9/6/23, 09:13 Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

Cómo organizar un
concierto: 10 puntos
clave

Conciertos & Espectáculos  

27 julio
2022
Consejos & Organización

Compartir Organizar un concierto está al alcance de todos, pero es

este imprescindible hacerse las preguntas adecuadas antes de ponerse
artículo
manos a la obra. ¡Te presentamos nuestro método para que todo
salga bien!

1. El presupuesto y los patrocinadores

2. Los artistas (el booking)
3. El público objetivo
4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos
técnicos
5. La venta de entradas (y más)
6. El control de acceso
7. La imagen
8. La difusión

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9. Las promociones
10. La fidelización

1. El presupuesto y los patrocinadores

Es importante que tengas presente en todo momento el

presupuesto del que se dispone para el concierto. De esta forma,
tendrás siempre una vista global de dónde puedes recortar si tienes
que poner más recursos en otra partida. Te servirá de hoja de
ruta en toda la organización del concierto y te ayudará en
el análisis post-concierto.

Además, el presupuesto es fundamental para poder establecer el

precio de las entradas (sin pasar por alto a qué público te diriges,
un factor de gran influencia en el precio que puedes poner a tus
entradas): calcula tu objetivo mínimo de asistencia para que, con el
precio de la entrada y los gastos previstos, el concierto sea
rentable. Este punto se llama break even.

No tienes por qué correr con todos los gastos. Para eso están los
patrocinadores y otros colaboradores con los que puedes llegar a
acuerdos beneficiosos para ambas partes: normalmente ellos te
darán dinero, productos o servicios necesarios para tu evento a
cambio de publicidad de su marca. Para ayudarte con la
búsqueda de patrocinadores, hemos escrito un artículo
sobre cómo encontrar patrocinadores.

2. Los artistas (el booking)

Sin artista no hay concierto. ¿Tu evento gira alrededor del artista o
el concierto es una parte más de este? ¿El concierto es un fin en sí
mismo o se inscribe dentro de otro objetivo, como recaudar fondos?
Estas preguntas te ayudarán a ver si tienes que adaptar el universo
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de tu evento al artista escogido o, al contrario, escoger un artista

que encaje con el universo de tu evento.

Contacta con la agencia de contratación o el manager del artista

escogido y no olvides enviar toda la información relativa al
concierto: dónde tendrá lugar, aforo, características del espacio,
etc.

3. El público objetivo

Edad, nivel educativo, nivel socioeconómico, tipo de ocio habitual…

Conocer bien a tu público te facilitará mucho las cosas, ya que
podrás adaptarte para sacar partido del comportamiento de cada
grupo. La edad es un dato imprescindible ya que tendrá un gran
impacto en los permisos que tengas que tramitar (para vender
alcohol, por ejemplo), el horario del evento, etc. No olvides nunca
para quién estás organizando el concierto.

Puedes conseguir más información útil sobre los asistentes a tu

concierto si incluyes un formulario en el proceso de compra de
entradas.

4. El espacio, los trámites, la seguridad y

los elementos técnicos
El lugar del concierto: Independientemente de que elijas una
sala o un lugar al aire libre, es importante que te asegures de lo
que el espacio te ofrece y lo que tendrás que conseguir por tu
cuenta (licencias de venta de alcohol, seguridad, elementos
técnicos…) y que compruebes detalles como la limpieza, si
dispone o no de guardarropa, la ventilación, si hay cobertura, si
es accesible para personas con movilidad reducida… También es
importante fijarse en si hay acceso fácil para camiones, etc. si el
montaje lo requiriese.

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Trámites: No olvides comprobar los trámites que puedes tener

que realizar con el ayuntamiento, Hacienda, la SGAE, los
trámites de contratación, seguros y otros relacionados con la
seguridad del evento.

Seguridad: Hay que contemplar este tema desde dos ángulos: lo

que en inglés llaman safety y lo que llaman security. Esto abarca,
por un lado, las condiciones de la sala, el respeto del aforo, las
medidas contra incendios, etc. y por otro lado, la vigilancia de
que no se introduzcan objetos peligrosos, el personal de
seguridad tanto en los accesos como en el interior del recinto,
etc. No olvides que, según el tipo de evento, puedes tener que
contar también con la policía o con  ambulancias.

Elementos técnicos:Asegúrate de tener en orden todo lo que

los artistas te indiquen que necesitan en el rider técnico. Esto
incluye todo lo relacionado con el sonido, las luces, el backline…

5. La venta de entradas (y más)

Tienes que fijar los precios (como hemos visto, el presupuesto y

saber quién es tu público te ayudará) pero también decidir cuándo y
dónde ponerlas a la venta.

Hoy en día, limitarse a la venta física de entradas no tiene sentido;

tanto por las preferencias de los asistentes como por las
posibilidades y la flexibilidad que te ofrece la venta online. Combina
ambas formas según tus necesidades, colaboradores, público…

La venta de entradas online: Dentro de la venta online, hay

diferentes posibilidades, que no tienen por qué ser excluyentes.
Nosotros creemos en el modelo de autodistribución, por eso es
el que ofrecemos: con este modelo, damos al organizador las
herramientas técnológicas para que pueda ser autosuficiente en
la venta de sus entradas, encargándose él mismo de la
comercialización (integrando su venta de entradas online en su

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propia web o en un microsite que le proporcionamos

gratuitamente). Así, además, los clientes finales son suyos, por lo
que los datos también lo son. Esto no quiere decir que no sea
interesante, según el caso y como complemento, utilizar también
plataformas de distribución para llegar a los clientes a los que no
puede llegar por sí mismo. ¡Una cosa no quita la otra, pero no
cedas todo el control!

