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Gua de Instalacin
Para cualquier duda, puede contactar con el equipo TALAIA OpenPPM, escribiendo a: sales@talaia-openppm.com
Gracias por descargar OpenPPM!!
Fcil Instalacin (recomendado para usuarios no tcnicos): hay que instalar una
mquina virtual con todos los compontes predeterminados.(Application Server, Data Base
and OpenPPM)
o Virtual Machine
o Data Base (Maria DB, MySQL or Oracle)
o Tomcat (versin 7 o superior)
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Seccin I: Gua de Instalacin
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Seccin I-A: Gua de Fcil Instalacin
Antes de empezar, asegrate que te has descargado el archivo .OVA en el siguiente enlace:
http://www.mediafire.com/file/dycs5msoxvp2sp2/OpenPPM_Community.ova
Con el fin de ser capaz de desplegar OpenPPM, se recomienda que el sistema cumpla con los
siguientes requisitos mnimos:
4 GB de espacio en disco
3 GB de memoria
Capacidad de Tecnologa Virtual
Con el fin de implementar su OpenPPM necesita instalar una mquina virtual e importar el archivo
OVA descargado de SourceForge que contiene:
CentOS 7
MariaDB 5.5
Tomcat 7
OpenJDK 1.7.0_79
OpenPPM Community
Acceder a tu BIOS
Para desplegar OpenPPM, primero tiene que instalar una mquina virtual y, por tanto, habilitar la
funcin de la virtualization technology de su sistema (slo si utiliza un porttil o PC).
Para ello, inicie el equipo y presione la tecla indicada para entrar en las opciones
de configuracin del BIOS.
Por favor, consulte con el fabricante del producto para que le indique como
proceder en su ordenador. Por lo general, la tecla para entrar en la BIOS aparece
en la primera pantalla y se queda slo por unos segundos, as que preste
atencin!). La tecla es probable que sea: F1, F2, F3, Esc o Supr.
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Como
Descargar Virtualbox
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Configurar su Mquina Virtual
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Habilitar adaptador de red y seleccione conectado a adaptador puente .
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Doble clic para abrir el archivo.
Clic en botn
Una vez la importacin ha sido completada, podr ver la mquina virtual en la aplicacin.
Una vez la mquina virtual arrancada, se mostrar toda la informacin necesaria para acceder la
aplicacin a travs de un navegador.
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Seccin I-B: Instalacin a Medida para Base de Datos MariaDB
Este documento describe el proceso de instalacin de la aplicacin OpenPPM con una
instalacin a medida.
Requisitos
o Mquina Virtual
o 2 CPU
o CPU fsicos: Quad Core @ 2.6 GHz Xeon4 o similar
De todas formas, OpenPPM puede instalarse con cualquier otro Sistema Operativo que sea
compatible con el Servidor de Aplicacin APACHE TOMCAT. Si necesita utilizar otra Base de Datos
distinta de las certificadas, por favor, consulte con nosotros.
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Conector JAVA MariaDB
Para una configuracin de MariaDB hay que incluir la librera de conexin (mariadb-java-
client-1.1.8.jar) en la carpeta Tomcat 7.x/lib/ como se ensea a continuacin:
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Configuracin de conexin a Base de Datos
Nota 1: El archivo siempre se llamar con openppm.xml (por favor, compruebe que el
nombre coincide con el nombre del fichero .war, i.e. openppm.war) y hay que situarlo dentro
de la carpeta de Tomcat: conf/catalina/localhost
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Adems, en la primera instalacin se proporcionar el archivo jaas.config que deber ser
copiado en la ruta Tomcat 7.x/conf/ como se ensea a continuacin:
Para hacer un despliegue de la aplicacin por primera vez hay que seguir los siguientes
pasos (una vez realizados los puntos 1.2 a 1.5 de esta gua):
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Actualizacin de la aplicacin OpenPPM
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Seccin II: Configuracin
Admin + OPA
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Seccin II: Configuracin Admin + OPA
Ahora que ha desplegado OpenPPM vamos a empezar!
