Sesion 4 - Gerencia Compras y Abastecimiento Dilpo

GERENCIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
EN CONVENIO CON:
Di plomados
Perú
www.diplomadosperu.com.pe
Gerencia de Operaciones y Logística

Certifica: Universidad Nacional Agraria La Molina – Facultas de ciencias UEUPS
En convenio con: www.diplomadosperu.com.pe
Profesor: Roger De La Rosa V. aulavirtual.diplomadosperu.com.pe

Homologación de proveedores
•.
Homologación de proveedores es un proceso integral donde se realiza un análisis,
investigación y evaluación en diferentes aspectos como comercial, recursos humanos,
financiera, legal y CMSS (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y
Responsabilidad Social) a todos nuestros proveedores.
• Con el fin de minimizar el riesgo en su labor así como conocer al detalle la

infraestructura que posee para un abastecimiento óptimo de los productos y servicios
que ofrecen.

¿Qué es una homologación y para qué sirve?
La homologación es la certificación, en base a una serie de pruebas, que utilizan las

empresas, para que sus productos se adapten a la reglamentación técnica
necesaria, para que sean fabricados y vendidos con la máxima calidad y seguridad.
Se realizará una homologación u otra dependiendo del producto, y esta se lleva a

cabo en laboratorios autorizados que realizan las pruebas y ensayos marcados en
la norma o reglamento a aplicar.
Los principales requisitos legales que se deben cumplir para obtener la

homologación son los siguientes:
- Cumplir las especificaciones técnicas.
- Realizar los ensayos y pruebas.
- Aportar la documentación correspondiente.

¿Qué es una norma? ¿Dónde se realiza la homologación?
Una norma es un documento que contiene las

especificaciones técnicas adecuadas a cada La homologación de un producto se realiza en
producto, y que garantizan la calidad y laboratorios acreditados y capacitados, que
seguridad de dicho producto. Estas certifican que el producto cumple los
especificaciones se discuten y aprueban por un requerimientos legales definidos en las normas.
Organismo de Normalización reconocido.
A continuación algunos ejemplos de normas En resumen, un producto homologado supone

aplicadas a artículos de puericultura: para el cliente la tranquilidad de que el
EN 12790:2009.- Artículos de puericultura. Hamacas
producto, cumple con las exigencias
reclinables. establecidas en seguridad y calidad. Son
productos probados, ensayados y analizados
EN 14988:2006.- Tronos para niños. para ese uso específico.

¿Qué es homologación de proveedores?
• La homologación de Proveedores se debe tomar como una evaluación independiente,

sincera, objetiva y válida que toda empresa se somete para rescatar sus potencialidades y
superar sus debilidades. Por ejemplo, se pueden tener excelentes productos, pero el
sistema de distribución es malo, entonces el cliente "siente" esa debilidad a través de
retrasos de entrega, pedidos incompletos e insatisfacción de los usuarios.
¿Qué es un proceso de homologación de proveedores?

• Cómo su nombre indica, un proceso de homologación de proveedores son las acciones
que realizamos para determinar que un determinado proveedor es válido para entregar un
determinado servicio o producto que solemos subcontratar, de acuerdo a los requisitos y
forma de trabajar de nuestra organización.
• Así el objetivo final del proceso de homologación de proveedores es disponer de una lista
de proveedores a los que los proyectos puedan pedir ofertas, sabiendo de antemano que
estos reúnen los requisitos básicos para poder trabajar con nosotros.

¿Por qué se hace un proceso de homologación de proveedores?
• Mucha gente podría pensar que es una pérdida de tiempo buscar y evaluar proveedores antes de necesitarlos; ya que cuando estos
hagan falta se pueden buscar por internet o en listados. El problema surge en que cuando se realizan compras dentro de un proyecto, el
tiempo suele estar limitado, por lo que las compras acaban centrándose en evaluar el alcance especifico y el coste ofrecido; dejando de
lado otros aspectos que son importantes, tales como:
Instalaciones y Sistema de calidad del Sistemas de gestión Seguros o sistemas de

