PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL

PGG – XX – 00

1. OBJETIVO

Definir la metodología de cada una de las actividades relacionadas con la Administración

del Personal (Reclutamiento, selección, evaluación del desempeño y entrenamiento de los
trabajadores) con el fin de asegurar la competencia y formación del personal de la
empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a cada una de las actividades relacionadas con la gestión
del Talento Humano de PRECOCIDOS DEL ORIENTE S.A.

3. RESPONSABLES
 Coordinador de Recurso Humano
 Responsable SST
 Jefe de área
 Gerente

4. DEFINICIONES

4. Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

5. Formación: Conocimientos no formales adquiridos por los siguientes medios:
Diplomados, talleres de extensión y profundización, seminarios, entrenamientos y
capacitaciones específicas dadas en centros de formación o directamente por la
Organización. La formación corresponde también a conocimientos particulares en
áreas o temas específicos dados como parte de la educación de un individuo.
La Formación mediante la presentación de certificados, referencias o la realización
de pruebas de desempeño en los conocimientos o aptitudes resultado de la
formación.
6. Capacitación: Transmisión de conocimientos en materia de Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional, medio ambiente o calidad, que beneficia al individuo y a la misma
organización, buscando con ello una mejora en el desempeño de cada uno.
6.1. Habilidades: Conjunto de características distintivas de un individuo que le
permiten desempeñar de manera adecuada una función y que son necesarias
para la Organización. Las habilidades corresponden a aquellos elementos de
comportamiento y desempeño que permiten la gestión de un individuo o de
un grupo. Por ejemplo: La habilidad de tomar decisiones bajo presión, la
habilidad de transmitir conocimientos, la habilidad de trabajar en equipo, la
habilidad de coordinar y dirigir actividades.
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

7. Las HABILIDADES se evalúan mediante:

 Entrevistas. Por el campo de acción de la organización, la percepción que se

tenga de los candidatos.
 Referencias. El cuestionamiento a anteriores empleadores respecto de aspectos
asociados a las habilidades del candidato.
 Periodo de prueba. La evaluación de las habilidades en el desempeño del cargo
es más significativa para la organización que un supuesto previo.
8. Evaluación: valoración de los conocimientos adquiridos por los trabajadores en las
capacitaciones realizadas.
9. Toma de Conciencia: Hecho de darse cuenta de algo tras reflexionar sobre ello.
10. Convocatoria: anuncio o escrito con que se convoca. Citación.
11. Selección: proceso mediante el cual se escoge el personal más competente para los
cargos de acuerdo a perfiles solicitados por la empresa.
12. Contratación: proceso mediante el cual se vincula laboralmente al personal
seleccionado para los cargos.
13. Inducción: es el proceso mediante el cual el personal contratado recibe información
acerca de las políticas, objetivos, funciones y responsabilidades en Calidad, Gestión
Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y en general sobre la estructura y
él funcionamiento interno de la organización, buscando su eficaz adaptación al
ambiente de trabajo.
14. Re inducción: proceso mediante el cual personal reingresado a la organización recibe
los conocimientos actualizados en relación a sus políticas, directrices y compromisos
en salud ocupacional, calidad, e información interna de la organización.
15. Ausentismo: No asistencia al sitio de trabajo en la jornada laboral correspondiente.

16. DESARROLLO

17. REQUISICIÓN DEL PERSONAL

El Jefe de Área determina las necesidades de personal para cumplir con los
requerimientos del área; cubrir una vacante en la estructura organizacional de la empresa
y/o crear un nuevo cargo o un nuevo puesto de trabajo. Posteriormente comunica a la
Coordinación de Talento Humano por medio de Comunicado Interno Asunto “Solicitud de
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

Contratación de Personal” RMC-09 quienes recibirán la necesidad de personal, se analiza

y se pasa la Gerencia General con el fin de obtener la autorización para realizar el
proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal o de rechazo.

18. CONVOVATORIA DE ASPIRANTES AL CARGO

La Gerencia General analiza la solicitud y decide si autoriza o no, si la gerencia autoriza la
solicitud, el Coordinador de Talento Humano inicia el reclutamiento de hojas de vida en
diferentes fuentes. Se definieron cuatro (X) fuentes en las que se debe obtener la
información de hojas de vida para suplir las necesidades de personal:

Fuente 1 Banco de hojas de vida de la empresa.

