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Introducción a la
organización del trabajo:
claves para administrar
el tiempo

Presentación
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL
TIEMPO

Contenido
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES
PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO 01
Introducción 02
ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO 02
Marco teórico 02
Inicios 04
Rendimiento y productividad 05
EL TIEMPO, UN RECURSO ESTRATÉGICO 06
MODELOS BASADOS EN LA OPTIMIZACIÓN DEL USO DEL TIEMPO
Y RECURSOS 07
El método Kaizen para el mejoramiento continuo y la eliminación
del despilfarro 07
Modelo estímulo-respuesta: reactivo, proactivo 08
Modelo de administración del tiempo: matriz de Covey 09
Eficacia vs eficiencia 12
El principio de Pareto 15
Ley de Parkinson 17
HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO 18
Planificación 19
La programación 19
Método del calendario 25
DECÁLOGO SALUDABLE 28
Recomendaciones para la administración personal del tiempo 28
BIBLIOGRAFÍA DE CONSULTA 29
 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Introducción

Este material está preparado para servir de apoyo a la reflexión acerca de la

distribución del tiempo en materia laboral, personal, familiar. Proporciona
herramientas útiles para la administración del tiempo y acentúa la importancia de
crear hábitos para aprender a administrarte a vos mismo.

Encontrarás ejercicios que te permitirán examinar paso a paso los aspectos que
se pueden mejorar para llegar a una óptima gestión del tiempo reconociendo el
perfeccionismo y los desperdiciadores de tiempo.

El recorrido propone enfrentar el tiempo no sólo en términos cuantitativos

(cuánto), sino también cualitativo (qué y para qué), abriendo oportunidades para
llegar a un resultado razonable en la planificación del tiempo, revisando hábitos
de trabajo y de vida para hacerlos más saludables y eficaces. Se incluye una
matriz de administración del tiempo que propone clasificar las actividades por su
importancia y urgencia y otros métodos de organización.

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

Marco teórico

El comportamiento organizacional es el campo que estudia tres determinantes

del comportamiento en las organizaciones: los individuos, los grupos y la
estructura, y aplica el conocimiento obtenido para hacer que estas trabajen con
mayor eficacia.

Proporciona perspectivas para entender mejor un mundo laboral en cambio

constante y ayuda a vencer la resistencia al cambio. Desafía a las organizaciones

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

a que piensen el modo de aprovechar las fortalezas de sus trabajadores, en lugar

de lamentarse por sus limitaciones, y ofrece puntos de vista primordiales para
implementar los cambios.

También ayuda a identificar los valores relacionados con el trabajo —y a entender

cómo influyen en las decisiones de la organización— y cuáles son los mejores
métodos de comunicación y de información. Esto permite emprender acciones
correctivas y mecanismos de retroalimentación para ajustar y mejorar las
condiciones de trabajo o aplicar tecnologías que faciliten una efectiva mejora.

Con los elementos de juicio de este campo, las organizaciones pueden

implementar y lograr los resultados que se proponen. Para ello, se consideran:

• los roles y funciones que se asumen, con enfoques desde los individuos,
los grupos o equipos de trabajo;

• el sistema organizacional;

• el contexto (interno y externo), y

• las variables y elementos que influyen en el desempeño de los agentes.

Son elementos valiosos para que las organizaciones comprendan la conducta

individual y las relaciones que se establecen en el ámbito laboral, sea entre
personas: horizontales (compañeros) o jerárquicas (plano superior-subordinado);
o entre grupos y/o equipos de trabajo: formales o informales.

El comportamiento organizacional es un campo interdisciplinario. La psicología,

la sociología, el derecho, la economía, la ciencia política, la ética, la antropología,

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

la tecnología de la información, las matemáticas y la administración contribuyen

con conceptos para analizar y conocer el comportamiento de una organización
en toda su complejidad. Temas como la motivación, el comportamiento y el
poder del líder, la comunicación interpersonal, la estructura y los procesos de
grupo, el aprendizaje, el desarrollo y percepción de actitudes, los procesos de
cambio, el conflicto, el diseño del trabajo y la tensión laboral, son vistos desde los
distintos enfoques disciplinares.

Inicios

El principal aporte para la administración del tiempo comenzó con los trabajos de
Frederick Taylor y el matrimonio Moller-Gilbreth. El propósito de sus estudios era
obtener mayor productividad de los trabajadores, estudiando en profundidad los
lugares en donde se desarrollaban las actividades y los recursos disponibles con
los que contaban.

Para Taylor, la prioridad era reducir el tiempo de los procesos, por eso el símbolo
del taylorismo fue el cronómetro.

