PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. GUIA DE APRENDIZAJE No. 17 DIAGNÓSTICO DE FONDOS ACUMULADOS

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 122901
 Nombre del Proyecto: Diseño e implementación de un programa de transferencias
documentales primarias y secundarias en las entidades públicas y empresas privadas.
Código del proyecto: 2001973
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Implementar el Programa de transferencias documentales
primarias y secundarias en la Organización
 Competencia: Organización de fondos documentales acumulados.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Diagnosticar el fondo documental acumulado para planear su intervención, de acuerdo con

la normativa y las políticas de la organización.

Proyectar el plan de trabajo archivístico que establezca las acciones a seguir para
organizar el fondo documental acumulado físico y/o electrónico, teniendo en cuenta la
normativa y las políticas de la organización.

Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras

orgánico-funcionales y la normativa.

Aplicar tablas de valoración documental al fondo documental acumulado, teniendo en

cuenta los principios archivísticos.

 Duración de la Guía 40 horas

2. PRESENTACIÓN

El objetivo de los fondos acumulados es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases
de archivo. Por lo anterior continuamos con el desarrollo de uno de los procesos técnicos de
archivo que amerita de mayor conocimiento y análisis de los valores documentales.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE GFPI-F-135 V01

3.1 Actividades de Reflexión Inicial

Respetado aprendiz, con esta guía continuamos con el desarrollo de la fase de ejecución del
proyecto formativo titulado “Diseño e implementación de un programa de transferencias
documentales primarias y secundarias en las entidades públicas y empresas privadas.”, para ello
usted inicia con el desarrollo de las competencias y resultados necesarios para abordar la primera
etapa de su formación.

Tomado de: https://www.google.com/search?q=diagn%C3%B3stico+de+fondos+acumulados&

3.2 Actividades de contextualización e identificación de los conocimientos necesarios

para el aprendizaje

Para el desarrollo de esta guía se requiere que realice lecturas autorreguladas del material
suministrado por su instructor y de las experiencias previas de los aprendices, desarrolle las
actividades de apropiación (mapas, cuadros sinópticos, talleres, pruebas), investigue y comparta
otras fuentes de información sobre cada temática.

Dada la importancia de la organización de los fondos documentales acumulados, como una tarea
indispensable en la gestión documental y por ser un proceso archivístico esencial que permite la
organización de los archivos, se hace necesario que usted desarrolle las siguientes actividades.

Con el fin de reforzar la guía No. 16 y los conceptos y ejercicios prácticos vistos a la fecha en sus
comepetencias, ingrese al siguiente enlace:
https://www.youtube.com/watch?v=_s8IUAEutZk&t=1211s y después de analizar la información,
responda las siguientes preguntas en grupos de 4 Aprendices, para socializar con todos los
compañeros:

-Qué es la valoración de los documentos de archivos

-Defina los cristerios generales para la valoración documental primaria y secundaria
-Mencione los pasos para la valoración documental
-Explique a que hace referencia la disposición final

3.3 FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE GFPI-F-135 V01

APRENDIZAJE
Descripción de la(s) Actividad(es):

1. Defina como se identifica un Fondo documental acumulado.

2. Observe la siguiente videoconferencia sobre inventarios documentales y explique con sus
palabras que es un inventario documental en su estado natural y un inventario final y
porque es importante en la organización de los fondos documentales acumulados.
https://www.youtube.com/watch?v=Tfp1nHcEjm4.
3. Diagrame y diligencie mediante ejemplos los anexos 1 y 2 del Manual de Organización de
Fondos Acumulados
4. Interprete y haga un ejemplo de la formula estadística necesaria para determinar la
muestra, con el fin de diligenciar el anexo 4 del Manual de Organización de Fondos
Acumulados, realice dos ejemplos
5. En grupos de 3 diligencie los formatos de diagnóstico integral de archivos, teniendo en
cuenta la documentación y características de un Fondo Acumulado de una empresa, de
acuerdo con la visita que hagan virtual, o una empresa patrocinadora o alterna; es
importante realizar la lectura minuciosa y total de los formatos, para familiarizarse con las
diferentes preguntas que se formulan. (16 formatos en total).

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

Socializar el desarrollo de la guía con el Instructor y Aprendices de la ficha el 19 de mayo de 2021.

3.5 Ambiente Requerido

 Plataforma Sena: Territorium

 Ambientes de Formación
 Materiales
 Guía de aprendizaje.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias Recopila la información Conocimiento:

de organizacional requerida
Conocimient para la organización del Técnica: pregunta
Instrumento: cuestionario
o: fondo

Evaluación en la que Desempeño:

documental acumulado
responde a preguntas de acuerdo con Técnica: Observación
sobre diagnóstico de normativa. Instrumento: Lista de
fondos acumulados. chequeo
Analiza la información
Evidencias de Desempeño: GFPI-F-135
recopilada, para la Producto:
V01
planeación de las
Técnica: Observación
 Diligencia los formatos de actividades del fondo Instrumento: Lista de
diagnóstico de un fondo documental acumulado. chequeo
acumulado.
Realiza el diagnóstico del
Evidencias de Producto: fondo
Elabora el diagnostico
documental acumulado,
integral del fondo
de acuerdo con la
acumulado teniendo en
situación encontrada.
cuenta los formatos
establecidos por el AGN y
las politicas institucionales.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no
tienen valores primarios ni secundarios. Es análogo a la selección natural.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS: Es el proceso de identificación y evaluación del estado

de un fondo documental, integrando el punto de vista de su organización archivística y de la conservación
física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la documentación.

FONDOS ABIERTOS: Aquellos cuya producción documental sigue activa.

FONDOS CERRADOS: Aquellos cuya producción documental ha cesado.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de descripción que describe series de un fondo.

MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las

series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa Fe de Bogotá. 1997.

CASILIMAS ROJAS, Clara Inés; RAMÍREZ, Juan Carlos. “¿Qué son y cómo proceder cGoFPnI-lFo-1s35foVn0d1
os acumul
Archivo General de la Nación, División de Clasificación y Descripción.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Fondos Acumulados Manual de Organización. Bogotá. 2004.

Manual de Selección Documental, Archivo General de la Nación

Organización de Documentos de Archivo, Archivo General de la Nación

Manual de Organización Fondos Acumulados, Archivo General de la Nación

Decreto 254 de 2000.

Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos, Archivo General de la Nación.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Carmen Rosa Instructora CGA 03 de mayo de 2021

(es) Díaz Coordinaci
González ón Gestión
Document
al

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependenci Fech Razón

a a
del Cambio
Aut
or
(es)

GFPI-F-135 V01