Fuente 2 Páginas web de empleo ( www.computrabajo.com.co); Portal del SENA
Fuente 3 Recomendados Externos e Internos (promociones dentro de la empresa)
Fuente 4 Áreas de Talento Humano de Universidades.

19. RECEPCION Y PERFILAMINENTO DE ASPIRANTES AAL CARGO

Al recibir las hojas de vida, el Coordinador de Talento Humano debe realizar una primera
selección teniendo en cuenta el perfil del cargo a ocupar, de acuerdo al manual de
funciones y responsabilidades RTH – 21.

20. ENTREVISTA.
se realiza una entrevista con máximo ## participantes; el cual, previamente se solicitará al
aspirante presentarse con la siguiente documentación:
 Hoja de vida Formato MINERVA 103
 Soportes de Educación y formación aplicables al cargo.
 Soportes de Experiencia Laboral requerida.
En la entrevista se debe solicitar información acerca de la educación, formación y
experiencia de la persona y simultáneamente se debe evaluar las habilidades y aptitudes
mínimas que se requieren para el cargo.
Si la entrevista es satisfactoria:
 Se remitirá al aspirante a la IPS, para la aplicación de Exámenes Médicos
ocupacionales de acuerdo al profesiograma RST – 71.
 Se debe hacer una visita domiciliaria al personal que ingrese para cargos críticos y
dejar registros de Informe De Visita Domiciliaria RTH – 01.
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

 Se debe hacer una revisión de antecedentes Judiciales, y administrativos en

Contraloría y Procuraduría; el cual se descargará copia del certificado
 Para el caso de conductores se realizará verificación de comparendos del SIMIT,
en caso de hallarse comparendos, se le solicitará soporte de cancelación o
acuerdo de pago con la entidad pertinente.

Dependiendo de los resultados e informes generados anteriormente PRECOCIDOS DEL

ORIENTE S.A. decide si procede o no a la vinculación del aspirante.
21. VINCULACION Y CONTRACION DEL PERSONAL
Se llama al seleccionado fecha y hora específica, para que presente la documentación
que requiere de acuerdo al cargo
 Certificados de Afiliación SSSI
 fotocopia de la Cedula de Ciudadanía,
 Soportes de Educación y Formación descrita en su hoja de vida.
 Soportes de Experiencia Laboral descrita en su hoja de vida.
 Documento de identidad de conyugue, hijos, padres (tercera edad)
 Certificado de Matrimonio o Acta extra-juicio de unión libre para las respectivas
afiliaciones y beneficios

Se procede a firmar el contrato el cual, se debe dar tiempo prudente para que el nuevo
empleado lea y comprenda el documento en general. El Coordinador de Talento Humano;
debe dejar en claro el tipo de contrato, salario acordado, clausulas aplicables al contrato y
procedimientos legales laborales establecidos; y, aclarar las posibles dudas al respecto
“(Se Recomienda firmar el acuerdo de confidencialidad empleados, (actualizar a
empleados antiguos anualmente))”.
Nota 1: Los exámenes periódicos se realizarán cada año a excepción que se presente
alguna situación especial con algún empleado que requiera un seguimiento con una
mayor frecuencia. Los exámenes de reubicación y post incapacidad se realizarán en los
casos en que se requieran.
Se realiza las respectivas afiliaciones escogidas por la persona a contratar
 Fondo de Pensiones
 Seguridad Social, (EPS)
Se realiza las respectivas afiliaciones escogidas por PRECOCIDOS DEL ORIENTE S.A.
 Riesgos Laborales
 Cesantías
 Caja de Compensación

21.1.1. Creación al Software NeoGestión.

 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

Una vez recopilados los soportes se debe crear el empleado al sistema NeoGestión
según el Instructivo del módulo de administración de empleado.

21.1.2. Archivo de Hoja de Vida de Empleado

Se deben digitalizar todos los documentos solicitados anteriormente y emitir

correspondencias enviada la mismo empleado para no generar tareas pendientes sin
justificación (Este paso se realiza con el fin de ubicar rápidamente los documentos de
cualquier empleado) según Instructivo del módulo de administración de correspondencia
de la siguiente manera:

 Correspondencia con:
- Hoja de Vida Minerva 1003: Anexos tales como
 Fotocopia de Cedula de Ciudadanía
 Soportes de Educación, formación; habilidades
 Soportes de Experiencia Laboral.
 Certificado de Afiliación de SSSI
 Documentos de hijos y conyugue.

