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AIPD01
AIPD01
Auditoría: Es un proceso sistemático, por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y
estandarizadas, mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente, con el objetivo de obtener evidencias cuyo
propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS.
Auditoría Oculta: Es una de las modalidades de recaudo de información para la auditoría documental que se realiza por medio de una o varias
llamadas al vigilado con el fin de confirmar la información reportada por éste o la denunciada por los usuarios.
Auditorías de Seguimiento: Corresponden a las auditorías realizadas como parte del seguimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos por la
entidad.
Auditorías Documentales: Son aquellas que se realizan a través de la revisión y análisis de información del vigilado contándose entre otras
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PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD01
fuentes: indicadores, PQRD, inconsistencias, Registros en el RVCC. Lo anterior servirá como soporte y evidencia en la identificación de hallazgos,
recomendación de traslados y/o elaboración de planes de mejoramiento.
Descargos: Excusa o razón que da el vigilado para defenderse de las presuntas acusaciones que se le han hecho.
Informe de Auditoría: Documento final del procedimiento de auditoría que registra los resultados de la auditoría adelantada describiendo de
manera precisa, clara y concisa los hallazgos establecidos, los cuales son el insumo para que el sujeto auditado formule el plan de mejoramiento,
cuando sea requerido.
Plan de Auditoría: Es el documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución de las auditorías, que permite la
programación y priorización de las mismas durante la vigencia correspondiente de forma integral, contribuyendo al ejercicio de la Inspección,
Vigilancia y Control al mejoramiento de la gestión de los sujetos vigilados y la protección de los derechos de los usuarios del SGSSS.
Plan de Mejoramiento: Es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las causas
que dan origen a las desviaciones encontradas en las auditorias integrales o especiales que realice la Superintendencia a todos sus vigilados, que
se generan como consecuencia de las observaciones formales provenientes de este órgano de supervisión; es por ello que con cada informe final
se remitirá una matriz de plan de mejoramiento, cuando sea solicitado, con el fin de que las acciones de mejora sean diligenciadas por el auditado,
las cuales pueden ser: Presenciales o Documentales.
SOGCS: Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud. Cconjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos
deliberados y sistemáticos del sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de servicios de salud del país.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud
materia de recursos y competencias de conformidad con los tendrá como competencia realizar la inspección, vigilancia y control del
artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los
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Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la
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1011 de 2006)
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Resolución 2511 de 2017 “Por la cual se modifican los artículos 2 Aplica toda la Resolución.
y 4 de la Resolución 000568 de 2015 y el artículo 2 de la
resolución 000825 de 2015”.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El acopio de pruebas debe cumplir los criterios de suficiencia técnica y legal.
2. Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación, el cual puede estar conformado por archivos
físicos y digitales, denuncias de usuarios, declaraciones de empleados de los sujetos vigilados, y/o cualquier otro elemento que sea conforme a
la normativa vigente.
3. Una de las modalidades de la auditoría documental es la auditoría oculta, la cual puede ser realizada por medio de llamadas al vigilado para
verificar la información reportada y el cumplimiento de los estándares que define la normativa vigente.
4. Para verificar el cumplimiento de las disposiciones de la Circular Conjunta 009 de 2016 y del Decreto 1427 de 2016, se utilizará el formato
Matriz Nombramiento Gerentes Colombia, identificado con el Código AIFT43, de conformidad con las competencias de la Entidad y la normativa
vigente.
5. Para los temas relacionados con este procedimiento, todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional
de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional o por el asesor Delegado para
coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio.
6. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza
únicamente del Superintendente Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada, con excepción de las mesas de trabajo que
deban realizar las Regionales para la identificación y el seguimiento a la problemática de cada Departamento. Las solicitudes de información por
parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y responderse por esta misma vía.
7. La Caracterización de los usuarios y las necesidades y expectativas de las partes interesadas del proceso de auditoría a sujetos vigilados de la
Superintendencia Nacional de Salud, al cual pertenece este procedimiento, podrán describirse en un documento institucional con código
CIFL02.
