Planeación de la auditoria administrativa

Presentado por:

Aide Yuriany Raigoso Torres

Andrés Felipe Arenas Guzmán
Catherine Gisell Manzano Torres
Juan Camilo Orjuela Porras

Auditoria Administrativa Grupo 202110-1A-713

2021
 Planeación de la auditoria administrativa

Presentado por:

Aide Yuriany Raigoso Torres

Andres Felipe Arenas Guzman
Catherine Gisell Manzano Torres
Juan Camilo Orjuela Porras

Presentado a:

Gloria Teresa Buitrago Rodriguez

Fundación Universitaria del Areandina

Administración de Empresas

Auditoria Administrativa Grupo 202110-1A-713

2021
 Tabla de contenido o índice

Contenido
Objetivo general....................................................................................................................................2
Objetivos específicos.............................................................................................................................2
Misión...................................................................................................................................................3
Visión....................................................................................................................................................3
Políticas de calidad................................................................................................................................4
Planteamiento del problema...................................................................................................................4
Metodología...........................................................................................................................................5
Justificación...........................................................................................................................................6
Antecedentes.........................................................................................................................................6
Desarrollo del trabajo (Análisis factorial)..............................................................................................7
Diagnóstico del clima organizacional..................................................................................................11
Planear la investigación.......................................................................................................................11
Objetivo General..............................................................................................................................11
Objetivos Específicos......................................................................................................................11
Tiempo de trabajo................................................................................................................................12
Las fases y las condiciones del trabajo................................................................................................13
La detección de la problemática..........................................................................................................13
La estructuración de la evaluación cuantitativa del clima organizacional............................................14
Verificación e implementación............................................................................................................14
Tabulación de Resultados....................................................................................................................15
Planes de mejora..................................................................................................................................15
Seguimiento y control..........................................................................................................................15
Condiciones de trabajo........................................................................................................................16
Competencia - Orientación Organizacional.....................................................................................16
Competencia – Trabajo en equipo...................................................................................................16
Competencia – Liderazgo................................................................................................................16
Competencia – Satisfacción Laboral................................................................................................16
Competencia – Condiciones Físicas.................................................................................................17
Medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla................................................17
Análisis................................................................................................................................................17
Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio..............................................................17
Determinar las condiciones de operación............................................................................................18
 Logística de entrada.........................................................................................................................18
Logística de salida...........................................................................................................................18
Venta...............................................................................................................................................18
Post Venta........................................................................................................................................19
Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones......................................................19
Indicar cuál sería la información mínima requerida.............................................................................19
Recopilación de información...............................................................................................................20
Verificación de la información............................................................................................................21
Examen de cada factor.........................................................................................................................21
¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas?.............21
¿Cuál es la tendencia en cada factor?...............................................................................................22
¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa?.....................................22
¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?..........................................................22
¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados?.........................23
Combinar los hallazgos y diagnosticar................................................................................................23
¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?...........................................................23
Evaluar el desempeño de cada empleado.............................................................................................23
Lograr la mayor productividad de los empleados................................................................................23
Velar por que se mantenga un buen clima laboral...............................................................................24
¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?.................................24
¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?..............................................24
¿A qué factores debemos poner mayor atención?............................................................................24
¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?..........................................25
Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.............................................................26
Presentación del Diagnóstico...............................................................................................................26
Se deben de preparar los documentos para realizar el diagnóstico.......................................................26
Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan......................................................27
Exponer a las personas involucradas...................................................................................................27
Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan...............................................................28
Resumen contiene los puntos principales, los resultados y las conclusiones más relevantes para hacer
efectivo el análisis del mismo..............................................................................................................29
Conclusión...........................................................................................................................................30
Referencias Bibliográficas...................................................................................................................31

Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Organigrama de la empresa.............................................................................................10
Ilustración 2 Cronograma de auditoria.................................................................................................12
Ilustración 3 Organigrama de la empresa.............................................................................................28

Tabla de cuadros

Tabla 1 Tabla de registros....................................................................................................................21

 1

Introducción

En la actualidad las empresas tienen más en cuenta el ambiente de trabajo para generar valor

y aumentar la productividad laboral de las personas, ya que todo se relaciona directamente

con su talento, el cargo que desempeñan y las condiciones del entorno organizacional que los

rodea, por eso, el ambiente de trabajo debe responder a las expectativas y necesidades de sus

colaboradores, lo que conduce a mejorar la calidad de vida personal y laboral, a crear

condiciones favorables en el ambiente laboral para lograr obtener un alto desempeño y

satisfacción en los empleados. Por eso este informe tiene como objetivo evaluar el clima

organizacional de la empresa Nexsys de Colombia SAS y reflexionar sobre la importancia

que tiene la gestión del clima laboral en la creación de valor para las empresas, logrando una

maximización de beneficios de igual manera se evalúan los aspectos a tener en cuenta para el

mejoramiento del entorno y de la vida cotidiana de los trabajadores.