Lillian Moller y Frank Gilbreth, por su parte, tenían un enfoque más orientado al
bienestar de los trabajadores. Ellos encontraron que la clave para hacer los
procesos más efectivos era reducir los movimientos involucrados: no sólo
algunos movimientos eran innecesarios, sino que le causaban fatiga al trabajador.
Mediante la reducción de movimientos, el rediseño de herramientas y el ajuste de
la altura de los escritorios y bancas empezaron a desarrollar estándares.

Así Moller y Gilbreth abrieron el terreno a la comprensión actual de la ergonomía,

disciplina que se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas,
de modo que coincidan con las características fisiológicas, anatómicas,

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

psicológicas y las capacidades de quienes van a utilizarlos.

Rendimiento y productividad

Los estudios acerca del rendimiento y la productividad han mostrado que la

organización es capaz de mejorar si pone en práctica variaciones en las rutinas,
ritmos y exigencias de los niveles de atención. Para ello, se busca que sea el
mismo trabajador quien vaya realizando las modificaciones pertinentes de
acuerdo con la tarea, sus intereses y motivaciones sin dejar de considerar las
necesidades de la organización.

Los individuos trabajan de manera más eficiente si su plan de actividades se

distribuye a lo largo de la jornada laboral en lugar de concentrarse en una sola
tarea rutinaria que puede resultar tediosa.

Respecto del ritmo, cada persona tiene su ritmo para realizar la tarea. Por esta
razón resulta difícil conseguir una velocidad uniforme. Incluso cada quien posee
una capacidad de atención, patrones de desempeño y exigencias que pueden
variar según las situaciones que se presenten. Hay también un componente
individual asociado a la estructura de la personalidad, estados anímicos e
intereses de cada una de las personas.

En general, en cualquier relación individuo-organización intervienen múltiples

expectativas y necesidades mutuas. Si se satisfacen las necesidades del
individuo, este trabajará con mayor motivación e interés y presentará un
comportamiento acorde con las expectativas que se tenga respecto de su puesto
de trabajo y ello redundará en mayor rendimiento y productividad, que es el
objetivo máximo de las organizaciones.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Medir la actividad laboral y decir qué parte se ha dedicado a tareas productivas

nos sitúa cerca del objetivo de entender cómo estamos utilizando los recursos.
Te proponemos que seas protagonista de este recorrido reflexivo que te
proporcionará algunos elementos de juicio para maximizar tu rendimiento y
productividad.

EL TIEMPO, UN RECURSO ESTRATÉGICO

El tiempo es la magnitud física que permite medir la duración de las cosas sujetas
a cambio. Esta magnitud, cuya unidad básica es el segundo, permite ordenar los
sucesos en secuencias, con lo que establece un pasado, un presente y un futuro.
El tiempo da lugar al principio de causalidad.

Como se sabe, el tiempo es algo fundamental en la vida del ser humano. El

tiempo en términos absolutos es ilimitado. En cambio, el tiempo en nuestras vidas
es limitado, no se puede ahorrar ni pedir prestado.

¿Qué es un día? Imaginate que todas las mañanas el banco deposita en tu cuenta
$86.400 y, cada noche, se lleva lo que no utilizaste. ¿Qué harías? Aprovecharías
hasta el último centavo. El tiempo es igual. Todas las mañanas la vida nos da un
día con 86.400 segundos. El tiempo que no utilizamos hoy para un buen fin no
estará disponible mañana.

El tiempo es uno de los recursos más escasos dentro de cualquier organización y,

a pesar de ello, uno de los que se desperdician con más frecuencia. Como recurso
crítico y valioso merece atención. Al ejercer el control sobre el recurso tiempo, se
pueden poner en marcha diferentes estrategias, prestarle el grado de atención
que merece y administrarlo.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Dilapidar el tiempo nos aleja de las metas y pone en peligro el mejor de los
planes. ¿El flujo de temas, tareas, actividades del día a día, está o no orientado a
los resultados que buscamos? es la pregunta con la que podremos evaluar la
utilización que hacemos del tiempo.

El tiempo debe utilizarse con sensatez: una vez que se ha gastado, no hay una
segunda oportunidad. La clave es cómo se administra. Para ello se debe observar
qué está sucediendo y emprender los pasos necesarios para suprimir los
desperdiciadores del tiempo que no agregan valor. Esta es la forma sencilla y
económica que tiene la organización para mejorar sus operaciones.

MODELOS BASADOS EN LA OPTIMIZACIÓN DEL

USO DEL TIEMPO Y RECURSOS

El método Kaizen para el mejoramiento continuo y la eliminación del despilfarro

Entre los métodos para la gestión de la calidad total y las técnicas para el
mejoramiento continuo, se destaca por su sencillez y sentido práctico el Kaizen.
Desarrollado por los japoneses, es un método que se caracteriza por implementar
una cultura con la participación de todos los trabajadores, desde la alta gerencia
hasta el personal de limpieza.

