Módulo 2

GESTIÓN DE COMPRAS
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Primero tengamos los conceptos claros:
Aprovisionamiento:
Su objetivo es poner a disposición de la organización
todos los materiales, bienes y servicios del exterior
que son necesarios. Va desde la planificación de las
necesidades hasta el pago.
Compras:
Su objetivo es más tasado porque es adquirir los
bienes y servicios garantizando el tiempo, calidad y
cantidad solicitada.
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Objetivo y responsabilidad del área de compras

Solucionar problemáticas relacionadas a Responsabilidad:
lo siguiente:
1. Mantener la continuidad de los
1. Qué productos hay que reponer? suministros y servicios de acuerdo al
2. Qué servicio se necesita desarrollar? programa
3. Cuándo se debe tener ese 2. Proporcionar materiales y servicios de
producto/servicio en ejecución? acuerdo a los alcances
4. Dónde se situará el producto o servicio? 3. Búsqueda el máximo ahorro dentro de
5. Cuál es el nivel de urgencia de la compra? los estándares de calidad
4. Búsqueda continua de proveedores
Jesus Sanchez, Indicadores de Gestión empresarial (2013)

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Proceso dentro del área ed compras
01 Investigación del Mercado
Evaluación de los proveedores 02

03 Selección del Proveedor
Adjudicación de la compra o
servicio
04
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Investigación de Mercado
La investigación de mercado iniciará cuando conozcas cuál es el alcance o las especificaciones del
requerimiento que te están solicitando
Un punto importante a que actividad

está asociada el requerimiento. Estas Donde buscar la información?
pueden ser:
1. Conferencias y exposiciones
1. Primarias: Agricultura & Ganaderia 2. Intercambios industriales
2. Secundarias: manufactura, proceso, 3. Cámaras de comercio y embajadas
construcción 4. Analistas de la industria
3. Terciarias: retail & distribución, 5. Internet
servicios 6. Visitas y entrevistas
4. Cuaternarias: información,
investigación
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Evaluación de proveedores
Se tiene que identificar proveedores, definir criterios de evaluación y cómo evaluarlos
¿Qué significa evaluar a un proveedor?
1. Modo de determinar cómo se Evaluar un proveedor es un tema crítico,

desempeñará un proveedor ya que si no se lleva de forma adecuada
2. Proveedores aptos técnicamente pude generar un riesgo en fallar la
3. Posibles proveedores a desarrollar compra o el servicio solicitado.
4. Inicio de relaciones comerciales
Gestión de Compras
Cuáles son los criterios más utilizados?
Calidad Disponibilidad Respuesta y servicio Costo

Alcanza nuestras specs? Forma parte del core Hay políticas de Tarifas estándar
Hay flexibilidad de del negocio? servicio al cliente? Descuentos
ajustar? Cual es su gama de Sistema para informar Programas de pago
Índices de rechazo? productos? errores? Condiciones de pago
% de artículos Ha crecido en el Que esperamos del Monedas usadas
devueltos? tiempo? proveedor? Costo de servicio post
Durabilidad? Hay inversión para Brinda capacitaciones? venta
Experiencia previa? aumentar la Pregunta qué tal nos Costos de
disponibilidad fue en la compra? mantenimiento
Costo de actualización
de equipos
Gestión de Compras
Hay un modelo conocido como la “Matriz de Kraljic”, el cual sirve para priorizar tiempo y esfuerzo en la
evaluación de proveedores, así como también determinar el enfoque de la evaluación (impacto,
oportunidad y riesgo del suministro
Relevantes: Hay Críticos: Pocos

variedad de proveedores, gasto alto.
proveedores, pero el Aquí deben tener
costo es alto. cuidado y generar
alianzas.
Restrictivos: Pocos
Rutinario: Tiene un proveedores, gasto
costo bajo, variedad de bajo.
proveedores Reducir riesgos es el
objetivo
Tomado de Alex Zarate (2014)
La matriz busca un enfoque integral de segmentación en las compras