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Superintendencia
Delegada para la Superintenden
Se definen la(s) entidad(es) objeto de auditoría Protección al te Delegado(a)
a partir de la información contenida en el Plan Usuario
Anual de Auditoría, los lineamientos del Señor
Superintendente o su delegado, las actividades Superintendencia Director(a)
de seguimiento a los Planes de Mejoramiento Delegada para la
y/o los análisis que se produzcan en las Supervisión de
Definir la(s) entidades dependencias encargadas de las actividades Riesgos Asesor
1
objeto de auditoría. de inspección, vigilancia y control, respecto de Delegado para
la información disponible del vigilado. De igual Superintendencia coordinar,
forma, la definición podrá establecerse a partir Delegada para las supervisar,
de requerimientos de entidades de control, Medidas orientar y
despachos judiciales o de los informes de Especiales dirigir las
PQRD allegadas por los usuarios del Sistema Regionales en
General de Seguridad Social en Salud. Regionales de la el Territorio
Superintendencia
Nacional de Salud
Comité Gerencial
para la
Organización en
el Territorio
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6 Revisar la respuesta Una vez es allegada la información por parte Superintendencia Superintenden
del sujeto auditado. del vigilado se revisa de acuerdo a las Delegada para la te Delegado
metodologías, lineamientos del Supervisión (a)
Superintendente Delegado o del Asesor Institucional
Delegado para coordinar, supervisar, orientar y Director(a)
dirigir las Regionales en el Territorio o del Superintendencia
Comité Gerencial para la Organización en el Delegada para la Asesor
Territorio, y demás instrumentos que permitan Protección al Delegado para
establecer la conformidad de la información Usuario coordinar,
con el requerimiento realizado, según sea el supervisar,
caso. Los documentos físicos, electrónicos o el Superintendencia orientar y
registro de las llamadas efectuadas se deberán Delegada para la dirigir las
archivar de acuerdo a las políticas Supervisión de Regionales en
institucionales y al procedimiento de Riesgos el Territorio
Administración de Archivo (GDPD03).
Superintendencia Profesional
Delegada para las
Medidas
Especiales
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Despacho del
Superintendente
Nacional de Salud
7 Realizar el análisis de El análisis de la información recopilada se Superintendencia Profesional AIFL05 -
la información y de las realiza de acuerdo a las metodologías, Delegada para la Informe
evidencias lineamientos del Superintendente Delegado, Supervisión Preliminar
recopiladas y elaborar del Asesor Delegado para coordinar, Institucional de Auditoría
informe preliminar. supervisar, orientar y dirigir las Regionales en Documental
el Territorio o del Comité Gerencial para la Superintendencia
Organización en el Territorio, y demás Delegada para la
instrumentos que permitan establecer la Protección al
conformidad de la información disponible con Usuario
los estándares y disposiciones establecidas en
la normativa vigente o por la reportada en Superintendencia
cumplimiento de un requerimiento particular. Delegada para la
Esta información puede ser reportada o Supervisión de
remitida por el vigilado, o estar disponible en Riesgos
los sistemas de la SNS o de los cuales se tiene
acceso. Superintendencia
Delegada para las
Este análisis se plasma en el formato de Medidas
Informe Preliminar de Auditoría Documental Especiales
(AIFL05), en el cual se consolidan las
actuaciones realizadas por el o los funcionarios Regionales de la
auditores, así como las fuentes consultadas, la Superintendencia
información remitida y recaudada, los Nacional de Salud
principales aspectos encontrados y los
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Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de
Riesgos
Superintendencia
Delegada para las
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Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud
Medidas
formato AIFL06, dejando en firme los hallazgos Especiales
del Informe Preliminar.
Regionales de la
Para esta actividad, el auditor contará con Superintendencia
veinte (20) días hábiles. Nacional de Salud
13 Trasladar el Informe Si los hallazgos por su naturaleza no son de Superintendencia Superintenden ASFL01-
de Auditoría a la competencia de la(s) Superintendencia(s) Delegada para la te Delegado(a) Memorando
dependencia o Delegada(s) o si se requiere que sean puestos Supervisión
entidad competente. en conocimiento de otras Superintendencias Institucional Director(a) PAFT03-
Delegadas y/o Entidades, se proyecta oficio o Traslado
memorando, según corresponda, trasladando Superintendencia Asesor para
el informe a las autoridades o dependencias Delegada para la Delegado para Investigacio
competentes, teniendo en cuenta lo siguiente: Protección al coordinar, nes
Usuario supervisar, Administrativ
Si por la gravedad y naturaleza de las orientar y as
situaciones críticas o irregulares encontradas Superintendencia dirigir las
se pone en riesgo inminente la prestación del Delegada para la Regionales en ASFL02-
servicio o la sostenibilidad financiera del Supervisión de el Territorio Oficio
vigilado, se proyecta memorando dando Riesgos
traslado a la Superintendencia Delegada de Profesional
Medidas Especiales para iniciar el Superintendencia
procedimiento “Determinación de la acción o Delegada para las
medida especial” (MEPD01). Medidas
Especiales
Si se evidencio que se vulneraron o
menoscabaron los derechos de los usuarios en Regionales de la