La palabra Kaizen viene de las palabras japonesas kai y zen, que en conjunto
significan ‘acción del cambio’ y ‘mejoramiento continuo, gradual y ordenado’.
Adoptar el kaizen es asumir la cultura de mejoramiento continuo que se centra en
la eliminación de los desperdicios y despilfarros de los sistemas productivos. Se
trata de un desafío constante para mejorar los estándares.

La frase: «Un viaje de mil millas comienza con un primer paso» (Lao-Tse, Siglo
VI-IV a.c.) constituye el principio de un camino por recorrer y gráfica el sentido

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

del Kaizen. Todo proceso de cambio debe comenzar con una decisión y debe ser
progresivo en el tiempo, sin marcha atrás. Para el Kaizen, al igual que para el
método justo a tiempo o Just in Time, el factor tiempo tiene una importancia
estratégica. Aprender el uso de distintas herramientas te facilitará el camino.

Modelo estímulo-respuesta: reactivo, proactivo

¿Me responsabilizo por los resultados?

La teoría del estímulo-respuesta se suele asociar con los experimentos de Pavlov.

La teoría sostiene que las personas están condicionadas a responder de un modo
particular a un estímulo concreto a partir de un determinismo genético, psíquico
o ambiental asociado a un estímulo (persona o situación) externo.

Las personas reactivas se ven a menudo afectadas por su ambiente físico o social,
(Covey, 1999, pág 86) esperan que las cosas se arreglen solas, no son capaces de
tomar decisiones. Responden impulsadas por emociones, circunstancias,
condiciones o por el mismo ambiente. Por ejemplo, si no tienen tareas dicen “no
me las asignan” o si reprobó un examen dice “me aplazaron” como si hubiese sido
en forma intencionada.

Para la persona reactiva las razones de su hipotético fracaso están fuera de su

responsabilidad, construyen sus vidas en torno a la conducta de otros. Siempre
encuentran excusas para no hacer lo que tendrían que hacer. Y como decía Tato
Bores (1927-1966) en uno de sus monólogos más recordados ¿quién tiene la
culpa? ¡El otro!

En cambio, las personas proactivas son capaces de quebrar ese modelo, tomar
decisiones y afrontar la vida personal y profesional tomando iniciativas. En el

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

ámbito laboral, su valor es hacer un trabajo de buena calidad sin depender de las
condiciones externas. Los valores son la esencia de las personas proactivas.

El hábito de la proactividad no significa sólo tomar iniciativas. Significa contar

con libertad interior, ser responsables de la propia vida y hacer que las cosas
sucedan como producto de una elección consciente, basada en valores y no
producto de las condiciones ni del sentimiento. En el ámbito laboral se anticipa,
aporta nuevas ideas y soluciones, trata de influir en las condiciones. (Covey, 1999
pág 102)

Modelo de administración del tiempo: matriz de Covey

“Organizar y ejecutar según prioridades”

Stephen Covey

La esencia del pensamiento de la administración del tiempo puede resumirse en

organizar y ejecutar según prioridades, clarificar valores y comparar la
importancia relativa de las actividades en relación con esos valores. Además, se
centra en el establecimiento de metas y objetivos hacia los cuales se orientará el
tiempo y la energía e incluye el concepto de planificación para alcanzar esas
metas.

Es clave destacar que el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino a

nosotros mismos: en lugar de focalizar en las cosas y en el tiempo, centrarse en
alcanzar resultados.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Gráfico 1. Matriz de Covey

URGENTE NO URGENTE

Cuadrante 1 Cuadrante 2
• Crisis. • Planificación.
IMPORTANTE • Problemas apremiantes. • Búsqueda de mejoras.
• Vencimientos. • Prevención.

Cuadrante 3 Cuadrante 4
• Interrupciones varias. • Trivialidades.
NO • Reuniones imprevistas. • Algunas llamadas
IMPORTANTE • Visitas inesperadas. telefónicas.
• Ajetreo inútil.

Analicemos la gráfica precedente:

CUADRANTE 1: urgente e importante.

Un asunto urgente e importante es de alta prioridad. Urgente significa que
necesita atención inmediata (¡ya!, ¡ahora!). La importancia tiene que ver con los
resultados y se mide por su aporte a valores, a la misión de la organización y a las
metas.

El cuadrante incluye actividades que, de no ser atendidas, terminarían por

obstaculizar la labor cotidiana: por ejemplo, proyectos con fechas de cierre,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. La consecuencia de
centrar tareas o actividades en este cuadrante produce estrés, agotamiento. Se
juega el rol de bombero apagando incendios.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

CUADRANTE 2: importante, no urgente.