Con el fin de empezar a usar su nueva aplicacin OpenPPM es necesario seguir un proceso de 2
pasos para definir una configuracin bsica que permite las funcionalidades bsicas de su
producto.
User: admin
Password: admin
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Crear una nueva PO y Crear un nuevo usuario con perfil PMO & Functional Manager:
Cerrarsesin
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2 Paso: Definir Parmetros de Configuracin Bsicos:
Escoger el perfil PMO, al ser el nico perfil que permite acceder al panel de configuracin de los
Activos de Procesos de Organizacin:
Usuarios con perfiles PMO, Program Manager, Project Manager y Investment Manager
Crear un Programa por defecto
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Crear nuevos usuarios(Contactos):
Click en Mostrar
Click en Botn
Tiene que repetir esta accin por cada nuevo usuario de OpenPPM.
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Click en Botn
Click en Botn
Click en Buscar
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Asignar Perfil al usuario
Click enBotn
Rellenar todos los campos obligatorios marcados con *:para crear el programa
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Ms Parmetros de Configuracin Avanzados
Para poder disponer de todas las funcionalidades relacionadas con los Recursos Humanos, es
necesario:
Ir a Calendarios base
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Definir Habilidades
Ir a amantenimiento
Click en Mostrar
AadirnuevasHabilidades
AadirnuevosCategoriasProfes
ionales
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Asignar un Perfil Resource Manager
Click enBotn
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Asignar un Perfil deTeam Member
En los Atributos de Configuracin de Proyectos, se puede definir todos los parmetros que se
pueden asociar a sus proyectos o hitos.
Navegarpor los
Parmetros
Click enBotn
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Definir Categoras (U)
Etiquetas (M)
Navegarpor los
Parmetros
Click enBotn
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Ajustes de Cuentas Financieras
Click en Botn
para aadir cuentas
de coste directo y
de gasto
Las Cuentas de coste directo y de gasto de proyectos se utilizan en las siguientes secciones de TALAIA
OpenPPM:
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Hoja de Gastos / Proyecto
Permite al Recurso (Team Member) declarar gastos a cuentas de gasto predefinidas y asociados al proyecto
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Las cuentas de Gasto de Operacin se utilizan en las siguientes secciones de OpenPPM:
Para crear cuentas de Operacin, primero es necesario definir tipos de cuenta de operacin
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Cuentas de Operacin
Hoja Horario:
Permite al Recurso (Team Member) declarar horas a cuentas de operacin predefinidas y no asociados a
proyectos
Tipo de Clientes
Clientes
Click enBotn
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Asociar un Cliente a
Aadirunnuevocli un Tipo de Cliente
ente disponible en el
desplegable
Proveedores
Click en Botn
Configuracin de Compaia
Organizaciones Ejecutantes
Click en Botn
Aadir el nombre de
la nueva PO Elegir de la lista el
Responsable Funcional
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Configuracin de Plantillas e Indicadores
Permite definir plantillas de indicadores (KPI) que se pueden aadir durante la planificacin del proyecto en el
apartado de planificacin / Indicadores
Click en Botn
Aadirnombre de la mtrica
Asociar una mtrica a una
dimensin del Balance
Scorecard
Aadirdescripcin de la
mtrica
Plantillas WBS
Una vez ya se ha realizado un proyecto, se puede ver, exportar, editar o eliminar de las plantillas
WBS:
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Lecciones Aprendidas
En la pestaa de cierre, se permite asociar lecciones aprendidas a cada uno de los proyectos a
partir de la lista creada:
Click en Botn
Se puede definir riesgos para que los Jefes de Proyectos los importen a sus proyectos. En esta
seccin se permite dar de alta plantilla de riesgos o editar riesgos importados desde proyectos:
Click en Botn
Click en
paraeditar
Otros Parametros
Documentos y Manuales
Se permite aadir documentos a OpenPPM, disponible y visible a todos los usuarios para que los
pueden descargar:
Click en Botn
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Nombre del documento
Explorarpar
asubir el
archivo
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Configuracin del Panel de Administracin
Ajustes Generales
Permite definir los procesos de aprobacin de hojas de tiempo y gastos estableciendo el perfil
de ltimo nivel de aprobacin:
Permite definir el nivel de validacin del Resource Manager sobre las cuentas de operacin en el
Calendario de Recursos que gestiona
Permite definir la duracin por defecto de la sesin de OpenPPM para los usuarios
Permite establecer los minutes antes de que aparezca el mensaje de aviso de caducidad de
sesin.
