CAPÍTULO 5.

- ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DE MARKETING:

LOS RECURSOS MATERIALES
LA IMPORTANCIA DE LOS ESPACIOS: SEDE Y MONTAJE

Una vez diseñada y aprobada la propuesta, hay que ponerse manos a la obra y
empezar a contratar los servicios necesarios. Lo más habitual es que sea en un periodo
de entre 6 y 12 meses de trabajo previo antes del día D.

Probablemente la primera llamada será para hacer una reserva de salas o espacios
donde queremos realizar el acto. Si son espacios fijos contactaremos con la empresa y
reservaremos la fecha y horas necesarias. Si fuese un espacio público llamamos al
ayuntamiento para reservarlo, conseguir las autorizaciones pertinentes y saber las
condiciones de uso.

TIPOS DE ESPACIOS : FIJOS Y EFÍMEROS

Where? Dentro de esa pregunta está el país, ciudad o pueblo y el espacio concreto
donde se va a celebrar el acto.

Los espacios fijos son aquellos que ya existen, como pueden ser los salones de un
hotel, un recinto ferial, auditorios etc. En los últimos años los organizadores de
eventos buscan espacios originales para que sus clientes obtengan experiencias únicas
y diferentes. Se utilizan como sedes museos, centros comerciales etc., la clave es
buscar espacios que aporten una experiencia que sea recordada y que aparte tengan
requisitos como parking, WIFI, sanitarios etc.

Los espacios efímeros son los que se construyen ad hoc para un evento concreto, y
después se desmontan, como pueden ser carpas o escenarios. Para ello hablaremos
con la institución pública que gestiona dicho espacio.

EL ESPACIO Y SU CONTRATACIÓN

Lo más habitual es contratar un espacio fijo, es decir, sedes. Las sedes disponibles son
pocas y más para un evento multitudinario, así que se reservan con mucha antelación,
ver la disponibilidad, hacer su prerreserva y pagar un anticipo que puede oscilar entre
en 20 y el 50% del total del alquiler. Los precios varían en función del nº de horas
(suele haber precio de media jornada o completa). Y también puede haber
suplementos si es fin de semana o de noche.

Es de tener en cuenta que si nuestro evento requiere un montaje previo deberíamos

reservar la sala el día anterior al evento, así como el día posterior para proceder al
desmontaje. (Hay precio especial para el montaje).
En el caso de que la propuesta del evento sea un espacio efímero, empezaremos por el
alquiler del terreno, este puede ser privado o público. En este caso el alquiler se
complica y hay que negociar con el ayuntamiento sobre licencias, limpieza posterior,
permisos etc. Los espacios efímeros acarrean complicaciones como el clima,
iluminación, parking, aseos etc., que suben los presupuestos.

DISPOSICIÓN DEL ESPACIO

Una vez que tenemos reservada la sala o el terreno de construcción de nuestro evento,
diseñamos la disposición de los elementos, hablamos de escenarios, mesas, sillas… la
disposición de mesas y sillas en una sala debe de ir acorde al objetivo del evento
(montaje de sala). No es lo mismo presentar un producto (sillas pero no mesas),
evento de formación (mesas y sillas para apuntar), o un coctel (ni mesas ni sillas).

DECORACIÓN Y AMBIENTACIÓN

Los eventos de marketing deben ser entre otras cosas originales y auténticos, para ello
la ambientación de la sala debe ser adecuada y parte de esta se consigue con una
adecuada decoración en salas, salones, ascensor, parking…

Los organizadores profesionales deben estar al día sobre tendencias y estilos de moda
en decoración para dotar al evento de ello. Cada evento tiene su personalidad propia.
Se debe diferenciar entre decoración y ambientación, que es un término mucho más
amplio. Una de las últimas tendencias es la tematización del evento, establecer un
tema que haga de hilo conductor, desde las invitaciones a los uniformes del personal.
Los asistentes tienen que conseguir captar el mensaje principal con la ayuda de una
buena y adecuada decoración y ambientación.

