, principalmente si nos
referimos a la relación con los clientes ya que es con ellos con quienes establecemos conversaciones que deben
contar con reglas de reconocimiento de nuestras necesidades y derechos, respetando a la vez sus distintas
posturas.
La atención es fundamental para poder desarrollar la inteligencia emocional. De acuerdo con Goleman, cuando tu
cerebro se cansa busca distraerse.
Es por esto que necesitamos conectar con los gustos e intereses de los clientes de forma real y captar su atención
con naturalidad.
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La coherencia conversacional
Ya habíamos hablado de la habilidad conversacional como una herramienta de la comunicación para facilitar la
relación con el cliente. Y es algo que quizá haces habitualmente de forma automática.
Sin embargo, cuando conectas por diversos canales, cada vez se hace más importante la triple coherencia y la
retroalimentación.
Pero ¿por qué es importante esto? La necesidad de crear esta coherencia conversacional reside
en que así puedes activar emociones que favorezcan la conexión con los clientes, en otras
palabras, la con anza.
Por lo tanto, si logras esa sinergia, de seguro podrás asesorar a tus clientes de forma más efectiva y e ciente,
reconociendo sus mejoras, optimizaciones y puntos de aprendizaje. Y este es el primer paso a una relación de
con anza a largo plazo.
El cliente espera múltiple cosas de vuelta, y tiene una serie de expectativas predeterminadas, por lo que la
diferencia entre una promesa bien o mal cumplida la hará en qué decidas enfocarte.
En un mundo inundado de información, la diferencia la hace la atención. Y decidir dónde poner esta atención es el
primer desafío.
Este mismo dilema fue enfrentado por Walmart el año 2003, empresa que respondió con una estrategia de
comercio que enlazaba lo físico con lo digital: la omnicanalidad.
Pero, ¿por qué esta estrategia se ha vuelto tan apreciada por los clientes? Fácil, porque le entrega a los
consumidores la posibilidad de comunicarse con la empresa por medio de diferentes plataformas. Y eso es un
mundo globalizado e hiperconectado es esencial.
La omnicanalidad permite uni car los atributos de experiencia y disponibilidad para una mayor
cantidad de clientes proporcionando un mensaje y respuesta diferenciada y satisfactoria.
¡Pon atención!
1. Prospectar
Identi car y segmentar a nuestros clientes a través de marketing de contenidos, redes sociales, etc.
2. Cali car
3. Presentar
Ahora que conoces las necesidades de los tipos e clientes y distinguiste estrategias personalizadas puedes
acercarte y presentar la oferta.
4. Negociar
Se trata de balancear las exigencias y objeciones del cliente a la hora de recibir la oferta inicial.
5. Cerrar
Más que la parte formal de rmar el contrato y aclarar las cláusulas, se trata de rea rmar que estamos
comprometidos con las necesidades del cliente y que establecemos esta relación de con anza a largo plazo.
6. Post-Venta
Esta es un área fundamental para profundizar y fortalecer la relación con el cliente haciendo seguimiento de
la solución y obteniendo feedback.
Para poder llevar a cabo este proceso, es relevante entender que implica una apertura y trabajo colaborativo,
donde te centres en las siguientes habilidades:
En este contexto, algunos consejos que puedes considerar para lograr una relación consultiva con tus clientes son:
1. Iniciar la relación
Procurar la apertura proponiendo una agenda de valor de acuerdo con las necesidades del cliente
2. Responder objeciones
Reconocer y descubrir la causa de la indiferencia u objeciones del cliente para abordar la necesidad subyacente.
Para esto hay que indagar en las circunstancias del contexto para que se abra la necesidad y la necesidad
subyacente que está por debajo de la necesidad.
Esta etapa requiere trabajo colaborativo para profundizar en lo que escuchamos del cliente y poder así:
Aclarar la circunstancia:
Observar el entorno del cliente y entender la causa de
su necesidad.
Foco en la necesidad:
Aislar ese deseo y enfocar la atención hacia lo que el
cliente quiere lograr.
Necesidad subyacente:
Analizar porqué esta necesidad es importante y cómo
impacta en el sistema para diversi car la oferta de
acuerdo a sus intereses.
Comprensión mutua:
Llegado este punto es posible diferenciar cómo
satisfacen las necesidades los diversos tipos de
clientes que hemos mapeado y qué valor agregado ven
en la relación con nuestra organización.
Un elemento que puede marcar toda la diferencia en una relación con el cliente es atender las quejas, objeciones e
indiferencias que puedan tener los mismos para la mejora y optimización de los procesos.
Si bien, esta fase no es muy bien atendida, es sin lugar a dudas la oportunidad para lograr la mejora continua.
5. Satisfacción
Esta se cumple en el modelo consultivo en la medida que reconozcamos la necesidad, descubramos sus
características y bene cios y veri quemos que se valida por parte del cliente.
6. Atender inquietudes
Para lograr esto puedes usar técnicas comunicacionales que faciliten la comprensión y descubrimiento de los
deseos profundos del potencial consumidor.
En ese sentido, la indagación apreciativa, es decir, investigar los intereses y deseos del cliente con un ojo analítico
y libre de juicios, es una herramienta sumanente útil.
Buscamos excusas para retrasarlas, lo que aumenta las molestias y el problema, sin motivo, empieza a hacerse
más y más grande.
Es algo casi inevitable: nos cuesta llevarlas adelante, pero entre mejor preparados estemos, mejor saldremos de
estas conversaciones y, en el caso de la relación con el cliente, maximizaremos el aprendizaje y desarrollo.
Para sostener estas conversaciones difíciles (que pueden ser en cualquier ámbito de la vida) es importante
recordar las múltiples capas de comunicación ya que esto nos ayudará a entender que existen varias
conversaciones en una:
1. Los hechos.
4. El nivel transpersonal de identidad que se juega en una conversación difícil. Esto es lo que usualmente
evadimos, no obstante, es lo que más delización creará.
Así, de acuerdo a los investigadores de la Universidad de Harvard, Douglas Stone, Bruce Patton y Sheila Heen,
estas conversaciones tienen una estructura de tres niveles:
Lo que pasó:
Es la conversación racional de los hechos y re ere a las
intencionalidades de quien dijo qué, en qué momento y
cómo lo describen los interlocutores. En el caso de un
cliente puede ser, por ejemplo, que existía una promesa
de fecha de entrega o de mantención.
La conversación de la identidad:
Este es el nivel de la necesidad subyacente que tiene
que ver con la a rmación o rechazo del rol y
merecimiento de la persona. Por ejemplo, un cliente
que compra un producto o servicio a su esposa, además
de adquirirlo está rea rmando su rol de marido y
demostrando su deferencia hacia su pareja. Este es el
nivel más relevante en la relación con el cliente.
Para poder llevar a cabo estos tres niveles de conversación con un grado de asertividad y empatía, necesitamos:
Reconocer emociones propias y ponerlas en su lugar para que no inter eran en la situación.
Ahora bien, para poder llevar a cabo estos tres niveles de conversación con un grado de asertividad y empatía,
necesitamos:
Reconocer emociones propias y ponerlas en su lugar para que no inter eran en la situación.
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