La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por

vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la
venta online con la venta física: imprime un stock de entradas
para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o
en puntos de venta de tus colaboradores.

Las ventas cruzadas o cross-selling: Con la taquilla virtual

Weezevent, podrás uti­li­zar la fun­ción de ven­ta cru­za­da y ven­der
onli­ne merchandising, plazas de aparcamiento, etc. en el mis­mo
momen­to de la venta de la entrada, de for­ma que los asis­ten­tes
sólo ten­gan que reco­ger­su compra o hacer uso de ella el día del
concierto.

6. El control de acceso

Un momento crítico en cualquier concierto es el del acceso al

recinto (sin olvidar el acceso al backstage y otras zonas
restringidas). Existen varias formas de hacerlo:

Listing y recorte de entradas: Los métodos tradicionales: el

primero, un listado en papel. Si la persona está en la lista, puede
entrar; si no lo está, no. Es un método muy barato pero muy lento
y sólo es útil para conciertos casi privados, con un aforo muy
reducido. El segundo, quedándote con la matriz de las entradas,
si son de tipo talonario o con un trozo de la misma si es de otro
tipo. Este método es sencillo pero nada seguro y no te permite
llevar más control que cuántos papelitos has recortado.

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App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un

control más riguroso, es imprescindible escanear las entradas. Si
el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad
profesional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar
desde tu smartphone las entradas que hayas vendido a través de
tu plataforma Weezevent, pero también podrás importar a tu área
privada los códigos de barras de las entradas vendidas por otros
medios.

Lectores profesionales de control de acceso: A partir de los

350 asistentes, te recomendamos utilizar lectores profesionales.
Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad
en cualquier circunstancia.

7. La imagen

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que publicar toda la

información sobre tu concierto y empezar a crear una imagen.
Puede ser buena idea tener una web específica para tu concierto,
además de poner la información en tu página web global. De esta
forma, el universo del concierto impregnará toda la web y sumerge
al asistente en el ambiente del mismo desde la compra de la
entrada. ¡Integra tu venta de entradas online directamente en tu
web para que el asistente no tenga que abandonar este universo
en todo el proceso! ¿Tienes varios eventos y te gustaría venderlos
todos desde tu web, sin salir de la misma? ¡Integra un widget multi-
eventos!

¿No tienes web o sólo tienes una web global? ¡No pasa nada! Al
crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te
un micro­si­te exclu­si­vo para tu concierto, con el wid­get de ins­crip­-
ción y pago ya inte­gra­do.

Personaliza las entradas y los e-mails a tu imagen. Para una

experiencia completa, haz que el universo de tu evento esté
presente en todos los puntos de contacto con los asistentes.
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Weezevent te ofrece varios niveles de personalización, para que se

ajuste a tu presupuesto, empezando por las personalizaciones
gratuitas que puedes hacer tú mismo.

8. La difusión

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Crea

con­ver­sa­ción alre­de­dor de lo que más gusta a los asistentes a tu
evento: ¡la música de los artistas que presentas! y comu­ni­ca con
cla­ri­dad sobre tu concierto: hora, lugar, pre­cio, pro­ce­so de compra
de entradas, cómo llegar, etc. Establece una estrategia de redes
sociales para que tu comunicación tenga impacto y un gran
alcance.

Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes

compren tus entradas con Weezevent, verán en la pantalla de
confirmación de la compra los botones que le permiten compartir
fácilmente en redes sociales que van a acudir a tu concierto, lo que
te da visibilidad.

Por últi­mo, ¡no des­car­tes los méto­dos tra­di­cio­na­les como la crea­-

ción y dis­tri­bu­ción de flyers o las posi­bi­li­da­des que te da la pren­sa
si consigues despertar su interés!

9. Las promociones

¡Crea todos los códi­gos pro­mo­cio­na­les que quie­ras y envía­se­los

a per­so­nas con­cre­tas o comu­ní­ca­los al públi­co gene­ral!

También puedes poner en práctica una estrategia de precios early

bird, en función de la proximidad de la fecha del concierto.

10. La fidelización

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Las personas que han acudido a uno de tus conciertos, podrían

estar interesadas en futuros conciertos del mismo artista o banda o
de otros. ¡No desaproveches la oportunidad y mantén el
contacto! Enviar un e-mail de agradecimiento después del
evento es una buena idea para empezar a mantener una relación.

Incluye un formulario en el proceso de compra para conocer

mejor a los asistentes y saber en qué podrían estar interesados y
en qué no, incluye una casilla para que indiquen si quieren recibir
información sobre tus eventos y envíales ofertas exclusivas para
fidelizarlos.

Y sobre todo… ¡disfruta de la música!

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