Este cuadrante se refiere a todas aquellas actividades que, si bien no exigen una
resolución inmediata, son las que permiten una mejora a futuro. Representa el
desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Las
cuestiones importantes que no son urgentes requieren iniciativa y proactividad.

Sin tener claro qué resultados se desea obtener, la tendencia será responder ante
lo urgente. Se debe procurar trabajar dentro de este cuadrante ya que implica
planificar, controlar y centrarse en el cumplimiento de los objetivos y resultados.
Permite trabajar en forma equilibrada, situar en primer lugar lo que debe hacerse
primero vale decir, lo importante.

CUADRANTE 3: urgente, no importante.

Las personas que responden a lo urgente suelen hacerlo también por cosas que
no son importantes suponiendo que lo son. Generalmente se responde a
expectativas y prioridades de otros. Los resultados son también la administración
de crisis, impotencia y descrédito por las metas y la planificación. Está
compuesto por tareas que nos distraen de las de los cuadrantes 1 y 2.

CUADRANTE 4: no urgente, no importante.

El resultado que produce situarse en este cuadrante será la irresponsabilidad con
efectos negativos para la persona y el área.

Lo componen actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas

de tiempo. Ninguna actividad situada en este cuadrante permitirá cumplir con los
objetivos pautados, sino que distrae del cumplimiento de las funciones.

«Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes 3 y 4 porque,

urgentes o no, no son importantes. El cuadrante 2 es el corazón de la

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

administración personal efectiva». (Covey, 199, p. 174)

Al centrarnos en lo importante y no urgente, podemos construir relaciones,

preparar las actividades que hay que hacer y planificar. Si no dedicamos un
tiempo considerable a la planificación y a la preparación de las actividades, vale
decir al cuadrante 2, todo puede convertirse en urgente y se dejará de atender lo
importante. Situar primero lo primero requiere de un análisis detallado.

Eficacia vs eficiencia

"No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería
haberse hecho en absoluto"
Peter Drucker

Hemos relatado en páginas anteriores que la búsqueda de la eficiencia fue motivo

de estudio de expertos sobre los procesos fabriles para lograr mayor
productividad y maximización de los recursos. Aquí lo que trataremos es de
explicar la diferencia entre los términos eficacia y eficiencia.

La distinción básica es que la eficacia refiere a hacer las cosas correctas para
alcanzar la meta. Si me propongo cambiar de trabajo tendré que implementar
acciones para conseguirlo, por ejemplo preparar el curriculum vitae, detectar
oportunidades de empleo, postularme a distintas posiciones, etc.

Un equipo o persona es eficaz cuando cumple con los objetivos trazados y logra
las metas que se propuso. Emprende las tareas y acciones que debe hacer
teniendo siempre presente los resultados (en el ejemplo anterior conseguir un
trabajo nuevo). Se propone objetivos con metas claras y las cumple.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Ser eficaz implica que hay una relación estrecha entre el objetivo y las acciones
que se encaran. Por ejemplo, es eficaz quien cumplió con la elaboración de un
informe, una actividad, tarea o servicio en el tiempo que previamente se le fijó.

En cambio, el equipo o persona eficiente hace las tareas apropiadas pero además
sabe cómo aplicar los recursos (tiempo, dinero, bienes, personas, etc.) y utiliza las
mejores estrategias para maximizarlos. Analiza ¿cómo podría reducir el tiempo
de realización de la tarea tal? ¿pude haber hecho más? ¿cómo utilizo los recursos
disponibles? ¿qué actividades impactarán más en el resultado que quiero
obtener? ¿puedo reducir los costos?

El uso que se haga de los recursos será el diferencial que impactará en la

productividad y en los resultados. Tomemos como ejemplo: un Gerente a quien se
le asignó un presupuesto, si gastó más del asignado para lograr el objetivo no fue
eficiente en el manejo del recurso económico. En cambio si logró el objetivo con
un presupuesto menor al asignado se dice que fue eficiente.

Comprender la diferencia entre los conceptos de eficiencia y eficacia te servirá

para desplegar nuevas estrategias para mejorar tu desempeño, administrando en
forma óptima los recursos disponibles y, haciendo la tarea en menos tiempo o
con una calidad mayor.

En el gráfico que se muestra a continuación, el cuadrante de color verde

representa al trabajador eficiente y eficaz a la vez, vale decir, hace bien lo que
tiene que hacer, logra las metas y resultados y además economiza tiempo,
materiales, recursos humanos o los hace rendir más. Su opuesto, señalado en rojo
en el mismo gráfico, es ineficaz e ineficiente a la vez, no alcanza las metas ni los
objetivos con el agravante del desperdicio de los recursos.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

INEFICAZ EFICAZ

No alcanzó los objetivos. Alcanzó los objetivos y

USO DE RECURSOS

Utilizó los recursos en optimizó el uso de los EFICIENTE

forma racional. recursos.

