Organización de

Eventos y Servicio
de catering
ALEJANDRO SUAREZ MARSIGLIA
CHEF – DOCENTE – ASESOR GASTRONÓMICO
QUE ES UN EVENTO

El significado de la palabra “EVENTO” que proviene

del latín "EVENTUS", que significa acontecimiento,
suceso, eventualidad.
Con lo que entenderemos, que si bien se trata de un
suceso, el cual es eventual, tendrá la concepción de
único e irrepetible 
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
QUE ES LA ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS?
Es el proceso donde se diseña, se toman herramientas
de planeación y se desarrollan planes de producción.

Es muy importante tener muy en claro lo siguiente:

Cuando lo vamos hacer?

Para quien es el evento?
Que tipo de evento?
Donde se realizara el evento?
Que quiero lograr con este evento?
 TIPOS DE EVENTOS

Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales,

estas son:
Eventos Sociales, principalmente destinados a “la
diversión de los invitados”, se los puede realizar en
salones, al aire libre, o en la propia casa, decorando
un ambiente agradable, acogedor y cómodo para
cada unos de los asistentes. 
 TIPOS DE EVENTOS

Eventos Corporativos, completamente encaminados a

vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar,
comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores,
clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad
requieren de compañías con una mayor infraestructura tanto
técnica como humana, que permita integrar todas las ramas
audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a
los asistentes del evento. 
 TIPOS DE EVENTOS

Eventos Públicos y / o populares, mejor conocidos

como eventos masivos que en su mayoría son
Conciertos, festividades, ferias, desfiles,
concursos y eventos culturales. 
Este tipo de eventos requieren de un trabajo mas
amplio en anterioridad y planeación,
generalmente se trabaja también en espacios
muy grandes.
 TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS SOCIALES Nacimientos. Cumpleaños. Casamientos. Aniversarios.
Fiestas Benéficas. Desfiles. Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de
Pertenencia. Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Despedidas de
solteros. Fiestas de Reencuentros. Fiestas de 15 y 18 años. 

EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOS Ferias, Cumbres

Congresos, Convenciones, Exposiciones, Showrooms, Seminarios,
Lanzamientos de productos, Conferencias de Prensa. 

EVENTOS CULTURALES Festivales. Actos Culturales. Conmemoraciones.

Cocktail. Espectáculos artísticos. Muestras de arte. Inauguraciones de
Centros Culturales. Fiestas de Colectividades. Presentación de un libro.
Presentación de una Obra. Exposiciones. Congresos.
METAS DEL EVENTO

¿ Cuales son las metas del evento ?

A diferencia del ¨ para que¨ aquí hablamos de
objetivos específicos. Establecer metas que nos
permitan analizarlas de un modo cuali-
cuantitativo que en el futuro brindara claridad
durante el proceso de planificación y ejecución
del evento.
Objetivos del evento
 Fidelizar clientes y/o personal.
 Comunicar novedades.
 Compartir conocimiento ( congresos, seminarios …)
 Celebrar un acontecimiento.
 Networking
 Potenciar negocios
Lugar
 Es un elemento fundamental en el momento de
realizar la planeación por que se presentan muchas
variables como por ejemplo, que tal el acceso? Tienen
parqueaderos ? Entre otros …
 En la actualidad los mas importantes son la capacidad
del espacio y la tecnología del lugar.
 El wi-fi y la seguridad de la red de conexión de
internet.
PLANEACION
Responde a las siguientes preguntas:
◦ Qué vamos a hacer
◦ Cuáles son sus objetivos
◦ Cuándo lo vamos a hacer
◦ Dónde lo vamos a hacer
◦ A quiénes vamos a convocar
◦ A quiénes vamos a invitar
◦ Cuánto nos constará
◦ Con qué recursos contamos
◦ A quién debemos informar

EN SÍNTESIS, QUÉ OBJETIVOS QUEREMOS LOGRAR

QUE VAMOS HACER?
 Congreso
 Simposio
 Lanzamiento
 Rueda de prensa
 Celebración social
 Ceremonia de carácter militar
 Ceremonia de carácter deportivo
 Feria o exposición
 Sala de ventas
 Show Room
LOS OBJETIVOS

Se escriben en infinitivo
 Vender
 Informar
 Educar
 Actualizar
 Motivar
 Promover
 Certificar
Cuando realizarlo

 Tener en cuenta que hay fechas difíciles o tabú:

 Diciembre
 Víspera de días de fiesta
 Víspera de vacaciones.
 Cuando hay grandes eventos de ciudad
 Para cocteles, nunca lunes o viernes.
 Revisar agenda de ciudad.
 Tener cuidado con el trafico en las horas pico
Donde?
Evaluar diferentes alternativas como:
 Teatros
 Auditorios
 Centros universitarios
 Centros de exposiciones
 Aulas
 Hoteles
 Clubes sociales
Hay que tener
en cuenta
1. Capacidad del lugar
2. Recursos con que
cuenta
3. Cercanía y facilidades
de transporte
4. Accesibilidad
5. Tarifas
A quienes vamos a convocar
 Estudiantes
 Profesionales
 Líderes sociales
 Empresarios
 Amas de casa
 Autoridades civiles
 Jóvenes
 Niños
 Con costo o sin él
 ETAPAS DEL EVENTO
PRE- EVENTO
• INVESTIGACION
• PLANIFICAR (FECHA,
LUGAR,LOGISTICA,CANTIDAD
DE ASISTENTES.
• OBJETIVOS DEL EVENTO.
• CONCRETAR EL CONCEPTO
DEL EVENTO Y SU TEMATICA.
• GENERAR
RESPONSABILIDADES AL
EQUIPO DE TRABAJO.
• CONTACTAR A LOS
PROVEEDORES.
• REALIZAR LISTAS DE
CHEQUEO POR AREAS.
• CREAR UN PRESUPUESTO .
• REALIZAR UN CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES.
EVENTO
POST- EVENTO
• SE INICIA CON LAS LISTAS • SE DEBE REALIZAR UNA
DE CHEQUEO. EVALUACION DE RESULTADOS.
• NO SE PUEDE PERDER • ENTREGA DE INFORMACION
TIEMPO. ADQUIRIDA EN EL EVENTO.
• TENER EN CUENTA EL • ENTREGA DE TODO LO
ALQUILADO PARA EL EVENTO.
PROTOCOLO.
• TENER UNA PERSONA DE • REALIZAR UN PRESUPUESTO
PARA SABER UTILIDAD.
LA ORGANIZACIÓN EN EL
EVENTO. • RETRO ALIMENTAR AL EQUIPO
DE TRABAJO.
• DESARROLLO DEL EVENTO.
• PONER EN MARCHA LOS
• NO PERMITIR QUE EL ASPECTOS A MEJORAR.
EVENTO EN ALGUN
MOMENTO DE VEA CAIDO
(SOLUCIONAR).
SEGMENTACION DEL MERCADO

La segmentación busca la identificación de grupos homogéneos de

clientes para adecuar el producto/ servicio de las características del
mercado.

La segmentación de mercado es un proceso que consiste en dividir

el mercado total de un bien o servicio en varios grupos más
pequeños e internamente homogéneos. La esencia de la
segmentación es conocer realmente a los consumidores. Uno de los
elementos decisivos del éxito de una empresa es su capacidad de
segmentar adecuadamente su mercado.
Cuanto nos va costar ?

Realizar un presupuesto
analizando todos los factores, que
tendrían costo y comparándolo con
el dinero que se recogerá al
realizar el evento.
De esta forma se revisaría lo
factible que puede ser el evento.
 PRESUPUESTOS PARA
EVENTOS
Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades
para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal,
empresarial con fines comerciales, institucionales con fines
benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea
esencial para el éxito del mismo. 

El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual

ayudará a tener una visión más clara y realista de los
recursos económicos y materiales que se requerirán para el
desarrollo del evento. 
PROPUESTAS DE MENU
 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Es un libro, carpeta o documento en el cual incluimos la información

básica y necesaria de nuestro negocio o empresa para que
nuestros clientes o futuros clientes conozcan nuestra empresa,
ayudándoles a tener una buena impresión de ella.
•Debemos incluir una descripción sobre la historia de nuestro negocio
(cómo comenzó, fecha, cómo fue creciendo, etc..)

•Objetivos de nuestra empresa a corto, medio y largo plazo.

•Visión de nuestra empresa.

•Productos y servicios que disponemos y aquellos que tenemos

pensado adquirir próximamente.

•Nuestros clientes más importantes

Unido a estos datos, en esta nueva era de la información, nunca

debemos olvidar dar cuantas más formas de contacto, mucho mejor:
Teléfonos, dirección postal, correo electrónico, cuenta de Facebook,
Twitter, Instagram y la página web donde el cliente puede visitarnos.
 Pautas para crear una
empresa de catering
Son muchos y muy variados los enfoques para montar una empresa
de catering. 
El cliente objetivo hacia el que decidas dirigirte condicionará
todos los aspectos de la actividad: los servicios que ofrezcas, la
inversión necesaria para iniciar la actividad…
Tienes dos opciones: especializarte o diversificarte ofreciendo
cualquier clase de servicio con independencia del cliente. Si optas por la
especialización, puedes focalizarte hacia diferentes públicos.
 Posibles
clientes
Tus clientes
Colectividades. Es un tipo
de catering para escuelas,
empresas, hospitales,
residencias... Aunque puede
resultar una opción
interesante, necesitarás una
infraestructura e inversión
más elevada para ponerlo
en funcionamiento.
 Posibles clientes