 2

Objetivo general

Identificar las condiciones actuales del clima laboral en el entorno general de la empresa

Nexsys de Colombia SAS, para obtener resultados de las problemáticas actuales y plantear

unas recomendaciones de mejoramiento que permitan aumentar la productividad y

satisfacción de los empleados.

Objetivos específicos

● Definir y ejecutar un sistema de medición y análisis del clima laboral.

● Realizar un diagnóstico del estado del clima laboral en que se encuentra actualmente

la empresa Nexsys de Colombia SAS.

● Realizar un análisis de las debilidades y fortalezas detectadas.

● Plantear unas recomendaciones de mejoramiento acorde con las necesidades

encontradas en el diagnóstico, con el fin de mejorar su eficiencia y productividad.

 3

La empresa Nexsys de Colombia S.A.S. fue fundada en 1988 como uno de los primeros

distribuidores de software en América Latina.

Su cadena de distribución incluye Resellers, VARs, ISVs e Integradores de Sistemas.

Primer mayorista de valor agregado en soluciones de tecnología de información en la región

Tiene relación con más de 50 fabricantes líderes mundiales del mercado IT.

Socio estratégico para fabricantes y canales de distribución gracias a su conocimiento del

mercado, modelo de distribución, estructura de servicio y el esquema de desarrollo de

canales.

Misión

Llevar al mercado las soluciones de los más importantes fabricantes de tecnología de

información a nivel mundial a través de una sólida red de socios de negocios, procesos

claramente definidos y un equipo humano altamente calificado y comprometido.

Visión

Ser reconocidos como el mayorista de valor agregado en soluciones de tecnología de

información más importante de Latinoamérica.

 4

Políticas de calidad

Nexsys desarrolla su proceso de comercialización al por mayor de software y hardware, en

coherencia con los requisitos aplicables; contando con un talento humano competente y

comprometido que en armonía con la estructura de los procesos, la infraestructura física y

tecnológica, hace posible la satisfacción de clientes, fabricantes y accionistas; en una

dinámica permanente de mejoramiento continuo.

Planteamiento del problema

En la organización NEXSYS, se evidencia que en el área de RRHH hay mucha rotación de

personal y la parte productiva se ha visto afectada económicamente por los bajos

rendimientos y las inconsistencias en las entregas de producción.

De acuerdo a lo anterior las directivas con el área de RRHH, establecen que se debe realizar

una auditoría administrativa en el clima organizacional de la empresa, para así determinar el

nivel de motivacion y satisfaccion laboral que tienen los empleados teniendo en cuenta que

en anteriores oportunidades se realizaron encuestas de clima laboral pero no se le prestó la

atención requerida; por tal motivo no se presentan avances eficientes y eficaces en la

productividad.

Dado a lo anterior se solicitó el acompañamiento profesional de los auditores que permitan

analizar, transformar, establecer y dar informes finales sobre el impacto que se tiene en el

clima organizacional de la empresa NEXSYS, entregando asi planes de mejora con los

seguimientos que sirvan para dar valor y creencia a la empresa e incremento en la

productividad.
 5

Metodología

La metodología que se desarrolló para la medición del clima organizacional fue de manera

cuantitativa y se fundamentó en la recopilación de datos a través de un cuestionario único,

dirigido a todos los empleados de la empresa. Estructurado con 39 preguntas (con respuestas

cerradas) distribuidas en 4 dimensiones atendiendo a los principales aspectos a evaluar:

● Orientación organizacional.

● Trabajo en equipo.

● Liderazgo.

● Satisfacción laboral.

● Condiciones físicas.

Tipos de respuestas.

1. Definitivamente No.

2. Probablemente No.

3. Probablemente Sí.

4. Definitivamente Sí.
 6

Justificación

En la actualidad las empresas necesitan obtener mayor productividad para el crecimiento

industrial, para ello es necesario obtener por parte de los empleados un rendimiento de alta

magnitud en las actividades, por tal forma a los empresarios les interesa conocer el nivel de

estrés, motivación, satisfacción laboral, conflictos internos y externos; por eso se debe

implementar un seguimiento a los empleados y un seguimiento masivo en el clima

organizacional.

El presente informe tiene por finalidad fortalecer y desarrollar las competencias de

investigación que nos brindaran respuestas ante la problemáticas que se presentan en la

empresa, ayudando a mejorar, innovar y contribuir para que se aumente el crecimiento del

personal, la productividad y estabilidad laboral y económica.

Antecedentes

El clima organizacional, es un tema que ha llegado con fuerza a las diferentes organizaciones,

lo cual se ve reflejado en el interés constante de estas por su mediación e intervención

constante. Esto, debido al impacto que tiene el clima en los diferentes procesos tales como la

productividad, eficiencia, eficacia y calidad, criterios que facilitan un excelente desarrollo

organizacional (Toro, 1996; y estudios académicos y artículos como Páramo, P. (2004),

Gómez, C. (2004).