No alcanzó los objetivos Alcanzó los objetivos

y, además, desperdició pero no administró bien INEFICIENTE

recursos. los recursos.

ALCANCE DE OBJETIVOS

Habiendo llegado aquí vale preguntarse ¿cuán eficiente soy en el uso de los
recursos? ¿alguna tarea puede ser simplificada?¿podría producir lo mismo
disminuyendo recursos?¿cuáles?¿me apoyo en el resto del equipo?¿qué puedo
delegar para reducir el tiempo total? ¿abarco todas las tareas a la vez?¿elijo el
camino correcto para el logro del objetivo? ¿tengo claro los objetivos?

La respuesta indicará el grado de efectividad de tus acciones para el

cumplimiento de los objetivos preestablecidos y será tu línea de base para
ratificar o rectificar el rumbo de tus gestiones para alcanzar la meta fijada.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

El principio de Pareto

“El 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas”

Vilfredo Pareto

La lista de tareas por hacer suele ser muy extensa pero, ¿cuántas de ellas son
importantes? La regla 80-20 es una herramienta que te obliga a reflexionar y
centrarte en lo que te traerá mayores resultados.

La regla, debe su nombre a Vilfredo Pareto (1848-1923), economista y sociólogo

italiano, quien descubrió una relación desigual al analizar la distribución de la
propiedad en Italia. Así, concluyó que el 80 % de la propiedad del país
correspondía tan solo al 20 % de la población, patrón que se sostuvo en otros
estudios que se realizaron.

La relación, que también se denomina regla del 80/20, es sencilla de aplicar. La

clave de su eficacia en el ámbito laboral consiste en identificar el 20 por ciento de
las actividades que resultan más importantes y que producen los mayores
resultados.

Aunque a esta ley se la llame «regla del 80/20», no significa que todo siga ese
mismo patrón; la desproporción puede rondar en 90/10 o 70/30. Las cifras
indicadas no tienen más pretensión que la de establecer unas órdenes de
magnitud para identificar las de mayor impacto.

¿Cómo sacar provecho de este principio?

• tené a mano la lista de tareas pendientes
• identificá las tareas clave (20%)
• distinguí las tareas útiles para la meta

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

• concentrá tu esfuerzo en realizarlas

• eliminá las tareas no productivas

La clave para el uso de esta regla es concentrarte en las tareas que sí son
importantes y que representan, aproximadamente, el 20% de tu lista. Suelen ser
las más complejas y críticas pero te aportarán el 80% de los resultados. Realizar
múltiples tareas sin focalizarte en tus metas y objetivos te producirá estrés y
además, muchas de ellas, quedarán inconclusas.

Como primer ejercicio, ¿podrías reconocer dentro de la bandeja de entrada de tu

correo electrónico el 20% de los mensajes más importantes? ¿cuáles son los que
aportan el 80% de los resultados?

Y en la revisión de tu lista de tareas ¿cuáles son las tareas clave para conseguir los
resultados y metas?, ¿en qué actividades debés concentrar esfuerzo y
dedicación?, ¿cuáles registrás como más útiles o que aportarán al mayor
resultado o impacto?

Saber gestionar el tiempo con el enfoque hacia los resultados marcará la

diferencia. No se trata de hacer más, sino de hacer las cosas correctas con la
máxima concentración posible.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Ley de Parkinson

«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su

realización».
Cyril Parkinson

Esta ley fue enunciada por Cyril N. Parkinson en 1957. Este historiador británico
realizó un estudio crítico para indagar las razones del crecimiento de la planta de
empleados en la oficina colonial británica en momentos en que el imperio
disminuía su relevancia a nivel mundial. A medida que se expandía la burocracia,
las tareas se volvían ineficientes por naturaleza porque, cuanto más tiempo se
tenía para la ejecución de una determinada tarea, la persona necesitaba más
tiempo para realizarla ya que, durante el proceso, podrían surgir problemas
aleatorios que afectarían su consecución.

En vista de ello, el autor afirmó que el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo
disponible para que se termine. La idea se conecta con la tendencia a dilatar y
complejizar una tarea cuando hay más tiempo para realizarla. La mayoría de las
personas ha experimentado la ley de Parkinson en algún momento, por ejemplo,
con un informe para entregar, un proyecto para un cliente o un examen.

¿Cuál sería el desafío para contrarrestarla?

• asignar tiempo/dedicación razonable
• respetar el plazo estipulado
• terminar antes la tarea
• requerir indicación de plazos, finalización o entrega
• evitar el perfeccionismo

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

El desafío es ser más productivo asignando tiempo suficiente pero no excesivo y

creando límites a respetar. Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de
otras tareas que también deben ser realizadas, supone un riesgo. Si se asigna una
hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla. Pero, si se asigna
solo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora.

