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1.

OBJETO

El presente procedimiento consigna todas las políticas, normas, procedimientos y pautas


que deben tenerse en cuenta para la gestión del recurso humano en xxxxxxx

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal que haga parte de xxxxxx.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC ISO-9000/2005. Fundamentos y Vocabulario


 NTC ISO-9001/2008. Sistema de Gestión de la Calidad
• NTC ISO-14001/2004. Sistema de Gestión Ambiental.
• OHSAS 18001/2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
4. GLORARIO

 Competencia: Aptitud o capacidad para llevar a cabo una tarea teniendo en cuenta
la educación, formación, habilidades y experiencia.

 Educación: Proceso de socialización y aprendizaje encaminado al desarrollo


intelectual de una persona.

 Entrevista de selección: Charla formal y examen técnico aplicado al solicitante


para el puesto vacante aspirado por este.

 Evaluación del desempeño: Ponderación del desenvolvimiento del trabajador en


su puesto de trabajo con el fin de saber las áreas en las cuales necesita refuerzo y
capacitación.

 Experiencia: Enseñanza que se adquiere con la práctica.

 Formación: Preparación con mayor o menor grado de formalidad y estructuración


para el máximo desarrollo del potencial de las personas en su puesto de trabajo.

 Habilidades: Hacen referencia a las capacidades y a la potencialidad que tienen


las personas para procesar información y obtener resultados.

 Inducción de personal: Orientación de los nuevos colaboradores en su lugar de


trabajo para su familiarización con la Organización y su cargo.

 Preselección del personal: Escogencia de las personas adecuadas para labor a


desempeñar, entre los diversos candidatos para ocupar los cargos existentes dentro
de la empresa.
 Reclutamiento: Conjunto de procedimientos orientados a conseguir candidatos
potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización.

 Selección de Personal: Proceso mediante el cual se reconocen y miden los


conocimientos, las habilidades, motivación, y las características personales de los
aspirantes de un cargo; a la vez que se explican las necesidades de la Empresa.

5. POLÍTICAS DE APLICACIÓN
Como Políticas de Aplicación del presente procedimiento se tienen las siguientes
directrices:
 Se requiere el perfil de cargo antes de iniciar la búsqueda de personal.
 Para vincular un candidato se requiere la aprobación de Gerencia.
 El candidato debe estar cubierto desde el primer día de trabajo por todas las
prestaciones sociales aplicables según la normativa legal vigente.
 Al empleado se le deben realizar exámenes de ingreso antes de iniciar a laborar.
 Cada empleado de XXXX SAS tendrá una carpeta abierta con su hoja de vida,
fotocopia de cédula y registros que demuestren su competencia, acorde con lo
definido en el THF-03 Lista de Chequeo de Contratación.

6. DESCRPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN


Los Jefes de áreas cuando existe una vacante, solicitan e informan al Coordinador de
Recursos Humanos a través del Formato de THF-01 Requisición de Personal, para que
inicien con el reclutamiento de las hojas de vida, sea por medios internos o externos.

Internos: Personas que están en la empresa y serán promovidas o trasladadas de acuerdo


con el desempeño mostrado y de acuerdo con el perfil requerido.

Externos: Sena, Universidades, anuncios en prensa, plataformas web ó aquellas que son
recomendadas por empleados de la empresa.

Sólo deberán diligenciar dicha solicitud los Coordinadores, Jefes de áreas y Directores con
el visto bueno del jefe inmediato.

Para seguir con el proceso se hace necesario la aprobación de gerencia.

La preselección se realiza de acuerdo con lo establecido en los perfiles de cargos de la


empresa, en el formato ATHF-8 Perfil del Cargo; en caso que el perfil del cargo no esté
definido, el Coord. Recursos Humano deberá reunirse con el Jefe inmediato del cargo
solicitado para definir las competencias y responsabilidades de éste. Para el caso de los
cargos asociados con el Plan Estratégico Vial que tienen rol de conductores en misión,
deberán cumplir con lo estipulado en el Perfil del Cargo en cuanto a los requerimientos de
tipo de Licencia de Conducción y Experiencia relacionada requerida de acuerdo con el tipo
de vehículo a conducir.

El Coord. Recursos Humano realiza una preselección de las hojas de vida y envía al Jefe
del área, con el fin que se realice una evaluación de las hojas de vida recibidas. De acuerdo
con la preselección que realicen los Jefes de área/Ingenieros el Coord. Recursos Humano
los llama por primera vez, se confirman los datos en la H.V y pasan a ser entrevistados por
el Jefe de área, utilizando el formato THF-02 Entrevista. Para el caso de conductores,
deberá realizarse una evaluación teórica y práctica de acuerdo con lo establecido en el
Plan Estratégico de Seguridad Vial, la cual estará bajo la responsabilidad de la
Coordinadora HSE.