En el marco de la revisión objeto de este estudio, se evidenció que autores como Lewin

(1951), Forehand y Gilmer (1964), Litwin y Stringer (1968), Tagiuri (1968), James y Jones

(1974), Reichers y Schneider (1990); Brunet (1987) y Chiavenato (1990), entre otros, han

planteado diferentes conceptos acerca del clima organizacional, revelando la apremiante

 7

relación del hombre con la organización, generando un gran impacto en el modelo de gestión

del talento humano.

Por otro lado, autores como Noguera (2000) y Chiavenato (2002), han hecho referencia a la

importancia y el gran impacto que tiene la comunicación organizacional en el clima laboral,

destacando las barreras que impiden el desarrollo de una buena comunicación y el flujo de la

misma en varias direcciones.

Desarrollo del trabajo (Análisis factorial)

Combinar los hallazgos y diagnosticar

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

En el área de gestión humana se han logrado diferentes objetivos en la auditoría ya que la compañía
desde esta área busca que los empleados no sientan que simplemente son unos esclavos al trabajo,
sino que también se busca que ellos se sientan importantes dentro y fuera de la compañía, los
objetivos que se logran en el área de clima organizacional son los siguientes:

Evaluar el desempeño de cada empleado:

Todos los meses la compañía realiza un control que es llamado objetivos de área con esto el empleado
coloca los objetivos que se quiere trazar en el mes y si los cumple en el periodo el jefe da una
calificación para que el empleado sienta que ha realizado un logrado mes a mes.

Lograr la mayor productividad de los empleados:

En el área de logística todos lo meses tienen que realizar un cierre y este cierre conlleva a que el
último día de cada mes los clientes cuentan con ciertos beneficios al comprar por tal motivo las ventas
se suben y mes tras mes el área de logística tiene que trazar un récord de mercancía entregada el día
del cierre.

Velar por que se mantenga un buen clima laboral:

El área de gestión humana tiene una gran responsabilidad con este objetivo ya que esta área tiene que
analizar cómo es el ámbito laboral de cada área si se tiene algún problema entre compañeros
arreglarlo ya que entre menos conflicto laboral tenga la compañía o el área más fácil es de mantener el
buen clima laboral.
 8

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

En Nexsys de Colombia SAS en el área de gestión humana tiene un gran rol al ejecutar los objetivos
ya que siempre tiene que estar pendientes de ciertas áreas y más ahorita con la contingencia del
COVID ya que si algún empleado llega a sentir algún síntoma o a enfermarse de otra cosa entra la
labor de gestión humana, esta área ejecuta su rol o labor mediante charlas y capacitaciones mes a mes
y así lograr que los empleados tomen conciencia de los errores que han hecho y mejorar para que así
no ocurran accidentes laborales ni que esté en riesgo algún empleado de la compañía.

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Un factor y el más importante para que la compañía no logre obtener los objetivos es que los
empleados no cedan a las capacitaciones o incentivos que trata de dar el área de gestión humana para
poder lograr sus objetivos con claridad y que los empleados estén atentos a cualquier progresivo que
se tiene en la empresa frente a los objetivos.

¿A qué factores debemos poner mayor atención?

A los siguientes factores internos:

● Cultura y ambiente de la empresa
● Dirección
● Motivación del personal
● Sistema de trabajo
● Políticas de gestión humana

Podemos decir que desde la Dirección de la Gestion Humana de la empresa se puede ayudar a
construir una cultura de innovación tal que permita formas de adquirir, difundir, crear y transferir
conocimiento de manera individual y colectiva; se puede potenciar empleados más creativos,
proactivos, capaces de generar nuevas ideas, compartir conocimiento, buscando cumplir con las
expectativas y objetivos de la empresa y convertirlas en capacidades organizativas.

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

● Determinar los objetivos de innovación tanto a medio como a largo plazo, evaluar los recursos de
que se dispone para la consecución de estos objetivos.

● Se debe ayudar a crear una cultura que permita reconocer la innovación como un proceso dinámico,
constante, que requiere estar evaluando los recursos disponibles. Admitiendo los errores como parte
del proceso y potenciando los comportamientos generadores de éxito.

● Establecer un sistema de recompensas tal que estimule la innovación.

● Lograr mantener a los empleados, ya sea a través de rotación de los puestos de trabajo o por medio
del trabajo en equipo.

● Crear planes de formación continua que permitan amoldar las competencias de los empleados a los
verdaderos requerimientos de la empresa.
 9

Se verifica que cada proceso posee limitaciones, sin embargo, la empresa y el personal a cargo trabaja
con toda su disposición para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

Una vez realizada la recopilación de los auditores y verificados los procesos se establece que se deben
realizar mejoras en cada sección, lo cual conlleva a un cumplimiento adecuado de los objetivos.

