¿Qué eventos necesitan equipo?

Aquí hay ejemplos de eventos que definitivamente requerirán algún tipo

de equipo para eventos:

 Conferencias.
 Ferias.
 Exhibiciones.
 Conciertos.
 Espectáculos de comedia.
 Obras de teatro.
 Proyecciones de cine.
 Clases.

Equipo relevante para la mayoría de los eventos.

Aunque cada evento es único, hay ciertos tipos de equipos que
siempre serán necesarios para que todo funcione sin problemas.
Vamos a repasar algunos de los equipos de eventos más genéricos.

1. Mesas y sillas.

Cualquier evento que incluya comida, charlas o presentaciones

necesitará mesas y sillas para los invitados. Excepciones notables
incluyen recepciones y raves. Pero aun así, una mesa o dos pueden
ser útiles.

Es posible que necesite tablas para:

 Comidas.
 Registro.
 Mostrar información.
 Equipos.
 Mercaderías.

Consejo:Lea sobre los diferentes tipos de mesas y asientos para

tener una idea de lo que necesita.
2. Carpas y toldos.

Si está organizando un evento al aire libre, es una buena idea

protegerse del clima trayendo una carpa o un toldo.

3. Carteles y pancartas.

La señalización de eventos es obligatoria para casi todos los eventos,

incluso si se trata de mostrar a los invitados dónde se está llevando a
cabo el evento.

Pero hay muchos usos para carteles y pancartas, incluyendo …

 Comercializar la marca.
 Programas.
 Direcciones.
 Estacionamiento.
 Sector de fumadores.

Consejo: Lea nuestra guía de señalización de eventos para obtener

una imagen completa de lo que necesita.

4. Energía y cables.

Si está organizando un evento al aire libre, deberá ver cómo conseguir

energía para las festividades. Pero incluso los eventos en interiores
pueden requerir una extensión de cable adicional o dos.

5. Iluminación.

Ya sea que le interesen los láseres y los focos o solo necesite un poco
de luz para establecer el estado de ánimo, es una buena idea si los
invitados pueden ver lo que está pasando … o simplemente verse entre
ellos.
La iluminación es clave para muchos eventos.

Estas son algunas de las áreas para las que podría necesitar
iluminación:

 El lugar en general.
 Podios.
 Escenarios.
 Pasarelas.
 Cuerdas y redes.
 Carpas y toldos.

Consejo: Observe estas formas creativas sobre como usar la

iluminación en eventos para inspirarse.

6. Escenario.

Si su evento presenta algún tipo de actor u orador, es útil tener un

escenario para que todos los miembros de la audiencia puedan verlos y
escucharlos.

Consejo:Lea acerca de los diferentes tamaños de escenarios para

saber cuál debe obtener para su evento.
7. Sonido.

Al igual que la iluminación, el equipo de sonido es una parte esencial

de cualquier evento que presenta discursos o actuaciones.

Estos son algunos de los equipos de sonido que puede necesitar:

 Micrófonos.
 Parlantes.
 Monitores para escenario.
 Soportes para micrófono y altavoz.
 Mesas de mezclas.
 Auriculares.
 Giradiscos.
 Reproductor de música (teléfono, tableta o portátil)

Consejo: Vea cómo los números de los asistentes influyen en sus

requisitos y lea esta guía detallada sobre equipos de sonido para
comprender cómo funciona todo.

8. Efectos visuales.

Las presentaciones pueden ser apropiadas en muchos eventos, desde

demostraciones de productos corporativos hasta vergonzosas fotos
familiares en reuniones.
Asegúrese de tener el equipo visual adecuado para las presentaciones.

Estos son algunos de los equipos que necesitará para que eso suceda:

 Laptop (para videos web).

 PowerPoint.
 Proyectores.
 Pantallas.
 Rotafolio.
 Superficie blanca.
9. Almacenamiento.

Sí, también necesitará un lugar para guardar todo. Pero el

almacenamiento no solo es importante para el equipo de su evento.
También puede ser útil para almacenar las pertenencias del personal
del su equipo, así como la comida y las bebidas.
Equipos para eventos especializados.
Si está organizando un evento especial que no está cubierto por el
equipo más genérico, entonces es una buena idea pensar un poco más
en que necesita para su evento.

Aquí hay ejemplos de equipos especiales requeridos para diferentes

tipos de eventos:

 Artículos para manualidades y artesanias para talleres.

