CÓDIGO: ES-PLI-GP001L07

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
POLÍTICA DE COMPRAS VERSIÓN: 01
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Tabla de contenido
1. Objetivos.............................................................................................................2
1.1. Objetivo general...........................................................................................2
1.2. Objetivos específicos....................................................................................2
2. Antecedentes y justificación................................................................................2
3. Base Legal..........................................................................................................3
3.1. Contexto Normativo......................................................................................3
4. Glosario...............................................................................................................4
5. Principios.............................................................................................................7
6. Campo de Aplicación..........................................................................................7
7. Implementación de la Política.............................................................................8
8. Criterios diferenciales........................................................................................10
9. Seguimiento y evaluación de la implementación de la política........................10
10. Modificaciones...............................................................................................11
11. Aprobación.....................................................................................................11
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1. Objetivos

1.1. Objetivo general

Permitir al Hospital General de Medellín la gestión adecuada de sus compras y
contrataciones, a través, de la utilización de una plataforma tecnológica,
lineamientos estratégicos de abastecimiento. Con el propósito de fortalecer las
necesidades públicas y mantener un mejoramiento continuo que permita la
optimización de los recursos, la garantía de la transparencia y la rendición de la
cuenta.
1.2. Objetivos específicos
 XXX
 .

2. Antecedentes y justificación

El Hospital General de Medellín, comprometido con la implementación de un

Sistema de Gestión de la Tecnología que permita dentro del modelo de gestión
por procesos realizar la adquisición, incorporación, monitorización, control y
reposición de la tecnología en salud, de acuerdo con el ciclo de vida que
comprende:

 La planeación: Se realiza el estudio de las necesidades de tecnología y se

lleva a cabo la evaluación tecnológica para aprobar e incorporar, es este
proceso el Plan Anual de Adquisiciones y la Política de Compras adoptada
por la entidad son el lineamiento definido junto con el Proceso de
adquisición de bienes y servicios.

 Adquisición: Es el proceso de compra que se alinea con la gestión

contractual en la adquisición de bienes y servicios.

 Instalación: Se pone al servicio la disponibilidad de la tecnología y/o

equipos con su respectiva hoja de vida para registrar trazabilidad durante
su vida útil.

 Uso: Se desarrollan una serie de actividades y herramientas para garantizar

el uso seguro de la tecnología disponible.
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 Mantenimiento: Se determinan las condiciones óptimas y se incluye el

aseguramiento de una medición idónea, sumado a las contingencias que se
generen.

 Disposición final: Es la operación de retirar del servicio, ya sea por

obsolescencia, fallas funcionales o sucesos adversos.

Igualmente, el Hospital, valorando las necesidades del paciente y sus

colaboradores en los procesos de atención de acuerdo a la complejidad de los
servicios ofertados, aseguramos desde los macroprocesos de la Gestión de los
Recursos Físicos y la Gestión de la Información y las Comunicaciones, así como,
los procesos misionales de atención integral en salud, un respaldo de la gestión
tecnológica, orientada a la eficiencia, al costo efectividad, a la seguridad en un
marco de aplicación sensible todo esto para dar cumplimiento a los estándares de
calidad y la normatividad legal vigente.

3. Base Legal

Definición de las normas legales vigentes, relacionadas con la Política.