Presentación del diagnóstico

Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

Para realizar el diagnóstico se debe tener en cuenta.

● Hacer la estructuración de la encuesta de clima organizacional

● Se realiza el respectivo formato de entrevista y/o compromiso

● Por último, se realiza un formato de observación, seguimiento o plan de mejora.

La estructuración de la encuesta de clima organizacional tiene como objetivo considerar varios

aspectos fundamentales.

1. La comunicación asertiva.

2. La motivación o Satisfacción Laboral

3. Resolución de conflictos

4. Liderazgo (dependiendo del organigrama)

5. La gestión de calidad 6. La productividad y resultados

Para realizar el respectivo formato de entrevista y/ o compromiso tenemos unos aspectos a evaluar y
analizar para realizar el formato ya que nos permite obtener una observación, indagación más
profunda, conocer comportamientos y analizar a los trabajadores de manera individual.

1. Objetivos y roles

2. Integración y colaboración

3. Innovación y cambio

Para la realización del formato de observación, seguimiento o plan de mejora, el cual nos permite
observar más de cerca las problemáticas y ambientes laborales que se presentan en la empresa, para
ellos se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
 10

1. Las funciones que realizan por cada cargo.

2. Formas de resolver problemas.

3. La comunicación asertiva

4. La satisfacción laboral y/o motivación.

Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

La problemática que originó a realizar el diagnóstico fue el ver que la resolución de problemas y la
comunicación asertiva estaban en resultados muy bajos, teniendo en cuenta la participación de los
líderes de cada proceso. Se concluye que el factor de motivación personal en el ambiente laboral
estaba desmejorando la productividad de la empresa ocasionando más movimientos de personal y
abriendo más vacantes en tiempos menores.

Exponer a las personas involucradas.

Para el respectivo diagnóstico tomamos varios cargos observando el organigrama de la compañía y se

toman todos los integrantes de la empresa cargos y funciones evaluando también desde el manual de
funciones.

Ilustración 1 Organigrama de la empresa

Nota. Realizada por el autor

Fuente: elaboración propia

Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

1. Diseñar un plan de mejora de acuerdo a los resultados obtenidos.

Se realiza este plan con el fin de mejorar todos los aspectos críticos que tiene la empresa y así
poder fortalecer, aumentar la productividad y aumentar la motivación y satisfacción laboral.

2. Integrar a todos los cargos de la empresa.

 11

Se integran todos los cargos para obtener una comunicación asertiva y tomar modelos de mejora.

3. Tomar la dimensión, el problema, la solución, el responsable y los tiempos de mejora.

Tomando estas competencias para evaluar se puede obtener compromisos y acciones de mejora en
la compañía y así medir un presupuesto para el personal en el área de talento humano y bienestar
laboral.

Para impulsar a realizar la actividad es necesario que se lleve a cabo un trabajo en equipo basado
en los resultados que se obtuvieron en la encuesta. Entrevistando a todos los cargos de jerarquía
superior e inferior y así obtener sugerencias que aporten a mejorar la motivación y el ambiente
laboral.

Diagnóstico del clima organizacional

Planear la investigación

Objetivo General

Evaluar, determinar y analizar el estado de satisfacción laboral de los trabajadores, midiendo

el comportamiento ante la toma de decisiones y las acciones que se colocan en práctica en la

empresa, el cual se sustenta de los aportes e investigación de la cultura organizacional para la

estructuración de una herramienta de evaluación orientada a brindar oportunidades de mejora

en el ambiente laboral y a su vez optimizando el desarrollo de la productividad sin perder de

vista los ingresos o capital de la empresa.

Objetivos Específicos
 12

● Conocer la perspectiva interna de la organización ante el conocimiento del clima

organizacional.

● Identificar los factores a evaluar para la mejora en la realización de las funciones

laborales.

● Proponer planes de mejoras de acuerdo a los resultados en las fases y condiciones del

trabajo.

● Disponer a la empresa una metodología de evaluación que permita determinar el

ambiente laboral y las motivaciones laborales.

● Estructurar el contenido de una evaluación y/o encuesta de clima organizacional como

una herramienta de análisis.

Tiempo de trabajo.

El tiempo de trabajo para la realización de la auditoria administrativa en el clima

organizacional de la empresa NEXSYS, se estableció por medio de un cronograma de

actividades donde se pactan los tiempos de trabajo y la organización, teniendo en cuenta que

se estipula tres (03) meses en la Planeación, ejecución y entrega de informes finales.

Ilustración 2 Cronograma de auditoria

 13

Nota. Realizada por el autor

Fuente: elaboración propia

Las fases y las condiciones del trabajo.

Para la medición del clima organizacional de la empresa se utilizan las siguientes fases y

condiciones que nos permitirán desarrollar la auditoría de forma efectiva obteniendo

resultados concretos que establezcan el grado de satisfacción y motivación de los empleados

en la empresa NEXSYS.