Gestión de Compras
Ejemplos variados
Categoría Ejemplos y razón
Rutinario (bajo valor, bajo riesgo)
Relevante (costo alto, bajo riesgo)
Restrictivo (bajo valor, alto riesgo)
Crítico (alto valor, alto riesgo

Gestión de Compras
También tenemos que tener en cuenta cómo el proveedor nos ve y de esta forma ser conscientes de la
posición de poder que manejamos
Alto
Moderado
Nivel de
Atractivo Bajo
Insignificante
Insig. Bajo Moderado Alto
Valor de negocio
Gestión de Compras
Ejemplo!
Proveedor ofrece 4 precios
distintos a 04 compradores
Alto diferentes:
1. Comprador A – 25$
2. Comprador B – 15$
Moderado 3. Comprador C – 10$
4. Comprador D – 8$
Nivel de
Atractivo Bajo
El costo fijo de la unidad es 7$ y el
costo variable es 2$. En que
cuadrante esta cada comprador?
Insignificante
Insig. Bajo Moderado Alto
Valor de negocio
Gestión de Compras
Negociación
Qué es la negociación?
Es el proceso de comunicación entre dos o más personas que intentan resolver
diferencias intercambiando información.
Cuándo negocias?
Se negocia siempre! Puedes negociar cuando:
- Vas a ser contratado
- Cuando buscan concluir una huelga
- Cuando se solicita el aumento de sueldo
- Cuando vas a coordinar algún trabajo en grupo
Gestión de Compras
Negociación
Tipos de negociación
Negociación distributiva:
Prioriza la competitiva y suele ser
Adversarial y basada en posiciones
Negociación Integradora:
Prioriza la colaboración y suele ser
Cooperativa y basa en principios
Gestión de Compras
Negociación
Qué tener en cuenta cuando realizas una negociación?
Qué tipo de gestos realiza el negociador?

Abiertas o cerradas?
Son competitivos o colaborativos?
Qué debes tener en cuenta para realizar una negociación?

Debes estar atento a los detalles.
Debes tener toda la energía enfocada
Por último!
La escucha activa
Gestión de Compras
Caso Práctico - Negociación

Será en grupo de 02 y los roles serán los siguiente:
1. Empleador
2. Colaborador
El colaborador quiere un aumento de sueldo y el jefe evaluará si es posible o no

Planeamiento de
Materiales y Gestión de
Inventarios
Planeamiento de Materiales
Inventarios
Para entender el planeamiento de materiales, primero debemos tener claro qué son los inventarios y
qué rol cumple
Sin inventario suficiente, se pierden
Los inventarios o stocks son la cantidad ventas y generas insatisfacción al
de bienes que una empresa mantiene en cliente.
existencia en un momento dado (a. diaz, Un inventario excesivo aumenta el costo
1997). Esto tiene un alto impacto y alto y reduce la rentabilidad como resultado
riesgo para toda la gestión de la logística. de todos los costos asociados en ello
(almacen, obsolecencia, seguros, capital
de trabajo)
La gestión de los inventarios requiere comprender su dinámica, los costos y el impacto que
esto genera. Esto implica el riesgo en las decisiones.
Gestión de inventarios
Para una correcta gestión debe realizarse una política de inventario que consiste en lineamientos de qué
adquirir, cuándo efectuar acciones y en qué cantidades
La política de inventarios genera La gestión de inventario es un elemento