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Coste Directo Precio Unitario por Defecto
Permite definir el precio unitario, cuando se aade un coste directo en el acta de proyecto de la
pestaa de iniciacin
Si se marca, el ID nico de proyecto aparecer en los export a CSV de los mdulos de inversin
y proyectos.
Cuando se elige al tipo de almacenamiento de Fichero o Mixto, se tiene que definir la ruta al
directorio de documentos en el cual se subirn y se guardarn los archivos.
Probabilidad de Proyectos
Permite definir las probabilidades de inversin/proyectos de 0 a 99. Se tiene que separar por ,,
cuando se entra ms de un parmetro.
Si se marca, OpenPPM avisar y no permitir que se duplique el nombre corte de los proyectos.
En la pestaa de control, permite definir un nmero de das antes de la fecha prevista, a partir de
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la cual se puede acceder al informe de estado y se permite rellenarlo.
Inversin on Hold
Si se marca y cuando se filtra los proyectos en estado cerrado OpenPPM mostrar adems los
proyectos con el estado On Hold.
Opcin de Desactivacin
Si se marca, para los Team Members asociados a un proveedor, OpenPPM no mostrar sus
horas imputadas en los Costes Actuales (Pestaa de Control)
Si se marca, el Team Member podr utilizar los filtros de estado de asignacin (asignado, pre-
asignado, Liberado, Propuesto, Rechazado) para ver los proyectos.
Informe Ejecutivo
OpenPPM permite 2 formas de mostrar los AC para el clculo del EVA en la pestaa Control del
Coste / Gestin del Valor Ganado
Horas en APP3 x Tarifa de Venta: El AC se calcula en base a las horas validadas en APP3
de cada Team Member multiplicadas por sus respectivas Tarifas de venta
Recursos Internos + Proveedores: El AC se calcula en base a las horas validadas en
APP3 de cada Team Member multiplicadas por sus respectivas Tarifas de venta + EV
(Valor Ganado) de las actividades subcontratadas
Por defecto, el BAC utilizado para el clculo del EVM es el campo BAC de la pestaa de
Iniciacin. En cambio, si se marca el check, el BAC utilizado ser la suma de los presupuestos
de toda la WBS de la pestaa Plan.
Si se marca, los proyectos rechazados (con un estado cerrado) no aparecern cuando se filtra
por proyectos en estado cerrado.
Lnea Base
Si se marca, la lnea base de los proyectos ser definida por las fechas definidas en la pestaa
de Iniciacin. En el caso contrario, la lnea base ser definida en funcin de las fechas menor y
mayor registradas en el panel de cronograma de la pestaa de Plan
Si se marca, los Team Members podrn ver las horas diarias previstas por actividades en
funcin del porcentaje de carga de trabajo definido e asignado por parte del Project Manager
Esfuerzo Interno
CA sin Presupuesto
Si se marca, las actividades Cuenta de Control sin presupuesto sern excluidas del clculo de
porcentaje de avance.
Si se marca, los campos de fecha y responsable se auto completan. La fecha ser la de hoy y el
responsable ser el nombre del usuario.