Empresas . Existe un importante vacío en el catering para

empresas: desayunos, coffee breaks, cócteles, cenas de
directivos... Para cerrar tratos, las grandes compañías están
empezando a preferir sitios más privados que un restaurante y es
ahí donde entra en juego el catering. Por otro lado, cada vez están
más extendidas las fiestas con servicio de comida para dar a
conocer los productos de las compañías. Todo esto unido a
convenciones, congresos... hace que el abanico de servicios sea
muy amplio.
 Posibles clientes
Particulares. El producto estrella pueden ser banquetes de boda,
además de todo tipo de celebraciones familiares. Ahora los clientes
prefieren organizar sus bodas en fincas que les ofrezcan entornos
exclusivos. Por ejemplo, un castillo rehabilitado". En la actualidad, el
negocio de las bodas, dependiendo de su localización geográfica, lo
mueven principalmente las fincas y son ellas las que contratan con varios
servicios de catering que presentan o sugieren a sus clientes. Por eso,
aquí la estrategia se centra en ofrecer tus servicios a las mismas, pero
ten en cuenta que éstas se suelen llevar entre un 10% y un 20%.
La competencia
 La competencia

En las grandes ciudades es donde más ha proliferado

el catering. La competencia ha crecido muchísimo, si bien hay
que tener en cuenta, según fuentes del sector, que un porcentaje
algo son empresas que no cumplen la normativa, es decir, son
ilegales. Hay mucho intrusismo y competencia desleal en el sector,
lo que trae repercusiones económicas y daña la imagen del
mismo. 
Analizar la inversión inicial
 Inversión inicial
Lo mejor es poner en marcha un plan de negocio para saber exactamente los
gastos que habrá.
En el caso de una empresa de catering hay que invertir en construcción y obra
así como en la instalación de potencia eléctrica, instalación de agua y aire
acondicionado.
También será necesario invertir en el mobiliario y la decoración del local.
Habrá que tener en cuenta los costes de transporte y otros gastos como son: los
electrodomésticos, utensilios de cocina y otros elementos para trabajar y el
equipo informático.
Por último y como ocurre en cualquier negocio hay que tener en cuenta los
gastos de alquiler, las nóminas de los trabajadores y los distintos gastos
adicionales que se hagan en publicidad o pequeños incidentes iniciales.
El futuro de Catering
El futuro del Catering

En general, los expertos auguran un buen futuro para el

sector. Es un mercado que en la actualidad está en absoluto
crecimiento. Aunque cada vez hay más competencia, también
se están abriendo nuevos huecos de mercado. En un futuro, la
parte de negocio enfocada a prestar servicios a las
empresas es la que mayor expansión va a tener.
Sin embargo, no todas las opiniones son tan positivas, y hay
quien opina que se trata de un sector con un exceso de
competencia. Si nos enfocamos hacia particulares, cada vez
hay menos gente joven que pueda ser cliente potencial de
este tipo de negocio.
•Certificado de formación de manipuladores de alimentos. El personal que manipula
alimentos debe recibir formación en higiene y seguridad alimentaria. El plazo máximo desde la
incorporación del trabajador para recibir dicha formación será de un mes.

•Medios de transporte. En todas las Comunidades Autónomas hay que tener, por cada
vehículo utilizado para el desplazamiento de alimentos, la autorización de transporte privado
complementario de mercancías o tarjeta de transporte. En algunas Comunidades es necesaria
una autorización sanitaria referida a las condiciones de los vehículos.

•Otras autorizaciones. Puede exigirse a las empresas la inscripción en el registro general de

actividades comerciales. O, en otros casos, en el registro de venta a distancia. En ciertas
regiones, deben inscribirse en el registro general de empresas turísticas.

•Controles de las empresas. Una vez iniciada la actividad, hay que aplicar sistemas
permanentes de autocontrol para identificar peligros alimentarios, determinar los puntos de
control críticos en la elaboración de los alimentos, establecer límites a dichos puntos, medidas
correctoras... Además de disponer de comidas testigo para que las autoridades competentes
puedan realizar estudios epidemiológicos.
 know how
(saber como)
 La subcontratación es una práctica habitual en el sector. Pero sólo con- viene
hacerlo hasta un límite. Algunos servicios que conviene prestar personalmente
son:
 Gastronomía. Hay que controlar el producto que ofreces al cliente ya que es el
know how o sello de identidad de la empresa. En ocasiones es necesario
subcontratar. Por ejemplo, cuando el cliente solicita un producto muy específico
para el que el personal no tiene conocimiento – como la alta cocina oriental – o
capacidad para asumir un volumen elevado. Para ello debes disponer de una
amplia cartera de proveedores.
 Atención al cliente. El trato con el cliente debe ser directo para conocer de
primera mano sus demandas. No olvides que el boca a oído es tu principal
publicidad.
 Supervisión. La logística no debe dejarse a la improvisación. Supervisa
personalmente la organización y el desarrollo de os servicios.
La subcontratación
 Estructura de la empresa
• Departamento de Administración, en el que se desarrollarán las
tareas de administración, finanzas y cobros. (análisis de
inversión)
• Departamento de Producción, en el que se elaboran los distintos
platos. (menús y oferta)
• Departamento de Proveedores, que incluye las tareas de
selección, negociación y contratación de proveedores. (protocolo
de servicios)
• Departamento de Marketing, en el que se desarrollarán las tareas
de marketing y publicidad de la empresa. (imagen corporativa)