fortalezas: importante que sí o sí debe estar
- Aprovechas económicas de escala integrada a los objetivos generales del
(inventarios cíclicos) servicio.
- Servir a los clientes A pesar de que una estrategia para ello
- Se requiere tiempo para procesar y sea aumentar el inventario, se puede
mover artículos utilizar otras variables como transporte
- Controlar la incertidumbre y rápido, colaboración con los clientes o
agotamiento de productos proveedores de servicios para reducir
- Protección de cambio de precios incertidumbre
Sistema Continuo o de
Cantidad fija de pedido (Q/R)
Demanda Independiente: Modelos para
Productos terminados, generada aprovisionamiento no
por pedidos solicitados por el programado Sistema periódicos o de
cliente (exterior a la fabrica) período constante de pedido
MRP
Demanda Dependiente
Pedidos que se originan de Modelos para
aprovisionamiento
materiales, componentes,
programado
semielaborados para poder
fabricar productos para el mercado DRP
Entonces qué factores se toman en cuenta para tomar decisiones?
Demanda
Periodos
Aprovisionamiento
Reposición
Revisión
Costos
Un poco de costos asociados son los siguientes:
Costos de Adquisición o emisión del pedido:

- preparación y colocación de orden de compra/producción
Costos de almacenamiento o manejo de inventario:

- Instalaciones, transporte, seguros, robos, obsolescencia o depreciación
- Costos de oportunidad (capital sin movimiento en el almacen)
Costos de productos
- Costos de unidades compradas en función a su precio
Costo por falta de existencias

- Ventas perdidas o pedidos no entregados
Costos de sistemas de procesamiento de información

- Costos de actualización de registros de niveles de inventario
MRP
Demanda Dependiente
Pedidos que se originan de Modelos para
aprovisionamiento
programado
fabricar productos para el mercado DRP
hPttlpas:/n/enecraypmted-itebnn0.gtstoaticd.coem/iMmagaest?eq=rtbina:AlNed9sGcRVtCmhsaF-FkqHMyYEyRi0v-JlaeKuv23uBQ&usqp=CAU
Sistema Continuo o de Cantidad Fija de pedido (Q/R)

- Se pide siempre la misma cantidad cuando se alcanza cierto nivel.
- Cuando las existencias descienden hasta el denominado punto de pedido, se
envía una orden para reponer el inventario.
- Esta orden consiste en una cantidad fija que reduce los costos totales del
inventario
Sistemas periódicos o de pedido constante:

- Cada cierto tiempo se encarga una cantidad variable de material
- El nivel de existencia se calcula cada cierto tiempo (Semanalmente,
mensualmente,…)
- Se realizan pedidos para devolver al inventario el nivel deseado.
- Existe el riesgo de no poder reaccionar cuando se hayan agotado las existencias
antes de recibir el nuevo pedido.
Cantidad económica de pedido (Q/R)
- La identificación de esa cantidad supone que la demanda y los costos son relativamente estables durante
el año. Esto se calcula en base a los productos individuales, la fórmula básica no considera el impacto de
hacer pedidos con varios productos
El objetivo del control de inventarios

es encontrar las políticas de
operación que generen el costo
mínimo a lo largo plazo del horizonte
Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Cantidad económica de pedido (Q/R)
- Cómo se calcula?
Donde:
D: demanda anual en unidades
S: Costo por pedido
H: costo anual de mantener inventario
x costo por unidad

Existe una variable que no está considerada en la formula y que al día de hoy crítica.
Este es el nivel de servicio, el cual es la capacidad de suplir la demanda existente en un momento
determinado, sin tener rotura de inventario.
Nivel de Servicio Tipo 1 Ejemplo

Nro de veces que se surtió Demanda Despacho
2/5 = 40% 10 10
totalmente la demanda
Ordenes perfectas y a tiempo 08 05
12 11
Nivel de Servicio Tipo 2 07 07
Relación entre la cantidad de 03 02
35/40 = 87.5% 40 35
artículos despachados y a los que
faltaron completar la totalidad de
la demanda