 Instrumentos para clases de música.
 Utensilios e ingredientes para eventos gastronómicos.
 Equipamiento deportivo para eventos fitness y deportivos.
 Decoraciones festivas para fiestas.

Cómo conseguir equipamiento para su evento.

Tiene varias opciones cuando se trata de adquirir el equipo adecuado
para su evento. No hay necesidad de romper el banco,
independientemente del presupuesto de su evento.

1. Comprar equipo nuevo.

Si el dinero no es un problema o el equipo que necesita no es tan caro,

lo mejor es comprar lo que necesita nuevo. De esa manera, al ser
suyo, lo podrá guardar y usar tantas veces como quiera.

2. Comprar equipo usado.

Si lo que necesita es un poco caro, puede pagar para buscar

en eBay algunas buenas ofertas en equipos de eventos favoritos. Otro
buen lugar para buscar equipo usado es Gumtree.

3. Alquilar o rentar.

Si solo necesita el equipo por un corto período de tiempo (por ejemplo,

para uno o dos eventos), la mejor opción es alquilar o rentar equipos
para eventos.
La contratación de equipos es una forma asequible de obtener lo que necesita.

4. Alquiler con opción a compra.

Si no está seguro de si organizará un evento similar en el futuro, pero

considera hacerlo si el primero es un éxito, intente alquilar el equipo
con la opción de comprarlo en una fecha posterior.

Consejo: ¿No está seguro de qué opción elegir? Lea acerca de

los beneficios de alquilar equipos.

Donde encontrar equipos para eventos.

Ahora, la pregunta del millón de libras: ¿Dónde encuentra el equipo
que necesita para su evento?

La mayoría de los proveedores de equipos para eventos tendrán la

opción de comprar nuevos o usados, así como permitir el alquiler o
renta de equipos para eventos.
Aquí hay una muestra de proveedores del Reino Unido con los que
puede comenzar:

 Event Equipment Hire

 Add To Event.
 Event Equipment Ltd
 Party Doctors
 Event Hire UK
 Options Hire
 Event Hire Online
 Thorns Group

Aquí hay algunos sitios web donde puede encontrar buenas ofertas en
equipos usados:

 Fat Llama
 Facebook Marketplace
 eBay
 Gumtree

Si eso no es suficiente para saciarlo, consulte estos directorios de

proveedores de eventos:

 Event Services Directory

 Stand Out Magazine
 Showman’s Directory
 The White Book

Recomendaciones:
Promocionar el evento
Ver las tendencias de los últimos grandes eventos. 
Tener una estrategia de comunicación acorde a la empresa. 
Utilizar guías, libros electrónicos y aplicaciones móviles.
Consultar blogs especializados en la organización de eventos 
Hacer uso de las nuevas tecnologías,
Sostenibilidad y cuidado medio ambiental 
Utilizar el crowdshaping,
espacio donde se va a desarrollar

La esencia de un evento debe tener estos factores:

ACCESIBILIDAD

El lugar debe ofrecer una óptima accesibilidad para que cualquier persona pueda
acceder con comodidad al interior. No debe existir ningún tipo de obstáculo para
personas con movilidad reducida. Conviene que elijamos unas instalaciones que
aportan esta experiencia de comodidad desde el mismo instante de la llegada.
EXCELENTE ACÚSTICA

Es habitual observar con detenimiento la decoración del lugar, la distribución del

mobiliario o su amplitud. Pero existen aspectos importantes que no se perciben con los
ojos. Es imprescindible que el salón para eventos que has elegido tenga una buena
acústica. De este modo, no se producen molestos ruidos de fondo cuando varias
personas mantienen una conversación. Quizá alguien ofrezca un discurso en algún
momento de la celebración. Y, en ese caso, cualquiera de los allí presentes debe poder
escuchar su mensaje con claridad desde cualquier rincón. De lo contrario, este hecho
puede interferir de manera negativa en la comunicación del mensaje.

COMODIDAD

Distintos invitados van a coincidir en ese lugar en el mismo día y hora. Y cada uno
debe tener su propio espacio en la mesa. La comodidad es uno de los criterios más
importantes que debemos valorar en esta elección. El recuerdo que los asistentes
tengan de este día va a depender, en gran medida, de cómo se han sentido durante el
encuentro.

