SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2018

Paralelo Clases de Documentos

INTRODUCCIÓN
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba,
confirma o justificación cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por
su naturaleza se puede clasificar en públicos o privados. El documento público, que el
otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador,
notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún hecho, la
manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se produce. En cuanto al
documento privado; redactado por las partes interesadas, hijo testigo o pecado ellos,
pero sin ser intervenidos por registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o
autoridad. En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es
decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan los tipos de actos
de Administración y la forma externa de dicho actos. El documento asegura la
pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los Los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
 DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Lugar donde se encuentra toda
la información Producida en
cualquier fecha, lenguage, forma
o soporte, por una entidad
publica o privada.
Es una expresión testimonial de
carcter autentico, ovjetivo e
imparcial, es interdependiente
,ya que esta condicionando a los
demas y siendo condicionado.
En cumplimiento de sus
funciones juridicas o
administrativas, conservando
como prueva información ,
continuidad de gestión.
Documento de Archivo
Clases de Son los que están por el lugar
Documentos donde se encuentra toda la
información producida o
recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus
actividades o funciones
DOCUMENTO
ELECTRONICO
Se entiende como
toda información generada,
enviada, recibida y almacenadas por
medio electrónico.
Estas se conservan y transmiten
mediante medios electrónicos luego de
efectuar algunas series con medida de
autentificación.
Enfasis en la naturaleza de los documen
tos,
creados, utilizados , conservados en ent
ornos tecnológicos.
función archivistica global que la integra:
Permite facil acceso a la información.
Controla el acceso a la información por
niveles deseguridad y conservación a
largo plazo.
Documento Electrónico
Son toda la información
generada, enviada,
recibida, almacenada o
acumulada por medio
electrónico. También se
han encontrado
documentos electrónicos
de archivos que cumplen
 su acción durante todo el
ciclo vital documental,
como hijo los archivos de
gestión, central e histórico
Diferencias  El registro esta  Recoge
acogido en un información
medio, cuya en archivos
información se multimedia
hace accesible a solo puede
través de ser leídos
símbolos por un
implícitos en él. ordenador
 El contenido es  Su contenido
inseparable de su puede ser
medio o soporte. separado de
 Su valor su soporte
probatorio se original, para
mide por las ser
características de transferido a
autenticidad, otros.
entre ellas la firma  Su
autenticidad
depende del
hardware y
software y
esta solo se
puede
mantener si
conserva en
su estructura
original.
Uso  Es una  Permite fácil
constatación que acceso a la
permite información.
comprobar el  Controla el
desarrollo de una acceso a la
actuación información
administrativa. por niveles
 Nos permite de seguridad
COMUNICACIÓN, y
una Otros conservación
Órganos o a largo plazo
UNIDADES De La
administración o
 un Terceros
Interesados, Ya
mar Personas
Jurídicas Públicas
y Privadas
Personas
Jurídicas
naturales

Fuente: CLASES DE DOCUMENTOS COMPARATIVOS