 Correspondencia con:
- Exámenes Médicos Ocupacionales

 Correspondencia con:
- Consentimientos Informados de Pruebas a realizar (Exámenes, Velicación de
antecedentes, Alcoholimetría, Polígrafo, Etc.)

 Correspondencia con:
- Contrato Laboral firmado por ambas partes

 Correspondencia con:
- Resultados de pruebas psicotécnicas (si aplica)

 Correspondencia con:
- Prueba de Polígrafo.

 Correspondencia con:
- Registro de Inducción y reinducción Firmado por el trabajador

 Correspondencia con:
- Acta de entrega de Dotación.

 Correspondencia con:
- Acta de entrega de Elementos de Protección Individual
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

22. INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN DEL PERSONAL A LA EMPRESA Y AL

CARGO.

22.1.1. El coordinador de Talento Humano programa la Inducción y Reinducción a la

empresa al personal que ingresa; para tal fin se debe realizar de acuerdo al
Manual de Inducción DST – 18, el cual permite listar los temas mínimos que se
deben explicar en esta capacitación. En el caso de la Re-inducción se llevará
ANUALMENTE y/o en el caso que se realicen traslados de un funcionario de un
cargo o sede hacia otro (a), donde cambian sus riesgos, tanto ocupacionales como
ambientales o cambio de sus funciones y responsabilidades, teniendo en cuenta
todos los temas necesarios a tratar. Para verificar la eficacia de la inducción y la
Re-inducción y queda en Registro de Inducción y Reinducción RTH – 15 firmado
por el trabajador, el cual expresa su nivel de entendimiento. Es responsabilidad del
trabajador solicitar aclaración de las dudas generadas y es obligación de quien da
la inducción de aclarar las dudas del trabajador.
22.1.2. Cuando el cargo lo requiera, se debe realizar la inducción específica al cargo
donde se tratarán los procedimientos, instructivos, responsabilidades y funciones
específicas; esta inducción estará a cargo del Jefe Inmediato y se utilizará el
Registro de Inducción y Reinducción RTH – 15.

22.1.3. Se debe entregar y hacer firmar a todo el personal contratado las funciones
mediante el formato de Funciones y Responsabilidades RTH – 21 para quienes
no sean usuarios del software NeoGestión

22.1.4. El coordinador de Talento Humano gestionará la entrega de la dotación y

Elementos de Protección Personal acorde a las funciones asignadas por medio del
Administrador de Planta, el cual se registrará en Acta de Entrega de Dotación de
Personal RST – 31; Acta de Entrega de Elementos de Protección Individual RST –
32.

22.1.5. El Jefe de área se encargará de gestionar la inducción o entrenamiento específico

del cargo y realizar seguimiento de la seguridad y cumplimiento de la labor.

22.1.6. Se realizará una REINDUCCION impartiendo los mismos temas de la Inducción

mencionados anteriormente, esta se debe realizar cada año para el personal de
planta (ADMINISTRATIVO y OPERATIVO), será evaluada su eficacia.
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

22.1.7. La inducción se realizará cada vez que ingrese una persona a laborar en la
empresa, esta inducción tiene una duración de 2 horas y será evaluada su
eficacia.

 Después de realizada la exposición por parte del responsable, al personal nuevo

se le realizará la evaluación de la eficacia de la inducción, la cual tienen como
objeto evaluar los conocimientos adquiridos en la inducción.
 Adicional a esto, al realizar periódicamente la evaluación de desempeño en el
personal se evalúa que los conceptos han sido comprendidos.
 Si por algún motivo un miembro de la empresa no puede asistir a la Re inducción
se le hará entrega de la presentación y será evaluada su eficacia.
 El material de inducción y re inducción se debe estar revisando y actualizando los
temas.

Visitantes:
La inducción a visitantes y partes interesadas se hará cuando permanezca más de 2
horas en la empresa.
Se dejará evidencia de la inducción en el formato CONTROL DE INGRESO VISITANTES
Y CONTRATISTAS.
Los temas impartidos en la inducción para visitantes y contratistas se realizarán a través
de un folleto ilustrado y son los siguientes:
 Riesgos e impactos en seguridad, salud en el trabajo y ambiente a los que se
puede encontrar expuesto durante la visita.
 Disposición de residuos.
 Cómo actuar en caso de emergencia.
 Lineamientos de seguridad y control.

