PG-VM-Zinc-

VM-Zinc-CJM Código
CJM-LOG-015
Procedimiento Gerencial Revisión 1.1 (16/09/2011)
Gestión de
Área Materiales
EVALUACIÓN y CONTROL DE MUESTRAS
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1. OBJETIVO

Dar las pautas necesarias para gestionar la evaluación y el control de muestras, con el objeto
de orientar al usuario, asegurando que los productos a utilizar o comercializar, se ajusten a las
exigencias de Votorantim Metais – Cajamarquilla S.A. (VM-CJM).

2. APLICACIÓN

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas usuarias de VM-CJM, que requieran evaluar
muestras de productos nuevos a utilizar en las operaciones en general.

3. REFERENCIAS

3.1 DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060 “Solicitud de Evaluación de Muestras”.

3.2 DD-VM-Zinc-CJM-LOG-061 “Ficha de Evaluación de Muestras”

4. DEFINICIONES

Ninguna

5. PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES

5.1. PROCEDIMIENTOS

5.1.1 El usuario inicia la gestión del proceso de evaluación de muestras, utilizando el

formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060_Solicitud de Evaluación de Muestra].
 Para aquellos materiales de mantenimiento, se requiere el VºBº del área de
confiabilidad.
 Para sustancias químicas, se requiere la autorización del “Comité de
Evaluación de Riesgos de Sustancias Peligrosas”.
5.1.2 Una vez firmado el formato indicado en 5.1.1 por el gerente de área, es enviado
al Jefe de Compras, quien designa a un comprador para iniciar las
coordinaciones del caso y dar trámite a esta solicitud.
5.1.3 El comprador coordina con el proveedor el producto a evaluar, mediante
comunicación electrónica, abriendo un expediente técnico o registrando lo
actuado en el expediente de la requisición, si se tratara de una compra.
5.1.4 Con la información obtenida, el comprador completa el formato [DD-VM-Zinc-
CJM-LOG-060 Solicitud de Evaluación de Muestra]; así mismo este formato debe
contar con la autorización del Jefe de Compras, oficializando de esta manera el
requerimiento de la muestra a VM-CJM.

Elaborado por: Alcance: Aprobado por:

Victor Chero P. Uso Interno del Negocio Luis Mogrovejo
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5.1.5 El requerimiento debe considerar además, información que sustente la calidad del
producto a evaluar como: especificaciones técnicas, certificados, hojas de
seguridad MSDS, catálogos, planos, etc.
5.1.6 Una vez firmado el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060_ Solicitud de Evaluación
de Muestra], éste es enviado por el comprador vía electrónica al proveedor; así
mismo se debe enviar una copia de este formato al Almacén Central.
5.1.7 El comprador debe exigir al proveedor que para el transporte e ingreso de la
muestra, deberá ajustarse a las normas de seguridad de VM-CJM.
5.1.8 El Almacén Central recibe el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060_ Solicitud de
Evaluación de Muestra], enviado por el comprador, abre un expediente y está a la
espera del envío de la muestra por parte del proveedor.
5.1.9 El proveedor autorizado envía la muestra a VM-CJM, para lo cual la oficina de
vigilancia solicitará al proveedor la guía de remisión y el formato [DD-VM-Zinc-
CJM-LOG-060_ Solicitud de Evaluación de Muestra], verificando que cuente con
la autorización (firma) del Jefe de Compras; el contenido de los documentos debe
ser coherente con el producto que se transporta, seguidamente el vigilante
verifica el cumplimiento de las normas de seguridad para el transporte de la
muestra, coordinando con Almacén Central su ingreso.
5.1.10 El área de Recepción recibe la muestra e información relacionada, sellando la
guía de remisión del proveedor e ingresando la información al expediente; así
mismo, se debe quedar con una muestra como patrón o caso contrario tomar una
evidencia fotográfica de ésta.
5.1.11 La muestra es enviada al área usuaria para iniciar la evaluación, adjuntando toda
la información que esté relacionada, para lo cual el Administrador de Gestión de
Materiales y Almacén llena el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-061_Ficha de
Evaluación de Muestra].
5.1.12 El área usuaria recibe la muestra con el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-
061_Ficha de Evaluación de Muestra], para su evaluación técnica.
5.1.13 Una vez evaluada la muestra, el resultado de dicha evaluación se informa en el
mismo formato señalado en 5.1.11, registrando una de las dos opciones, en el
campo “Resultado de la Evaluación”, de acuerdo a los siguientes criterios:
a) Aprobado (A): Criterio a utilizar, cuando se determina que la muestra
cumple con el 100% de nuestros requerimientos.
b) Rechazado (R): Criterio a utilizar cuando se obtiene resultados fuera
de los parámetros establecidos, posterior a su análisis.
5.1.14 Queda a potestad de cada área usuaria, el empleo de métodos analíticos y/o la
contratación de Institutos de reconocido prestigio, que permitan una
evaluación óptima de la muestra.
5.1.15 Este resultado es firmado por el Jefe y Gerente del área usuaria y enviado junto
con la muestra, al Almacén Central.
5.1.16 La muestra que por su volumen o capacidad, es recibida directamente por el
usuario, una vez evaluada, el usuario debe coordinar con el Almacén Central el
retiro y/o devolución al proveedor; así mismo, en caso una muestra sea destruida
o consumida durante el proceso de evaluación, se deberá informar al Almacén
Central su no retorno.

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5.1.17 El Almacén Central recibe el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-061_Ficha de

Evaluación de Muestra] con el resultado de la evaluación; seguidamente informa
al área de Compras adjuntando esta ficha, como documentación que sustenta el
resultado.
5.1.18 El Almacén Central, de ser factible, almacenará la muestra devuelta por el
usuario, en una ubicación especial; en caso que el proveedor solicite la
devolución de la muestra, se procederá a devolverla de acuerdo a los
procedimientos vigentes.
5.1.19 El área de Compras recibe el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-061 Ficha de
Evaluación de Muestra] con el resultado de la evaluación, enviada por el Almacén
Central y, previa autorización del Gerente de Compras, comunica por escrito al
proveedor y continúa con los trámites inherentes a su gestión.

¡Importante! Sólo ingresará la muestra si el formato [DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060_

Solicitud de Evaluación de Muestra] está debidamente tramitado y
autorizado.

5.2. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES

5.2.1. JEFE DE ÁREA

a) Gestionar el suministro de la muestra, siguiendo las pautas indicadas en el registro

[DD-VM-Zinc-CJM-LOG-060_Solicitud de Evaluación de Muestra].
b) Evaluar la muestra.

5.2.2. GERENTE DE ÁREA

a) Aprobar o rechazar la gestión de evaluación de muestras y, su uso o empleo en

VM-CJM.

5.2.3. COMITÉ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

PELIGROSAS

a) Evaluar y autorizar las muestras relacionadas con sustancias químicas.

5.2.4. GERENCIA DE COMPRAS

a) Establecer la coordinación necesaria entre el proveedor y VM-CJM, en lo referente

a la evaluación de muestras.
b) Informar al proveedor sobre los resultados de la evaluación de la muestra,
indicándoles si la muestra ha sido “Aprobada” o “Rechazada”.
c) Verificar el cumplimiento del presente procedimiento, antes de disponer la
ejecución de los trámites correspondientes por el personal de Compras.

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