La detección de la problemática.
Se deberá contar con la colaboración del equipo de RRHH y las directivas de la empresa para

determinar la evolución que ha tenido la empresa, mirando las fortalezas y debilidades que

han influenciado, la gestión de la calidad en la motivación y satisfacción laboral.

1.1. Participación y compromiso por parte de la empresa para la ejecución de

la auditoría.
 14

1.2. Conocer la empresa y sus empleados de acuerdo a entrevistas y

actividades en grupo (rompe hielo).

1.3. Cumplir el objetivo que desea tener la empresa en la implementación del

clima laboral.

1.4. Elaboración de un plan de estudios.

La estructuración de la evaluación cuantitativa del clima organizacional.

Se establecerá una metodología que nos permita diseñar las variables de medición tomando

las áreas o departamentos.

2.1. Definición de los componentes a medir.

2.2. Establecer la población y segmentación.

2.3. Comunicación interna.

2.4. Diagnostico organizacional.

Verificación e implementación.

Se verificarán los estándares que nos permitan implementar la encuesta de forma efectiva y

confirmando que la participación sea masiva para así obtener resultados que permitan dar

planes de mejora.

3.1. Divulgación a la participación.

3.2. Envío masivo de la encuesta.

 15

Tabulación de Resultados.

De acuerdo a los resultados obtenidos después de la encuesta, se podrá determinar el nivel de

dimensión que tiene la empresa ante las condiciones laborales.

4.1. Análisis de los resultados.

4.2. Comparación con estudios anteriores (si, se han realizado).

4.3. Entrega del diagnóstico de resultados a las directivas o al personal

encargado.

4.4. Proceso a seguir.

Planes de mejora.

De acuerdo a los resultados se plantean los planes de mejora de forma masiva sin importar los

resultados positivos o negativos, haciendo énfasis en los malos resultados o los resultados de

mayor verificación, haciendo mejoras que permitan seguir la transformación de manera

positiva.

5.1. Desarrollo de un plan de mejora de acuerdo a las variables obtenidas.

5.2. Divulgar los resultados de alto impacto o mayor relevantes.

Seguimiento y control.

Después de las anteriores participaciones se deberá llevar una medición de los resultados y

planes de mejora durante la ejecución de los tiempos para no disminuir ni olvidar las acciones

que mejoran la satisfacción y motivación laboral de los empleados.

 16

6.1. Control de los planes de mejora.

6.2. Realizar entrevistas grupales e individuales.

Condiciones de trabajo.

Competencia - Orientación Organizacional.

Son los conocimientos adquiridos en la institución, teniendo en cuenta cada uno de los

procesos administrativos y de calidad.

Competencia – Trabajo en equipo

El trabajo constante de varias personas para el cumplimiento de objetivos y actividades

creciendo en lo personal y un verdadero triunfo social que facilita la superación individual

ayudando a los demás mediante la capacidad de entrega, de integración y tolerancia.

Competencia – Liderazgo.

Influenciar un equipo de trabajo a la realización de actividades y objetivos llevando a un solo

camino, aprendiendo de cada uno y contribuyendo en el crecimiento productivo y emocional.

Competencia – Satisfacción Laboral.

Es el grado de conformidad que el trabajador cuenta en su entorno laboral, la actitud, las

expectativas que tiene desde el cargo y funciones a realizar.

 17

Competencia – Condiciones Físicas.

El innovar en las tecnologías y procesos de seguridad y salud en el trabajo de cada empleado,

abarcando todas las condiciones laborales que implica la adecuación de un área o espacio.

Medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla.

Los medios de búsqueda de información son por medio de entrevistas de forma individual y

actividades grupales que nos permitan mirar el nivel de trabajo en equipo y opiniones acerca

de la empresa a nivel motivacional y satisfactorio.

Después de obtener la información y opinión de los empleados, se establece la encuesta

donde nos permitirá obtener más detallado los resultados para así implementar el plan de

mejora en la empresa.

Análisis

Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio.

Según el análisis realizado a la empresa se evidencia que hay mucha rotación de personal y

desmotivación por los empleados donde ha afectado notablemente la productividad ya que

económicamente ha tenido bajos rendimientos y produce varias inconsistencias en la

producción. Por esta razón se realizará el estudio de los procesos , de fortalezas y debilidades

de la empresa para lograr obtener como resultado las razones por las cuales existen estas

rotaciones y disminución de productividad laboral.

 18

Determinar las condiciones de operación.

Las operaciones de la empresa están conformadas por dos grandes grupos de actividades
(primarias y de apoyo), las cuales si se desarrollan de manera óptima generarán una ventaja
competitiva e incrementaran valor tanto para los clientes como para la empresa.

Logística de entrada

Son todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenaje y control de los insumos
necesarios para la venta del producto, como manejo de materiales, almacenamiento, control
de inventario, programa de los artículos tecnológicos y devoluciones a los proveedores.

