TEMA 6.

LOS ESPACIOS Y LAS LOCALIZACIONES

INTRODUCCIÓN

El lugar geográfico donde se organice un evento tendrá incidencia directa en la producción del mismo,
en las necesidades logísticas y en el presupuesto.

La elección del espacio viene determinada por diversos factores: contenido del evento, asistentes,
facilidades logísticas, precio del alquiler, situación geográfica, infraestructuras y accesos, capacidad de
taquilla, etc.

En función de las características del evento, el organizador presentará una propuesta de espacio
definido por los factores descritos anteriormente.

Los eventos al aire libre suponen un riesgo por las inclemencias del clima. Siempre habrá que tener un
plan B.

En eventos que vayan a ocupar la vía pública, es necesario solicitar permisos:

• ¿Dónde?

-Ciudades grandes: permiso de ocupación de vía pública a la Junta Municipal de Distrito que
corresponda.

-Ciudades pequeñas: permiso al Ayuntamiento.

• ¿Cuándo?

-Como mínimo deberíamos cumplimentar el impreso con dos o tres meses de antelación,
personándonos en la oficina correspondiente.

• ¿Cómo?

- Rellenando todos los campos de la solicitud:

1.Metros cuadrados de ocupación.

2.Fechas de montaje.

Celebración y desmontaje, descripción de lo que vamos a hacer.

3. Planos.

4. Ejemplo de gráfica que usaremos para estudiar si el contenido publicitario hiere o no la sensibilidad
ciudadana (si es así, no se admitiráa trámite).

5. Horarios de trabajo y del evento.

6. Decibelios máximos si hubiera música.

7. Si habráo no venta de productos, etc.

• ¿Forma de pago?

-En función de los metros cuadrados y los días totales, nos comunicarán las tasas que deberán liquidarse
para poder montar sin problemas en la fecha que nos hayan autorizado si no nos deniegan el permiso.
La resolución suele tardar entre quince días y un mes, aunque al tratarse de la Administración Publica
hay que tomarse estos plazos con precaución y es mejor hacer la solicitud con suficiente antelación.

6.2 OBJETIVOS

Conocer los diferentes formatos de eventos para poder adecuarnos a ellos mediante la elección de un
espacio que se acerque a nuestros objetivos y los del cliente.

Atendiendo al tipo de espacio y desde la perspectiva técnica, conoceremos cuatro grandes categorías de
espacios con los que solemos trabajar en la organización y diseño de eventos

6.3 LA LOCALIZACIÓN

El lugar geográfico donde se organice un evento tendrá incidencia directa en la producción del mismo,
en las necesidades logísticas y en el presupuesto.

La elección del espacio viene determinada por diversos factores: contenido del evento, asistentes,
facilidades logísticas, precio del alquiler, situación geográfica, infraestructuras y accesos, capacidad de
taquilla, etc.

En función de las características del evento, el organizador presentará una propuesta de espacio
definido por los factores descritos anteriormente. Si este se sitúa fuera de la localidad habitual de la
empresa de producción, habrá que establecer una base de trabajo “in situ” y/o colaborar con un
“partner” local para facilitar los trabajos de producción (el productor asociado local). Para ello hay que
calcular los gastos de gestión relacionados con la frecuencia de las visitas, las comunicaciones,
desplazamientos, etc.

A tener en cuenta: A) medios de comunicación (buscar lugares que aseguren su presencia), B) los
eventos al aire libre suponen un riesgo por las incidencias climatológicas. Hay que tener siempre un plan
B. En estos casos, revisar que los equipos estén asegurados.

Aspectos logísticos: ubicación incide en los traslados de los recursos (humanos, técnicos…) Previsión de
atascos, etc.

6.3. LA LOCALIZACIÓN: PASOS A TENER EN CUENTA.

Realizar la prospección en la fase de preproducción.

Captar (en la prospección) por todos los medios, material fotográfico o videográfico e incluirlo en la
propuesta técnica.

Formar un equipo multidisciplinar para la ejecución de las prospecciones: proveedores, equipo de

realización, producción, explotación técnica, producción, seguridad…

Conocer de antemano la disponibilidad del espacio en cuestión.

Prevención:

A) depositar un 25% de reserva de espacio.

B) Si no hacemos la visita en la fase de preproducción, habrá que hacerla en la fase de producción, tras
haber ganado el concurso. En esta etapa serán numerosas las veces que tengamos que acudir al espacio
por diferentes motivos hasta la fecha de celebración del evento.