Teniendo en cuenta que la demanda es variable, la gestión busca proteger las posibles stockouts
(inexistencia de artículos) a través del stock de seguridad.
Es aquí donde entra el nivel de servicio que busca suplir la demanda con el inventario disponible.
La inversión en inventarios aumenta según el nivel de servicio que se requiera dar.
La decisión de una empresa respecto del nivel de servicio que preste a sus clientes, se basa usualmente en lo
siguiente:
- Análisis de sus potenciales clientes
- Análisis de su competencia en el mercado objetivo
- Reacción de la competencia ante cambios en el nivel de servicio

Los inventarios de Seguridad son los que se disponen a cubrir los incrementos no regulares de la demanda o
también los retrasos de entregas. Se utiliza para protegerte de la incertidumbre.
Lo usual es utilizarlo en productos terminados o elementos comprados como protección ante las
fluctuaciones de pedidos de clientes o la poca fiabilidad del proveedor.
Punto de pedido (R)
Retraso en el Mayor consumo

suministro

Para calcular el inventario de seguridad utilizaré el sistema de control continuo (s,Q), en este se revisa el nivel de
inventario efectivo continuamente y cuando este llega a su punto de pedido o punto de reorden (s), entonces se
pide una cantidad constante (Q)
Este sistema responde a las fluctuaciones de demanda durante el tiempo de reposición y de los proveedores o
de demanda de producción (L), más el tiempo entre revisiones (R).
Formula Formula de
El inventario de seguridad con El punto de pedido (R) = dp*Lt
sistema continuo = K*σ √L(raíz + K* σ √L (raíz cuadrada)
cuadrada)
Donde:
Donde: R: punto de pedido
K: es el factor de seguridad Dp: demanda promedio
dependiente del nivel de servicio Lt : tiempo de entrega del prov.
que quisieras ofrecer
σ(L): desviación estándar durante
el tiempo de entrega

Ejemplo:
Tenemos un emprendimiento que vende
desayunos personalizados a cierto tipo de
clientes.
El almacen abre 5 días por semana y 50
semanas al año.
Tiene los siguientes datos:
Demanda promedio (dp): 200 cajas/día

Deviación estándar de la demanda diaria (σ):
150 cajas
Tiempo de entrega de suministro(Lt): 4 días
por parte del proveedor
Nivel de servicio (K): 95%
Costo asociado a la orden(S): $ 20/ orden
Costo de mantener inv.: 20% anual
Costo de mantener inv.: $ 10/ caja

MRP
Demanda Dependiente
Pedidos que se originan de
Modelos para
aprovisionamiento
programado
fabricar productos para el mercado
DRP
Cuando una organización posee niveles

de fabricación compleja se suele utilizar Estos permiten definir variables como qué se va a
el proceso de planeación de los producir, cuánto tiempo toma producir, qué se
requerimientos de materiales (Material tiene disponible y qué se debe adquirir.
Requeriments Planning, MRP)
Para lograr el objetivo del MRP que puede considerarse como la coordinación de flujos del material para
cumplir los requerimientos necesarios, existen requisitos básicos.
Estos son los siguiente:
1. Programa marco de la producción: qué hacer, cuándo hacerlo.

2. Lista de Materiales (BOM): componentes de un producto
3. Disponibilidad de inventario: existencias actuales
4. Ordenes de compra pendientes: pedidos por llegar
5. Plazos de entrega: lead time de proveedores (internos y externos)
Cómo sería la visión del MRP?
Cómo funciona el BOM (Bills of material) o Lista de Materiales?
Qué necesitaríamos para hacer un perchero?
Tenemos un Plan maestro de producción que identifica las cantidades de cada uno de los
productos terminados y cuando es necesario producirlo durante cada periodo futuro dentro del
horizonte de la planeación
El Plan Maestro se define como una matriz de artículos programados y periodos de tiempo
cubiertos para cada articulo programado
Esto se inicia a partir de los pedidos de los clientes de la empresa o de los pronósticos de la
demanda anterior al inicio del MRP, es un insumo del sistema
Cuándo uno se da cuenta que hay problemas en la gestión de inventarios ?
• Altos niveles de inventario con ruptura frecuente