Logística de salida

Se considerarán todas las actividades relacionadas con la reunión, almacenamiento y

distribución física y entrega del producto terminado a los compradores. Algunas actividades
relacionadas con la logística de salida son:

● Almacenar
● Fraccionar
● Transportar
● Contactar
● Surtir
● Informar

Algunos procesos y políticas relacionadas con la logística de salida son:

● Proceso de traslado y entrega

● Proceso de verificación de las condiciones del producto entregado
● Política de reclamos y controversias

Venta

Actividades relacionadas con el proceso de ventas. Aun cuando la metodología completa de

la cadena de valor incluye estrategias de venta, en el contexto de un Plan de Negocios ello es
desarrollado extensamente en el Plan de Marketing.

Entonces, a nivel de operaciones se evaluará y determinará cuáles serán los mecanismos y

procedimientos para iniciar, desarrollar y concretar la venta.
 19

Post Venta

Son las actividades relacionadas con la provisión de un servicio para realzar o mantener el
valor de dicho producto, como la instalación, preparación, formación, suministro de
recambios y reajustes del producto.

Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones.

Factores de evaluación y control en Gestión Humana

El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una

continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento.

Modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con
los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los
resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con
el fin de que funcione mejor.

Se utilizan varios factores, estos pueden ser:

● De cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como número de

empleados, porcentaje de rotación de empleados, número de admisiones, índice de
accidentes, etc.
● De calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos
de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la
evaluación del desempeño. Etc.,
● De tiempo: consisten en la rapidez con que se integra el personal recién admitido, la
permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de
las requisiciones de personal, etc.
● De costo: son los costos directos e indirectos, de la rotación de personal, de los
accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la
relación costo-beneficio del entrenamiento.

Indicar cuál sería la información mínima requerida.

Para la recopilación de información de recursos humanos utilizaremos, como fuente de

datos, elementos suministrados por:

● Base de datos de recursos humanos.

 20

● Reclutamiento y selección de personal.

● Entrenamiento y desarrollo de personal.
● Evaluación del desempeño.
● Administración de salario.
● Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.,
● Estadísticas de personal.
● Higiene y seguridad.
● Jefaturas respectivas, etc.

Recopilación de información.
Existen numerosas metodologías y técnicas que permiten identificar la información necesaria

para definir las debilidades y las fortalezas en lo referente al análisis de clima laboral de una

Empresa. En nuestro caso se ha decidido utilizar la metodología de la encuesta escrita, por ser

la forma más eficiente de la recolección de información. Se han recogido las opiniones de los

integrantes de la empresa en un período de tiempo relativamente breve y sobretodo, de

manera que se garantiza la confidencialidad de las personas que manifiestan su opinión.

Cabe mencionar que el cuestionario incluía las siguientes dimensiones:

1. Respecto a la empresa.

2. Respecto a los objetivos.

3. Respecto a los recursos disponibles.

4. Respecto a los superiores.

5. Respecto a su puesto de trabajo.

6. Respecto al ambiente laboral.

7. Respecto a los mecanismos de ayuda.

 21

Con los datos obtenidos, se ha realizado un análisis y a través del presente informe reflejamos
los resultados y las conclusiones que desde la óptica profesional y técnica hacemos para
mejorar las debilidades detectadas y potenciar los aspectos positivos.

El índice de respuesta fue el siguiente:

Tabla 1 Tabla de registros

Nota. Realizada por el autor

Fuente: elaboración propia

Como se hace evidente en la tabla en el área de administración, fue el área con menor
porcentaje de respuestas por lo que se recomienda comentar con los directivos para saber el
motivo o razones de la baja participación en las encuestas.

Verificación de la información.

En la captación de la información se confirma la veracidad y autenticación de cada uno de los

soportes diligenciados, actividad que es realizada por el personal encargado de la custodia y
acompañamiento.

Examen de cada factor

¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones
asignadas?

En la auditoría se manejaría el grado de la responsabilidad ya que se manejan diferentes

factores y con las funciones asignadas que se han delegado a cada auditor y empleado o
 22

gerente que recibe la información sobre la auditoría esté al pendiente y sea responsable al
entregar lo solicitado y atento a las correcciones que se tengan que hacer por la auditoría
realizada.

¿Cuál es la tendencia en cada factor?

La tendencia que se puede realizar en la auditoría es un análisis a fondo del área que se va
auditar ya que todo depende de los funcionarios de la empresa para que estén pendientes de
cómo se va a realizar dicha auditoría para tener un control legal y regulatorio ya que según
esta empresa realiza una auditoría interna para tener ciertas falencias muy bien hechas y
corregidas.

¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa?