C) Error prebloquear la fecha de celebración del evento, pero no los días de montaje.

Resumen práctico:

• Hacer fotos personalizadas y tomar medidas del espacio.

• Acudir con especialistas de cada área implicada.

• Conocer las novedades del sector y confiar en los mejores.

6.4 ASPECTOS EN RELACIÓN CON LA LOCALIZACIÓN O LUGAR DONDE SE

DESARROLLA EL EVENTO

- Buena relación con la propiedad (pública o privada) del espacio.

- Producción establece los días de utilización del espacio en función de los datos recabados en las
prospecciones previas.

- Tener siempre un intermediario o contacto directo en las instalaciones del recinto (encargado técnico,
gerente…)

- El encargado o jefe técnico (del espacio) nos pondrá al tanto de los recursos que nos corresponden,
equipamientos, maquinaria, backstage…

Las características que debe reunir el jefe técnico son las siguientes:

• Interlocutor entre equipos. Sobre todo, en eventos que se desarrollan en teatros, auditorios,
salas de espectáculos y tienen lugar enteramente en directo y para ser retransmitidos.
• Debe controlar aspectos artísticos, técnicos y tecnológicos.
• Conocer perfectamente la infraestructura que custodia y darnos facilidades para desarrollar
nuestro trabajo.
• Supervisión y control de todo el proyecto.

ORGANIZACIÓN:

Para organizar el trabajo, concertaremos las reuniones y encuentros necesarios para una correcta
planificación. Aspectos como las normas concretas del emplazamiento, los horarios y demás requisitos
son fundamentales y hay que conocerlos de primera mano y cuanto antes para no llevarnos sorpresas
de última hora.

En la figura se muestra una de las grandes escenografías elaboradas para el Bregenzer Festspiece que se
desarrolla cada verano en Austria. Nótese la envergadura de su producción y las dificultades que
presenta al tratarse de un espectáculo que se desarrolla en medio del lago. Además, hay que tener en
cuenta las inclemencias del tiempo, ya que es común que allíllueva en verano, la época del año en la
cual se celebra el festival. Sin duda el trabajo en equipo y la producción de este festival operístico es un
desafío profesional.
6.5.1 TIPOS DE ESPACIOS: EL FORMATO DE LOS EVENTOS

Una de las claves de este trabajo es adecuar el tipo de espacio al tipo de evento y al mensaje. Es preciso
adaptar también el espacio seleccionado al tipo de medio o canal de comunicación, ya que se requerirá
un planteamiento distinto si el evento se vive en directo o se retransmite.

Cada evento, según sus características, exige un formato diferente, tanto en contenidos como en
montaje técnico y escenográfico. Es importante entender en qué consisten y saber distinguirlos para
aportar una solución escenográfica adecuada.

OUTDOOR

Son eventos al aire libre que exigen desplazamiento y mezclan formación e incentivo con actividades
como paintball, karting, vuelos en globo, actividades deportivas de todo tipo, tiro con arco, quads,
tirolinas, golf, etc.

Este tipo de eventos es muy habitual en los departamentos de Recursos Humanos de las empresas, que
los definen como “acciones” formativas fuera del aula, pensadas para mejorar las relaciones humanas y
de comunicación, la organización del trabajo, las técnicas de liderazgo, la toma de decisiones bajo
factores de presión, la resolución de problemas sobre el terreno y la capacidad de motivación individual
y colectiva.

ROAD SHOW

Son giras promocionales, eventos itinerantes que pretenden acercar la marca o

producto a un target amplio mediante un tour o gira promocional que recorre diversos
puntos de la geografía. Estas giras se pueden realizar con un autobús, un camión
adaptado, un stand o lo que necesitemos como medio para la acción y, por tanto, al
aire libre o en una localización cerrada.

Este formato tiene bastante tirón en la actualidad y su fin más inmediato es acercar la
firma, producto o programa a los clientes, consumidores o destinatarios finales. Es de
gran validez para las marcas que los clientes puedan probar o interactuar con el
producto antes de comprarlo.

En lo que a escenografía se refiere, requiere un tratamiento específico, lo cual se debe

contemplar desde su diseño inicial, ya que habrá un montaje, puesta en escena y
desmontaje prácticamente diarios. Un buen ejemplo de esto son los mítines políticos.