• Transferencia de inventarios entre unidades
• Excesiva demora para localizar los artículos
• Constante escasez de cierto ítems que componen el inventario
• Baja rotación de inventario (comparado con estándares)
• Porcentaje de merma sumamente elevado
• Elevadas pérdidas por deterioro y robo
• Falta de estandarización en los equipos
• Compras a proveedores basadas solo en descuentos por cantidad
Consideraciones para mejorar la gestión
• Ordenar sistemas de soporte

• asegurar codificación adecuada
• Clasificar los materiales por importancia
• Estructura adecuadamente los almacenes
• Automatizar sistemas
• Contar con herramientas automatizadas de gestión
• Escoger modelos adecuados

• Materiales de consumo
• Materiales reparables
• Medir la gestión de manera constante

• Establecer indicadores de gestión y medirlos de manera regular
• Contar con mecanismos de toma decisión oportuna
Gestión de Almacenes
En resumen
Posee inventarios dependerá de cada negocio; sin embargo, en muchas de ellas son una necesidad (o
mal necesario) o puede ser una ventaja competitiva
La gestión de los inventarios se logrará con una visión integral de la planificación que incluya, compras,
producción y distribución.
La lograr la gestión de inventarios se debe considerar lo siguiente:
• Clasificar los materiales siguiente criterios lógicos

• estructura adecuadamente los almacenes
• Apoyarse en sistemas automatizados de gestión
• Escoger y utilizar el modelo adecuado de acuerdo al tipo de inventarios y la complejidad y grado de
evolución del negocio
• medir la gestión de manera constante

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GESTIÓN DE COMPRAS

Primero tengamos los conceptos claros:

Objetivo y responsabilidad del área de compras

Jesus Sanchez, Indicadores de Gestión empresarial (2013)

Proceso dentro del área ed compras

01 Investigación del Mercado

Evaluación de los proveedores 02

Un punto importante a que actividad

¿Qué significa evaluar a un proveedor?

1. Modo de determinar cómo se Evaluar un proveedor es un tema crítico,

Calidad Disponibilidad Respuesta y servicio Costo

Relevantes: Hay Críticos: Pocos

Tomado de Alex Zarate (2014)

La matriz busca un enfoque integral de segmentación en las compras

Categoría Ejemplos y razón

Rutinario (bajo valor, bajo riesgo)

Relevante (costo alto, bajo riesgo)

Restrictivo (bajo valor, alto riesgo)

Crítico (alto valor, alto riesgo

Qué tipo de gestos realiza el negociador?

Qué debes tener en cuenta para realizar una negociación?

Caso Práctico - Negociación

El colaborador quiere un aumento de sueldo y el jefe evaluará si es posible o no

La política de inventarios genera La gestión de inventario es un elemento

Costos de Adquisición o emisión del pedido:

Costos de almacenamiento o manejo de inventario:

Costo por falta de existencias

Costos de sistemas de procesamiento de información

Sistema Continuo o de Cantidad Fija de pedido (Q/R)

Sistemas periódicos o de pedido constante:

El objetivo del control de inventarios

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Nivel de Servicio Tipo 1 Ejemplo

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

La inversión en inventarios aumenta según el nivel de servicio que se requiera dar.

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Punto de pedido (R)

Retraso en el Mayor consumo

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Demanda promedio (dp): 200 cajas/día

Bowersox, Administración y logística en la cadena de suministros (2007)

Cuando una organización posee niveles

1. Programa marco de la producción: qué hacer, cuándo hacerlo.

• Altos niveles de inventario con ruptura frecuente

• Ordenar sistemas de soporte

• Escoger modelos adecuados

• Medir la gestión de manera constante

La lograr la gestión de inventarios se debe considerar lo siguiente:

• Clasificar los materiales siguiente criterios lógicos

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