Nota 2. Los encargados de recepción, son los responsables de dar la inducción al

personal visitante que permanecerá más de una hora en las instalaciones de la empresa
Nota 3. El Coordinador de Talento Humano y el Encargado de SST son los cargos
responsables de la orientación y la temática desarrollada en las inducciones al personal
contratado y estas deben estar de acuerdo al proyecto a realizar y las tareas a ejecutar.

23. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL.

Se analizarán las necesidades de capacitación y entrenamiento por cargo y se
determinará qué capacitaciones se deben suministrar al personal del área administrativa y
el personal que está vinculado a las áreas operativas,

23.1.1. Planeación del Programa de Formación y Entrenamiento.

 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

 Anualmente el Coordinador de Talento Humano y el Encargado del SG-SST,

planearan El Programa de Capacitaciones RTH – 05, el cual por medio de la Ficha
de Personal RTH – 20, se asignarán las capacitaciones, cursos etc. que se
requieren para que ejecute sus labores a satisfacción

 Posteriormente se plasmarán en el Programa de Capacitaciones RTH – 05 y se

realizarán jornadas de capacitación en diferentes periodos del año con el fin de
que el personal obtenga el total de capacitaciones establecidas para cada cargo.

 La evaluación de las capacitaciones se realizará de acuerdo la formación con el fin

de verificar los conceptos que se dictaron en la misma, teniendo en cuenta que se
evaluarán las más importantes, aquellas que ayuden a minimizar los riesgos
importantes, ver formato Evaluación de la Capacitación RTH – 06.

 Si son usuarios del sistema NeoGestión, la evaluación se realizará en el aplicativo.

 Si no son usuarios del sistema NeoGestión, la evaluación se realizará en medio

físico y se subirá por medio de correspondencia

 Después de realizar el Programa de Capacitación RTH – 05, se debe hacer

seguimiento individual de acuerdo a las necesidades de capacitación.

 El Gerente General es quien autoriza los recursos especialmente, si se trata de

capacitaciones externas que demandan inversión. Además, se tendrán en cuenta
la disponibilidad de cursos brindados por el Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, además de las normas bajo competencias laborales, la ARL, EPS, Caja de
compensación, Fondo de pensiones y otros.

 Desarrollará el programa de capacitación según la planeación y evaluar la eficacia.

Nota 4. Los trabajadores que obtengan una calificación menor al 50 % del porcentaje
evaluado se le hará entrega del material para un autoaprendizaje y serán evaluados
nuevamente. Los trabajadores con porcentaje entre 51- 79 % se les resolverán las dudas
al final de la evaluación, Los trabajadores entre 80-100% serán considerados
satisfactorios.
Semestralmente se debe gestionar el indicador correspondiente al cumplimiento de la
ejecución de las capacitaciones planeadas sobre las ejecutadas.

24. TOMA DE CONCIENCIA

Hecho de darse cuenta de algo tras reflexionar sobre ello.

En materia o temas para Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente tenemos
consecuencias reales y potenciales de sus actividades laborales, su comportamiento y los
beneficios obtenidos por un mejor beneficio laboral, sus funciones o responsabilidades y
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

la importancia de lograr conformidad con las políticas, los procedimientos, requisitos del
Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, preparación y
respuesta ante emergencia los aspectos ambientales significativos, los peligros e
impactos relacionados reales o potenciales  asociados con su trabajo y los beneficios para
un mejor desempeño personal.  Sus funciones y responsabilidades en el logro de la
conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión.

PRECOCIDOS DEL ORIENTE S.A. Realizará por capacitaciones, charlas, cartillas,

campañas y publicaciones en carteleras, boletines, la toma de conciencia a los
trabajadores.

24.1.1. Ayudas Educativas

Para el desarrollo de las capacitaciones se podrán utilizar medios audiovisuales según

sea el caso, para hacer llegar mejor el mensaje, mostrando hechos, resultados, imágenes
que permitan al trabajador ver la importancia del tema y objetiven las ideas expresadas.
Dichas ayudas pueden ser:

 Computador portátil: Tener en cuenta que, sobre el contenido del tema, no se

deben recargar las diapositivas. Con esta ayuda se puede mostrar resultados,
ideas importantes, esquemas y dibujos.