MARKETING STREET Y AMBIENTMARKETING

Son acciones realizadas en la calle que intentan atraer la atención de posibles consumidores. Suelen
combinar la presencia de la marca con actividades más lúdicas o que impliquen al público y tienen un
gran contenido comercial.

Por supuesto, para que este tipo de campañas resulten efectivas deben realizarse en lugares estudiados
y de gran afluencia, es decir, zonas céntricas y conocidas. El reparto de folletos en la calle es el más
clásico de los ejemplos. Actualmente puede considerarse todo un arte. El fin principal es sorprender con
el ingenio de la propuesta y por supuesto guardar la coherencia con el mensaje o estética de la marca en
cuestión.
Es importante mencionar, ahora que hablamos de formatos de eventos, los grandes eventos
promocionales, de presentación de producto, las convenciones, los deportivos, las ferias y exposiciones,
y en general todos los que giran en torno a la industria del espectáculo. Estos se llevan la palma en
cuanto a producción y despliegue de medios técnicos, materiales y humanos se refiere.

Desde el punto de vista escenográfico, la creatividad y las buenas ideas tienen cabida en cualquiera de
estos formatos, pero es evidente que, a mayor envergadura del evento, mayor presupuesto necesario
para poder desarrollar las buenas ideas.

Una vez definidos los diversos formatos en los que suelen basarse los eventos, nos interesa ver otra
clasificación, en este caso según el tipo de espacio. Esto quizá puede parecer, como muchas veces lo son
las clasificaciones, un poco estándar, pero para facilitarnos el estudio de estos temas es necesario
establecer algunas tipologías. Por tanto, es turno ahora de hablar de los tipos de espacios con los que
solemos contar para el desarrollo de nuestro evento.

6.5.2 TIPOS DE ESPACIO

Atendiendo al espacio y desde la perspectiva técnica, podemos establecer cuatro categorías:

1. Espacios naturales.

Los espacios naturales o al aire libre se están convirtiendo en lugares elegidos para realizar todo o una
parte de muchos eventos, quizáporque el entorno puede ser el canal conductor del mensaje. Por
supuesto, si nuestro evento está inspirado en la naturaleza, es seguro que debemos optar por este tipo
de emplazamientos.

Otro tipo de eventos como las bodas son muy habituales en este formato de espacios.

La complejidad técnica aumenta en este tipo de localizaciones, sobre todo la parte escenográfica y
audiovisual, y requiere el montaje de estructuras y seguramente de más instalaciones efímeras para
poder desempeñar este trabajo.

Cuando hablamos de espacios naturales, no solo hacemos referencia a la naturaleza.

Es muy común, sobre todo en actos institucionales, que la escenografía sea la propia arquitectura de
algún edificio o monumento emblemático.

En este tipo de actos, la producción es sencilla: se elige un buen ángulo para la foto y se aportan
soluciones técnicas para la luz y el vídeo correspondientes. Debemos estar prevenidos sobre las
condiciones climáticas y tener todos los elementos escenográficos necesarios básicos, como pueden ser
tarimas o gradas para los medios de comunicación, entre otros.

Otro elemento que forma parte de la escenografía en este tipo de actos es la moqueta.

Cuando hablamos de actos en espacios naturales o al aire libre, lo hacemos sobre aquellos que se
desarrollan en su totalidad en dicho entorno, aunque formen parte de un evento que se celebra en
distintos lugares, y no aquellos en los que instalamos, dentro de un espacio natural, estructuras
efímeras como pueden ser carpas, pabellones u otro tipo de infraestructuras.

Elegir un escenario al aire libre siempre conlleva muchos riesgos para producción, al igual que para
protocolo, escenografía y audiovisual, ya que requiere tener en cuenta factores como:

- El clima.
 - La luminosidad (horas de luz según la época del año).
- La sonorización.
- El estado del terreno.
- Las fuentes de corriente y tomas de agua.
- El simbolismo del espacio.
- La capacidad del espacio.
- Equipamiento de servicios.
- Los medios de comunicación.
- Los accesos.
- La seguridad.

No son habituales actos en espacios naturales o al aire libre sin equipamientos cercanos de apoyo o para
un posterior encuentro con los invitados.

Los festivales musicales se celebran la mayoría en espacios naturales y al aire libre y son un gran
ejemplo de una producción compleja pero espectacular a su vez.

Es importante recordar que, igual que los emplazamientos interiores los entregamos en perfecto estado,
lo mismo sucede con los espacios al aire libre, debemos cuidar y respetar el entorno.