Los elementos que habitualmente ayudan a crear una ambientación concreta son:

Mobiliario (mesas, sillas, vitrinas…), textiles (cortinas, alfombra roja, uniformes…),

decoración (photocalls, flores, esculturas hielo…), iluminación (focos, velas),
audiovisuales (pantallas de agua, niebla), regalos o goodies (en línea con el evento. En
actos institucionales habrá regalos para las autoridades como placas conm., y en los
congresos a los ponentes principales), y otros (percibir con los 5 sentidos, olfato con
ambientador, gusto con catering, oído con música de fondo).

MATERIALES AUDIOVISUALES: USO DE TECNOLOGÍA

Cualquier evento tiene unas necesidades primarias de elementos de tecnología: acceso

Wifi, tomas de corriente para cargar tabletas, móviles, portátiles, micrófonos de todo
tipo, ordenadores, pantallas y proyectores, sistemas de traducción… de ahí a la más
alta tecnología como drones, realidad virtual, robots como personal del evento,
acreditaciones digitales, apps…, sin olvidar el uso de Internet y medios sociales para
informar y comunicar nuestro evento.

PAPELERÍA, SEÑALÉCTICA Y CARTELERÍA

Listado de las necesidades más comunes de un evento asociadas a esta partida:

• Invitaciones y sobres
• Folios, facturas, sobres, inscripciones con el logo del evento.
• Pósteres para la decoración
• Pósteres o carteles para señalar el sitio del evento
• Carteles con la imagen del evento
• Acreditaciones
• Informes, dosieres, infografías, check list y escaletas para el personal.
• Cuadernos de trabajo para tomar notas con imagen del evento.
• Programa del evento y libro de actas de los congresos.
• Carteles con nombre de los ponentes o comensales.
• Menús, planos de mesa, tickets de comida.

CATERING

Qué se va a comer y beber en el evento es un asunto esencial al que se le debe prestar

especial atención. No basta con tener una sede excepcional y una ambientación o
decoración top si el servicio de restauración no está a la altura. Una de las cuestiones
más comentadas y recordadas es si la comida ha cumplido expectativas o no.

En función del acto y el horario debemos preparar:

 1. DESAYUNO Y BRUNCH:

Son probablemente las comidas más informales de todas. Perfectos para reuniones
tempraneras o presentaciones a primera hora de la mañana. Su formato habitual es
colocar mesas con comida a un lateral de la sala y que los asistentes se sirvan y repitan
las veces que deseen. La variedad de comida depende del presupuesto, pero debe
haber al menos, zumo de naranja, café y leche, agua y mini bollería.

Otra opción es colocar en el centro de la mesa de trabajo unas muestras de bocados

dulces y salados, jarra de agua o botella, zumo de naranja en jarra, termos de café y
leche, y un recipiente para azúcar y edulcorante. Cada asistente tendrá una taza y
cucharilla y un vaso en su puesto.

2. COFFEE BREAKS:

Nacieron a consecuencia de las largas jornadas de los congresos y conferencias y la

necesidad de hacer una breve pausa a media mañana o media tarde para descansar,
tomar café o un tentempié.

Tienen sentido en jornadas de más de 4h, con una pausa en la mitad de 20 a 45 min
máx. Lo habitual es estar de pie con una disposición del espacio tipo cóctel. Hay que
negociar con la sede donde se hará el coffee break porque a veces hay que alquilar un
espacio, otras veces se utilizan hall, pasillos… lo más habitual es elegir dulce si es de
mañana y salado por la tarde. Siempre habrá bebidas calientes, zumo y evitar alcohol.

3. ALMUERZOS:

En reuniones, jornadas, seminarios y congresos, que suelen ser de al menos un día

completo, se incluirá la hora del almuerzo. Hay dos opciones: que el almuerzo esté
dentro del precio de la inscripción donde se les entregará unos tickets. Y la otra opción
que se disponga de un tiempo para ir a comer a algún lugar cercano.

En el primer caso tendremos en cuenta:

1. Menú servido en poco tiempo a muchas personas, es decir, servicio ágil.

2. Menú sencillo sin comidas copiosas.
3. Controlar el servir alcohol. Sin copas en el postre.
4. Tener en cuenta horarios y costumbres de los asistentes y el lugar donde
estemos.
5. Puede ser una buena ocasión para dar a conocer la gastronomía local.
 6. Debemos preguntar en la inscripción alergias o intolerancias.