HISTORIA

Es recomendable que ese escenario haya acogido en anteriores ocasiones otros

acontecimientos señalados. Una localización de ensueño hace que cualquier boda,
cumpleaños, reunión familiar y evento corporativo sean inolvidables. Un lugar que ha
sido elegido previamente por otros clientes posee las características deseadas para
adaptarse a los cambios.

ENTORNO DE NATURALEZA

El interior de un salón con encanto debe presentar un estilo propio. Pero también,
conviene que analicemos el contexto de ese lugar. Un entorno en la
naturaleza refuerza la belleza de ese ambiente. Unos jardines bonitos ofrecen
múltiples perspectivas para hacer fotografías, pasear al aire libre o disfrutar de unos
exteriores muy relajantes.

LIMPIEZA

La limpieza y desinfección, ahora más que nunca, es clave para cuidar el entorno y
garantizar su perfecto mantenimiento. Esta higiene debe percibirse en todas las zonas
de las instalaciones, también en los baños.

ZONA DE APARCAMIENTO

Distintas personas van a desplazarse para llegar a la misma dirección en el día de la

celebración. Un lugar que cuenta con una zona para aparcar el coche resulta
especialmente práctico. De este modo, los invitados evitan los imprevistos de última
hora y llegan con puntualidad a la cita.

TECNOLOGÍA

Existen distintos recursos que pueden utilizarse en este día. Por ejemplo, un micrófono,
una pizarra o un proyector. La tecnología no solo es importante en un evento
corporativo, sino en cualquier celebración.

ASESORAMIENTO PERSONALIZADO

Incluso cuando un salón posee todas las características buscadas en un lugar ideal, el
cliente puede tener dudas respecto a los detalles de la celebración. Es indispensable
que reciba el asesoramiento de profesionales cualificados que le acompañan en la
organización. Una excelente atención al cliente es clave en este momento. Por ello,
es recomendable que en el lugar trabajen expertos en la materia y, también,
vocacionales.

MOBILIARIO

¿Cuántas mesas pueden integrarse en el interior de ese espacio? Es imprescindible

que sepamos cuántas personas van a acudir al acto. De este modo, el salón elegido
será aquel que se adapte mejor a las necesidades de la jornada. Lo ideal es que ese
escenario supere las expectativas de los asistentes.

Los salones para eventos son espacios en los que se celebran momentos muy

felices. Un lugar cómodo que propicia el encuentro, la comunicación y el disfrute de los
allí presentes. ¡En Complejo el Olivar cuidamos cada detalle! Porque sabemos que un
espacio debe hacer sentir a los invitados como si estuviesen en su propia 

EVENTOS EMPRESARIALES:
 Alquiler de salón para eventos (adultos)  
 Alquiler de salón para fiestas infantiles.-

 Preparación y limpieza de instalaciones.

 Preparación de equipo de insumos
 Organización y supervisión de la funcionalidad.
  Limpieza al finalizar el evento.

 Vídeo filmaciones.-

 Preparación del equipo

 Filmación

 Espectáculos infantiles.-

 Establecer fecha y horario del evento

 Actuación

 Decoración con globos.-

 Preparación del equipo

 Elaboración e instalación de adornos

En otro grupo de servicios, homogéneo en su proceso, se puede mencionar:

 Alquiler de mesas y sillas.

 Alquiler de juegos infantiles.

 Establecer fecha y horario del evento.

 Preparación del equipo y accesorios.
 Realización del evento.
 Retiro de equipo y accesorios.

Las escalas posibles de producción que se pueden lograr son:

  Prestación de servicios
Microempresa/artesanal Hasta 36 fiestas / mes
Pequeña empresa (*) De 36 hasta 300 fiestas / mes
Mediana empresa Más de 300 fiestas / mes
Gran empresa No aplicable
(*) Se sugiere que para que este tamaño de establecimientos sea redituable se
instalen dos salones en el mismo terreno, ya que la práctica señala que dos o más
salones juntos son más costeables.

En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente:

 Microempresa/artesanal:

El otorgamiento del servicio no ha mostrado cambios importantes ya que se continua

proporcionando con juegos infantiles (inflables y de metal) sin mecanismos complejos.
En la microempresa la alberca de pelotas esponja es de plástico inflable.

 Pequeña empresa:
El servicio se ha modernizado al utilizar video juegos, juegos mecánicos complejos y
alberca de pelotas esponja en una fosa cavada en el piso; así como el servicio de
palomitas, algodones, paletas, tacos, hot dogs y globos, en modernos y atractivos
aparatos expendedores. También las instalaciones tienen todos los servicios
(estacionamiento, jardines y seguridad).