2.En construcciones o instalaciones:

a) Fijas: Instalaciones que no se pueden cambiar ni moldear, bien por requerimientos de protección del
patrimonio histórico-artístico, porque son instituciones o empresas reservadas para la celebración de
determinados actos y cuya versatilidad es difícil, o bien porque son lugares imposibles de moldear por
decisión de sus promotores, propietarios o, sencillamente, por imposibilidad.

Lo habitual en estos supuestos es que producción se limite a los asuntos técnicos como son todo lo
audiovisual y la escenografía, así como prever las necesidades de producción gráfica y de utillaje

b) Polivalentes: Espacios multiuso, versátiles o polivalentes. Están dentro de esta clasificación los
palacios de congresos, salas de hoteles, salas de usos múltiples e incluso salas de edificios oficiales y no
oficiales que pueden moldearse con facilidad.

Un ejemplo claro de esto es el uso que se le da a la iglesia de la Universidad Laboral de Gijón para
celebrar un festival de música electrónica llamado L.E.V. (Laboratorio de Electrónica y Visuales).

Lo que normalmente funciona como iglesia se transforma en una sala de conciertos o de exposiciones
de obras muy visuales. Suele ser intervenida con luz y audiovisual principalmente.

En ambos supuestos tendremos que considerar los siguientes aspectos a la hora de elegir o no un
espacio de este tipo:

•La propiedad del lugar. No trabajamos igual con un alquiler de espacio ordinario que en un
espacio donde el promotor es el propietario (corporativo) y tiene todo el poder en cuanto a las
decisiones sobre lo que allí sucederá.

•Las medidas de seguridad del edificio.

•Las características del espacio, si es diáfano o hay barreras, mobiliario o elementos

decorativos. Si tenemos la libertad para moldearlo conforme al proyecto aprobado, tendremos
que pensar en la reutilización o no de estos elementos que ya nos vienen dados y, por tanto, en
 su almacenaje, traslado y acoplamiento con los nuevos. Es fundamental contar con los planos
de las salas y espacios que utilizaremos.

•La luminosidad y la sonorización.

•El entorno: accesos, instalaciones alrededor, cercanía a la ciudad, etc.

3 En construcciones o instalaciones efímeras.

Nos referimos en este caso a eventos que se desarrollan en su totalidad en instalaciones efímeras como
puede ser una carpa, un pabellón, superficies flotantes o estables, una estructura que solo servirá para
ese momento o para un espacio temporal corto.

Existen muchos ejemplos de este tipo de espacios, como las retransmisiones deportivas durante un
mundial de fútbol o la Eurocopa. La Plaza de Colón en Madrid es un perfecto ejemplo de este tipo de
instalaciones para eventos.

La visita del papa en las Jornadas Mundiales de la Juventud, celebradas en Madrid en agosto de 2011, es
un buen ejemplo de los actos en instalaciones efímeras. Requieren un gran despliegue escenográfico y
por tanto de producción y protocolo.

En este caso es una gran escenografía practicable, la cual requiere un gran despliegue de medios y de
planificación. Resulta muy estética y agradable, con líneas concretas y puras sin dejar de lado la
magnificencia que suele acompañar los actos del Vaticano.

Otro ejemplo mucho más teatral nos lo brinda La fura dels Baus. En 2008, en Madrid y con motivo de la
celebración del 2 de mayo, la conocida compañía teatral y performance catalana recreó en la capital su
particular visión de los fusilamientos.

El espectáculo incluía diversas estructuras manipuladas en movimiento por los intérpretes y un cable de
30 metros desde la Casa de América hasta el edificio de Correos, ambos situados en la Plaza de Cibeles,
por donde se deslizaban las diferentes piezas escenográficas que manipulaban en este espectáculo de
grandes dimensiones.

También el espectáculo realizado en Las Palmas (2013) dentro del festival de Teatro y Danza.

Este tipo de estructuras e instalaciones permiten personalizar el espacio conforme el interés y objetivo
del promotor. Suelen ser modulares, lo que posibilita elegir distintas dimensiones.

Hoy en día, lo más común es lo visto en estos ejemplos: eventos sociales, presentaciones de productos,
actos de primeras piedras, exposiciones, eventos deportivos, actos promocionales, convenciones, etc. El
avance de las tecnologías y la utilización de nuevos materiales, más ligeros y manejables, dan como
resultado estructuras de gran facilidad de instalación y traslado, tiempos de montaje más cortos y
mayor versatilidad en la adaptación a los espacios.