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Evaluar y pensar a qué estamos dedicando nuestro tiempo implica reflexionar

sobre hábitos para reconocer de qué forma obtener mejores rendimientos. Para
ello debemos contar con herramientas como:

• Planificación, para anticipar acciones y lograr la visión, las metas

• Programación, que permite organizar tareas según su importancia

• Calendario, para organizar y monitorear el cumplimiento de las tareas

Covey (1999) sostiene que «la esencia del mejor pensamiento del área de la
administración del tiempo puede captarse en una única frase: «Organizar y
ejecutar según prioridades». A medida que avance en el recorrido de esta guía,
realizando los ejercicios y reflexionando sobre los distintos aspectos del manejo
personal del tiempo, notarás que la esencia de administrar el tiempo es organizar
y ejecutar según prioridades.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Planificación

«Para un velero sin puerto cualquier viento es bueno».

Tom Morell

La planificación es una herramienta de reflexión y decisión con la que podemos

imprimir direccionalidad a las acciones en función de un futuro deseado. El plan
es una acción intencional y reflexiva mediante la cual se espera lograr en forma
consciente determinados resultados así como reducir el campo de la
incertidumbre y la improvisación. Representará la carta de navegación para llegar
al objetivo que nos propusimos sin temor al naufragio.

La elaboración de un plan expresa una toma anticipada de decisiones que

permiten prever, organizar, coordinar y controlar situaciones, acciones y
resultados. Una buena planificación requiere de la programación diaria, semanal
y mensual de las tareas a encarar. Será fundamental para estar enfocados y
concentrados. Y, si surgen imprevistos o tareas no contempladas podremos, una
vez atendidas, retomar la planificación sin grandes sobresaltos.

La programación

El proceso de planificación servirá para definir el “puerto” al que queremos llegar

con objetivos y metas claras, es decidir qué se ha de hacer.

Cuándo y con qué recursos (materiales y humanos) lo alcanzaremos es tema de

la programación. Programar es decidir la secuencia temporal de las actividades
(semana, mes, año) y el tipo y cantidad de recursos que se requieren.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

PLANIFICACIÓN Define resultados y metas

PROGRAMACIÓN ¿Cuándo? ¿Con qué recursos?

El plan y la programación son herramientas que solemos utilizar. Si definimos un

plan de vacaciones y nuestra meta es “Esteros del Iberá” con un recorrido previo
visitando algunas ciudades de la Mesopotamia, para programarlo tendremos que
ver con qué recursos económicos contamos para alojamiento, comidas,
combustible, de cuántos días disponemos para estar en cada destino, si nuestro
auto está en condiciones de salir a la ruta, búsqueda de información turística,
mapas etc. todo lo indispensable para programar estas vacaciones y cumplir con
el proyecto.

Para organizar la programación en la vida laboral, es importante saber de

antemano cuáles son los resultados que quiere obtener el área, departamento o
sector y cuáles son las metas (mensual, anual) que se fijaron. Con esta
información estaremos en condiciones de definir:

• ¿qué actividades me conducen a la meta?

• ¿qué recursos son necesarios?
• ¿cuál es la fecha tope para darlas por cumplidas?

Programar equivale a decidir actividades y tareas en una secuencia de hechos

(oportunos y correctos) para lograr el resultado. Es decidir cuándo se hará cada
una de las tareas quién se hace cargo de cada actividad, en qué tiempo debe
estar finalizada y qué recursos materiales son indispensables.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Sin una programación será imposible cumplir con lo planificado y,

probablemente, estaremos haciendo muchas cosas sin saber para qué,
procrastinando y sin avances hacia las metas.

El riesgo que tiene la programación es su cumplimiento ya que, en el transcurso

de su aplicación pueden surgir asuntos que no fueron tenidos en cuenta y hay
que contemplarlos y analizarlos. El plan no tiene que significar un corsé, debe
brindar cierta flexibilidad ya que pueden surgir imprevistos que habrá que
considerar para atender o rechazar. Algunos suelen ser espontáneos, por ejemplo
en el vídeo, Amelia recibe el llamado telefónico de una compañera que quiere
comentarle acerca del regalo que le hicieron a Karina ó el pedido “urgente” del
contador Alonso que recibe en su teléfono celular.

Ante estas situaciones conviene, siempre, revisar la matriz de Covey y

preguntarse si es o no prioritario ¿en qué cuadrante lo ubicamos? Y, en caso de
que refiera al cuadrante dos, habrá que atenderlo porque significa que está
enfocado hacia los resultados.
Volviendo al llamado del ejemplo, Amelia lo interpretó, correctamente, como
distractor evaluó que no era importante y que la estaba desviando de su
programación. Supo decir “no” y evitó malgastar su tiempo.