Flujo del proceso de producción en una escala de micro empresa/artesanal

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto

seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es
homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la
pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el
equipo considerados, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones
o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda
realizar.
A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel
microempresa/artesanal:

1. Contacto inicial. El cliente contacta con el salón ya sea vía telefónica o

presentandose en las oficinas del salón. En este primer contacto se acuerda el tipo de
servicio que se ofrecerá y la fecha y hora del evento, así como el número de invitados.
Se toman los datos del contratante: nombre, teléfono y dirección.
2. ¿Se aceptan las condiciones? Si no se aceptan las condiciones, el proceso termina
en este punto, en caso contrario, se sigue con la firma del contrato o reservación.

3. Contrato o reservación. Cuando el cliente decide llevar a cabo la fiesta en el salón

se firma un contrato por parte del solicitante y de la empresa, éste incluirá, entre otras
cosas, las siguientes: Datos del solicitante, horario y fecha del evento, fecha del
contrato, anticipo y otras observaciones.

4. Si el cliente desea tener servicios adicionales como son: Tacos, algodones de

dulce, globos, hot-dogs, palomitas de maíz, helados y paletas., puede obtenerlos por
medio del salón, o él mismo contratar el servicio en otro lado.

5. Abastecimiento de materias primas. De acuerdo al contrato se procederá a

realizar el abastecimiento de materias primas.

6. Preparación del equipo. Se prepara y verifica el equipo que se va a utilizar como

los juegos mecánicos y electrónicos, así como el buen estado del mobiliario, entre
otros.

7. Todo el equipo que se utilizará en el evento: Se acomoda el sonido, las luces,

las sillas y mesas en el área del comedor, se colocan sillas donde se presentará el
espectáculo infantil, así como adornos y globos, entre otras cosas.

8. Inspección General. Se verifica que todo esté dispuesto para iniciar el evento.

9. ¿Inspección satisfactoria? Si la inspección resulta satisfactoria, sólo resta esperar

a que lleguen los invitados, en caso contrario se procederá a realizar las correcciones
necesarias.

10. Realizar modificaciones. Se realizan las modificaciones pertinentes y se procede

a una nueva inspección.

11. Recepción de invitados. Esta actividad consiste en recibir a los invitados,

generalmente mediante una lista o invitación.

12. Realización y coordinación del evento. Una vez comenzado el evento se deben

coordinar todas las actividades que lo forman ( los juegos, la comida, el espectáculo y
demás ), así como se estar al pendiente de que los niños no sufran ningún percance
dentro de las instalaciones.

13. Conclusión del evento. Al concluir el evento se despide a los invitados y el cliente
liquida el contrato.

14. Limpieza de áreas, equipo y accesorios. Al concluir el evento se procede a

limpiar el local, el equipo y mobiliario ( mesas, sillas, etc.) así como los accesorios que
sirvieron para la realización del evento.

15. Almacenamiento de equipo y accesorios. Después de haber limpiado el equipo

y accesorios se procede a almacenarlos en el lugar apropiado, quedando dispuestos
para un nuevo evento.
Flujo del proceso de producción en una escala de pequeña empresa:

1. Contacto inicial. El cliente contacta con el salón ya sea vía telefónica o

presentandose en las oficinas del salón. En este primer contacto se acuerda el tipo de
servicio que se ofrecerá y la fecha y hora del evento, así como el número de invitados.
Se toman los datos del contratante: nombre, teléfono y dirección.

2. ¿Se aceptan las condiciones? Si no se aceptan las condiciones, el proceso termina

en este punto, en caso contrario, se sigue con la firma del contrato o reservación.

3. Contrato o reservación. Cuando el cliente decide llevar a cabo la fiesta en el salón

se firma un contrato por parte del solicitante y de la empresa, éste incluirá, entre otras
cosas, las siguientes: Datos del solicitante, horario y fecha del evento, fecha del
contrato, anticipo y otras observaciones.

4. Si el cliente desea tener servicios adicionales como son: Tacos, algodones de

dulce, globos, hot-dogs, palomitas de maíz, helados y paletas., puede obtenerlos por
medio del salón, o él mismo contratar el servicio en otro lado.

5. Abastecimiento de materias primas. De acuerdo al contrato se procederá a

realizar el abastecimiento de materias primas.