salud, o si a partir del desarrollo de la auditoría Superintendencia
se identificó que el vigilado incumplió una de Nacional de Salud
las normas que regulan el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se diligencia el Comité Gerencial
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14 Verificar la recepción Revisar los canales dispuestos para la Superintendencia Profesional AIFT01 -
del Plan de recepción del Plan de Mejoramiento (correo Delegada para la Ficha
Mejoramiento. electrónico o Sistema de Gestión Documental) Supervisión Técnica
verificando si el sujeto vigilado envió el Plan de Institucional para
Mejoramiento - AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción
Suscripción y aprobación del Plan de Superintendencia y aprobación
Mejoramiento en el tiempo establecido. Delegada para la de Plan de
Protección al Mejoramient
El vigilado tendrá hasta 15 días hábiles para Usuario o
presentar el Plan de Mejoramiento cuando este
sea requerido, en el formato AIFT01, en caso Superintendencia
de que en el Informe Final hubiesen quedado Delegada para la
en firme uno o más hallazgos. Estos 15 días Supervisión de
resultan de sumar 10 días que inicialmente se Riesgos
le dan al vigilado para presentar el plan, y 5
más en caso que éste solicite plazo adicional. Superintendencia
Delegada para las
Medidas
Especiales
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Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud
Superintendencia
Delegada para la
Analizar y aprobar AIFT01- Ficha Técnica para Supervisión
Suscripción y aprobación de Plan de Institucional
Mejoramiento remitido por la Entidad sujeto de Superintenden
AIFT01-
auditoría, por parte del Delegado(a), con el fin te Delegado(a)
Ficha
de verificar que las acciones propuestas Superintendencia
Técnica
superen las situaciones críticas o irregulares Delegada para la Director(a)
para
identificadas en la auditoría. Una vez se Protección al
Suscripción
apruebe se incluirá en la base de datos de Usuario Equipo Auditor Superintende
y aprobación
entidades bajo seguimiento. ncia
del Plan de
Analizar y aprobar el Superintendencia Asesor Delegada
Mejoramient
15 Plan de Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en Delegada para la Delegado para para las
o
Mejoramiento. una primera instancia se informará al vigilado Supervisión de coordinar, Medidas
que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente. Riesgos supervisar, Especiales
Se le darán 15 días hábiles para esto. orientar y
Base de
Superintendencia dirigir las
datos de
NOTA. El plan de mejoramiento solo será Delegada para las Regionales en
entidades
devuelto para ajustes por una única vez Medidas el Territorio
bajo
Especiales
seguimiento
Para analizar el plan de mejoramiento remitido
por el vigilado, el equipo auditor contará con Regionales de la
cinco (5) días hábiles. Superintendencia
Nacional de Salud
PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/TAREA
2 Planear la auditoría documental. Para toda auditoría se debe Cada vez que Profesional Diagnóstico de
realizar un diagnóstico de la se realice una la entidad
entidad a auditar de acuerdo auditoría. CIFL02
a la información disponible y
a los lineamientos del
Superintendente Delegado.
El equipo auditor debe
asegurarse que la auditoría
a realizarse esté alineada
con el Plan de Auditoría
definido.
Si hay cualquier cambio en
la programación de las
auditorías, debe dejarse
evidencia de esto dejando
trazabilidad del cambio.
Puede utilizarse el formato
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ANÁLISIS DE TIEMPO
Los tiempos, en días hábiles de cada etapa son:
Preparación: 5 días.
Recepción de Información del Vigilado: 15 días.
Informe Preliminar: 15 días.
Respuesta y Descargos del Vigilado: 15 días.
Informe Final: 20 días.
Traslados y Plan de Mejoramiento: 15 días.
Evaluación del Plan de Mejoramiento: 5 días.
El tiempo promedio de la auditoría documental es de 70 días, desde su preparación hasta la elaboración de informe final.
Con la elaboración del plan de mejoramiento por parte del vigilado, se añaden 15 días.
Con la evaluación del Plan, se añaden 5 días más.
En caso que el plan de mejoramiento se devuelva para ajustes una unica vez, se agregan 20 días más (15 que tiene el vigilado + 5 para revisión en
la supersalud)
En Total, Incluyendo los tiempos asociados al plan de mejoramiento, el procedimiento puede tomar en promedio 110 días.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
A través del memorando 3-2015-
012285 se solicitó la creación del Superintendente Delegado para la
Creación del documento 09/07/2015 1
procedimiento y su respectiva Supervisión Institucional
codificación.
A través del memorando 3-2016-
008690 se solicitó la creación del
formato AIFT40 denominado
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad Instrumento de Caracterización 06/05/2016 2
Supervisión Institucional
Proceso Cita Previa Entidades
Promotoras de Salud – EPS, el
cual se relacionó en la actividad 5.
Modificación del documento A través del memorando 3-2016- Superintendente Delegado para la 09/09/2016 3
014329 se solicitó la modificación Supervisión Institucional
del objetivo, el alcance, el ámbito
de aplicación, la normativa, las
actividades y el análisis de tiempo.
Adicionalmente, a través del
memorando 3-2016-013517 se
solicitó la creación de los formatos
de Informe preliminar y final de
Auditoría Documental, identificados
con los códigos AIFL05 y AIFL06,
respectivamente. Estos fueron
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