Estado financiero
capacidad proveedor del proveedor seguridad disponibles
• Al evaluar a un • Si tiene compromiso • Si utilizan sistemas • Principalmente en • Dentro de los riesgos
posible proveedor de entregar con un informáticos o proveedores que de cualquier proyecto
para un tipo de determinado nivel de procesos para fabriquen para está el cierre de un
producto o servicio, calidad o política, ejecutar y controlar nosotros en sus proveedor durante la
lo primero a evaluar este mismo las compras y pago a instalaciones es entrega. Esto puede
es su capacidad para compromiso debe proveedores, por lo importante ver las ocurrir porque su
entregarlo. aplicarse a aquellos que es importante medidas de situación financiera
• Esto implica ver y que trabajan con que estos se puedan seguridad de que no le permite asumir
analizar los trabajos nosotros. integrar con los que disponen. sus pagos hasta le
que tiene en curso, • Si un proveedor no use el proveedor. • Si tienen material paguemos, lo que
viendo su tipología, puede llegar a • Es importante almacenado para nos implicará tener
calidad, forma de nuestro nivel, asegurarse de que el entregarnos y se que adelantar pagos.
ejecutarlos; todo con difícilmente proveedor dispone de produce un fuego o • Para ello es
objeto de determinar cumpliremos con un sistema de robo, esto va a importante
su capacidad para nuestro objetivo, por gestión de pedidos generarnos atrasos o asegurarse de que
entregar pedidos lo que lo más eficaz que le permita costes, por lo que en los proveedores con
similares. recomendable sería saber el estado de este caso es los que trabajemos
desconsiderar a este cada pedido en importante evaluar pueden asumir
proveedor. concreto. que este riesgo sea pedidos por el valor
bajo. que vamos a realizar.

Diferencias entre la homologación de proveedores y la selección de proveedores

Muchas veces estos dos procesos se confunden, ya que para pedidos pequeños, poco
habituales o en organizaciones pequeñas no existe esta separación.
El primero, como se ha indicado, sirve para evaluar de forma general a los

proveedores y determinar que estos son válidos para participar en nuestros
procesos de compra; mientras que el segundo es parte del proceso de compra.
La selección de proveedores se incluye dentro de la definición o planificación de

los recursos del proyecto, en concreto aquellos que van a contratarse. En este
caso, la selección del proveedor consiste en definir, entre las diferentes
alternativas disponibles, aquel proveedor que vaya a participar en nuestro
proyecto en concreto para una tarea o paquete de trabajo en concreto.

La homologación de proveedores propone mirar cada cierto tiempo tu relación con aquellos agentes a
los que has encargado la importante labor de dotar a tu negocio de las materias primas o los productos
necesarios para tu actividad comercial.
Esto se realiza investigando y evaluando algunos aspectos que definan y caractericen a

dichos proveedores, como por ejemplo los que mencionamos:
Calidad de sus suministros: se mira que lo que nos ofrece cumpla con las reglas de
operación en el sector comercial en el que nos encontramos.
Compromiso con el medioambiente: la idea en este caso es evaluar si el proveedor

que nos suministra los materiales es realmente respetuoso con los ambientes en los que
opera y mide el impacto medioambiental de sus prácticas.
Seguridad: en este caso se estudia si los procesos industriales y los productos que se
nos suministran son realmente seguros tanto para nosotros como para los que esperan
nuestros artículos en el mercado.
Responsabilidad social: también vale la pena reparar si los proveedores a los que
estamos vinculados suponen un aporte al desarrollo de los entornos en los que se
desenvuelven, si sus políticas laborales son adecuadas y si en el tema fiscal y
financiero cumplen con sus responsabilidades.
¿Qué ventajas supone la homologación de proveedores?

La idea del proceso de homologación de proveedores no sólo es depurar nuestra lista y dejar sólo
aquellos que cumplan con las normas mínimas de seguridad, calidad, compromiso social
y responsabilidad medioambiental.
A raíz de una evaluación de este tipo también podemos beneficiarnos en otros

aspectos como:
Mejorar la calidad de nuestros productos, pues recuerda que al hablar de los

proveedores estamos refiriéndonos a quienes muchas veces constituyen el primer
eslabón en la cadena productiva. Mejores materiales, mejores productos.
Minimizar la posibilidad de riesgos futuros que se deriven de la acción de los

proveedores, lo cual supone menos recursos para subsanar dichos fallos.
Entrar de lleno en la tendencia del cuidado y el respeto de los entornos, es decir,

ocupar un lugar en la lista de lo que se conoce como marketing verde. Hoy día, esto
supone una ventaja competitiva en todos los aspectos.