En el segundo caso el tiempo que se deje estará entre 60 y 120 minutos máximo. Es
aconsejable negociar con restaurantes cercanos un descuento para aquellos que
acudan allí a comer y se identifiquen como asistentes del evento. A cambio el nombre
del local estará en la información o programa del acto.

4. CENAS DE GALA:

Suponen la mayor muestra gastronómica de todas las opciones de catering para

eventos, el broche de oro de un congreso. Se celebran la noche anterior a la clausura o
ser en sí mismas el evento de presentación de producto o celebración de una empresa.

Se deben cuidar detalles desde el mantel hasta los platos y bebidas que serviremos,
música o entretenimiento. Es habitual que se sirvan más de dos platos y amplia gama
de bebidas.

El montaje que más se usa es mesas redondas o banquete, de entre 6 y 8 personas y

decidiremos si asignamos los sitios y disponer en ese caso de planos en la entrada a la
sala y mesas. Cartulinas con el menú en las mesas o sobre cada plato.

5. Cócteles:

Hablamos de cóctel como de un evento en sí mismo, las personas están de pie,

degustan canapés y bebidas que los camareros van ofreciendo con bandejas. De todos
los caterings son los más novedosos, originales y sorprendentes sin olvidar:

1. La comida de un cóctel debe poderse comer de un bocado, sin necesidad de

cubiertos.
2. Debe empezar con canapés salados y terminar con al menos un bocado dulce, a
no ser que sea preludio de una cena de gala.
3. En las bebidas debe haber al menos vino tinto, vino blanco, agua y refrescos.

STANDS:

Los eventos son una oportunidad para promocionar los productos de la empresa y
aumentar sus ventas. Y la mejor manera de mostrar los productos es con un stand,
espacio dentro de la sala para que los asistentes vean y prueben la oferta de la
empresa. Son habituales en congresos y conferencias, como en workshops (formato de
evento similar a una feria, pero en pequeño, en salones de hoteles y para
profesionales de un sector muy concreto). Debemos tomar ciertas decisiones:

1. Formato y diseño de los stands

2. Localización de los stands dentro del espacio del evento
3. El precio de los stands o si serán parte de un paquete de patrocinio.
VIAJES Y PROGRAMA SOCIAL:

Hay un fuerte lazo entre los eventos y el sector turístico, o porque las agencias de
viajes especializadas en turismo de negocios quienes lo organizan, o porque los
eventos precisan por ejemplo de transporte, alojamiento…

En el caso del programa social de los congresos es habitual ir a una agencia de

receptivo o DMC, que son quienes mejor conocer el destino y organizarán un
programa de mediodía o día completo. Estos tours incluyen visitas a lugares
emblemáticos, comidas incluidas, transporte e incluso actividades para tener
experiencias inolvidables.

Mencionamos también a los viajes de incentivos, un viaje organizado similar a los que
se pueden comprar en una agencia de viajes para unas vacaciones, pero en el que todo
es pagado y servicio todo incluido con un programa completo y detallado. Sirve como
premio para clientes o empleados.

REGALOS:

Un evento es el momento perfecto para dar a conocer productos nuevos, cambio de

logo o crear un vínculo con los empleados, clientes o proveedores. Es habitual que se
entregue un obsequio-recuerdo, bien una muestra de la novedad o un regalo que
contenga el cambio de imagen o que transmita lo que la empresa desde decir con este
acto.

Estos goodies o regalos deben seguir unas pautas:

1. Ser para todos los públicos, sexos, edades y gustos.

2. Abstenerse de utilizar regalos que puedan generar polémica.
3. Fáciles de transportar, que no sean voluminosos, ni pesados o frágiles.
4. No utilizar regalos promocionales de otros eventos.

Los regalos pueden formar parte del pack de patrocinio de una empresa. En los
congresos se debe contar con regalos especiales para los ponentes invitados y con
regalos corrientes que tengan la imagen del congreso para congresistas y asistentes. Si
el acto es inaugurado por autoridades, se les suele obsequiar con algún tipo de placa o
regalo con la fecha de inauguración del evento, su imagen y las fechas del mismo.