 Tablero: Hacer el uso del tablero cuando se quiera explicar y no se tiene la respuesta en
otros medios utilizados.

 Videos: Es una forma de despertar la motivación en el trabajador, al combinarse este con

la charla, el trabajador interioriza más lo expresado y tarda en olvidar lo aprendido. Con
este tipo de ayuda se hace más eficaz la información que se quiera lleva al público.

 Memorias, plegables, cartillas, folletos, Boletines : En cada una de las capacitaciones

se les dará a los trabajadores memorias que pueden ser folletos, plegables o boletines
informativos de manera que estos sirvan para retroalimentación.

- Actividad 7: Evaluación del desempeño del personal.

Responsable: Jefe de proceso

Descripción: La evaluación del desempeño del personal administrativo y operativo se hará al final
del contrato o anual en caso de que el contrato tenga un periodo de desarrollo mayor a un año,
mediante el formato F-TH-02.

La calificación será la siguiente:

 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

Excelente Bueno Regular Deficiente

42 puntos 33-41 puntos 21-32 puntos 1-20 puntos

En caso de que como resultado de la evaluación se planteen acciones mejoras, se deberán utilizar
como elemento inicial en la siguiente evaluación de desempeño que se realice.

Nota 1: Las evaluaciones las califica el líder de área al personal que tiene bajo su cargo, teniendo
en cuenta los rangos de autoridad determinados en el Organigrama.

Nota 2: De ser necesario, si el empleado durante su estadía en la empresa cometió actos

inseguros que pusieron en peligro su vida y/o la de sus compañeros, se le dará una sanción
disciplinaria y si es reincidente se tomarán acciones de acuerdo a lo establecido en el Reglamento
Interno de Trabajo y políticas internas (para cualquiera de los casos) y se tendrá en cuenta esta
situación para la evaluación de desempeño.

Nota 3: La calificación y compromisos se visualizan en la evaluación de desempeño de cada

empleado. Las evaluaciones de desempeño son revisadas por el empleado y deben contemplar el
compromiso del empleado de acuerdo a los compromisos generados por Jefe de Proceso y ser
evaluados junto al empleado si es el caso.

Documentos asociados: Evaluación de Desempeño F-TH-02

- Actividad 8: Desvinculación del personal.

Responsable: Jefe de Proceso.

Descripción: Al terminarse el contrato se deben seguir las siguientes directrices:

Cuando la empresa determina que se dará por terminado el contrato a término fijo de algún
trabajador, el jefe inmediato debe comunicar con 15 días de antelación a la Coordinadora de
talento humano, para que se realice la carta de aviso de terminación de contrato y posteriormente
se entregue al trabajador, además de realizar la carta para los exámenes ocupacionales de retiro;
el contador y/o auxiliar contable realiza la liquidación y pasa la información a dirección de tesorería
para que este realice cheque para pago respectivo de la misma.

Recibida la carta de aviso de terminación de contrato el jefe inmediato debe gestionar la firma de
recibo del trabajador; en el caso en que el trabajador no desee firmar, se debe enviar por correo
certificado a la dirección.

Cuando el trabajador renuncie al cargo, el jefe inmediato debe comunicar la novedad al

Coordinador de Talento Humano máximo un día hábil después de que se presente la renuncia, con
el fin de realizar la respectiva desvinculación, enviar al trabajador a realizarse los exámenes
ocupacionales de retiro y realizar la respectiva liquidación y pasa la información a dirección de
tesorería para que este realice cheque para pago respectivo de la misma.

Una vez se termina el contrato de un funcionario, este debe firmar una paz y salvo con todas las
dependencias para la entrega de su liquidación, una vez termine este paso, se deberá realizar el
cambio de clave de las cuentas de correo corporativo de uso por este funcionario, también si el
funcionario tiene contacto con los clientes debe comunicársele a los mismos, el hecho que el
funcionario ya no labora en la organización.
 PROCEDIMIENTO DE ADMINSTRACION DE PERSONAL
PGG – XX – 00

Documentos asociados: Orden de Exámenes Médicos Ocupacionales de retiro.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción

01 25/08//2014 Liberación