La problemática que originó a realizar el diagnóstico fue el ver que la resolución de

problemas y la comunicación asertiva tenían resultados muy bajos, teniendo en cuenta la

participación de los líderes de cada proceso; se concluye que el factor de motivación personal

en el ambiente laboral estaba desmejorando la productividad de la empresa ocasionando más

movimientos de personal y abriendo más vacantes en tiempos menores.

¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?

● Evaluar e informar a la Gerencia sobre las normas que se aplican realmente en la

organización en todos los procesos de información.
● Evaluar e informar si se cumplen en la práctica las pautas establecidas por la
Gerencia, relativas al control interno.
● Evaluar si las pautas de control interno satisfacen los requerimientos de la
organización teniendo en cuenta el tamaño y sus características.
 23

¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados?

Los recursos que son trazados para realizar esta auditoría puede ser que todo lo que nosotros

solicitamos al área que se va auditar lo tengan en una carpeta compartida o en un archivo

nube ya que como se está manejando todo por vía llamada o video llamada y así poder

revisar archivo por archivo a medida que un empleado está en medio de la video llamada y

revisando cuales son las correcciones que son correspondientes para hacer.

Combinar los hallazgos y diagnosticar

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

En el área de gestión humana se han logrado diferentes objetivos en la auditoría ya que la

compañía desde esta área busca que los empleados no sientan que simplemente son unos

esclavos al trabajo, sino que también se busca que ellos se sientan importantes dentro y fuera

de la compañía, los objetivos que se logran en el área de gestión humana son los siguientes:

Evaluar el desempeño de cada empleado

Todos los meses la compañía realiza un control que es llamado objetivos de área, con esto el

empleado coloca los objetivos que se quiere trazar en el mes y si los cumple en el periodo, el

jefe da una calificación para que el empleado sienta que ha realizado un logro mes a mes.

Lograr la mayor productividad de los empleados

En el área de logística todos lo meses tienen que realizar un cierre y este cierre conlleva a que

el ultimo día de cada mes los clientes cuentan con ciertos beneficios al comprar por tal

motivo las ventas se suben y mes tras mes el área de logística tiene que trazar un récord de

mercancía entregada a satisfacción el día del cierre.

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Velar por que se mantenga un buen clima laboral

El área de gestión humana tiene una gran responsabilidad con este objetivo, ya que esta tiene

que analizar como es el ámbito laboral de cada área, si se tiene algún problema entre

compañeros arreglarlo ya que entre menos conflicto laboral tenga la compañía o el área, más

fácil es de mantener el equilibrio.

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

En Nexsys de colombia SAS, en el área de gestión humana se tiene un gran rol al ejecutar los

objetivos ya que siempre se tiene que estar pendientes de ciertas áreas y más ahorita con la

contingencia del COVID-19, ya que si algún empleado llega a sentir algún síntoma o a

enfermarse de otra cosa entra la labor de gestión humana, esta área ejecuta su rol o labor

mediante charlas y capacitaciones mes a mes y así lograr que los empleados tomen

conciencia de los errores que han cometido y mejorar para que así no ocurran accidentes

laborales ni que esté en riesgo algún empleado de la compañía.

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

El compromiso por parte de los empleados, una comunicación adecuada entre los líderes y

subalternos, la claridad en la definición de los objetivos, hacen parte de los posibles factores

que incurren en falta hacia el logro de los objetivos.

¿A qué factores debemos poner mayor atención?

A los siguientes factores internos:

● Cultura y ambiente de la empresa.

● Dirección.

● Motivación del personal.

● Sistema de trabajo.
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● Políticas de gestión humana.

Podemos decir que desde la Dirección de la Gestión Humana de la empresa se puede ayudar a

construir una cultura de innovación tal que permita formas de adquirir, difundir, crear y

transferir conocimiento de manera individual y colectiva; se puede potenciar empleados más

creativos, proactivos, capaces de generar nuevas ideas, compartir conocimiento, buscando

cumplir con las expectativas y objetivos de la empresa y convertirlas en capacidades

organizativas.

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

● Determinar los objetivos de innovación tanto a mediano como a largo plazo, evaluar

los recursos disponibles para la consecución de estos objetivos.

● Se debe ayudar a crear una cultura que permita reconocer la innovación como un

proceso dinámico, constante, que requiere estar evaluando los recursos disponibles.

Admitiendo los errores como parte del proceso y potenciando los comportamientos

generadores de éxito.

● Establecer un sistema de recompensas tal que estimule la innovación.

● Lograr mantener a los empleados, ya sea a través de rotación de los puestos de trabajo

o por medio del trabajo en equipo.

● Crear planes de formación continua que permitan amoldar las competencias de los

empleados a los verdaderos requerimientos de la empresa.

Se verifica que cada proceso posee limitaciones, sin embargo la empresa y el personal a cargo

trabaja con toda su disposición para lograr el cumplimiento de los objetivos.

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Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

Una vez realizada la recopilación de los auditores y verificados los procesos se establece que

se deben realizar mejoras en cada sección, lo cual conlleva a un cumplimiento adecuado de

los objetivos.