3.1. Contexto Normativo

Ley 9 de 1079: Código sanitario

Decreto 2092 de
Introducción al Régimen Sanitario
1986:
En su artículo 3º contempla “corresponde a las Direcciones
Seccionales de Salud, ejercer la inspección vigilancia y
control sanitario y de calidad a los medicamentos “y el
Decreto 677 de artículo 103 establece que corresponde al Ministerio de
1995: salud, al INVIMA a las Direcciones Seccionales y Distritales
de Salud o a las entidades que hagan sus veces, ejercer la
inspección, vigilancia y control de los establecimientos y
productos de qué trata el presente Decreto
Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y
se dictan otras disposiciones. Definió la importancia de la
TECNOLOGÍA BIOMÉDICA en la accesibilidad, costos y
Ley 100 de 1993:
calidad en la prestación de los servicios de salud, para lo
cual se establecieron las competencias y responsabilidades
de los distintos Actores del Sistema
Manual de “Contexto Normativo“ en el que se relacionan las
Acreditación en principales normas que impulsan y soportan el Sistema
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Salud
Único de Acreditación en Salud de Colombia en el marco
Ambulatorio y
del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema
Hospitalario de
General de Seguridad Social en Salud.
Colombia V3.1
Por el cual se crea el Comité Técnico de Medicamentos y
Acuerdo 232 de
Evaluación de Tecnología y se Reglamenta su
2002
funcionamiento.
Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,
Decreto 4725 de
permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los
2005
dispositivos médicos para uso humano.
Adopta el manual de normas técnicas de calidad-guías
Resolución 2511
técnicas de análisis para medicamentos, materiales
de 1995:
médicos quirúrgicos, cosméticos y productos varios.
Resolución 434
Modelo de Gestión de servicios farmacéuticos
de 2001:
Decreto 2200 de
Por el cual se reglamenta los Servicios Farmacéuticos
2005:
Ley 1438 de
Determina Política de Dispositivos Médicos capítulo IV y V
2011:
“Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía
Decreto 1011 de
de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de
2006:
Seguridad Social en Salud”
Creación de la Dirección de Medicamentos y Tecnologías
Decreto Ley 4107
en Salud, la cual hace parte del Viceministerio de Salud
de 2011
Pública y Prestación de Servicios.
Resolución 123 Acreditación en salud domiciliaria y hospitalaria, ítem 7.6
de 2012: grupo de estándares de Gestión de la Tecnología
Ley 1751 de
Ley estatutaria de salud
2015:
Conpes 155 de
Política Farmacéutica Nacional
2012
Todo prestador debe contar con programas de seguimiento
al uso de medicamentos, dispositivos médicos (incluidos los
sobre medida) y reactivos de diagnóstico in vitro, mediante
Resolución 3100
la implementación de programas de farmacovigilancia,
de 2019:
tecno vigilancia y reactivo vigilancia, que incluyan además
la verificación permanente de las alertas emitidas por el
INVIMA
Decreto 742 de Se incorporó al Modelo Integrado de Planeación y Gestión
2021: – MIPG - la política de compras y contratación pública, la
cual tiene como propósito que la gestión contractual de las
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entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y

territorial se efectúe de manera articulada y acorde con los
lineamientos dispuestos por el órgano rector en la materia.

4. Glosario

POLÍTICA DE COMPRAS. Se denomina Política de Compras a los criterios

generados en cualquier proceso de adquisición que trasladan los valores,
principios institucionales en cualquier relación cliente y proveedor que se realice
en la Institución.

EFICIENCIA Es la capacidad de manejo para el logro de un objetivo deseado

utilizando adecuadamente los recursos, es decir, utilizar los menores recursos
posibles para el logro de un máximo beneficio.

EFICACIA. Es la capacidad que posee una institución para cumplir con los
objetivos que se han programado previamente con los recursos que tiene a su
disposición en un periodo de tiempo determinado.

INDICADOR. Es una expresión cuantitativa observable y verificable que permite

describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad. Esto se
logra a través de la medición de una variable o una relación entre variables.

TRANSPARENCIA: Garantizar total visibilidad de los procesos de adquisición y

sus decisiones y proveer facilidades de información que permitan análisis
agregados y comparativos.

RENDICIÓN DE CUENTAS. Proceso en que los ciudadanos están enterados del

comportamiento existente de las actividades de compras de la institución y los
canales para poder expresar sus inquietudes o críticas.

PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el conjunto de actos y actividades que se

adelantan en la institución para adquirir un bien o servicio para el desarrollo de su
misión.

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Comprende las siguientes fases:

Planeación, selección, contratación ejecución Terminación, liquidación, evaluación
y obligaciones posteriores.
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COMPETENCIA E IGUALDAD. Abrir los procesos de adquisición a todos los

posibles participantes en un contexto sin discriminación, en el que todos tengan la
misma información y las mismas condiciones

INTEGRIDAD. Eliminación de los conflictos de interés que se puedan presentar

entre los participantes del proceso.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN. Es una formalidad que se establece con el

proveedor para solicitar una oferta de un bien o servicio mediante plataformas
electrónicas, correo electrónico, telefónico, entre otras.

OFERTA. Es la propuesta que debe contener los elementos esenciales del

contrato a celebrarse y ser comunicada al destinatario.

PLATAFORMA ELECTRÓNICA. Es la herramienta virtual, por medio de la cual se

pueden solicitar cotizaciones por parte del Hospital y recibir cotizaciones de parte
de los proveedores.