6. Preparación del equipo. Se prepara y verifica el equipo que se va a utilizar como

los juegos mecánicos y electrónicos, así como el buen estado del mobiliario, entre
otros.

7. Todo el equipo que se utilizará en el evento: Se acomoda el sonido, las luces,

las sillas y mesas en el área del comedor, se colocan sillas donde se presentará el
espectáculo infantil, así como adornos y globos, entre otras cosas.

8. Inspección General. Se verifica que todo esté dispuesto para iniciar el evento.

9. ¿Inspección satisfactoria? Si la inspección resulta satisfactoria, sólo resta esperar

a que lleguen los invitados, en caso contrario se procederá a realizar las correcciones
necesarias.

10. Realizar modificaciones. Se realizan las modificaciones pertinentes y se procede

a una nueva inspección.

11. Recepción de invitados. Esta actividad consiste en recibir a los invitados,

generalmente mediante una lista o invitación.

12. Realización y coordinación del evento. Una vez comenzado el evento se deben

coordinar todas las actividades que lo forman ( los juegos, la comida, el espectáculo y
demás ), así como se estar al pendiente de que los niños no sufran ningún percance
dentro de las instalaciones.

13. Conclusión del evento. Al concluir el evento se despide a los invitados y el cliente
liquida el contrato.

14. Limpieza de áreas, equipo y accesorios. Al concluir el evento se procede a

limpiar el local, el equipo y mobiliario ( mesas, sillas, etc.) así como los accesorios que
sirvieron para la realización del evento.
15. Almacenamiento de equipo y accesorios. Después de haber limpiado el equipo
y accesorios se procede a almacenarlos en el lugar apropiado, quedando dispuestos
para un nuevo evento.

Un día tradicional de operaciones

Un día de operaciones, va en función del evento que se atienda, pero normalmente se

deberá llegar con 4 horas de anticipación para preparar y acomodar el equipo; el
tiempo que dura el evento es de tres a cinco horas y una hora posterior para levantar
el mobiliario, empacar la mantelería y demás partes del equipo y accesorios.

Distribución Interior de las Instalaciones:

Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de

planta son:

a) Determinar el volumen de producción

b) Movimientos de materiales

c) Flujo de materiales, y

d) Distribución de la planta.

Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de instalaciones, el flujo de

operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la
recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados,
pasando obviamente por el proceso de fabricación.

Flujo de materiales
Además de la localización, diseño y construcción de la planta es importante estudiar
con detenimiento el problema de la distribución interna de la misma, para lograr una
disposición ordenada y bien planeada de la maquinaria y equipo, acorde con los
desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, de modo
que se aprovechen eficazmente el equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores.

Las instalaciones necesarias para una pequeña empresa de este giro incluyen, entre
otras, las siguientes áreas:

 Oficinas
 Almacén
 3 Baños para niños
 3 Baños para adultos
 Area de romper piñatas
 Area de juegos
 Area de consumo de alimentos
 Area de espectáculos
 Area de puestos de algodón, tacos, paletas y demás
  Cocina
 Alberca de espuma
 Area de vídeo juegos

Ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta:

Determinación de costos y márgenes de operación:

El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya

que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la
empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado
negativo.

En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por
posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la
capacidad instalada.
En términos generales, el precio se puede establecer por debajo o por encima del de la
competencia o ser igual al de ella.

El costo de los servicios deberá estar integrado por:

Costo del material principal 60%

Mano de obra 10%
Impuestos y seguros 10%
Servicios, renta y mantenimiento 8%
Depreciación de equipo y maquinaria 10%
Imprevistos y gastos varios 2%
TOTAL 100 %
A los costos anteriores se les debe agregar un margen de utilidad y una vez obtenido el
precio del servicio, ponderarlo en relación con el de similares en el mercado y la
situación de oportunidad (oferta - demanda).

Distribución del producto:

La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que

impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del
potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en
otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital.

Los principales canales de publicidad son:

 Sección amarilla del directorio telefónico

 Directorio de la Cámara Nacional de comercio, servicio y turismo

Administración y control de inventarios:

La administración y el control de los inventarios tienen como función principal

determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y
terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con
ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en
un nivel óptimo.

La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la

empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado
con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos
financieros.

De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están
obligadas a llevar algún  sistema de inventarios, dependiendo de los ingresos
manifestados en su última declaración.

Las empresas de este giro no utilizan métodos para la valuación de inventarios.

                                                                                                                                  
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