PROCEDIMIENTO DE

MEJORA CONTINUA

Describir las actividades que los líderes de proceso deben seguir para formular las Acciones
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OBJETIVO PROCEDIMIENTO Correctivas y de Mejora que permitan atender los Hallazgos de las Auditorías, tanto internas como
externas, realizadas a los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA RESPONSABLE Coordinador Grupo MECI y Calidad

ALCANCE

El procedimiento inicia con el análisis de los resultados de la auditoría y finaliza con la formulación, ejecución y verificación de efectividad de las acciones correctivas y de mejora formuladas para resolver las causas de los hallazgos de las auditorías.

FLUJO GRAMA
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ID
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE EVIDENCIA
ACTIVIDAD

Analizar el resultado del Identificar el tipo de Hallazgo sobre el cual se debe realizar tratamiento de mejoramiento: No Líder del proceso
1 1 día Formato Plan de Mejoramiento
Informe Final de Auditoría Conformidades y Oportunidades de Mejora. auditado

Realizar el análisis de las causas que originaron el Hallazgo de Auditoría.

Realizar análisis de las causas Para el efecto se debe utilizar la metodología definida por la Entidad, para lo cual puede Líder del proceso
2 4 dias Formato Plan de Mejoramiento
que ocasionaron el Hallazgo solicitar el acompañamiento de la Oficina de Control Interno y / o de la Oficina Asesora de auditado.
Planeación.
Formular y registrar en el Formato de Plan de Mejoramiento las Acciones para
resolver las causas de los hallazgos.
Líder del proceso donde se
3 Formular Acciones 1 día identifico la no Formato Plan de Mejoramiento
Nota: Las tareas que se formulen no deben tener un plazo de ejecución superior a un año.
conformidad

Registrar el Plan de
4 Mejoramiento en la Suite
Visión Empresarial
Registrar el Plan de Mejoramiento en la Suite Visión Empresarial, para lo cual debe tener en
cuenta el manual de usuarios del módulo de mejoras.
Profesional Oficina
3 día Suite visión Empresarial.
El plan debe contener: el hallazgo, la acción a implementar, entregable o actividad a ejecutar, Asesora de Planeación
fecha inicial, fecha final y responsable.

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-SIG-121-004
Aprobación: 29/06/2018
Versión: 13
 Desarrollar oportunamente el Plan de Mejoramiento de acuerdo al tiempo
programado para cada acción.
5 Ejecutar y reportar acciones 1 día Líder de proceso Suite visión Empresarial.
Reportar las evidencias de la ejecución de las acciones a través de la Suite Visión
Empresarial. Para lo cual se debe tener en cuenta el manual de planes.

Realizar seguimiento permanente al Plan de mejoramiento, ingresando al módulo planes mis

responsabilidades "tareas para aprobar" explorar la tarea o acción para revisar si el entregable
cumple con lo planeado y aprobar o desaprobar el cierre de la tarea.

Cuando una tarea sea aprobada el dueño de la acción debe ingresar al módulo mejoras y
continuar el flujo para el cierre de la misma. Por otra parte, cuando una tarea sea devuelta
Verificar la Eficacia de las le llega a cada proceso, la cual aparecerá en el módulo planes "mis responsabilidades", con Profesional Grupo MECI
6 3 dias Suite visión Empresarial.
Acciones el respectivo comentario, para ser reportada nuevamente. Calidad.

Realizar el informe trimestral del plan y su avance de ejecución, remitiéndolo mediante

memorando a los líderes de proceso y por correo electrónico a comunicaciones para ser
publicado en el link de transparencia botón planeación.

Determinar la eficacia de las acciones ejecutadas y proceder a cerrar los hallazgos

cuando se finalicen la (s) tarea (s) y realizar los comentarios correspondientes. ¿Es eficaz?
Verificar la Efectividad y No, se devuelve al proceso para que corrija y reporte nuevamente. Si, Profesional Control
7 10 días Suite visión Empresarial.
Cierre de Acciones realizar comentario y el cierre. Interno

Ley 87 de 1993
Decreto 2145 de 1999
Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005
Decreto 943 de 2014
Decreto 1072 de 2015
NORMATIVIDAD Decreto 1078 de 2015
Decreto 1083 de 2015
ISO 9001:2015
Decreto 124 de 2016
Decreto 648 de 2017
Decreto 1499 de 2017

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de mejora o Acción
de mejoramiento: Acción correctiva o de optimización que se identifica y controla, para lograr mejoras en el desempeño de la organización del Sistema de Gestión Integrado de forma coherente con la política.
Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
GLOSARIO No conformidad: Incumplimiento de un requisito, desviación de estándares, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables.
Oportunidad de mejora: Situación conforme que denota la oportunidad de aumentar la capacidad de cumplir los requisitos o mejorar un proceso de la institución.
Riesgo: Es la posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
 Plan de Mejoramiento.
DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual de usuarios en el Módulo de Planes. Manual de
usuarios en el Módulo de Mejoras.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSION
26/07/2011 Creación 1
1/09/2012 Se modifican algunas actividades de acuerdo cambios en la forma de realizar la creación y seguimiento al plan de acciones correctivas 2
22/03/2013 Se modifican algunas actividades de acuerdo cambios en la forma de realizar la creación y seguimiento al plan de acciones correctivas 3
2/09/2013 Se ajustan las fuentes de acciones correctivas, se incluyen tareas 3.5 y 3.6 indicando la forma de tramitar solicitudes de cambios en el plan de acciones correctivas. 4
Inclusión de envió de correo electrónico como alerta para los lideres de los procesos si no han enviado a Planeación las acciones dentro de los 10 días hábiles y se fija
29/11/2013 5
procedimiento a seguir si no cumplen con la generación de acciones enviando memorando a secretaria general
Unificación del procedimiento de acciones correctivas y preventivas en 1 solo procedimiento, ajuste de las actividades y tareas de acuerdo a la implementación del Modulo de Mejoras en la Suite
13/03/2014 6
Visión Empresarial y eliminación del formato para cambios en planes.
Inclusión de la metodología obligatoria de "lluvia de ideas" para análisis de causas.
Eliminación de las fuentes de las acciones correctivas y preventivas ya que éstas se detallan en el Manual de usuario de la Suite Visión Empresarial Ajustes en los registros
11/08/2014 del punto 6.1 incluyendo el correo electrónico como registro adicional a la suite visión empresarial 7
Ajustes en el punto 6.2 a cargo de la oficina de control interno, aclarando que el rol de dicha oficina es evaluación
Inclusión en la normatividad del decreto 943 de 2014 por el cual se modifica el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005
29/05/2015 Modificar logo, código, versión y fecha 8
17/06/2015 Control de cambios 9
17/06/2015 Error al subir el documento con control de cambios 10
12/09/2016 Cambio de imagen corporativa y actualización de algunos formatos y se agrego la tarea No. 5.3 11
23/02/2018 Se ajusta el procedimiento de acuerdo a la norma ISO 9001;2015 y ajuste de las actividades realizando integración con otros sistemas de gestión. 12
29/06/2018 Se actualizo con la oficina de control interno, modificando las actividades, el tiempo y evidencia. 13

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORO Lady Fernández Torres / Diana Carolina Morales Profesional de Defensa/Contratista 29/06/2018
VALIDO Juan Gabriel Pérez Tobaría Coordinador Mecí y Calidad 29/06/2018
APROBÓ Daniel Pedroza Vanegas Jefe Oficina Asesora de Planeación 29/06/2018