Si se marca, cuando se modifica la lnea base del proyecto en la pestaa de iniciacin y existe
una planificacin, OpenPPM actualizar y adaptar las lneas base de las actividades, los hitos y
las fechas de seguimiento en funcin de este cambio.
Cambio de Estado
Si se marca, solo los perfiles PMO podrn realizar los cambios de Estado
Personalizacin
En esta seccin, se puede definir los colores que aparecern en el panel de Capacidad de
Planificacin de Recursos.
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Campos Requeridos
Marcando las casillas, se define los campos mnimos obligatorios, adems de los por defecto
embebidos (marcados con *), para dar de alta una nueva inversin.
Para que se pueda generar email y notificacin, es necesario conectar OpenPPM a un servidor
de correo, rellenado los campos de este panel.
Activar/DesactivarNotificacin
Ajustes de Seguridad
Visibilidad de Columnas
Se puede definir que columnas sean visibles en el mdulo de inversin, marcando la casilla.
Se puede definir que columnas sean visibles en el mdulo de proyecto, marcando la casilla.
Se puede definir que otros elementos sean visibles en distintos sitios de la herramienta, marcando la
casilla.
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Gestionar PO
Se puede crear nuevas POs y asociarlas a un PMO y a un FM desde nuevos usuarios o usuarios
existentes.
Rellenar los
campos
obligatorios
(*) para crear
el nuevo
usuario
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Seccin III: Gua de Usuario
Este documento describe la experiencia de la gestin de un proyecto desde que se crea un
proyecto hasta que finaliza. Se trata de un proyecto sencillo de 1 mes de duracin con 2 actividades
y un presupuesto de 10.000. Si bien es un ejemplo lejos de la realidad de un proyecto tpico, este
ejemplo servir para describir las principales funcionalidades de gestin y cmo pueden colaborar a
travs de TALAIA distintos perfiles como son: PMO, Program Manager, Project Manager y
Stakeholder.
Usted podr repetir estos pasos por su cuenta, no tiene ms que seguir las indicaciones paso a
paso.
Un perfil PMO accede a la herramienta, a la organizacin ejecutora DEMO TALAIA, con el perfil
PMO:
Por defecto sale la ventana de la opcin de men Projectos. Aqu puede crearse un nuevo
proyecto pulsando el botn Nuevo
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Podemos crear rpidamente un proyecto completando la informacin bsica (slo las celdas
marcadas con * son obligatorias para crear un proyecto):
En este momento, el perfil PMO puede comprobar que ha creado un nuevo proyecto en estado
inicio en la ventana de proyectos:
Obsrvese cmo en esa misma vista, abajo en el panel de Grfico de Cronograma, aparece
planificadas las fechas de la tarea resumen del proyecto.
Para continuar la explicacin con lo que podra empezar a gestionar el Project Manager, puede salir
de la herramienta como PMO pulsando el botn de Log Off.
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Al entrar en la herramienta, este PM podr comprobar en su lista de proyectos que le han asignado
el proyecto DEMO1:
En el mdulo Inicio puede completar informacin relativa al acta de gestin del proyecto:
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El acta tambin puede contener informacin econmica. Por ejemplo, si se estima un presupuesto
orden de magnitud por 400 horas del equipo de programadores a 25/h, en la seccin de costes
directos puede introducirse esta informacin:
Pulsando el botn , este coste quedar reflejado en el acta de constitucin. Si es el nico coste y
no hay ms gastos, puede introducirse el presupuesto neto y las horas de esfuerzo previstas para
este proyecto:
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Identificar a los Interesados:
En la pestaa Inicio, el PM abre el panel de Interesados. Pulsa el botn para aadir uno nuevo.