OKA. Sistema Web de órdenes de compra o cotizaciones ágiles y eficientes de

negociaciones entre organizaciones y sus proveedores

KARDEX DE PROVEEDORES. Formato sistematizado que contiene la

información detallada de cada proveedor. NIT, Dirección Teléfono, correo
electrónico. Clase de proveedor. Lineas de productos y/ servicios.

RUP. Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en

el cual los interesados en participar en procesos de contratación deben estar
inscritos.

SECOP II. Es una plataforma transaccional que permite a Compradores y

Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. El SECOP II es una
plataforma transaccional de contratación pública, en donde todo el proceso es
realizado totalmente en línea, es decir que el envío de ofertas, la presentación de
observaciones y la firma de contratos, entre otros, se realizan por  medio de la
plataforma a través de internet y no de manera física.

RIESGO PREVISIBLE. Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el

desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero
del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales.
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5. Principios

 Direccionamiento Estratégico: Se ha propuesto que la gestión

tecnológica sea extendida a todos los procesos de la empresa con los
criterios diferenciales con las políticas de Gestión del Conocimiento y la
Innovación, de Gobierno Digital y la Política de Compras y
Contratación Pública que incluya los procesos administrativos de la
información, procesos productivos y en los procesos relacionados con la
alta gerencia.

 Tecnología Segura con enfoque de Riesgo : La entidad define dentro de

planes el tratamiento de riesgos y seguridad de la información,
adicionalmente en el proceso de Gestión de Bienes y Servicios se pretende
proteger detectar y responder a los análisis de vulnerabilidad de la
tecnología desde el ciclo de vida de la misma, determinada como atributo
importante la Política de Seguridad del Paciente.

 Promoción de una cultura institucional para el manejo adecuado de la

tecnología: La tecnología une al mundo de muchas maneras y en la
globalización ofrece perspectivas útiles, lo que lleva además de estar a la
vanguardia de las mismas, determinar al interior de la organización la
cultura en un sistema de valores significativos para el manejo de la
tecnología.

 La gestión de las tecnologías con impacto ambiental : En el marco del

desarrollo sostenible se pretende potenciar el grado de tecnología inherente
a las aplicaciones en el uso no solamente en nuestra economía sino en la
adquisición de tecnología que mejore la actuación medio ambiental, y
evaluar el impacto ambiental dentro del acuerdo comercial con los
diferentes proveedores, todo esto en el marco de la Política Integral de
Calidad con el Sistema de Gestión Ambiental.

 Enfoque organizacional del mejoramiento continuo: En el marco de la

gestión de la tecnología, se busca gestionar las oportunidades de mejora,
priorizándolas y removiendo todas las barreras que permitan el
mejoramiento. La autoevaluación, las auditorías y los comités
institucionales, son las principales herramientas para identificación y
articulación de oportunidades de mejora.
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6. Campo de Aplicación

La política de gestión de la tecnología busca que los procesos de apoyo (gestión

de los recursos físicos y gestión de la información y las comunicaciones), los
procesos estratégicos (gestión de la innovación), brinden a los procesos
misionales (atención integral en salud, una gestión orientada a la eficiencia, la
efectividad y la seguridad, basados en el ciclo de gestión de la tecnología
institucional como eje fundamental del modelo de atención de la gestión clínica y
la gestión del riesgo.

Para lograr articular todos los procesos se define el equipo de autoevaluación

gerencia de la tecnología, quien se encargará de dar cumplimiento a los ochos (8)
componentes:

 Evaluación de la tecnología: Es la revisión de conceptos técnicos,

sociales, clínicos, económicos y organizaciones que apoyan al equipo de
mejoramiento de gestión de la tecnología en la toma de decisiones para
incorporarla en la entidad.

 Vigilancia tecnológica: Revisión de bases de datos, estudios y patentes

tecnológicas que alertan a la entidad sobre los desarrollos y tendencias.

 Innovación Tecnológica: Procesos nuevos y mejorados que impacten en

el desarrollo de acciones de los pacientes y colaboradores, con el objetivo
de transformar el conocimiento en reconocimiento económico, bienestar
social y desarrollo humano.

 Gestión de la tecnología biomédica y de soporte: Gestionar que los

equipos biomédicos cumplan con las condiciones técnicas y seguras
durante su ciclo de vida útil.