ETAPAS DEL PROCESO DE HOMOLOGACION

Para ayudar a resolver estos interrogantes y muchos otros que puedan plantearse
los proveedores antes de comenzar a desarrollar un proceso de homologación de
proveedores, describimos las fases que todo proceso de homologación debería de
incluir:
1. Invitación al proceso de Homologación
2. Pago por derecho de Homologación
3. Resolución del cuestionario
4. Implementación de los sistemas de gestión a homologar
5. Auditoría de homologación
6. Certificación de Proveedor homologado

Es importante resaltar que una vez recibido la invitación a un

proceso de homologación es asesorarte con un profesional
calificado y con experiencia, también existen empresas que
son especialistas en homologación de proveedores, antes de
realizar el pago por derecho de homologación.
Porque la homologación de proveedores tiene plazos de
cumplimiento fijos y con una asesoría adecuada Ud. puede
planificar la implementación del sistema de gestión a
homologar.
Realizado el pago por el derecho de homologación, se procede
a resolver el cuestionario, indicando los responsables y los
requisitos mínimos del sistema de homologación, también se
preparan los documentos solicitados.

El profesional o la empresa que asesora la homologación debe de

guiar el seguimiento de la implementación del sistema de gestión a
homologar, brindando las recomendaciones para cumplir las
normas y legislación vigente.
La auditoría de homologación es imparcial y sobre los documentos
presentados en la resolución del cuestionario. Este tipo de
auditorías sirve para contrastar los requisitos solicitados del cliente
con el proveedor.
El informe de auditoría demora de 7 a 15 días, aquí se conocen las
fortalezas y oportunidades de mejora de la empresa. Luego el
certificado se emite en forma física y virtual a la dirección
consignada de la empresa.


Canales de Adquisición
1. Selección
1.1. Listado de proveedores potenciales
1.2. Información de proveedores / productos o
servicios: datos administrativos, financieros y
técnicos.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas,
Logística, Ingeniería, Administración, Calidad,
Finanzas y Compras.

Los Proveedores
• Llamados también fuentes de abastecimiento. Personas naturales
o jurídicas, que como su nombre lo indica proveen o abastecen de
materiales y/o servicios a otra persona natural o jurídica.
Clasificación de los Proveedores

• Tipo de Abastecimiento
– Proveedores de Insumos
– Proveedores de Servicios de ingeniería o consultoría
– Proveedores de otros servicios generales

GERENCIA
Áreas DEpara
de Acción COMPRAS
la Pre –Yselección
ABASTECIMIENTO
de Proveedores
Área de Tiempos y
Área de Calidad Área financiera Área Tecnológica
Respuesta
• Características de la • Fortaleza Financiera • Manejo de la • Tiempos y
calidad (Manejo económico y Tecnología (tiempos y Movimientos (a mayor
(Especificaciones) estabilidad financiera) calidad) tiempo menor
• Certificaciones de • Fluidez Financiera eficiencia)
Calidad (Respaldo) (Razón Corriente, • Tiempos Pactados
Capital de Trabajo) (relación de tiempo de
• Garantías de Calidad
cubrimiento y tiempo
(Responsabilidades)
comprometido)
• Especificaciones
Técnicas (Normas
Técnicas)
Área de Precios Área Administrativa Área de Inventarios Área de Mercadeo

• Precios Pactados • Normatividad y • Establecimiento de • Tradición e imagen de
• Precios Competitivos legislación parámetros de control la marca
• Actitud Gerencial de inventarios • Tradición e imagen de
• Modelo de • Especificaciones de la empresa
Comunicación manipulación de los • Inversiones en
• Experiencia y pericia inventarios publicidad
gerencial
• Proyección a Largo
Plazo
• Disponibilidad de
Instalaciones
Manual de Compras
El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda
empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se
puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del
área de Compras.
La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que

comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operación, al
definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones
generales por medio de las políticas y al instruir respecto a las operaciones a
desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas de
consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario.