El montaje de la estructura:

La producción del montaje y desmontaje puede llegar a ser compleja en función de las dimensiones de
la estructura y del espacio.
Es necesario contar con los permisos y licencias adecuados, cumplir con las normas de seguridad en la
materia, estudiar el tipo de suelo donde va la instalación, ya que en muchos casos debemos cubrir el
suelo para protegerlo con planchas de acero u otro material como madera.

También hay que estudiar si la superficie soporta la carga y prever toda la maquinaria técnica que
emplearemos en el montaje, además de los recursos humanos y su logística.

La adecuación del espacio interior:

La producción del espacio interior, es decir, su adecuación, escenografía y ambientación se llevará a

cabo conforme a los contenidos del acto y en coordinación con el equipo de protocolo. Este tipo de
estructuras son muy versátiles a la hora de ambientarlas, ya que son espacios diáfanos, perfectos para
ser intervenidos.

Otro tipo de estructuras con una producción y labor escenográfica compleja son las que se instalan para
la celebración de espectáculos musicales y culturales, exposiciones internacionales, grandes cumbres, y
que suelen combinar diversidad de recursos, elementos constructivos, tecnológicos y de servicios que
requieren una gestión de la producción de máximo nivel.

4.Espacios mixtos:

La producción de este tipo de actos es similar a la descrita anteriormente. Pueden ser instalaciones al
aire libre, como campos de fútbol o instalaciones deportivas no cubiertas en las que se va a celebrar
algún tipo de evento y cuyo desarrollo se llevará a cabo dentro de dicha localización.

Al igual que en los espacios naturales, las condiciones atmosféricas deben tenerse en cuenta, aunque es
probable que podamos solucionarlo montando algún tipo de elemento textil o de otra naturaleza que
minimice los efectos. Una vez más, las características técnicas del lugar, la cantidad de público y el
contenido del evento determinarán el tipo de producción y por tanto el tipo de intervención
escenográfica.

Por último, cabe mencionar que en muchos eventos lo que se persigue es tener varios ambientes y por
tanto requieren una creación escenográfica distinta, pero simultánea. Lo mismo sucede con el concepto
creativo

a) Instalaciones al aire libre

b) Instalaciones en construcciones fijas o efímeras y espacios al aire libre.

Esta clasificación, según Campos (2008), definirá el tipo de complejidad técnica y por tanto una
aproximación al presupuesto necesario. Iremos definiéndolos a continuación y viendo las características
de cada espacio.

OTROS ESPACIOS:

Parece conveniente hacer un inciso para mencionar el diseño de espacios comerciales o ubicaciones
alternativas, que funcionan muy bien y podrían considerarse un tipo de evento con grandes posibilidades,
tanto comerciales como creativas.

Es frecuente organizar eventos de promoción o presentación de producto en emplazamientos

comerciales, incluso la apertura de una tienda es importante para una marca y, por tanto, mostrar
nuestros espacios comerciales y diferenciarse así de la competencia es una técnica de marketing más.
Para terminar este apartado, recordemos la importancia de entender qué es lo que pide cada evento en
concreto, cuáles son sus necesidades y cualidades para de esta manera poder ofrecer el espacio más
adecuado.

Muchas veces el formato del evento y el tipo de espacio vienen dados o sugeridos por el cliente. Aun
así, como escenógrafos debemos mostrar versatilidad y conocimientos espaciales amplios, de
manera que podamos sugerir al cliente el tipo de espacio que mejor se adecúe al evento que quiere
celebrar.

DATOS TÉCNICOS ESPACIOS Y LOCALIZACIONES

•Un aspecto esencial a la hora de decidir los espacios para nuestros eventos es conocer, con todo
detalle, los datos que nos ofrecen las instalaciones que vamos a visitar y que se ajustan a las
necesidades simbólicas y expresivas del guion del acto que vamos a producir.

•La dotación logística y técnica del espacio, ya sea construcción fija, efímera o de cualquier índole, nos
dará respuesta a aquellos elementos y herramientas técnicas que vamos a tener que suplementar para
la realización de nuestro evento.

•La ficha técnica que la mayoría de los espacios disponen para sus clientes, es el documento base con el
que debemos trabajar a la hora de la prospección y localización del espacio.