 Gestión de la tecnología de soporte: Gestionar la maquinaria y equipos

industriales con condiciones técnicas y seguras.

 Gestión de las tecnologías de la información: Estrategia para acceder y

mantener las tecnologías de la información y las comunicaciones con
seguridad, oportunidad y accesibilidad.

 Gestión de Dispositivos Médicos y Medicamentos: Garantizarlos con

criterios de calidad, oportunidad y cantidad suficientes y necesarias para los
pacientes.
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 Vigilancia Sanitaria: Por medio de programas se recopilan y se gestionan

los eventos, incidentes y factores de riesgo relacionados con el uso de
dispositivos médicos y medicamentos.

7. Implementación de la Política
Para garantizar la implementación de la política de gestión de la tecnología, el
Hospital General de Medellín se compromete a establecer procesos y llevar a
cabo las siguientes actividades en busca de garantizar la gestión de equipos
biomédicos, la gestión de medicamentos y dispositivos médicos, el mejoramiento
de la gestión de Tecnovigilancia y Farmacovigilancia, la incorporación de nuevas
tecnologías y la gestión de las tecnologías de la información y las tecnologías de
soporte:

 Disponer de un proceso para la planeación, la gestión y la evaluación de la

tecnología basado en criterios normativos, análisis relación oferta demanda,
necesidades del cliente externo y el cliente interno, condiciones de
mercado, riesgos asociados a la adquisición y el uso de la tecnología.
 Establecer metodologías de incorporación de nuevas tecnologías según
estándares de gestión de la tecnología.
 Disponer de un presupuesto anual de inversión para el mejoramiento de la
gestión de las tecnologías en salud y garantizar su cumplimiento dentro del
plan de acción.
 Ejecutar proyectos de desarrollo tecnológico que generen valor para la
entidad por medio del plan estratégico.
 Definir proyectos de acuerdo al crecimiento de la entidad en complejidad y
presentarlos a los entes correspondientes en la metodología definida.
 Asignar personas responsables dentro de la entidad para identificar y
validar las tecnologías adquirir incluyendo los criterios ambientales.
Además, que establezca el mejoramiento continuo y la aplicación de los
estándares de Acreditación de gestión de la tecnología.
 Gestionar el proceso de compra bajo criterios de precio, calidad,
financiación, velocidad, escala, servicio, opiniones y valoración de clientes,
garantía y la variedad de oferta de acuerdo a la Política de Compras
definida por el Hospital.
 Determinar un proceso ajustado para la correcta recepción,
almacenamiento, custodia de las tecnologías adquiridas y el inicio
controlado de la aplicación, uso o ejecución de las mismas.
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 Contar dentro del Plan Institucional de Capacitación (PIC), todo lo

relacionado con la seguridad del uso de la tecnología y la prevención de
riesgos asociados.
 Utilizar correctamente las tecnologías, sujetos atributos propios de cada
una de ellas, mediante un proceso de entrenamiento definido que permita la
evaluación de uso previo a la aplicación.
 Definir en la planeación acciones sistemáticas que permitan conservar las
tecnologías en un estado óptimo que facilite su uso.
 Desarrollar los programas de vigilancia sanitaria con enfoque proactivo y
sistémico.
 Definir planes periódicos de mantenimiento preventivo y correctivo como
parte del ciclo, que determine la disponibilidad en condiciones confiables
para pacientes, familia y colaboradores.
 Establecer e implementar proceso para garantizar la seguridad del uso de
la tecnología.
 Implementar planes de contingencia para garantizar la continuidad de los
servicios en caso de presentarse fallas relacionados con la gestión de la
tecnología.
 Realizar de manera programada evaluación a la obsolescencia, para
determinar el fin de la vida útil de un producto, de acuerdo a lo determinado
por el fabricante, como del uso y la utilidad en los servicios ofertados,
garantizando la renovación tecnológica.
 Definir una planeación de la reposición de tecnologías mediante un plan de
actualización y renovación tecnológica.
 Definir lineamientos claros para la disposición final de las tecnologías para
minimizar el impacto generado al medio ambiente.
 Adquirir y garantizar el uso de equipos y dispositivos médicos de última
tecnología incorporados en las guías y protocolos de manejo clínico.

8. Criterios diferenciales

Conocimiento de la organización: La plataforma estratégica de la organización

es el insumo para que, junto con el mapa de procesos, el manual de funciones y
los objetivos definidos en el plan estratégico definan la proyección de la entidad; la
política de interacción es la Política de Seguimiento y Evaluación del Desempeño
Institucional.