Antes de asumir asuntos no programados o que no están en nuestra agenda, es

preciso preguntarse por la importancia que tienen. Decidir y gestionar según
prioridad. Decir “no” cuando las tareas no contribuyen a la meta. Se puede,
delegar en alguien que conteste el teléfono o agrupar las llamadas telefónicas
para una franja horaria o, despachar los papeles a una hora determinada. «La
clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino en ordenar en la agenda
las prioridades» (Covey, 1999, p. 183).

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Para una buena programación se recomienda:

1. Preparar la lista de tareas para hoy/mañana.

2. Asignarle a cada tarea la prioridad para el cumplimiento de los objetivos.

3. Asignarle una duración real y coherente al resto de la programación.

4. Realizar la programación cada día.

5. Revisar la programación diaria para focalizar en los resultados.

En la actualidad, disponemos de un amplio acceso a la tecnología con muy

variados aplicativos. En este caso, para la programación, hacemos uso de una
plantilla de Word “Lista de Tareas” que nos ayudará a gestionar las tareas y
visualizarlas en forma permanente. Con esta lista completa podremos organizar
la programación y volcarla en el calendario que se explica más adelante.

Registro: Lista de tareas.

(Ver siguiente página)

22
 LISTAS DE TAREAS
FECHA DE EN
PRIORIDAD QUÉ QUIÉN CURSO HECHO
VENCIMIENTO

NOTAS:
 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

A la Lista de Tareas como la anterior, le sigue la asignación de prioridad. Ballenato

(2007) plantea en su libro la técnica de priorización A, B, C. Se trata de la
aplicación de un criterio de priorización con base en la importancia que tienen
las tareas que debemos hacer.

El autor recomienda tres pasos.

1. listar las tareas que debes o quieres hacer.

2. aplicar el criterio A, B, C, según el grado de importancia a cada una de

las actividades.

3. volcar las actividades clasificadas en el cuadro de programación diaria,

agenda o calendario.

El criterio A corresponde a las tareas muy importantes; aquellas tan relevantes

que debés realizarlas con cuidado y seriedad para obtener los mejores
resultados. Requieren de tu atención y concentración.

El criterio B es para las tareas importantes. Estas debés realizarlas pero no

necesariamente ahora, ni tampoco tenés que ser vos el que lo haga. Podrías
delegarlas.

El criterio C es para las tareas sin importancia o con poca importancia. Su

relevancia es baja. Si no se realizan no hay consecuencias de riesgo. Son tareas
que podés aplazar, delegar o resolver en forma rápida aunque la calidad no sea la
ideal, quizá, hasta podés eliminarla de tu lista.

A, B o C implica el orden para enfrentar las actividades. Realizá primero las tareas
ubicadas en A. Solo cuando hayas finalizado las tareas incluidas en A, podés

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

pasar a las que registraste en el siguiente nivel B. Y cuando hayas concluido con
estas pasarás a las de menor nivel de importancia C.

Para utilizar este criterio de priorización recordá preguntarte para cada tarea
¿contribuye a los objetivos que estoy tratando de lograr? ¿Hay actividades que
podría llevar a cabo con la ayuda de otra/s personas? ¿ Es posible delegar alguna
tarea? ¿Qué sucedería si no se realiza una actividad tipo A? ¿Y si no completo una
actividad tipo C? ¿Podría modificar o combinar actividades? ¿Podría dedicar
menos tiempo sin sacrificar resultados a algunas actividades, cuáles? ¿A qué
actividades debería dedicar más tiempo? ¿Estoy realizando tareas insignificantes?

Para ejercitar la aplicación de estos criterios tomá la plantilla "Lista de Tareas" y

asigná las prioridades de acuerdo al grado de importancia de cada una.

Método del calendario

Administrar el tiempo significa que cada persona debe administrarse a sí misma

de modo tal de optimizar el tiempo que se tenga y evitar el despilfarro del
tiempo. Significa conducir todos los asuntos dentro del tiempo disponible para
lograr un resultado eficaz. Ser eficaz es tener en cuenta la meta y el logro de los
objetivos.

Un desperdiciador de tiempo es cualquier cosa o persona que impida o bloquee

alcanzar sus objetivos de la manera más efectiva posible. Los desperdiciadores
de tiempo se dividen en externos, provocados por otras personas, por ejemplo
cuando participás de una reunión sin un objetivo claro o cuando algún
compañero te propone alguna charla fútil. Los distractores internos, son los
personales, por ejemplo cuando consultamos las redes sociales durante la
jornada laboral o los periódicos.