Una vez definido el candidato que ocupará el cargo, se envía la Hoja de Vida a Recursos
Humanos con los siguientes documentos adjuntos:

 Certificaciones de estudio y experiencia laboral


 Fotocopia de la cédula
 En los casos que aplique Tarjeta Profesional, Tarjeta CONTE o de Tecnólogo.
 El empleado debe tener identificado en la hoja de vida la EPS y Fondo de Pensiones
al cual pertenece
 Registro civil de los hijos, si son mayores de 12 años necesitan tarjeta de identidad,
certificado escolar y universitario cuando sea el caso.
 En el caso que sea casado fotocopia de la cedula de la esposa y Registro de
matrimonio, si es compañera permanente fotocopia de la Cédula y certificado extra
juicio.
 Para afiliar a los padres necesita: Registro civil del empleado, fotocopia de cedula de
ciudadanía de los padres y declaración extra juicio por manutención.

Para conductores:

Teniendo en cuenta los requerimientos del Plan Estratégico de Seguridad Vial y los
requerimientos de la normatividad asociada, se solicitarán adicionalmente los siguientes
documentos:

 Registro Único Nacional de Tránsito - RUNT http://www.runt.com.co

 Licencia de conducción vigente y de la categoría correspondiente para el tipo de


vehículo que va a conducir. Para comprobar su autenticidad se ingresara a la
dirección electrónica http://www.runt.com.co/portel/libreria/php/1.03051.html.

 En caso de tener comparendos deberá suministrar copia del acuerdo de pago, y


adicionalmente el aspirante de ser contratado deberá remitir los soportes de pago
mensual a recursos humanos.

Junto con todos los anexos del THF-03 Lista de Chequeo de Contratación.

Una vez seleccionado el personal, el Coord. Recursos Humano remite al aspirante a


realizarse los exámenes médicos ocupacionales de ingreso respectivos de acuerdo con lo
establecido en el ATHF-8 Perfil por Cargo. Se recibe el resultado de los exámenes médicos
ocupacionales donde indica si el personal es apto para ejercer el cargo, en caso de no ser
apto, nuevamente se programan los exámenes médicos bajo las recomendaciones
médicas dadas. Inmediatamente se hacen las afiliaciones a la EPS, ARL y fondo de
pensiones. Se elabora el contrato y se hace firmar por las partes que intervienen en él.
El Director Administrativo y de Recursos Humanos, velará porque se archive el expediente
de manera individual: la hoja de vida y copias de las afiliaciones realizadas, teniendo en
cuenta el formato THF-03 Lista de Chequeo de Contratación.

Para Estudiantes en Práctica:

En caso de ser requerido, las distintas áreas podrán solicitar la contratación de estudiantes
en práctica con la formacion especifica de su area, cuya contratación deberá ser aprobada
por parte Gerencia Administrativa y/o la Dirección Administrativa y realizará funciones de
apoyo que el area requiera.

7.2 INDUCCIÓN
El proceso inicia con la presentación del nuevo empleado a los compañeros de las distintas
dependencias, la presentación se realiza indicando nombres y apellidos, el cargo que va a
desempeñar y ubicación del mismo. Se le muestran las dependencias, áreas comunes e
instalaciones en general de la empresa y se le hace entrega de la dotación correspondiente.
El tiempo de inducción variará en función de las capacidades y experiencia del empleado,
así como del nivel de responsabilidad y cualificación de la ocupación que desempeñará.
Para todo lo anterior el área HSE llevará a cabo una presentación teniendo en cuenta
los siguientes temas:

 Generalidades de la organización: organigrama, horario de trabajo, deberes y


responsabilidades, aspectos de convivencia, misión, visión, mecanismo para
obtener permisos de trabajos, reglamento interno de trabajo.
 Sistema de Gestión Integral: importancia que tiene para la empresa su
implementación y mantenimiento; se le da a conocer la política, objetivos y como
su trabajo influye en los resultados y satisfacción del cliente. Se le explican los
peligros y riesgos a los cuales estará expuesto y los aspectos e impactos
ambientales que se generan en su área de trabajo, reglas de seguridad e higiene a
cumplir, procedimientos seguros definidos para el cargo, COPASST, Política No
alcohol, drogas tabaquismo, plan de emergencia.
La reinducción a todo el personal se llevará a cabo por lo menos una vez al año o cuando
se realiza cambio de sitio de trabajo, cambio de cargo, cambios en los procesos o cuando
no se evidencia conocimiento de los aspectos básicos del SG-SSTA, en la cual se tratarán
los mismos temas incluidos en el registro de Inducción al Personal. Para las actividades de
Inducción y Reinducción, se realizará una evaluación en el formato ATHF-5 Constancia de
Inducción, en la cual se evidenciará el grado de entendimiento y asimilación de los temas
tratados en la actividad, con esto podemos medir el nivel de conciencia del personal en
cuanto a los riesgos a los cuales está expuesto y las consecuencias de apartarse de los
procedimientos. De igual manera se evalúa el conocimiento del plan de emergencias,
responsabilidades y funciones ante el sistema de gestión integral, entre otros temas que se
encuentran contenidos en la actividad de inducción.
Una vez el área de HSE valide los resultados médicos, los debe pasar al departamento de
Archivo para que repose en la carpeta de cada empleado.