Identificación de los grupos de valor e interés y sus necesidades: Identificar y

caracterizar a corto mediano y largo plazo los grupos de valor a los cuales van
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dirigidos los productos y servicios, sus derechos, necesidades, problemas y

expectativas, donde podamos ofertar de acuerdo a nuestro nivel de atención y
complejidad de los servicios la mejor tecnología disponible, que nos permita ser
competitivos.

Diagnóstico de Capacidades y Entorno: Identificar aspectos internos tales como

el talento humano, procesos y procedimientos, estructura organizacional, cadena
de servicio, recursos disponibles, cultura organizacional, interactúa con la Política
de Talento Humano y la Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación
de Procesos.

 Identificar el conocimiento tácito y explícito de la entidad, así como el

conocimiento de los servidores públicos (formación, capacitación y
experiencia), que interactúa con la Política de Gestión del Conocimiento y la
Innovación.

 Identificar sus capacidades en materia de tecnologías de la información y

las comunicaciones que apalancan el desarrollo de todos sus procesos;
interactúa con la Política de Gobierno Digital y la Política de Seguridad
Digital.

 Revisar aspectos externos a la entidad, como su entorno político,

ambiental, cultural, económico y fiscal, la percepción, propuestas y
recomendaciones que tienen sus grupos de valor y ciudadanía en general,
frente a bienes y servicios ofrecidos, sus resultados e impactos y acceder a
la adquisión por medio de la Política de Compras y Contratación Pública.

 Analizar el contexto interno y externo de la entidad para la identificación de

los riesgos y sus posibles causas, así como retos, tendencias y
oportunidades de mejora e innovación en la gestión, interactúa con la
Política de Gestión de Riesgos.

 Identificar espacios de articulación y cooperación con otras entidades del

sector, órganos de control, u organismos internacionales para la
implementación de estrategias y articular la Rendición de Cuentas.

9. Seguimiento y evaluación de la implementación de la política

Plan de Acción: A través de esta herramienta la Gerencia verificará las

actividades establecidas y los avances de los productos y/o servicios en el Plan de
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Acción publicado a más tardar 31 de enero de cada vigencia en la página web de

la entidad y la inscripción de los proyectos de dotación en el Plan Bienal de
Inversiones, definidos claramente en el Banco de Proyectos del ente territorial en
Metodología General Ajustada (MGA)

Indicadores: La Gerencia tendrá a disposición en una herramienta tecnológica el

grupo de indicadores de procesos con el cumplimiento de los planes de
mantenimiento y de los proyectos de dotación relacionados con la inversión, los
cuales permiten realizar el seguimiento y tomar las acciones correctivas que se
requieran en pro del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales.

Grupo de Autoevaluación de Gerencia de la Tecnología y otros comités:

Realizará el seguimiento periódicamente a las acciones y estrategias adoptadas
para la operación del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad y la necesidad
de articular todos los esfuerzos para asegurar su implementación. (Comité de
Farmacia y Terapéutica, comité Gerencial de Seguridad del Paciente, Comité de
Contratación, Comité de Trasplantes y Comité de Transfusiones)

Cada líder de proceso con su equipo de trabajo y de manera articulada con

la Oficina Asesora de Calidad y Planeación (líneas de defensa): Realizarán
seguimiento periódicamente a cada uno de los planes, programas y proyectos
formulados con el fin de evitar desviaciones en el cumplimiento de los objetivos y
metas de los mismos y evaluarlos en los comités institucionales correspondientes.

Equipo de Auditoría Interna: Evaluará el estado del diseño, implementación,

funcionamiento y mejoramiento, así como la realización de evaluación
independiente y objetiva del estado de implementación de la política inmersa en
las responsabilidades de los diferentes procesos.

10. Modificaciones

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACION

00 16/08/2023 Se crea la Política Compras

11. Aprobación

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: Mario Fernando
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NOMBRE: Fernando Antonio NOMBRE: Comité Institucional de Córdoba Pérez

Ramirez Gestión y Desempeño
CARGO: Profesional CARGO: CARGO: Gerente
Universitaria Calidad y
Planeación y Profesional
Especializada Ingeniera
Biomédico.

VIGENTE A PARTIR DE: XX/08/2023