Integración del manual de Compras
El manual de compras estará integrado por los capítulos siguientes:
1. Introducción.
2. Contenido.
3. Índice.
4. Organización.
5. Políticas.
6. Procedimientos.
7. Instrucciones técnicas.
8. Circulares y/o boletines.

• En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de

contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades
Introducción debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra
los aspectos de organización y operación de compras.
• Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos con una

alocución de lo que consistirá cada uno de los aspectos que
comprenderá.
• En este capítulo se incluirán también instrucciones técnicas relativas al
manejo del manual en cuanto a codificaciones que identifiquen en las
publicaciones la forma de sustituir hojas intercambiables, etc., además del
formato o secuencia adoptado para la elaboración de las publicaciones. El
orden o formato que deberá contener cada publicación será.
Contenido.
• • Antecedentes o referencia.
• Objetivos.
• Áreas afectadas de compras.
• Definición de términos.
• Resumen.
• Responsabilidad de las áreas involucradas.
• Desarrollo o trámite.
• Anexos.
• Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la
materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por
Índice numeración particular. La ventaja del índice permite una rápida
localización de la publicación deseada.
• Esta sección comprende toda la información relativa a los lineamientos

integrantes de la misma, tales como cuadros de organización (general y
en particular de la gerencia), descripción de funciones, listas de
obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes,
responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos
componentes de la gerencia.
Organización • Los principales puestos son:
• Gerente de Compras
• Comprador
• Activadores
• Asistente administrativo
• Analista de proveedores
• La sección de políticas está destinada a incluir exclusivamente todas las

políticas emanadas por la gerencia en las que en algunos casos serán
Políticas preparadas en coordinación con los representantes de las áreas que
integran la misma gerencia.

• En esta división serán incluidos todos los procedimientos originados en la

misma área de Compras. Los procedimientos representan el aspecto más
Procedimiento abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos
que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y
orientar las labores respectivas.
Instrucciones • Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de operación
técnicas y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área o parte específica.
• Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación

general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y
administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados
trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa.
Circulares y Esto es lo que concierne a circulares.
boletines • En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los
proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o
aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditación
en las operaciones contractuales.

Referencias bibliográficas
• Johnson, F. Leenders M., Flynn A. (2005). Administración De Compras y Abastecimiento.
(14a Edición). ISBN: 9786071507587 Editorial: McGraw-Hill
• Martínez, E. (2012). Gestión de compras, negociación y estrategias de aprovisionamiento. (4ª
edición) Editorial: Fundación Confemetal. ISBN: 9788415683261
• Cachay Boza, Orestes. Curso Logística UNMSM.
• Valdez Palacios, Armando. Curso Logística ESAN.
• Villagomez , Juan. Curso Gestión de Compras. UNMSM.


GRACIAS
HASTA LA PRÓXIMA CLASE


CASO DE COMPRAS EN EMPRESA CONSTRUCTORA

CONSTRUCTORA LATINA S.A. es una empresa de construcciones civiles con oficinas en la av. Pardo del distrito
de Miraflores y depósito en la av. Gambeta en el Callao. Tiene obras en la provincia de Lima en los distritos de San
Martín (Complejo habitacional), Lince (Oficinas) y Lurín (Complejo de viviendas).
En cada obra hay un Residente, asistido por un supervisor, responsable de todo lo concerniente a la marcha de la
obra y al uso de materiales. Recientemente, por problemas financieros, se ha resuelto demorar la obra de Lince -
que es de carácter propio - y acelerar los cronogramas de avance de obras de San Martín y Lurín, que son
construcciones para terceros por contrato. Estaba prevista una reunión con el Residente de la obra de Lince para
informarle del nuevo cronograma, pero quedó para cuando el Presidente regrese de Miami dentro de 30 días.
El objetivo manifiesto de la empresa es mantener su reconocido nivel de excelencia en las construcciones con el
menor costo posible, por lo que procura mantener un estándar de calidad en los materiales que utiliza sin descuidar
el aspecto precio. Por los problemas financieros antes mencionados se ha establecido el objetivo adicional de lograr
un mayor plazo de financiación con los proveedores, procurando llevar los pagos a 90 días y mejorar el flujo de
caja. Un Ingeniero Civil está a cargo de las actividades de presupuesto, hacer la memoria de la obra, estimar sus
costos y vigilarlos en función de los avances verificados. Discontinuó el monitoreo de costos hace un año, debido a
que tras haberlo practicado un tiempo prudencial no encontró desvíos significativos.