Presentación del Diagnóstico

Se deben de preparar los documentos para realizar el diagnóstico.

Para construir el diagnóstico se debe tener en cuenta.

● Hacer la estructuración de la encuesta de clima organizacional

● Se realiza la respectivo formato de entrevista y/o compromiso

● Por último se realiza un formato de observación, seguimiento o plan de mejora.

La estructuración de la encuesta de clima organizacional tiene como objetivo considerar

varios aspectos fundamentales.

1. La comunicación asertiva.

2. La motivación o Satisfacción Laboral

3. Resolución de conflictos

4. Liderazgo (dependiendo del organigrama)

5. La gestión de calidad

6. La productividad y resultados

Para realizar el respectivo formato de entrevista y/ o compromiso tenemos unos aspectos a

evaluar y analizar para realizar el formato ya que nos permite obtener una observación,

indagación más profunda, conocer comportamientos y analizar a los trabajadores de manera

individual.
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1. Objetivos y roles

2. Integración y colaboración

3. Innovación y cambio

Para la realización del formato de observación, seguimiento o plan de mejora, el cual nos

permite observar más de cerca las problemáticas y ambientes laborales que se presentan en la

empresa, para ellos se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

1. Las funciones que realizan por cada cargo.

2. Formas de resolver problemas.

3. La comunicación asertiva

4. La satisfacción laboral y/o motivación.

Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

La problemática que originó a realizar el diagnóstico fue el ver que la resolución de

problemas y la comunicación asertiva tenían resultados muy bajos, teniendo en cuenta la

participación de los líderes de cada proceso; se concluye que el factor de motivación personal

en el ambiente laboral estaba desmejorando la productividad de la empresa ocasionando más

movimientos de personal y abriendo más vacantes en tiempos menores.

Exponer a las personas involucradas.

Para el respectivo diagnóstico tomamos varios cargos observando el organigrama de la

compañía y se toman todos los integrantes de la empresa cargos y funciones evaluando

también desde el manual de funciones.

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Ilustración 3 Organigrama de la empresa

Nota. Realizada por el autor

Fuente: elaboración propia

Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

1. Diseñar un plan de mejora de acuerdo a los resultados obtenidos.

Se realiza este plan con el fin de mejorar todos los aspectos críticos que tiene la empresa y así

poder fortalecer, aumentar la productividad y aumentar la motivación y satisfacción laboral.

2. Integrar a todos los cargos de la empresa.

Se integran todos los cargos para obtener una comunicación general y tomar modelos de

mejora.

3. Tomar la dimensión, el problema, la solución, el responsable y los tiempos de mejora.

Tomando estas competencias para evaluar se puede obtener compromisos y acciones de

mejora en la compañía y así medir un presupuesto para el personal en el área de talento

humano y bienestar laboral.

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Para impulsar a realizar la actividad es necesario que se lleve a cabo un trabajo en equipo

basado en los resultados que se obtuvieron en la encuesta. Entrevistando a todos los cargos de

jerarquía superior e inferior y así obtener sugerencias que aporten a mejorar la motivación y

el ambiente laboral.

Resumen contiene los puntos principales, los resultados y las conclusiones más
relevantes para hacer efectivo el análisis del mismo.

Con la realización de esta auditoría se destaca la importancia de conocer el clima laboral en la

empresa y las metodologías que se utilizan en su evaluación. Aportamos también la

propuesta de mejora de la investigación donde se analiza cómo diversas condiciones del

contexto y del entorno pueden tener influencia en la percepción del trabajador sobre su

situación laboral. Se debe tener en cuenta que los trabajadores pasan en su ciclo vital por

fases emocionales con respecto al trabajo y a su diario vivir, con retos importantes como la

consecución de un trabajo fijo, o los desafíos que deben asumir en sus cargos según las

responsabilidades de cada uno, además, se estudian otras diversas variables como situación

familiar, oportunidades de crecimiento , relaciones con los compañeros y superiores, centro

de trabajo, etc., en relación con la valoración de determinados factores de motivación. Se

demuestran diferencias significativas que evidencian la necesidad de que los análisis

transversales del clima laboral deberían incorporar factores de ajuste por el impacto de

determinados factores contextuales externos a la ocupación pero que pueden afectar a la

percepción de satisfacción del empleado.

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Conclusión

El objetivo general de esta investigación fue elaborar un diagnóstico del clima organizacional
para detectar deficiencias de la empresa Nexsys de Colombia S.A.S., para cumplir con este
objetivo fue necesario seguir una metodología de investigación donde se aplicaron encuestas
a los empleados donde se permite visualizar ventajas y desventajas del clima organizacional
de la empresa. A partir de las deficiencias se harán las recomendaciones para lograr un
ambiente más agradable y evitar así la rotación constante del personal.
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Referencias Bibliográficas

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