7.3 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO


Anualmente se realiza la evaluación de desempeño del personal en el formato ATHF-6
Evaluación de Desempeño, esta la realiza el Jefe inmediato. Esta evaluación debe
realizarse al personal que lleve mínimo cuatro meses en la empresa. Los resultados
obtenidos son analizados de acuerdo con las competencias requeridas en los perfiles del
cargo, y utilizados como base para implementar acciones de mejora.

Las competencias relacionadas con la educación, formación y experiencia, serán


evaluadas como requisito para selección, ascenso o cambio de cargo, utilizando el formato
ATHF-7 Análisis de Evaluación de Competencia.

7.4 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO


Al inicio de cada año de acuerdo con las necesidades detectadas a través de la medición
de los procesos, solicitud de jefes, evaluaciones de competencias y desempeño, entre
otras fuentes, se programan las capacitaciones diligenciando el formato ATHF-9
Programa de Capacitaciones y/o Entrenamiento para el año en vigencia.
La evaluación de la eficacia será realizada a través de los siguientes mecanismos:
Evaluación de conocimientos: El facilitador debe preparar con antelación la evaluación
y sus respuestas. En caso de no aprobación se debe reforzar la actividad y reevaluarla.
Las evaluaciones se considerarán “aprobadas” cuando la calificación sea superior a 3
puntos sobre un total de 5 puntos.
Evaluación de aplicación práctica: En aquellos casos que no es muy práctico realizar
evaluación de conocimientos adquiridos de acuerdo con el tema, se llevará a cabo una
evaluación por parte del jefe inmediato en el que evalúe la eficacia de acuerdo con el
desempeño del trabajador capacitado; dicha evaluación se realizará máximo tres meses
luego de la capacitación. De acuerdo con lo anterior se utilizará el formato ATHF-9
Evaluación de la Eficacia de la Formación.
Nota: Se realizarán Charlas, seminarios, actualizaciones que no serán evaluadas, ya
que constituyen fundamentalmente la retroalimentación o divulgación de temas
específicos.
El programa de capacitación se controlará por medio de indicadores de: Cobertura
(Participación del personal programado), Eficiencia (Cumplimiento del temario
programado) y Eficacia (Resultados de Evaluación de la Capacitación), para el
seguimiento al Plan de Capacitación también se identificarán las capacitaciones críticas
para controlar la cobertura del personal.
7.5 PERMISOS Y VACACIONES
Cuando un trabajador requiera un permiso deberá tramitarlo a través del formato ATHF-
28 SOLICITUD DE PERMISOS, y en caso de las vacaciones solicitarlas a través de una
carta dirigida a la Dirección Administrativa y Talento Humano, estas deberán ser
aprobadas en primera instancia su jefe inmediato.

7.6 NOVEDADES DEL PERSONAL

7.6.1 Descuentos:
Los descuentos por nómina de cualquier índole son expresamente autorizados por
el empleado al firmar el otrosí que compone su contrato laboral. En casos
excepcionales deberá autorizar el descuento diligenciando el formato ATHF-24
Autorización por Nomina.

7. REGISTROS ASOCIADOS

CODIGO NOMBRE
ATHF-1 Requisición de Personal
ATH-2 Entrevista
ATHF-3 Lista de Chequeo de Ingreso
ATHF-4 Remisión de EPS
ATHF-5 Evaluación y constancia de Inducción.
ATHF-6 Evaluación de Desempeño
ATHF-7 Análisis de evaluación de competencia
ATHF-11 Reporte de novedades del Personal
ATHF-12 Perfil del Cargo
ATHF-13 Solicitud de viáticos
ATHF-14 Solicitud de anticipo
ATHF-15 Legalización de Gastos
ATHF-16 Legalización de gastos de caja menor
ATHF-17 Constancia de formación
ATHF-18 Reporte de horas laborales
ATHF-19 Acta de entrega y asignación equipo móvil de comunicación
ATHF-20 Solicitud de préstamo
ATHF-21 Novedades del personal
ATHF-25 Paz y salvo de retiro
ATHF-26 Entrega de carnet
ATHF-27 Solicitud de cambio de turno
ATHPG-1 Programa de Capacitaciones y/o entrenamiento
ATHF-8 Evaluación de la eficacia de la capacitación
ATHF-28 Solicitud de Permiso
ATHF-24 Autorización por nomina