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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Un método para apreciar el tiempo es el uso de un calendario que asegura los

progresos en la consecución de una determinada meta. Utilizá el esquema del
método del calendario para organizar las tareas marcando las fechas en el
calendario, asignando el tiempo necesario para las actividades intermedias. Cada
fecha intermedia representa una fecha límite y cualquier desfase en la
consecución de estas puede ser reordenado acelerando o desacelerando las
siguientes. De este modo, tenés a la vista un sistema sencillo que asegura que el
proyecto continuará según el plan previsto, como muestra el calendario que sigue
a continuación.

A modo de ejemplo y con base en la historia de Amelia, te presentamos el

volcado de las tareas y secuencias en una plantilla Excel con las que se puede
monitorear el cumplimiento de los objetivos.

Calendario

(Ver siguiente página)

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 CALENDARIO
OCTUBRE 2018

L M M J V S D

01 02 03 04 05 06 07
Reunión Preparación Reunión Equipo.
crítica licitaciones Delegar tareas.
varias. Prioridad Fijar plazos
catering
(Sofía)

08 09 10 11 12 13 14
Programa de Informe para el Búsqueda Borrador
Movilidad y Director. Incluir documentación propuesta
Búsquedas logros y nuevos respaldatoria. manual de
internas. indicadores. Compra procedimiento
Consultar comptadoras
requisitos. (Pablo vto 22/10)

15 16 17 18 19 20 21
Impresión del Presentación al Reunión Equipo.
FERIADO manual para contador nuevo Analizar
revisión gráfica versión del propuesta para
y de estilo, manual. crear perfiles de
proveedores.

22 23 24 25 26 27 28
Últimas Auditoría de la 1° clasificación
correcciones al compra directa de Proveedores
manual (Sofía) lote por Mercado y
computadoras. Competidores
(prueba piloto)

29 30 31

Publicación Manual
licitación por el publicado en
servicio de la intranet.
catering.
“Evento G20”

OBJETIVOS:
- Publicar licitación servicio de catering (no pasar del 31/10)
- Preparar para Auditoría la documentación y antecedentes de la compra directa de
computadoras. (Reunión fijada para 24/10)
- Crear perfiles de proveedores. Analizar propuesta con el equipo.
- Gestionar la incorporación de dos asistentes junior al equipo.
- Elaborar el informe de gestión y logros del área.
 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO
DECÁLOGO SALUDABLE
Recomendaciones para la administración personal del tiempo
PRINCIPIO DE PARETO
1 (REGLA 80/20)
Focalizar la dedicación en el 20%
de las actividades principales, que
traerán el 80% de los resultados.
Mayor esfuerzo en menos tiempo y
distinción de lo esencial de lo
secundario.
3 COMPROMISO (AGENDA)
Cumplir los plazos es importante y
esto requiere planificar con
antelación los periodos de los que
se dispone. Utilizá la agenda.
Programá horarios por escrito.
5 MEJORA CONTINUA
Eliminar los desperdiciadores de
tiempo.
7 FLEXIBILIDAD
Es para abordar asuntos no
previstos pero que resultan de tu
XX
interés y/o aporten valor. Debés
poder encararlos sin destrozar su
XX
programa.
TIEMPO PARA LA
9 REFLEXIÓN
Incluí tiempo diario para pensar y
organizar cada día. No esperes a
tener tiempo. Preguntate: ¿es
efectivo el uso que hago de mi
tiempo?, ¿en qué lo gasto? ¿como
gestiono el flujo de actividades?
2 PLANIFICACIÓN
Planificar, identificar prioridades,
saber adónde querés llegar
(objetivos, metas y resultados).
Decidir y mantener fechas límite
para realizar el trabajo.
NO DEJAR LAS COSAS
4 PARA MÁS TARDE
No dejar todo para el día siguiente
cuando las tareas parecen difíciles,
confusas o muy extensas. Avanzar
con las pequeñas o más asequibles
sin descuidar los objetivos.
GESTIONAR LA ENERGÍA,
6 NO SOLO EL TIEMPO
Aprovechá las horas de mayor
productividad para las tareas más
importantes.
8 DECIR “NO”
A veces hay que anteponer el
propio tiempo al de los demás. No
decir que sí a todas las
proposiciones que te hacen.
10 LEY DE PARKINSON
Organizá, prepará el plan de
trabajo diario. Sé estricto/a en
cuanto al tiempo útil de trabajo y
evitá postergar. Terminá antes la
tarea.
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 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: CLAVES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

BIBLIOGRAFÍA DE CONSULTA

Ballenato, Guillermo (2007). Gestión del tiempo. En busca de la eficacia. Madrid:

Pirámide.

Covey, Stephen R. (1999). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Buenos

Aires: Paidós.

Davidson, Jeff. (2000). La gestión del tiempo. México: Pearson Educación.

Franklin, Enrique B. y Krieger, Mario (2011). Comportamiento organizacional.

Enfoque para América Latina. México: Pearson.

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