Se le aadir como user para que ese interesado tenga acceso al proyecto a travs de OpenPPM,
A continuacin aade otro interesado de forma nominal, esto es, sin que sea usuario de la
herramienta. En la siguiente imagen pueden verse los dos interesados identificados hasta el
momento:
Planificar el Alcance:
Una vez se han recopilado los requisitos (el PM puede haber guardado el documento de requisitos
en el repositorio documental, que puede enlazarse por URL a travs de OpenPPM) comienza la
planificacin del proyecto propiamente. Por simplificar, imaginemos que el proyecto tiene solamente
dos paquetes de trabajo en la EDT. En la pestaa de planificacin, panel Planificar el Alcance,
habra que entrar los datos como aparecen en esta tabla:
Para introducir un paquete de trabajo, la cuenta de control del proyecto tiene que estar sin
marcar.
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Obsrvese que se han marcado los dos ltimos nodos como cuentas de control. La suma de los
presupuestos de las cuentas de control coincide con el presupuesto del proyecto declarado en la
seccin Project Data (BAC=10000).
La representacin grfica de la EDT puede verse abriendo el panel Estructura de Desglose del
Trabajo:
Planificar el Cronograma:
Para continuar la explicacin con lo que podra empezar a visualizar el Interesado, puede salir de la
herramienta como PM pulsando el botn de Log Off.
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3 Paso: Interesado visualiza la informacin del proyecto:
Tambin podra ver (siempre enmodo lectura, no est permitido que haga cambios) la informacin
de la planificacin del alcance y el cronograma, etc.
Para seguir la explicacin con la aprobacin del proyecto por la PMO, puede salir de la herramienta
como Stakeholder pulsando el botn de Log Off.
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Aprobacin del Proyecto:
Para seguir la explicacin, puede salir de la herramienta como PMO pulsando el botn de Log Off.
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5 Paso: PM completa la planificacin:
Login comoPM:
En la pestaa de planificacin, panel Planificar los Costes > Valor Planificado, pueden introducirse
las fechas previstas para los seguimientos y el valor planificado a esa fecha:
La representacin grfica de la lnea base de costes puede verse abriendo el panel Planned Value
Chart:
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6 Paso: Control del Proyecto
Cuando el proyecto est en una fase de ejecucin, como PM, ahora puedes controlar tu proyecto
mediante la introduccin de informacin real para poder comparar lo que est sucediendo frente a lo
que habas planeado inicialmente.
De esta manera, sers capaz de gestionar y tomar decisiones con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto.
En el mbito de control puede informar del Porcentaje de Finalizacin (POC) de sus actividades del
proyecto y visualizar su progreso del proyecto:
Con la actualizacin de las fechas reales de comienzo y finalizacin de tus actividades, se puede ver el
proyecto y la desviacin de la lnea de base, as como si sus hitos estn en lnea a su planificacin.
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Control de Costes
Desde el punto de vista de la gestin de costes, puede utilizar el Valor Ganado de Gestin con el
fin de controlar el valor de ganar, los costos reales y obtener un estimado de su finalizacin.
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7 Paso: Primera informacin de Seguimiento:
El PM puede entrar en el panel de Control > Informe de Seguimiento, para reportar que de
momento el proyecto no tiene ningn problema que reportar en las reas de coste, cronograma y
riesgos, y la situacin general es kickoff realizado sin complicaciones. Pulsando el botn Grabar
quedar registrada esta informacin.
Para seguir la explicacin, puede salir de la herramienta como PM pulsando el botn de Log Off.
Otro usuario con permiso para ver la informacin del proyecto (por ejemplo, la PMO) obtendra la
misma vista de alto nivel.
Para seguir la explicacin, puede salir de la herramienta como PMO pulsando el botn de Log Off.
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8 Paso: PM cierre del proyecto:
Login comoPM:
En el panel Informe de Cierre puede introducirse informacin sobre los resultados y objetivos
alcanzados. Tambin podran detallarse las causas si el proyecto fue cancelado anticipadamente.
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Si pulsa el botn Proceder al Cierre, aparece esta ventana emergente para introducir las ltimas
notas sobre el desempeo:
Un proyecto que ha sido cerrado es posible reabrirlo, pero debe ser el rol PMO el encargado de
hacerlo, no el PM.
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