Estaba previsto que además, cuando fuera necesario, efectuara el control de calidad de determinados
materiales al ser comprados, lo cual nunca se puso en práctica al no instrumentarse una recepción centralizada.
Cuando por los problemas financieros debió retomar la vigilancia de los costos, detectó, al comparar lo aplicado
(real) con lo previsto (presupuesto) que el rendimiento de materiales a granel por camión (arena, piedra
chancada, cemento y afines) había mermado considerablemente. Este hecho motivó una revisión más profunda
en la que surgieron otras situaciones que generaron preocupación relacionadas con las compras de materiales.

Algunas se detallan a continuación:

1. Los proveedores homologados para el abastecimiento de estos productos son:
Empresa proveedora Ferr. El Rosal Dep. El Umbral Dep. El sol Dep. Cóndor
Localización Callao San Martín Villa Salvador Lurín
Precio de arena por m³ 35.00 34.00 28.00 30.00
Precio de piedra chancada por m³ 42.00 45.00 40.00 41.00
Precio de Cemento por bolsa 18.50 18.50 16.50 16.00
Flete por camionada (10 m³) x 10 km 60.00 70.00 70.00 80.00
Órdenes de compra colocadas 25 28 14 20
Pedidos anulados por incumplimiento 1 3 0 1
Pedidos llegados a tiempo 22 20 14 17
Pedidos observados por inconformidad 5 2 1 0
Días de crédito otorgados 60 30 45 30

2. Las distancias entre obras son las siguientes, cuando están por debajo de 10
km no se cobra flete:

3. Necesidades de adquisiciones de empresa Constructora Latina S.A.
4. Los costos de las empresas aprovisionadoras son las siguientes:

SE PIDE:
1. Establecer equipos de trabajo que representen a las empresas aprovisionadoras y a la empresa Constructora
Latina S.A.
2. Los equipos de Constructora Latina y las aprovisionadoras establecerán un formato de requerimiento de

necesidades, asimismo implementar un formato de cotización para los productos solicitados.
3. El equipo de Constructora Latina solicitará la cotización respectiva en el formato establecido, indicando la

hora de cierre, asimismo realizará una primera evaluación de los proveedores identificando y valuando los
factores de análisis a tomar en cuenta, posteriormente convocará a los proveedores para la negociación y
reajustar condiciones según los factores analizados.
4. Los equipos representantes a las empresas aprovisionadoras estimaran sus costos en función a los datos
mencionados y establecerán sus cotizaciones debiendo llenar toda la información requerida y enviaran antes
de la hora de cierre, asimismo deberán preparar información para los ajustes a la hora de negociación.

5. La negociación deberá ser por separada con cada proveedor sorteándonoslos al azar e indicando un tiempo
límite para la negociación. Tener en cuenta que en las negociaciones los equipos representantes deben
obtener la mayor cantidad de beneficios de su empresa, considerando que de perder en la negociación esto
contribuirá en los resultados de su representada.
6. Una vez culminada las negociaciones el equipo de compras procederá a la nueva evaluación, determinando
cual es la empresa aprovisionadora a quien se le entrega la orden de compra.
7. Una vez culminado el proceso de selección de proveedor se juntaran los representantes de las empresas
aprovisionadoras y analizarán los resultados, determinando que hicieron mal y que cosa bien en el proceso
de negociación, y concluir en que debería mejorarse en cada empresa, calcular la rentabilidad de las
mercaderías negociadas.
8. El equipo de compras analizara cuanto de ahorro obtuvo en el proceso de adquisición comparando las
primeras cotizaciones con las cotizaciones finales luego de la negociación.

Solución:
Compradores: Implementación de formato de requerimiento y Cotización


Comprador: Evaluación de proveedores




Proveedor : Análisis de Sensibilidad de los proveedores



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Minimizar la posibilidad de riesgos futuros que se deriven de la acción de los

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Clasificación de los Proveedores

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